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À propos de Qualtrics et la conformité RGPD

Qualtrics est conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données) et fournit une technologie qui permet à nos clients d’être également conformes au RGPD. Cette page de support traite de la manière dont les utilisateurs peuvent gérer les demandes des personnes concernées à l’aide de la plateforme Qualtrics, en se concentrant notamment sur la manière dont un utilisateur peut modifier et supprimer des données.

Les clients de Qualtrics doivent consulter leur propre conseil juridique sur la manière de se conformer au RGPD, même si Qualtrics fournit une technologie permettant à nos clients de respecter le RGPD.

Pour plus de détails sur Qualtrics et le RGPD, consultez cette page. Si vous avez des questions supplémentaires sur la conformité au RGPD, veuillez vous adresser à votre XM Success Manager ou contacter le support de Qualtrics en vous connectant à votre Customer Success Hub.

Modification de données

Une réponse à une enquête peut être éditée si l’utilisateur dispose de l’autorisation d’enquête appropriée – Éditer les réponses à l’enquête, qui est contrôlée par les administrateurs de l’organisation. Cette autorisation permet à l’utilisateur de modifier ses données. Les captures d’écran ci-dessous montrent comment le nom George a été changé en Georgiana à l’aide de la fonction d’édition des réponses.

• Exporter les anciennes données au format CSV ou TSV.
• Modifiez le CSV ou le TSV avec les nouvelles données.
• Importer les nouvelles données.
• Supprimez les anciennes données de Qualtrics.

Suppression de données par adresse e-mail

Un Administrateur de l’Organisation peut utiliser une adresse e-mail pour supprimer toutes les réponses aux enquêtes, les contacts, les listes de contacts, les comptes d’utilisateurs et les tickets liés à cette même adresse e-mail. Les contacts et les listes de la Plateforme Enquête et du Répertoire XM seront supprimés. Si les répondants souhaitent que vous supprimiez toutes leurs données, il est préférable de contacter votre Administrateur de l’Organisation avec une liste de contacts et de leur demander de suivre les instructions de cette section.

L’Administrateur de l’Organisation peut se rendre sur la page Admin, sélectionner l’onglet Confidentialité des données et s’assurer que vous vous trouvez dans la section Données personnelles.

Cliquez ensuite sur Ajouter une demande.

Saisissez l’adresse électronique de la personne dont vous souhaitez supprimer les données, puis sélectionnez Supprimer toutes les données.

Vous pouvez également rechercher tous les enregistrements associés à un courriel, si vous souhaitez d’abord savoir combien d’enregistrements seront supprimés par cette action. Cette option permet également de ventiler les enregistrements selon qu’ils sont des réponses à une enquête, des tickets, des contacts ou des utilisateurs.

Si vous avez plusieurs adresses électroniques à rechercher et à supprimer simultanément, sélectionnez Adresses électroniques multiples lorsque vous créez une demande, puis téléchargez un fichier CSV de toutes les adresses électroniques pour lesquelles vous souhaitez supprimer (ou rechercher) les enregistrements correspondants. Vous devez vous assurer que le fichier n’est pas encodé en UTF-8. Vous pouvez dresser une liste de 500 adresses e-mail maximum dans un fichier.

Suppression des réponses par date

Pour supprimer toutes les réponses enregistrées avant une certaine date, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Naviguez jusqu’à l’onglet Données et analyse.
   
2. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un filtre.
   
3. Sélectionnez Métadonnées d’enquête.
4. Sélectionnez la date de fin.
   
5. Sélectionner avant.
   
6. Sélectionnez la date avant laquelle vous souhaitez supprimer toutes les réponses.
7. Le fait de cocher la case supérieure cochera automatiquement les cases de toutes les réponses pour lesquelles vous avez appliqué un filtre sur cette page.
8. Cliquez sur Sélectionnez toutes les réponses.
   
9. Cliquez sur Avec sélectionné.
10. Sélectionner Supprimer.
    
11. Cochez la case Je suis sûr de vouloir supprimer les réponses. Vous pouvez également cocher la case Décrémenter tous les quotas pour les réponses effacées. lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Supprimer les réponses.
    

Suppression des données : Plate-forme d’enquête

Cette section décrit comment un utilisateur standard peut supprimer des points de données individuels. Vous pouvez supprimer les éléments suivants :

• La totalité de la réponse à l’enquête, plusieurs réponses ou toutes les réponses
• L’ensemble du projet d’enquête (y compris toutes les données connexes)
• Un contact, plusieurs contacts, toute la liste de contacts ou plusieurs listes de contacts
• Données administratives
• Contenu des modules complémentaires tels que Stats iQ, l’application hors ligne et la création de tickets

Si vous avez accès à plus que la plateforme d’Enquête, les sections ci-dessous couvriront la façon de supprimer ces données.

Suppression de données relatives aux réponses

1. Naviguez jusqu’à l’onglet Données et analyse et cliquez sur la case à cocher correspondant à la ou aux réponses que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur Avec sélection et choisissez Supprimer.
   
3. Cochez la case Je suis sûr de vouloir supprimer les réponses. Si vous le souhaitez, cochez la case Réduire tous les quotas pour la réponse supprimée. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Supprimer les réponses.
   

Pour plus de détails, consultez la page d’assistance sur la suppression des réponses.

Suppression de projets entiers

Supprimer un projet efface toutes les données de réponse qu’il contient. Elle ne supprime pas les contacts, les listes de contacts ou les réponses des applications hors ligne encore mises en cache sur votre appareil.

Cliquez sur la liste déroulante située à côté du projet que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer le projet au bas de la liste.

Une fois qu’un projet est supprimé, votre Administrateur Organisation peut s’assurer qu’il est supprimé définitivement. Si vous êtes Administrateur de l’Organisation et que vous ne savez pas comment procéder, reportez-vous à la sous-section Suppression des données d’administration ci-dessous pour savoir comment procéder.

Suppression de contacts et de listes de contacts

En supprimant un contact, vous effacez leurs informations de toutes les distributions ayant été envoyées auparavant à cette même liste de contacts. La suppression d’un contact n’efface pas les réponses aux enquêtes complétées par le contact. Vous devrez donc toujours supprimer la réponse.

Pour supprimer un ou plusieurs contacts, procédez de la manière suivante :

1. Cochez la case à côté du nom du contact à supprimer.
   
2. Cliquez sur le menu Avec 1 élément sélectionné et choisissez Supprimer.
   

Pour supprimer une liste de contacts et tous les contacts qu’elle contient, cliquez sur le menu déroulant de la liste et sélectionnez Supprimer en bas.

Suppression de données d’administration – Enquêtes

Pour supprimer définitivement un projet du compte d’un utilisateur, l’utilisateur doit d’abord le supprimer lui-même. L’administrateur de l’organisation doit alors accomplir les tâches suivantes :

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Accédez à l’onglet Utilisateurs.
   
3. Cliquez sur le nom d’utilisateur de l’utilisateur.
4. Cliquez sur Afficher les infos sur l’utilisation du compte.
   
5. Les enquêtes ayant des noms en rouge ont été supprimées par l’utilisateur. Cliquez sur Supprimer définitivement.
   
6. Type de champ : supprimer.
   
7. Cliquez sur Supprimer.

Suppression de données d’administration – Utilisateurs

La suppression d’un utilisateur supprime toutes ses données, y compris les réponses, les listes de contacts et tout autre élément du compte. Pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs, l’administrateur de l’organisation doit procéder comme suit :

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Sélectionner les utilisateurs.
   
3. Recherchez l’utilisateur existant en utilisant un des critères de recherche et filtres suivants : nom d’utilisateur, prénom, nom, division, type d’utilisateur et statut du compte. Vous pouvez utiliser plusieurs critères à la fois.
4. Pour le compte utilisateur que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer l’utilisateur, situé à droite sous Actions.
5. Suivez les invites pour confirmer votre action, puis cliquez à nouveau sur Supprimer .
   

Suppression de Stats iQ

Une fois les données supprimées de l’onglet Données et analyse (décrit dans la sous-section Suppression des données Réponses ci-dessus), vous devrez supprimer les données de Stats iQ. Vous pouvez le faire en actualisant les données.

Cliquez sur Paramètres et sélectionnez Importer les dernières données en haut à droite.

Suppression de l’application hors ligne

Si vous avez des réponses en cours sur votre application hors ligne, vous pouvez soit les télécharger vers Qualtrics pour pouvoir les supprimer de Données et analyse, soit les supprimer de votre appareil.

Supprimez les réponses directement de votre appareil en procédant de la manière suivante :

1. Accédez à l’écran où se trouve l’enquête.
   
2. Tapez sur Réponses incomplètes.
   
3. Pointez sur la réponse incomplète que vous souhaitez manager.
   
4. Cliquez sur Supprimer la réponse.

Suppression de tickets

Parfois, votre programme de ticketing inclura des données de réponse ou des données intégrées avec les tickets créés à partir des réponses à l’enquête. Si vous êtes Administrateur de l’Organisation, vous pourrez supprimer des tickets en cliquant sur l’icône de la corbeille, comme indiqué ci-dessous.

Suppression des données : Répertoire XM

Tout contact supprimé du répertoire sera automatiquement supprimé de toutes les autres listes de diffusion et distributions envoyées à ces listes. Toutes les informations de contact seront toutefois conservées dans la réponse à l’enquête. Voir la section Suppression des données : Plate-forme d’enquête ci-dessus pour plus de détails sur la suppression de ces réponses.

Suppression des contacts du répertoire

Suivant l’onglet Contacts du répertoire, cochez la case située à côté de chaque contact que vous souhaitez supprimer. Une fois que vous avez sélectionné le(s) contact(s) à supprimer, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Supprimer le(s) contact(s).

Suppression de la liste de distribution

La suppression d’une liste de diffusion ne supprime pas les contacts. Vous devrez supprimer les contacts du répertoire.

Suppression de données : Tableaux de bord CX

Suppression de données provenant d’une enquête

Si vous supprimez les réponses à l’enquête ou l’enquête elle-même en suivant les instructions de la section Suppression des données : Plateforme d’enquête, les données seront automatiquement supprimées du tableau de bord.

Suppression de données relatives aux tickets

Si vous supprimez les tickets en suivant les instructions de la Création de tickets : Plateforme d’enquête, les données seront automatiquement supprimées du tableau de bord.

Suppression de données de distribution

Si vous produisez un rapport sur les données de Distribution dans votre tableau de bord, vous pouvez utiliser l’outil de confidentialité des données pour faire supprimer ces données et toutes les données Qualtrics supplémentaires provenant des mêmes adresses e-mail.

Suppression des données : Employee Experience

Pour les projets 360, Engagement des employés, Cycle vie des employés et Recherche ad hoc sur les employés, vous pouvez supprimer toutes les informations liées à un répondant en un seul endroit. Lorsque vous supprimez un participant dans le répertoire, les informations ci-dessous sont également effacées :

• Leur réponse dans chaque projet
• Leurs métadonnées
• Tous leurs rapports et données de tableau de bord
• Le compte du participant

Deux méthodes permettent de supprimer un participant du répertoire.

La première méthode consiste à le faire de manière individuelle. Cliquez sur le menu déroulant situé à côté d’un utilisateur, puis sélectionnez Supprimer du répertoire.

La deuxième méthode consiste à supprimer plusieurs utilisateurs à la fois. Si vous cochez la case située à côté de chaque personne que vous souhaitez supprimer, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu déroulant à gauche et en choisissant Supprimer du répertoire.

Suppression des données : Solutions personnalisées

Vous devez tenir compte de certaines considérations supplémentaires si vous avez choisi une solution personnalisée.

Serveur SFTP

Si vous utilisez un serveur SFTP, après avoir supprimé les données de la plateforme Qualtrics, vous devrez également supprimer toutes les données personnelles du serveur SFTP.

Suppression des données : Reprise de session

Pour les projets Website Insights utilisant la relecture de session, vous pouvez supprimer les sessions et leurs données associées dans l’onglet Relecture de session.

Si vous souhaitez supprimer une session pour une raison quelconque, cliquez sur la case à gauche de la session et sélectionnez Supprimer.

Vous pouvez également cocher plusieurs cases pour supprimer plusieurs sessions en même temps, ou cocher la case en haut de chaque page pour sélectionner toutes les sessions de cette page.

Pour plus d’informations sur la sécurité et la confidentialité des données lors de l’utilisation de la relecture de session, voir Sécurité et confidentialité des données pour l’analyse de l’expérience numérique.

Sauvegarde et conservation des données

Cette section porte sur les données dans les Services et non sur les procédures de conservation interne d’entreprise de Qualtrics. Toutes les données des répondants sont sauvegardées par Qualtrics à l’aide de deux méthodes : la propagation automatique sur les serveurs (immédiatement après la collecte) et des sauvegardes quotidiennes complètes hors site et cryptées. Cependant, il incombe aux clients de sauvegarder régulièrement leurs données en cas de suppression/modification accidentelle causée par un de leurs utilisateurs, et pour répondre à leurs propres politiques de conservation des archives/données. Qualtrics sauvegarde les données aux fins de rétablissement après une catastrophe uniquement. Il incombe au client de mettre en œuvre les délais de conservation qui s’appliquent pour ses données. Pour plus d’informations sur la manière de supprimer les réponses enregistrées avant une certaine date, reportez-vous à la section Suppression des réponses par date ci-dessus.

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