Politiques de conservation

À propos des règles de conservation

Les règles de l’organisation ou les lois sur la confidentialité telles que le RGPD peuvent vous demander de supprimer ou d’anonymiser les données d’enquête collectées après un certain temps. Les politiques de conservation sont des politiques à l’échelle de l’entreprise qui déterminent la durée pendant laquelle Qualtrics stocke les réponses à l’enquête ou les données de contact. Chaque fois que la politique est exécutée (toutes les 24 heures), Qualtrics supprime les réponses ou les contacts antérieurs au seuil configuré. Pour les politiques de suppression des réponses, vous pouvez également définir des exceptions permettant aux enquêtes individuelles d’avoir une période de conservation différente.

Vous pouvez également définir une stratégie d’anonymisation. Avec cette option, vous pouvez décider combien de temps après la soumission des réponses vous souhaitez que des informations d’identification spécifiques leur soient retirées.

Configuration d’une stratégie de suppression de réponse par défaut

Vous ne pouvez avoir qu’une seule politique de suppression par défaut par organisation. Toutefois, vous pouvez créer des exceptions pour des enquêtes spécifiques. Tous les Administrateurs de la Marque peuvent accéder à la même politique de conservation et la modifier.

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données.
   
3. Accédez à la section Ensemble de règles de conservation.
4. Décidez si vous souhaitez supprimer automatiquement des réponses ou Ne pas supprimer automatiquement des réponses.
5. Si vous souhaitez que les données de réponse soient automatiquement supprimées, sélectionnez les critères de suppression des réponses. Vous disposez de deux options :
   • Date de création de la réponse : les réponses seront automatiquement supprimées un certain nombre de jours après leur enregistrement.
   • Dernière réponse à l’enquête : les réponses seront automatiquement supprimées un certain nombre de jours après l’enregistrement de la dernière réponse à l’enquête.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez également combiner les deux critères dans votre politique de conservation.
6. Saisissez le nombre de jours après lesquels les réponses seront supprimées.
   Astuce Qualtrics : la valeur doit être supérieure ou égale à 1.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration d’une stratégie d’anonymisation par défaut

Vous ne pouvez avoir qu’une seule politique d’anonymisation par marque. Toutefois, vous pouvez créer des exceptions pour des enquêtes spécifiques. Tous les Administrateurs de la Marque peuvent accéder à la même politique d’anonymisation et la modifier.

1. Accédez à la page Admin.
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données.
   
3. Accédez à la section Ensemble de règles de conservation.
4. Pour sélectionner les zones à anonymiser, cliquez sur l’hyperlien ici.
5. Dans l’onglet Zones intégrées, sélectionnez les zones préexistantes que vous voulez anonymiser. Ces champs seront supprimés de vos réponses à l’enquête. Vous avez le choix :
   • Nom : prénom et nom de famille du répondant.
   • E-mail : adresse e-mail du répondant.
   • ID du contact/Supprimer le lien du contact : ID de contact associé à la réponse. Si vous sélectionnez cette option, le lien de la réponse du contact sera également supprimé dans votre répertoire XM.
   • Latitude/Longitude : latitude et longitude du répondant.
   • Adresse IP : adresse IP du répondant.
     
6. Dans l’onglet Champs de métadonnées du répertoire, vous pouvez sélectionner les données intégrées qui existent actuellement dans votre répertoire. Ces champs de données intégrées seront supprimés de vos réponses à l’enquête.
   
   Astuce Qualtrics : cliquez sur l’icône de filtre pour afficher uniquement les champs sélectionnés ou non sélectionnés. Si vous avez plusieurs répertoires, vous pouvez également utiliser le filtre pour afficher les données intégrées de répertoires spécifiques.
   
7. Cliquez sur Appliquer.
8. Pour anonymiser les réponses, sélectionnez Anonymiser automatiquement les réponses.
   
9. Indiquez si vous souhaitez que les réponses soient anonymisées en fonction de la date de création des réponses ou après la dernière réponse à l’enquête.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez combiner les deux critères dans votre règle.
10. Saisissez le nombre de jours au bout duquel les réponses seront anonymisées.
11. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration d’une stratégie de suppression de contacts par défaut

Les règles de suppression des contacts suppriment automatiquement les contacts de votre répertoire en fonction des conditions que vous avez définies. Vous ne pouvez avoir qu’une seule politique de suppression par défaut par organisation. Vous ne pouvez pas créer d’exceptions pour les stratégies de suppression de contacts. Tous les Administrateurs de la Marque peuvent accéder à la même politique de conservation et la modifier.

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionnez l’onglet Confidentialité des données.
   
3. Accédez à la section Politiques de contacts.
4. Décidez si vous voulez Supprimer automatiquement les contacts ou Ne pas supprimer automatiquement les contacts.
5. Si vous voulez que les contacts soient automatiquement supprimés, sélectionnez les critères de suppression des contacts. Vous disposez de 4 options :
   • Date de dernière mise à jour : les contacts seront automatiquement supprimés un certain nombre de jours après leur dernière mise à jour.
   • Date de création du contact : les contacts seront automatiquement supprimés un certain nombre de jours après leur création.
   • Date de la dernière réponse : les contacts seront automatiquement supprimés si leur dernière réponse à l’enquête dépasse le nombre de jours spécifié.
   • Dernière invitation à participer : les contacts seront automatiquement supprimés si leur dernière invitation de participation dépasse le nombre de jours spécifié.
     Astuce Qualtrics : vous pouvez également combiner plusieurs critères dans votre politique de conservation.
     
6. Saisissez le nombre de jours au bout duquel les contacts seront supprimés.
   Astuce Qualtrics : la valeur doit être supérieure ou égale à 1.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Planification des politiques de conservation

Les stratégies de conservation sont planifiées pour s’exécuter tous les jours par défaut. Si vous souhaitez que les réponses à votre enquête ou vos contacts soient supprimés à une fréquence différente, vous pouvez planifier leur exécution hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

1. Configurez votre politique de suppression des réponses ou de contact.
2. Cliquez sur Planifier.
   
3. Sélectionnez la fréquence d’exécution de votre stratégie de suppression.
   
   • Quotidienne : Votre job sera exécuté tous les matins.
   • Hebdomadaire : votre job sera exécuté tous les lundis.
   • Mensuel : votre job sera exécuté le premier du mois chaque mois.
   • Trimestriel : votre job sera exécuté le premier du trimestre tous les trimestres.
   • Annuel : votre job sera exécuté le premier de l’année chaque année.
   • Jamais : votre job ne s’exécutera pas.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Exécuter toutes les directives maintenant

Une fois que vous avez planifié vos règles de conservation, vous pouvez choisir de les exécuter toutes immédiatement, quelle que soit leur fréquence planifiée.

1. Cliquez sur Exécuter toutes les stratégies maintenant.
2. Type I COMPRENDRE.
   
3. Sélectionnez Démarrer l’exécution des stratégies.

Création d’une exception

Si des enquêtes spécifiques doivent avoir un ensemble de règles de conservation différent du reste de la marque, vous pouvez configurer une exception.

1. Dans l’onglet Politique de conservation des données, cliquez sur Ajoutez une exception.
   
2. Recherchez l’enquête pour laquelle vous souhaitez définir une exception en saisissant un mot-clé ou un nom d’enquête dans la barre de recherche.
   
3. Cliquez sur Rechercher.
4. Sélectionnez l’enquête pour laquelle vous souhaitez définir une exception dans la liste des résultats renvoyés.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Vous pouvez définir une exception pour la politique de suppression pour l’enquête que vous avez sélectionnée. Vous disposez de 3 options :
   
   • Ne pas remplacer la politique par défaut : l’enquête suivra la politique de suppression par défaut.
   • Ne supprimez pas automatiquement les réponses : les réponses de cette enquête ne seront pas automatiquement supprimées, quelle que soit la politique de suppression par défaut.
   • Supprimer automatiquement les réponses : les réponses de cette enquête seront automatiquement supprimées, quelle que soit la politique de suppression par défaut. Si vous choisissez de supprimer automatiquement les réponses, saisissez les critères de suppression. Pour plus d’informations sur ces critères, voir les étapes 5 à 6 de la section Configuration d’une stratégie de suppression par défaut.
7. Vous pouvez définir une exception pour la politique d’anonymisation de l’enquête que vous avez sélectionnée. Vous disposez de 3 options :
   • Ne remplacez pas la politique par défaut : l’enquête suivra la politique d’anonymisation par défaut.
   • Ne pas anonymiser automatiquement les réponses : les réponses à cette enquête ne seront pas automatiquement anonymisées, quelle que soit la politique d’anonymisation par défaut.
   • Rendre les réponses anonymes automatiquement : les réponses à cette enquête seront automatiquement anonymisées, quelle que soit la politique d’anonymisation par défaut. Si vous choisissez d’anonymiser automatiquement les réponses, saisissez les critères d’anonymisation. Pour plus d’informations sur ces critères, voir les étapes 8 à 9 de la section Configurer une stratégie d’anonymisation par défaut.
8. Cliquez sur Mettre à jour.

Gestion des exceptions

Toutes les exceptions de la marque peuvent être affichées dans la table Créer et gérer les exceptions. Saisissez un nom d’enquête ou un mot-clé dans la barre de recherche pour rechercher des exceptions existantes. Dans cette table, vous pouvez voir les informations suivantes :

• Nom de l’enquête : nom de l’enquête pour laquelle l’exemption a été créée.
• Propriétaire : nom d’utilisateur du propriétaire de l’enquête.
• Politique de suppression : politique de suppression qui s’appliquera à cette enquête.
• Politique d’anonymisation : politique d’anonymisation qui s’appliquera à cette enquête.

En cliquant sur les trois points horizontaux en regard d’une exception, vous pouvez modifier l’ensemble de règles de conservation ou supprimer l’ensemble de règles de conservation.

Affichage du journal des événements

Le journal des événements affiche à la fois les événements de conservation et les modifications des règles.

Événements de rétention

Lorsque l’option Rétention est sélectionnée dans la liste déroulante, cette table affiche les suppressions de données et les anonymisations survenues suite à des règles de conservation et des exceptions. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher des événements de conservation spécifiques. Cliquer sur 12 derniers mois vous permet de filtrer la table selon une période spécifique.

La table contient les informations suivantes :

• Horodatage : date et heure auxquelles l’événement de rétention s’est produit.
• Type d’événement : type d’événement de rétention qui s’est produit.
• Type d’enregistrement : type d’enregistrement qui a été affecté.
• Enregistrements concernés : nombre d’enregistrements affectés.
• ID de job : ID de l’événement de rétention.

Modifications des politiques de conservation

Lorsque l’option Modifications de l’ensemble de règles est sélectionnée dans la liste déroulante, cette table affiche les modifications apportées aux règles de conservation et aux exceptions. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher des modifications de directive spécifiques. Cliquer sur 12 derniers mois vous permet de filtrer la table selon une période spécifique.

La table contient les informations suivantes :

• Horodatage : heure à laquelle la modification de la politique a été effectuée.
• Utilisateur : utilisateur qui a effectué la modification de la politique.
• Ressource : nom de l’enquête spécifique pour laquelle une exception a été modifiée ou politique de marque si la règle de conservation à l’échelle de la marque a été modifiée.
• Ancienne politique : politique ou exception précédente.
• Nouvelle politique : nouvelle politique ou exception.
  Astuce Qualtrics : une valeur de « Marque par défaut » signifie qu’une nouvelle exception a été créée et que l’enquête suivait précédemment la règle de conservation à l’échelle de la marque.

Politiques de pseudonymisation EX

L’onglet Pseudonymisation EX vous permet d’activer une politique de pseudonymisation par défaut pour l’ensemble de la organisation. Une politique de pseudonymisation vous permet de masquer en temps réel les données d’identification personnelle des réponses EX, de sorte que les réponses à l’enquête ne peuvent plus être attribuées à un employé spécifique sur la plateforme. Pour plus d’informations, voir. Stratégie de pseudonymisation (EX).