Aperçu général de l’Administration

À propos de la page Administration

Pour accéder à la page Admin, vous devez être un administrateur Qualtrics. Il existe deux types d’utilisateur administrateur avec différents niveaux d’autorité :

• Administrateur de l’organisation : vous pouvez gérer tous les comptes concédés sous licence Qualtrics pour votre organisation.
• Administrateur de division : vous ne pouvez gérer les comptes qu’au sein d’une division qui vous a été attribuée par un Administrateur de Marque.

Responsabilités administratives

La page « Admin » permet aux Administrateurs de la Marque de suivre, d’évaluer et de gérer la manière dont Qualtrics est utilisé dans leur organisation. Les administrateurs gèrent :

• Comptes utilisateur : créer de nouveaux utilisateurs et définir les types d’utilisateurs et leurs autorisations
• Équipes ou divisions : créez des groupes et des divisions et habilitez les Administrateurs de division.
• Paramètres de sécurité de l’organisation : contrôlez les paramètres à l’échelle de l’organisation, créez des autorisations pour des éléments tels que l’accès à la bibliothèque et au panel, l’accès au projet et la sécurité du projet. Les utilisateurs d’entreprise ont également accès à des niveaux de sécurité améliorés.

Si vous êtes un administrateur de marque ou de division, la sélection de la page Admin rendra ces outils d’administration disponibles. Chacun de ces outils est présenté ci-dessous dans cette présentation.

Rapports

L’onglet Rapports est le meilleur endroit pour déterminer l’utilisation pour l’ensemble de votre licence.

Code d’auto-inscription

Le code d’auto-inscription sert de mesure de sécurité supplémentaire. Par exemple, si vous ne souhaitez pas limiter les domaines de messagerie que les personnes peuvent utiliser pour s’inscrire avec votre licence Qualtrics, vous pouvez choisir un code d’auto-inscription à la place. Il fonctionne comme un code que les nouveaux utilisateurs doivent entrer lors de l’inscription pour compléter l’ouverture du compte.

Le code d’auto-inscription est généré de manière aléatoire et affiché en haut de votre rapport d’administration dès que l’autorisation est activée pour votre organisation.

Utilisation des licences

Cette section suit le nombre de réponses vérifiables recueillies dans votre licence, Cela inclut toutes les réponses collectées sur la page Réponses enregistrées, à l’exception de l’aperçu des données, des données de test et des réponses importées.

Activité

Cette section compte toutes les enquêtes sur la licence qui ont le statut Nouveau. Il affichera également le pourcentage d’enquêtes actives et inactives, ainsi que toute enquête en attente de révision.

Engagement vis-à-vis du contenu

Cette section compte tous les tableaux de bord.

Engagement des utilisateurs

Cette section compte tous les utilisateurs de tous les groupes.

Exporter

En plus de ces indicateurs, vous avez la possibilité d’exporter une feuille de calcul détaillée comprenant les statistiques d’utilisation de votre organisation. Cette option d’exportation se trouve en bas de l’onglet Utilisation des licences.

Utilisation de l’API

La section Utilisation d’API compte tous les appels API effectués par votre organisation. Il affiche le statut des appels API, ainsi que le volume d’appels API au fil du temps. Seules les données des 30 derniers jours seront affichées. Vous pouvez également afficher les détails des appels API, y compris Verbe &amp, Endpoint, UserID et Status. Pour plus d’informations sur l’API Qualtrics, voir la référence d’API.

Utilisateurs

L’onglet Utilisateurs vous permet de : créer de nouveaux comptes utilisateur, ainsi que rechercher, afficher et modifier des comptes utilisateur individuels au sein de votre organisation.

Pour localiser des utilisateurs individuels au sein de votre organisation, vous pouvez effectuer une recherche en fonction du nom d’utilisateur, du prénom, du nom de famille, de l‘adresse e-mail, de l‘ID de l’enquête (SV_…) ou de l’ID utilisateur (UR_…). Vous pouvez également effectuer des recherches d’utilisateurs en fonction de la division, du type d’utilisateur ou du statut du compte. Vous pouvez utiliser plusieurs champs pour affiner vos résultats, si vous le souhaitez.

Types d’utilisateurs

Le Types d’utilisateurs permet de créer des ensembles d’autorisations spécifiques pour les utilisateurs. Plutôt que de modifier les utilisateurs un par un pour qu’ils aient les mêmes autorisations, vous pouvez créer et affecter des types d’utilisateur. Ensuite, chaque fois que vous souhaitez effectuer une modification d‘autorisation générale, il vous suffit de modifier le type d’utilisateur et tous les comptes utilisateur associés sont mis à jour automatiquement.

Groupes

Le Groupes vous permet de créer, modifier et rechercher des groupes d’utilisateurs. Vous pouvez utiliser des groupes pour créer et partager du contenu de bibliothèque (par exemple, enquêtes, graphiques, fichiers, messages). Vous pouvez également utiliser des groupes pour partager contacts. À ne pas confondre avec les divisions, les groupes sont principalement utilisés pour faciliter le partage de contenu entre un sous-ensemble d’utilisateurs au sein d’une marque.

Types de groupes

Vous pouvez utiliser types de groupes pour définir les autorisations concernant ce que les membres du groupe sont autorisés à faire avec le contenu du groupe.

Codes de mise à niveau

Vous pouvez utiliser le Codes de mise à niveau pour générer des codes qui permettent aux utilisateurs de mettre à jour leurs autorisations de compte sans votre intervention manuelle.

Sécurité

L‘onglet Sécurité est une fonctionnalité premium avec des paramètres de sécurité supplémentaires, tels que la possibilité de suivre les utilisateurs connectés, d’ajouter des exigences supplémentaires aux mots de passe, de modifier le nombre d’échecs de connexion entraînant un verrouillage de compte, etc. Pour en savoir plus sur l’accès à cet onglet, contactez votre commercial.

Confidentialité des données

L’onglet Confidentialité des données est disponible pour tous les Administrateurs de la Marque, mais pas pour les Administrateurs de division. Il contient l’outil Données à caractère personnel, qui vous permet de supprimer tous les enregistrements d’une marque liés à une adresse e-mail. Cela évite aux utilisateurs d’avoir à supprimer à des endroits distincts (contacts, tickets, réponses, etc.). Elle peut être considérée comme un outil très utile pour maintenir la conformité au RGPD. Vous pouvez également configurer ici des Politiques relatives aux données sensibles, qui vous permettent de réglementer les informations personnelles privées collectées par votre marque. En outre, vous pouvez configurer des règles de conservation qui contrôlent la durée de stockage des données des réponses à l’enquête par Qualtrics et des seuils d’anonymat, qui nécessitent un nombre minimum de réponses pour afficher des données anonymes. Les règles de conservation des données et d’anonymat s’appliquent à l’ensemble de la marque, mais des exceptions peuvent être configurées pour des enquêtes individuelles.

Balises d’utilisation

L’onglet Balises d’utilisation vous permet de développer des balises de contenu pour créer un système de gestion des coûts dans Qualtrics. Vous pouvez surveiller l’utilisation de votre plateforme en appliquant ces balises aux utilisateurs et aux projets et en utilisant les outils de reporting intégrés.

Approbations

L’onglet Approbations est utilisé pour créer des règles d’approbation pour les projets Qualtrics. Par exemple, vous pouvez créer une règle dans laquelle un nouveau projet doit être approuvé par un Administrateur de Marque avant d’être publié. Cette fonctionnalité vous permet de gérer le contenu créé par vos utilisateurs.

Thèmes

Dans l’onglet Thèmes, les Administrateurs de la Marque peuvent créer des thèmes d’enquête personnalisés pour leurs utilisateurs. Utilisez cette fonctionnalité pour créer une expérience d’enquête cohérente pour les enquêtes envoyées par votre organisation.

Paramètres de l’organisation

Le Paramètres de l’organisation vous permet de modifier les options de votre organisation, telles que les exigences en matière de mot de passe et les informations de la page de connexion.

Divisions

Si votre licence inclut un grand nombre d’utilisateurs, vous pouvez créer divisions pour faciliter la gestion des comptes. Une fois qu’une division a été créée, vous pouvez donner à d’autres utilisateurs un accès administratif sur des divisions spécifiques, en laissant ces Administrateurs de division gérer les tâches liées à la division. À ne pas confondre avec les groupes, les divisions sont principalement utilisées pour gérer facilement et en masse les autorisations de compte pour un sous-ensemble d’utilisateurs au sein d’une marque.

Extensions

L‘onglet Extensions contrôle les extensions logicielles tierces auxquelles vos utilisateurs ont accès. Notez que certaines extensions peuvent nécessiter un achat supplémentaire. Consultez les pages mises en lien pour plus d’informations.

Outils de gouvernance des utilisateurs

À mesure que votre licence se développera, vous devrez gérer un plus grand nombre d’utilisateurs. L’utilisation des outils de gouvernance des utilisateurs facilitera la gouvernance des utilisateurs et garantira des autorisations, une utilisation et une responsabilisation adéquates. Cette section contient les ressources mises à la disposition des Administrateurs de la Marque et des Administrateurs de division pour gérer les utilisateurs avec leur licence.

Création d’utilisateurs

Utilisez les pages de cette section pour créer des utilisateurs sur votre licence. Vous pouvez créer des utilisateurs manuellement ou activer l’auto-inscription et l’inscription automatique pour permettre aux utilisateurs de créer leurs propres comptes.

• Création manuelle : en tant qu’Administrateur de Marque, vous pouvez créer de nouveaux comptes utilisateur pour votre licence dans l’onglet Utilisateurs de la page Admin. Les administrateurs de division peuvent également créer des utilisateurs au sein de leur division.
• Auto-inscription : si votre organisation dispose d’une page de connexion de marque personnalisée, la fonctionnalité d’auto-inscription peut être activée, ce qui permet aux membres de votre organisation d’accéder à votre page de connexion de marque et de créer leurs propres comptes.
• Inscription automatique: si votre organisation utilise l’authentification unique (SSO) pour se connecter à Qualtrics, des comptes utilisateur peuvent être créés automatiquement lorsque les utilisateurs s’authentifient avec succès, mais n’ont pas encore de compte dans votre marque Qualtrics.

Gestion des droits d’accès des utilisateurs

Les pages de cette section couvrent les autorisations utilisateur. Vous pouvez modifier les autorisations des utilisateurs sur une base individuelle ou gérer les autorisations en masse à l’aide des divisions et des types d’utilisateur.

• Utilisateurs : l’onglet Utilisateurs vous permet de créer de nouveaux comptes utilisateur, ainsi que de rechercher, d’afficher et de modifier des comptes utilisateur individuels au sein de votre organisation.
• Types d’utilisateurs: Les types d’utilisateur vous permettent de créer des ensembles d’autorisations qui peuvent être appliqués à plusieurs utilisateurs à la fois, au lieu de modifier les autorisations utilisateur par utilisateur.
• Divisions: avec une licence importante, vous pouvez créer des divisions pour diviser votre licence en petites entités et autoriser l’accès administratif à des divisions spécifiques en tant qu’administrateur de division.
• Codes de mise à niveau: au lieu de modifier les autorisations une par une pour plusieurs utilisateurs, vous pouvez créer des codes de coupon qui modifient le type d’utilisateur ou la division une fois que l’utilisateur l’a saisi dans son compte.
• Authentification unique (SSO): si votre organisation utilise l’authentification unique (SSO) pour vous connecter à Qualtrics, vous pouvez utiliser les attributs transmis à Qualtrics via ce processus de connexion pour affecter et mettre à jour automatiquement le type d’utilisateur, la division et le groupe d’utilisateurs.

Contenu utilisateur partagé

Cette section couvre les options de marque qui permettent aux utilisateurs de partager du contenu. Cela inclut des groupes pour le partage d’enquêtes, de graphiques et de fichiers, ainsi que des options au niveau de la marque telles que les thèmes d’enquête et les extensions tierces.

• Groupes: les groupes permettent à un sous-ensemble d’utilisateurs de partager du contenu tel que des enquêtes, des graphiques, des messages, des fichiers et des contacts.
• Types de groupes: les types de groupes, similaires aux types d’utilisateur, sont des ensembles d’autorisations qui déterminent ce qu’un utilisateur est autorisé à faire avec le contenu appartenant à un groupe.
• Thèmes: l’onglet Thèmes de la page Admin vous permet de créer des thèmes dynamiques de marque à utiliser pour l’ensemble de la marque.
• Extensions: Qualtrics vous permettant d’intégrer de nombreux logiciels différents, vous pouvez gérer les paramètres qui déterminent les comptes auxquels l’ensemble de la marque doit être liée lorsqu’ils utilisent ces extensions. Vous pouvez également ajouter des identifiants d’extension à partager avec vos utilisateurs.

Surveillance de l’utilisation de la plateforme

Les administrateurs de licences peuvent utiliser les ressources répertoriées ci-dessous pour surveiller l’utilisation des licences. Les pages répertoriées ci-dessous vous aident à afficher l’activité sur votre licence et à configurer les paramètres de sécurité qui s’appliquent à tous vos utilisateurs.

• Rapports d’administrateur: l’onglet Rapports d’administration vous aide à comprendre facilement l’utilisation pour l’ensemble de votre licence.
• Paramètres de l’organisation: vous pouvez modifier ici des paramètres tels que les exigences en matière de mot de passe, les informations de la page de connexion et les domaines « De » personnalisés à utiliser dans votre organisation.
• Sécurité: l’onglet Sécurité est un module complémentaire supplémentaire, mais il inclut des fonctionnalités telles que la possibilité de suivre les utilisateurs connectés, d’ajouter des exigences supplémentaires aux mots de passe, de modifier le nombre d’échecs de connexion entraînant un verrouillage de compte et bien plus encore.
• Confidentialité des données : l’onglet Confidentialité des données vous permet de configurer une politique sur les données sensibles et de répondre aux demandes relatives aux données à caractère personnel.
• Balises d’utilisation: les mots-clés d’utilisation permettent de suivre le nombre de réponses à l’enquête ou de sièges utilisateur consommés pour différentes parties de votre organisation au cours d’une période donnée.
• Approbations: le processus d’approbation du projet permet aux administrateurs de configurer des règles pour les cas où les enquêtes doivent être approuvées avant d’être publiées.

Zones du produit affectées par l’administrateur

L’administration des utilisateurs sur la page Admin affecte toutes les zones du produit Qualtrics. Cela inclut tout, des projets aux répertoires, en passant par les workflows, les tableaux de bord, etc. Vous pouvez considérer la page d’administration comme l’administration de niveau supérieur de votre organisation Qualtrics et de toutes les fonctions ou de tous les utilisateurs inclus.

Cela étant dit, il existe des moyens supplémentaires de gérer certains produits. Ces méthodes d’administration s’ajoutent généralement à ce qui est contrôlé sur la page « Admin », et non pas au remplacement de. Ces méthodes d’administration ne nécessitent pas nécessairement que les utilisateurs soient des Administrateurs de marque ou de Division ; d’autres types d’utilisateurs peuvent être appliqués à la place, vous n’avez donc pas besoin d’accorder des pouvoirs d’administration complets à un trop grand nombre de personnes.

Voici des exemples d’autres fonctionnalités d’administration sur la plateforme :

• Autorisations de collaboration sur les enquêtes
• Tableau de bord expérience client
  • Administrateur utilisateur
  • Rôles
• Expérience employé
  • Répertoire des employés
  • Rôles des participants
  • Contrôle de l’accès aux enregistrements des employés
  • Autorisations de collaboration
• Meilleures pratiques d’administration du répertoire XM

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FAQ