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À propos des politiques de conservation

Les règles de l’organisation ou les lois sur la protection de la vie privée, telles que le RGPD, peuvent vous obliger à supprimer ou à anonymiser les données d’enquête collectées après une certaine période. Les politiques de conservation sont des politiques à l’échelle de l’organisation qui déterminent la durée pendant laquelle Qualtrics stocke les réponses aux enquêtes ou les données de contact. A chaque exécution de la politique (toutes les 24 heures), Qualtrics supprime les réponses ou les contacts plus anciens que le seuil configuré. Pour les politiques de suppression des réponses, vous pouvez également définir des exceptions permettant aux enquêtes individuelles d’avoir une période de conservation différente.

Vous pouvez également définir une politique d’anonymisation. Cette option vous permet de décider combien de temps après l’envoi des réponses vous souhaitez que les informations d’identification spécifiques soient supprimées.

Mise en place d’une politique de suppression des réponses par défaut

Vous ne pouvez avoir qu’une seule politique de suppression par défaut par organisation. Toutefois, vous pouvez créer des exceptions pour des enquêtes spécifiques. Tous les administrateurs de l’Organisation peuvent accéder à la même politique de conservation et la modifier.

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données.
   
3. Allez dans la section Politique de rétention .
4. Décidez si vous voulez supprimer automatiquement les réponses ou ne pas les supprimer automatiquement.
5. Si vous souhaitez que les données des réponses soient automatiquement supprimées, sélectionnez les critères de suppression des réponses. Vous avez deux possibilités :
   • Date de création des réponses : Les réponses seront automatiquement supprimées un certain nombre de jours après leur enregistrement.
   • Dernière réponse dans l’enquête : Les réponses seront automatiquement supprimées un certain nombre de jours après l’enregistrement de la dernière réponse dans l’enquête.
   Astuce : Vous pouvez également combiner les deux critères dans votre politique de conservation.
6. Saisissez le nombre de jours après lesquels les réponses seront supprimées.
   Astuce : La valeur doit être supérieure ou égale à 1.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Mise en place d’une politique d’anonymisation par défaut

Il ne peut y avoir qu’une seule politique d’anonymisation par organisation. Toutefois, vous pouvez créer des exceptions pour des enquêtes spécifiques. Tous les administrateurs de l’Organisation peuvent accéder à la même politique d’anonymisation et la modifier.

1. Accédez à la page Admin.
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données .
   
3. Allez dans la section Politique de rétention.
4. Pour choisir les champs à anonymiser, cliquez sur le lien hypertexte ici.
5. Dans l’onglet Champs intégrés, sélectionnez les champs préexistants que vous souhaitez rendre anonymes. Ces champs seront supprimés de vos réponses à l’enquête. Vos options comprennent :
   • Nom: Prénom et nom du répondant.
   • Courriel: L’adresse électronique du répondant.
   • Contact ID/ Unlink contact: L’ID du contact associé à la réponse. Le choix de cette option dissociera également la réponse du contact dans votre Répertoire XM.
   • Latitude / Longitude: La latitude et la longitude du répondant.
   • Adresse IP: L’adresse IP du répondant.
     
6. Dans l’onglet Champs de métadonnées du répertoire, vous pouvez sélectionner les données intégrées qui existent actuellement dans votre répertoire. Ces champs de données intégrés seront supprimés de vos réponses à l’Enquête.
   
   Astuce : Cliquez sur l’icône du filtre pour afficher uniquement les champs sélectionnés ou les champs non sélectionnés. Si vous avez plusieurs répertoires, vous pouvez également utiliser le filtre pour afficher les données intégrées de certains répertoires.
   
7. Cliquez sur Appliquer.
8. Pour rendre les réponses anonymes, sélectionnez Rendre les réponses automatiquement anonymes.
   
9. Choisissez si vous souhaitez que les réponses soient rendues anonymes sur la base de la date de création de l’Enquête ou après la Dernière réponse dans l’enquête.
   Astuce : Vous pouvez combiner les deux critères dans votre police.
10. Indiquez le nombre de jours après lesquels les réponses seront rendues anonymes.
11. Cliquez sur Enregistrer.

Mise en place d’une politique de suppression des contacts par défaut

Les politiques de suppression des contacts suppriment automatiquement les contacts de votre répertoire en fonction des conditions que vous avez définies. Vous ne pouvez avoir qu’une seule politique de suppression par défaut par organisation. Vous ne pouvez pas créer d’exceptions pour les politiques de suppression des contacts. Tous les administrateurs de l’Organisation peuvent accéder à la même politique de conservation et la modifier.

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données .
   
3. Allez dans la section Politiques de contact.
4. Décidez si vous voulez supprimer automatiquement les contacts ou ne pas les supprimer automatiquement.
5. Si vous souhaitez que les contacts soient automatiquement supprimés, sélectionnez les critères de suppression des contacts. Vous avez 4 options :
   • Date de dernière mise à jour: les contacts seront automatiquement supprimés un certain nombre de jours après leur dernière mise à jour.
   • Date de création du contact: les contacts seront automatiquement supprimés un certain nombre de jours après leur création.
   • Date de la dernière réponse: les contacts seront automatiquement supprimés si leur dernière réponse à l’enquête dépasse le nombre de jours spécifié.
   • Dernière invitation aux participants: Les contacts seront automatiquement supprimés si leur dernière invitation aux participants dépasse le nombre de jours spécifié.
     Astuce : Vous pouvez également combiner plusieurs critères dans votre politique de conservation.
     
6. Saisissez le nombre de jours après lequel les contacts seront supprimés.
   Astuce : La valeur doit être supérieure ou égale à 1.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Planification des politiques de conservation

Par défaut, les politiques de conservation sont programmées pour s’exécuter tous les jours. Si vous souhaitez que vos réponses d’enquête ou vos contacts soient supprimés à une fréquence différente, vous pouvez programmer une exécution hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

1. Définissez votre politique de suppression des réponses ou des contacts.
2. Cliquez sur Schedule.
   
3. Sélectionnez la fréquence d’exécution de votre politique de suppression.
   
   • Tous les jours: Votre travail sera exécuté tous les matins.
   • Hebdomadaire: Votre travail sera exécuté tous les lundis.
   • Mensuel: Votre travail sera exécuté le premier jour de chaque mois.
   • Trimestrielle: Votre travail sera exécuté le premier jour du trimestre, tous les trimestres.
   • Annuel: Votre travail sera exécuté le premier jour de l’année, chaque année.
   • Jamais: votre travail ne sera pas exécuté.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Exécuter toutes les politiques maintenant

Une fois que vous avez programmé vos politiques de conservation, vous pouvez choisir de les exécuter toutes immédiatement, quelle que soit leur cadence programmée.

1. Cliquez sur Exécuter toutes les politiques maintenant.
2. Type I COMPRENDRE.
   
3. Sélectionnez Lancer l’exécution des politiques.

Création d’une exception

Si certaines enquêtes spécifiques doivent faire l’objet d’une politique de conservation différente de celle du reste de l’organisation, vous pouvez créer une exception.

1. Dans l’onglet Politique de rétention , cliquez sur Ajouter une exception.
   
2. Recherchez l’enquête pour laquelle vous souhaitez créer une exception en saisissant un mot clé ou le nom de l’enquête dans la barre de recherche.
   
3. Cliquez sur Recherche.
4. Sélectionnez l’enquête pour laquelle vous souhaitez définir une exception dans la liste des résultats renvoyés.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Vous pouvez définir une exception pour la politique de suppression de l’enquête que vous avez sélectionnée. Vous avez trois possibilités :
   
   • Ne pas modifier la politique par défaut : L’enquête suivra la politique de suppression par défaut.
   • Ne pas supprimer automatiquement les réponses : Les réponses à cette enquête ne seront pas automatiquement supprimées, quelle que soit la politique de suppression par défaut.
   • Supprimer automatiquement les réponses : Les réponses à cette enquête seront automatiquement supprimées, indépendamment de la politique de suppression par défaut. Si vous inscrivez la suppression automatique des réponses, inscrivez les critères de suppression. Pour plus d’informations sur ces critères, voir les étapes 5 et 6 de la section Configuration d’une politique de suppression par défaut.
7. Vous pouvez définir une exception à la politique d’anonymisation pour l’enquête que vous avez sélectionnée. Vous avez trois possibilités :
   • Ne pas modifier la politique par défaut : L’enquête suivra la politique d’anonymisation par défaut.
   • Ne pas anonymiser automatiquement les réponses : Les réponses à cette enquête ne seront pas automatiquement rendues anonymes, quelle que soit la politique d’anonymisation par défaut.
   • Rendre les réponses automatiquement anonymes : Les réponses à cette enquête seront automatiquement rendues anonymes, quelle que soit la politique d’anonymisation par défaut. Si vous inscrivez l’anonymisation automatique des réponses, indiquez les critères d’anonymisation. Pour plus d’informations sur ces critères, voir les étapes 8 à 9 de la section Mise en place d’une politique d’anonymisation par défaut.
8. Cliquez sur Mettre à jour.

Manager les exceptions

Toutes les exceptions relatives à l’organisation peuvent être consultées dans le tableau Créer et gérer des exceptions. Saisissez le nom d’une enquête ou un mot-clé dans la barre de recherche pour rechercher des exceptions existantes. Ce tableau contient les informations suivantes :

• Nom de l’enquête : nom de l’enquête pour laquelle l’exemption a été créée.
• Propriétaire : Le nom d’utilisateur du propriétaire de l’enquête.
• Politique de suppression : La politique de suppression qui s’appliquera à cette enquête.
• Politique d’anonymisation: La politique d’anonymisation qui s’appliquera à cette enquête.

En cliquant sur les trois points horizontaux situés à côté d’une exception, vous pouvez modifier ou supprimer la règle de conservation.

Visualisation du journal des évènements

Le journal des évènements montre à la fois les évènements de rétention et les changements de politique.

Évènements de rétention

Lorsque l’option Rétention est sélectionnée dans la liste déroulante, ce tableau affiche les suppressions et les anonymisations de données qui se sont produites à la suite de règles de conservation et d’exceptions. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher des évènements de rétention spécifiques. En cliquant sur les 12 derniers mois , vous pouvez filtrer le tableau sur une période spécifique.

Le tableau contient les informations suivantes :

• Horodatage : Évènement et heure auxquels l’évènement de rétention s’est produit.
• Type d’évènement : Type d’évènement de rétention qui s’est produit.
• Type d’enregistrement : Le type d’enregistrement concerné.
• Enregistrements affectés : Nombre d’enregistrements concernés.
• Job ID : L’identifiant de l’évènement de rétention.

Changements dans les politiques de conservation

Lorsque l’option Modifications de la politique est sélectionnée dans le menu déroulant, ce tableau affiche les modifications apportées aux Règles de conservation des données et aux exceptions. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher des changements de politique spécifiques. En cliquant sur les 12 derniers mois , vous pouvez filtrer le tableau sur une période spécifique.

Le tableau contient les informations suivantes :

• Horodatage : L’heure à laquelle la modification de la politique a été effectuée.
• Utilisateur : L’utilisateur qui a effectué le changement de politique.
• Ressource : Le nom de l’enquête spécifique pour laquelle une exception a été modifiée, ou la politique de la marque si la règle de conservation des données pour l’ensemble de la marque a été modifiée.
• Ancienne politique : La politique ou l’exception précédente.
• Nouvelle politique : La nouvelle politique ou exception.
  Astuce : la valeur “Organisation par défaut” signifie qu’une nouvelle exception a été créée et que l’enquête suivait auparavant la règle de conservation applicable à l’ensemble de la marque.

Politiques de pseudonymisation EX

L’onglet Pseudonymisation EX permet d’activer une politique de pseudonymisation par défaut pour l’ensemble de l’organisation. Une politique de pseudonymisation vous permet d’obscurcir les données d’identification personnelle des réponses EX en temps réel, de sorte que les réponses aux enquêtes ne puissent plus être attribuées à un employé spécifique au sein de la plateforme. Pour plus d’informations, voir Politique de pseudonymisation (EX).