Déclencheurs d’e-mail

À propos des déclencheurs d’e-mails

Que vous ayez besoin de connaître immédiatement une réponse ou d’envoyer un e-mail de suivi à vos répondants, les déclencheurs d’e-mail fournissent une solution simple. Les déclencheurs d’e-mail vous permettent d’envoyer une notification par e-mail à quelqu’un lorsqu’une réponse à l’enquête est complétée et que certaines conditions sont remplies.

Configurer le déclencheur d’e-mail

Par défaut, un déclencheur d’e-mail envoie un e-mail à votre adresse e-mail chaque fois qu’un répondant remplit l’enquête. Ces options et bien d’autres peuvent être configurées en suivant les étapes décrites ci-dessous.

Pour configurer un déclencheur d’e-mail

1. Accédez à l’onglet Enquête et cliquez sur les options de l’enquête.
2. Accédez à la section Post-Survey (Post-enquête) des options de l’enquête.
3. Sous le menu Gérer les déclencheurs d’e-mail, sélectionnez Modifier les déclencheurs.
4. Cliquez sur Ajouter une condition pour définir le déclencheur à envoyer lorsque l’enquête est terminée ET qu’une condition précise est remplie (si vous choisissez de ne pas ajouter de condition, le déclencheur d’e-mail sera envoyé chaque fois qu’un répondant remplit l’enquête).
   
   Astuce Qualtrics : une réponse incomplète à l’enquête entraînera l’envoi d’un e-mail par un déclencheur uniquement si le déclencheur a une condition qui a été remplie par la réponse incomplète. Dans le cas contraire, les réponses incomplètes n’entraîneront pas l’envoi d’un e-mail par un déclencheur d’e-mail une fois ces dernières enregistrées.
   Astuce Qualtrics : si votre enquête a été distribuée dans plusieurs langues et que vous souhaitez envoyer aux répondants un déclencheur dans la langue dans laquelle ils ont participé à l’enquête, vous devrez créer un déclencheur pour chaque langue. Vous pouvez définir une condition sur le déclencheur à envoyer en fonction du code langue du destinataire afin que les destinataires reçoivent le déclencheur dans la langue appropriée.
5. Renseignez le champ de formulaire À l’adresse e-mail avec l’adresse e-mail du destinataire si elle est différente de votre e-mail par défaut.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez envoyer le déclencheur d’e-mail à plusieurs personnes à la fois en ajoutant des e-mails séparés par des virgules dans ce champ. Voir le Déclencher l’envoi d’un e-mail aux répondants ci-dessous pour plus d’options et d’informations.
6. Renseignez le nom de l’expéditeur.
7. Remplissez l’e-mail de réponse. Si vos destinataires ont des questions ou répondent au déclencheur d’e-mail, il s’agit de l’adresse e-mail qui reçoit ces réponses. Si vous ne renseignez pas l’e-mail de réponse, le trigger@qemailserver.com par défaut sera utilisé.
8. Saisissez un objet.
9. Saisissez un message pour votre déclencheur. Utilisez le éditeur de contenu enrichi pour personnaliser votre message.
10. Sélectionnez le menu déroulant Quand pour choisir la durée d’un retard à appliquer au déclencheur. Par défaut, il sera envoyé immédiatement après la fin de l’enquête par le répondant, mais vous pouvez choisir différents délais, d’une heure à 28 jours.
    
    Astuce Qualtrics : en raison de la nature du déclenchement des e-mails, il n’est pas possible de préciser l’heure et la date exactes d’envoi de l’e-mail (car la date spécifiée peut déjà être dépassée au moment où le répondant termine son enquête).
11. Décidez si Inclure le rapport de réponse et Afficher le texte complet de la question sont appropriés pour cet e-mail.
    Astuce Qualtrics : inclure le rapport de réponse ajoute un récapitulatif des questions et des réponses du répondant au corps de l’e-mail (ainsi qu’un lien vers une version en ligne). Afficher le texte complet de la question affiche le texte intégral de chaque question dans le rapport de réponse plutôt que de raccourcir les textes les plus longs.
    Attention : dans certains cas, les rapports de réponses peuvent être désactivés pour une marque. Veuillez consulter la page Autoriser les rapports de réponses pour plus d’informations.
12. Cliquez sur Enregistrer les déclencheurs pour enregistrer et revenir à l’onglet Enquête.
    Astuce Qualtrics : supprimez un déclencheur d’e-mail en cliquant sur Terminer la modification, puis sur Supprimer.

Vous pouvez ajouter autant de déclencheurs d’e-mail que vous le souhaitez, en modifiant les conditions ou les adresses e-mail des destinataires selon vos besoins.

Déclencher l’envoi d’e-mails aux répondants

Si vous distribuez votre enquête via un liste de contacts ou vous demandez aux répondants leur adresse e-mail dans l’enquête, vous pouvez utiliser texte inséré pour mettre à jour dynamiquement l’adresse e-mail envoyée par le déclencheur d’e-mail (plutôt que d’utiliser une adresse e-mail fixe).

Pour utiliser du texte inséré pour envoyer un déclencheur d’e-mail

1. Cliquez sur l’icône de texte inséré {A} dans la section Message du déclencheur.
2. Sélectionnez la question de l’enquête utilisée pour collecter l’adresse e-mail du répondant, ou…
   
3. Sélectionnez le Champ de contacts pour l’adresse e-mail du destinataire si vous avez initialement envoyé votre enquête par e-mail à une liste de contacts.
   
4. Copiez le code de texte inséré qui est généré.
   
5. Collez le code de texte inséré dans le champ de formulaire Adresse e-mail.

Quand les envois d’e-mails sont-ils déclenchés ?

Plusieurs types de réponses déclenchent l’envoi d’e-mails et plusieurs autres n’en déclenchent pas.

• Toutes les réponses complétées (les personnes qui sont parvenues jusqu’à la fin de l’enquête) déclencheront l’envoi d’e-mails qu’elles qualifient.
• Les réponses incomplètes à l’enquête (personnes qui n’ont jamais terminé leur enquête) ne déclenchent pas d’e-mails à moins qu’une condition ne soit ajoutée au déclencheur.
• Les réponses importées ne déclenchent pas d’e-mails.
• Les réponses de l’application hors ligne déclencheront l’envoi d’e-mails une fois qu’elles seront téléchargées sur le serveur.

FAQ