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Onglet Configuration de l’entretien (Tests utilisateur modérés)

Attention : Cette fonction est disponible uniquement pour les utilisateurs de la nouvelle des tarifs et des plans d’emballage simplifiés ou les clients qui ont activement participé au programme de prévisualisation pour cette fonction. Pour plus d’informations, voir Aperçu public Qualtrics. Si vous avez des questions sur votre plan de tarification et d’emballage Qualtrics, contactez votre équipe de compte.

À propos de l’onglet Configuration de l’entretien

Après création d’un Projet de test utilisateur modéré, vous serez dirigé(e) vers Configuration de l’entretien onglet. Ici, vous pouvez configurer les détails de l’entretien et ajouter votre disponibilité afin que les répondants puissent commencer à réserver des entretiens. Il est important de renseigner les informations de cet onglet, car sans configurer les détails de l’entretien ou ajouter la disponibilité, les répondants ne pourront pas planifier d’entretiens.

Vous pouvez créer configurations d’entretiens multiples à utiliser dans votre projet. Après les avoir créés, vous devez en sélectionner un dans Question du sélecteur d’entretien pour que les répondants puissent planifier des entretiens.

Détails généraux

Les détails de la section Détails généraux sont requis. Vous devez configurer les informations suivantes avant que les répondants puissent commencer à planifier des entretiens :

Nom : Nom de l’entretien.
Date de début : Date de début de l’entretien.
Date de fin : Date de fin de l’entretien.
Durée de l’entretien : Durée de chaque entretien.
Intervalle de plage horaire : Fréquence à laquelle les plages horaires sont générées.

Disponibilité de l’entretien

Attention : Si vous n’ajoutez aucune disponibilité, aucun créneau de réservation ne sera généré dans l enquête et les répondants ne pourront pas réserver d enquête entretiens.

Vous pouvez définir la disponibilité de votre entretien en synchronisant votre Google Agenda ou en l’ajoutant manuellement.

Ajout d’une disponibilité

Cliquez sur Synchroniser le calendrier pour connecter un Google Agenda externe ou cliquez sur Saisir la disponibilité pour ajouter manuellement des périodes disponibles. Consultez la section Synchronisation de Google Agenda ci-dessous pour obtenir des instructions sur la synchronisation de votre calendrier.
Un calendrier contenant toutes les dates comprises dans la plage de dates d’entretien s’affiche, en fonction de ce que vous avez sélectionné comme date de début et date de fin. Cliquez sur Modifier la disponibilité pour commencer à ajouter des créneaux de disponibilité à votre calendrier.

Astuce Qualtrics : Si vous saisissez votre disponibilité manuellement, le calendrier sera vide. Si vous avez effectué une synchronisation Google Agenda, votre disponibilité sera définie sur M-F, 9-5 PM.

Astuce Qualtrics : Si vous avez choisi de synchroniser votre Google Agenda et que vous avez sélectionné Contrôle des conflits, les réunions existantes seront automatiquement ajoutées en tant que conflits. Ces conflits ne peuvent pas être modifiés dans Qualtrics ; si des modifications sont nécessaires, elles doivent être effectuées dans Google Agenda.

Astuce Qualtrics : Si vous commencez à ajouter la disponibilité manuellement, vous pouvez toujours ajouter votre Google Agenda en cliquant sur Synchroniser Google Agenda.
Sélectionner Ajouter une disponibilité ou cliquez/faites glisser l’emplacement souhaité dans le calendrier pour ajouter un créneau horaire disponible.
Saisissez ou confirmez la date de la plage horaire.
Ajoutez une heure de début et une heure de fin.
Si vous souhaitez que le créneau horaire se répète chaque semaine jusqu’à la date de fin de votre entretien, sélectionnez Répétition hebdomadaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Lorsque vous avez terminé d’ajouter toutes vos disponibilités, cliquez sur Sauvegarder disponibilité.

Astuce Qualtrics : En mode de modification, vous pouvez utiliser la liste déroulante des zone horaires pour sélectionner un fuseau zone différent pour votre calendrier.

Affichage sous forme de liste

Par défaut, votre disponibilité est affichée dans une vue de calendrier. Cliquez sur Liste pour afficher et ajouter la disponibilité dans une vue liste.

Dans la section Disponibilité récurrente, vous pouvez ajouter des plages horaires cohérentes que vous êtes libre pendant chaque jour de la semaine. Cochez la case en suivant d’un jour pour ajouter une fenêtre disponible. Si aucun jour n’est coché, vous serez marqué comme non disponible pour ce jour. Utilisez les listes déroulantes pour ajouter une heure de début et de fin spécifique. Cliquez sur le signe plus pour ajouter des fenêtres supplémentaires.

À droite, vous pouvez ajouter des exceptions à votre planification récurrente en cliquant sur Ajouter une exception. Après avoir sélectionné une date, vous serez automatiquement marqué comme non disponible pour ce jour. Pour ajouter un ou plusieurs créneaux horaires qui seront disponibles à cette date, sélectionnez Ajouter la disponibilité pour ce jour.

Synchronisation de Google Agenda

Cliquez sur Synchroniser le calendrier.

Astuce Qualtrics : Si vous avez déjà ajouté la disponibilité, cliquez sur Synchroniser Google Agenda. capture d’écran
Cliquez sur Synchroniser Google Agenda.
Sélectionnez un compte Google.
Cliquez sur Continuer.
Cochez les deux cases pour donner accès à votre calendrier. Si les deux cases ne sont pas cochées, votre calendrier ne sera pas synchronisé correctement.
Cliquez sur Continuer.
Utilisez les cases à cocher pour sélectionner le(s) calendrier(s) à synchroniser.
Décidez de la manière dont vous souhaitez utiliser chaque calendrier :
- Contrôle des conflits : Toutes les réunions existantes dans votre calendrier Google seront ajoutées à votre calendrier en tant que conflits.
- Pousser les réservations vers le calendrier externe : Lorsqu’un répondant réserve un entretien avec vous, il sera automatiquement ajouté en tant qu’évènement à votre calendrier Google synchronisé.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Terminer.

Après avoir synchronisé votre calendrier, cliquez sur Modifier la synchronisation du calendrier pour modifier les calendriers auxquels votre projet a accès ou pour supprimer la synchronisation.

Options de planification

Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer des options de planification supplémentaires.

Nombre maximum d’entretiens par jour : Nombre maximal d’entretiens pouvant être programmés chaque jour. Saisissez un nombre dans la zone de texte pour définir une limite.
Marge avant l’entretien : Un créneau horaire avant les entretiens pendant lequel rien ne peut être programmé. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un incrément de 0 à 30 minutes.
Marge après entretien : Un créneau horaire après les entretiens pendant lequel rien ne peut être programmé. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un incrément de 0 à 30 minutes.
Empêcher les réservations de dernière minute : Période de marge pour empêcher les réservations de dernière minute. Saisissez un nombre dans la zone de texte et sélectionnez minutes, heures ou jours avant l’entretien. Les entretiens peuvent être planifiés jusqu’au moment que vous avez défini.

Modérateurs supplémentaires

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des modérateurs supplémentaires à votre projet. D’autres modérateurs pourront également mener des entretiens, mais ils ne seront pas programmés pour les entretiens tant qu’ils n’auront pas ajouté leur disponibilité.

Les modérateurs supplémentaires pourront ajouter leur propre disponibilité, et ne verront pas les horaires des autres modérateurs. Pour ajouter une personne en tant que modérateur, commencez à taper son nom dans la zone de texte et sélectionnez-la. Vous pouvez uniquement ajouter d’autres utilisateurs de votre organisation.

Une fois que vous avez ajouté des modérateurs supplémentaires, vous pouvez décider de la manière dont vous souhaitez que les entretiens soient programmés.

Tous les modérateurs par entretien : Tous les modérateurs sont ajoutés à chaque entretien.
Un modérateur rotatif par entretien : 1 modérateur est ajouté à chaque entretien, et les modérateurs sont choisis au hasard en fonction de la disponibilité de chaque modérateur.

Astuce Qualtrics : Cliquez sur Retirez-vous des entretiens pour éviter que de futurs entretiens ne soient planifiés avec vous. Cette option n’est pas disponible tant que vous n’avez pas ajouté un autre modérateur et qu’ils n’ont pas ajouté leur disponibilité. La suppression de vous-même n’affectera pas les réservations actuelles.

Attention : Les modérateurs supplémentaires ne recevront pas d’entretiens tant qu’ils n’auront pas saisi leur disponibilité dans le projet.

Enregistrement de votre configuration

Cliquez sur Enregistrer la configuration de l’entretien pour sauvegarder votre configuration. Cela sauvegardera les détails de l’entretien, la disponibilité et les paramètres supplémentaires que vous avez configurés. Si vous quittez la page avant de l’enregistrer, vous devrez recommencer la configuration de votre entretien.

Créer des types d’entretiens supplémentaires

La création de plusieurs types d’entretiens vous offre de la flexibilité et vous permet de modifier les paramètres d’entretien pour les adapter à différents scénarios. Vous pouvez proposer des entretiens de différentes durées ou fournir des disponibilités différentes pour différents types d’entretiens.

Par exemple, certains répondants, comme les managers, peuvent avoir besoin d’entretiens plus longs que d’autres répondants, comme les non-managers. Vous pouvez également avoir des répondants qui parlent différentes langues et souhaitez créer un type d’entretien pour attribuer les répondants anglophones aux modérateurs anglophones, et un autre pour attribuer les répondants hispanophones aux modérateurs hispanophones.

Une fois que vous avez enregistré votre premier type d’entretien, cliquez sur Nouveau pour ajouter un type d’entretien supplémentaire.

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