Modèle d’article

Introduction

Qualtrics se conforme aux lois applicables en matière de confidentialité des données dans son rôle de responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle collecte, et de sous-traitant des données de nos clients collectées à l’aide de la plateforme Qualtrics XM Platform.

Qualtrics fournit une technologie qui permet à nos clients de se conformer à leurs propres obligations en vertu des lois applicables en matière de confidentialité des données.

Cette page de support explique comment les utilisateurs peuvent gérer les demandes des personnes titulaires de données à l’aide de la plateforme Qualtrics.

Bien que Qualtrics fournisse une technologie qui permet à ses clients de se conformer à diverses lois sur la protection de la vie privée, Qualtrics ne peut pas fournir de conseils juridiques à ses clients et rien de ce qui est contenu dans le présent document ne doit être interprété comme un conseil juridique. Les clients doivent demander leur propre avis juridique sur la manière de se conformer aux lois sur la protection de la vie privée.

Si vous avez des questions supplémentaires sur la conformité en matière de confidentialité, veuillez vous adresser à votre Customer Success Manager ou contacter le support de Qualtrics en vous connectant à votre Customer Success Hub.

Demandes des personnes titulaires de données

Dans certaines circonstances, les individus peuvent avoir les droits suivants en ce qui concerne les données personnelles, ce qui peut inclure

• Le droit d’accéder à leurs données personnelles
• Le droit de rectifier leurs données personnelles si elles sont inexactes
• Le droit de supprimer leurs données personnelles
• Le droit de limiter le traitement de leurs données personnelles
• Le droit à la portabilité de leurs données
• Le droit de contester le traitement de leurs données personnelles
• Le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles

Si un répondant à une enquête souhaite exercer des droits relatifs à ses données personnelles ou aux informations personnelles qui ont pu être collectées via la plateforme Qualtrics XM, il doit contacter le client qui a collecté les données personnelles concernées.

Si une personne souhaite exercer des droits en rapport avec des données à caractère personnel pour lesquelles Qualtrics agit en tant que contrôleur de données, elle doit suivre les conseils fournis dans la politique de confidentialité de Qualtrics.

Accès aux données

Si vous recevez une demande d’accès aux données à caractère personnel que vous détenez sur une personne évaluée, vous devez consulter la page suivante concernant l’exportation des données de réponse.

La fonction d’exportation des données permet de télécharger les données brutes des réponses pour les utiliser en dehors de la plateforme XM. Les fichiers de données exportés vous permettent de visualiser comment les répondants individuels ont répondu à chaque question dans une enquête. Ils incluent également les métadonnées de l’enquête (par exemple, la date d’enregistrement, l’adresse IP, etc.), les champs de contact et toutes les données intégrées.

Les données exportées peuvent ensuite être partagées avec la personne évaluée dans plusieurs formats d’exportation, notamment CSV, XML, SPSS et autres.

Modification de données

Si vous recevez une demande d’une personne titulaire de données demandant de modifier ses données, vous avez plusieurs options. Les réponses à la question de savoir comment modifier les données de réponse de l’enquête sont disponibles sur la page d’assistance relative à la modification des données. Une réponse à une enquête peut être modifiée si l’utilisateur dispose de l’autorisation de compte appropriée, Modifier les réponses à l’enquête, qui est contrôlée par les administrateurs de l’organisation. Cette autorisation permet à l’utilisateur de modifier ses données. De plus amples informations sont disponibles sur la page d’assistance relative à l’édition des réponses.

Il est également possible de modifier les informations d’un contact dans votre Répertoire en suivant les instructions de la page d’aide Gestion de plusieurs contacts du Répertoire.

Suppression de données (droit à l’oubli)

Si vous recevez une personne évaluée demandant l’effacement des données à caractère personnel d’une personne, vous devez consulter la page suivante concernant le droit à l’effacement. Il existe diverses manières de supprimer des données selon les types de données que vous détenez sur une personne. Veuillez consulter les pages suivantes pour de plus amples instructions sur la suppression de données de la plateforme Qualtrics :

• Suppression de données par adresse e-mail
• Suppression des données : Plate-forme d’enquête
• Suppression des données : Répertoire XM
• Suppression de données : Tableaux de bord CX
• Suppression des données : Employee Experience
• Suppression des données : Solutions personnalisées

Toutes les données des répondants sont sauvegardées par Qualtrics à l’aide de deux méthodes : la propagation automatique sur les serveurs (dès la collecte) et des sauvegardes quotidiennes complètes hors site et cryptées. Cependant, il incombe aux clients de sauvegarder régulièrement leurs données en cas de suppression/modification accidentelle causée par un utilisateur, et pour répondre à leurs propres politiques de conservation des archives/données. Qualtrics sauvegarde les données aux fins de rétablissement après une catastrophe uniquement.

Lorsqu’un utilisateur supprime des données de la plateforme Qualtrics, toutes les sauvegardes desdites données à des fins de reprise après sinistre seront supprimées dans un délai de 90 jours.

Restriction de traitement

Au sein de la plateforme Qualtrics, vous avez la possibilité de supprimer les données de la personne de la plateforme XM conformément aux instructions ci-dessus si vous souhaitez supprimer les informations de la personne. Vous pouvez également choisir d’utiliser le Répertoire XM pour créer et mettre à jour les informations sur les contacts dans une base de données centrale et envoyer des enquêtes directement aux listes de distribution ou restreindre les distributions qui peuvent être envoyées à une personne.

Portabilité des données

Si vous recevez une demande d’une personne évaluée qui souhaite obtenir et réutiliser ses données à caractère personnel à ses propres fins dans différents services, vous devez consulter la page d’assistance sur l ‘exportation des données de réponse, qui décrit en détail la fonction d’exportation des données. La fonction d’exportation des données permet de télécharger les données brutes des réponses pour les utiliser en dehors de la Plateforme XM. Les fichiers de données exportés vous permettent de visualiser comment les répondants individuels ont répondu à chaque question dans une enquête. Ils incluent également les métadonnées de l’enquête (par exemple, la date d’enregistrement, l’adresse IP, etc.), les champs de contact et toutes les données intégrées.

Parmi vos options d’exportation, vous pouvez choisir le type de fichier de votre téléchargement. Les différents types de fichiers sont détaillés sur la page Formats d’exportation de données.

Opposition au traitement

Dans le cadre d’une enquête particulière, vous pouvez choisir de demander le consentement du répondant avant de lui envoyer le reste de l’enquête. Si la personne titulaire de données décide qu’elle ne veut pas participer, vous pouvez mettre fin à sa session d’enquête. Vous trouverez des détails sur la manière de configurer ce formulaire dans la plateforme Qualtrics sur la page de support ” Construire un formulaire de consentement”.

Si une personne s’oppose à recevoir un certain type d’enquêtes, vous pouvez utiliser le Répertoire XM pour établir des règles de contact avec cette personne.

Vous pouvez également choisir de supprimer les informations de la personne de votre compte Qualtrics en suivant les instructions indiquées précédemment.

Droits concernant la prise de décision et le profilage automatiques

En tant que contrôleurs de données, les clients déterminent les éléments suivants concernant les données conservées sur la plateforme Qualtrics :

• Le type de données à collecter
• La personne auprès de laquelle collecter les données
• L’endroit où collecter les données
• L’objectif de la collecte des données
• Le moment auquel supprimer les données

Vous devez déterminer si vous disposez d’une base légale pour réaliser la prise de décision et le profilage automatiques et, si c’est le cas, si votre exécution de ces activités est conforme à la loi en vigueur. Les outils mentionnés ci-dessus, qui vous permettent de traiter d’autres demandes de personnes titulaires de données, peuvent être utilisés pour prendre en charge toutes les demandes des personnes titulaires de données s’opposant à la prise de décision et au profilage automatiques.

Journaux d’accès en lecture

Le journal d’activités n’affiche pas tous les accès en lecture aux données situées dans les répertoires de votre organisation. En cas de nécessité légale de savoir qui a accédé aux informations de votre compte, vous pouvez contacter le service d’assistance, qui transmettra la demande à notre Centre des opérations de sécurité.

Application de mises en suspens juridiques

La plateforme Qualtrics fournit un certain nombre d’outils pour prendre en charge les mises en suspens juridiques/pour litige ou les demandes de conservation de documents.

Vous pouvez choisir d’utiliser la fonctionnalité d’exportation des données. La fonction Exporter des données permet de télécharger les données de réponse brutes à utiliser hors de la plateforme d’enquête. Parmi vos options d’exportation, vous pouvez choisir le type de fichier de votre téléchargement. Les différents types de fichiers sont détaillés sur la page Formats d’exportation de données. Les fichiers de données exportés vous permettent de visualiser comment les répondants individuels ont répondu à chaque question dans une enquête. Ils incluent également les métadonnées de l’enquête (par exemple, la date d’enregistrement, l’adresse IP, etc.), les champs de contact et toutes les données intégrées. Ce fichier téléchargé peut être crypté et conservé hors de la plateforme Qualtrics.

Vous pouvez aussi choisir de modifier les paramètres d’autorisation utilisateurs sur la plateforme Qualtrics, afin que seuls certains utilisateurs puissent interagir et/ou accéder aux données particulières en question. Les détails concernant la création et la gestion des utilisateurs se trouvent sur la page Créer & Manager des utilisateurs, et les détails concernant la modification des paramètres d’autorisation se trouvent sur la page Autorisations des utilisateurs.

Alors que Qualtrics fournit une technologie permettant aux clients de respecter les demandes de mise en suspens juridique ou de conservation de documents, les clients Qualtrics doivent consulter leur propre conseiller juridique concernant la conformité.

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