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E-mails de rappels et remerciements
À propos des e-mails de rappel et de remerciement
Après avoir invité les répondants à participer à l’enquête, Qualtrics vous permet d’envoyer des e-mails spéciaux aux répondants pour leur rappeler de la terminer ou pour les remercier de l’avoir terminé. Le système reconnaît qui a complètement répondu à l’enquête, vous n’avez donc pas à créer une liste de contacts spéciale !
Envoyer un e-mail de rappel
Pour aider à augmenter les taux de réponse, vous pouvez effectuer un suivi auprès des répondants qui n’ont pas répondu à leur enquête en envoyant un e-mail de rappel. Les e-mails de rappel sont uniquement envoyés aux participants qui n’ont pas encore terminé leur enquête et qui incluent ce type d’e-mail. lien individuel pour la session d’enquête de ce destinataire. Si les participants ont déjà commencé l’enquête, ils pourront reprendre là où ils s’étaient arrêtés.
- Cliquez sur le signe plus ( + ) en regard de votre e-mail.
- Cliquez sur Planifier un rappel.
- Sous Quand, planifiez l’heure de votre distribution.
Astuce Qualtrics : par défaut, votre e-mail sera envoyé 1 heure après avoir cliqué sur Envoyer, mais vous pouvez choisir parmi une plage d’heures courantes ou planifier une heure personnalisée à la place. - Saisissez un objet pour votre e-mail.
Astuce Qualtrics : les champs Adresse de l’expéditeur, Nom de l’expéditeur et E-mail de réponse seront renseignés par défaut. Bien que vous puissiez modifier le nom de l’expéditeur sans problème, consultez notre Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée pour savoir comment modifier correctement l’adresse e-mail d’expéditeur et de réponse.
- Cliquez sur Charger le message pour insérer un message précédemment enregistré ou saisissez un nouveau message dans le corps.
Astuce Qualtrics : pour obtenir des conseils sur la configuration de votre e-mail, consultez la page Personnaliser votre e-mail.
- Cliquez sur Envoyer.
Astuce Qualtrics : Si votre distribution initiale a reçu trop de réclamations, vous ne pourrez pas envoyer votre rappel et vous recevrez un message d’erreur.
Statut du rappel de l’e-mail et de l’historique de distribution
Lorsque vous cliquez sur le signe plus (+ ) en regard d’une distribution par e-mail, vous obtenez plus d’informations sur les rappels liés à cette invitation. Ces informations de rappel incluent le statut, les métriques et les actions.
Si vos e-mails de rappel n’ont pas encore été envoyés, vous pouvez voir le statut Planifié à droite du bloc et l’heure d’envoi exacte à gauche. Vous pouvez également modifier le message de rappel et l’heure d’envoi en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Modifier.
Si vos e-mails de rappel ont été envoyés, vous pouvez voir les statistiques de distribution à droite et l’heure d’envoi à gauche. En outre, vous pouvez voir quel message a été envoyé en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Afficher répartition. Si vous avez accès au répertoire XM ou à l’expérience des nouveaux contacts, vous aurez également la possibilité de télécharger l’historique, ce qui vous permettra de télécharger un fichier contenant le statut de chaque destinataire dans la distribution.
Astuce Qualtrics : si vous envoyez des e-mails de rappel dans le cadre de votre enquête, il est recommandé de définir un délai de réponse à l’enquête incomplet supérieur ou égal à la durée de la période de rappel.
Par exemple, si vous configurez votre e-mail d’invitation à envoyer 2 e-mails de rappel, le premier envoi après 5 jours et le second après 10 jours, vous devez configurer l’option de réponse à l’enquête incomplète pour qu’elle soit également d’au moins 10 jours. Cette configuration permet aux utilisateurs qui ouvrent l’enquête dès la première invitation sans toutefois la terminer de reprendre leur session lorsqu’ils recevront leur deuxième e-mail de rappel (car l’enquête n’a pas encore expiré).
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Envoyer un e-mail de remerciement
Pour montrer à vos répondants à quel point vous appréciez leur participation, vous pouvez leur envoyer un e-mail de remerciement. Ces e-mails ne sont envoyés qu’aux répondants qui auront une réponse enregistrée pour votre distribution. Cela inclut les réponses complétées ainsi que les réponses incomplètes enregistrées.
Pour envoyer un e-mail de remerciement
- Développez le bloc de distribution en cliquant sur le signe Plus en haut à gauche.
- Cliquez sur Planifier un message de remerciement.
- Planifiez l’heure de votre distribution dans le menu déroulant Quand (par défaut, votre distribution sera envoyée 1 heure après la planification de l’envoi, mais vous pouvez choisir parmi une plage d’heures courantes ou planifier une heure personnalisée).
- Saisissez un objet pour votre e-mail.
Astuce Qualtrics : les champs Adresse de l’expéditeur, Nom de l’expéditeur et E-mail de réponse seront renseignés par défaut. Bien que vous puissiez modifier le nom de l’expéditeur sans problème, consultez notre Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée pour savoir comment modifier correctement l’adresse e-mail d’expéditeur et de réponse.
- Cliquez sur Charger le message pour insérer un message précédemment enregistré, ou commencez à taper pour créer un message électronique.
- Cliquez sur Envoyer.
Statut de l’e-mail de remerciement
Les e-mails de remerciement ont leur propre bloc de statut imbriqué sous la distribution principale. Tout comme la distribution principale, le bloc de remerciement dispose de métriques et d’actions utiles.
Si vos e-mails de remerciement n’ont pas encore été envoyés, vous pouvez voir le statut Planifié à droite du bloc et l’heure d’envoi exacte à gauche. Vous pouvez également modifier le message et l’heure d’envoi en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Modifier.
Si vos e-mails de remerciement ont été envoyés, vous pouvez voir les statistiques de distribution à droite et l’heure d’envoi à gauche. En outre, vous pouvez voir quel message a été envoyé en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Afficher répartition. Si vous avez accès au répertoire XM ou à l’expérience des nouveaux contacts, vous aurez également la possibilité de télécharger l’historique, ce qui vous permettra de télécharger un fichier contenant le statut de chaque destinataire dans la distribution.
Types de projets avec e-mails de rappel et de remerciement
Rappels par e-mail et remerciements décrits sur cette page d’assistance dans plusieurs types de projets, notamment :
Les étapes décrites sur cette page montrent comment envoyer des rappels et des remerciements à partir de l’onglet Distributions du projet.
Si votre licence inclut le répertoire XM, la plupart des options de distribution décrites sur cette page sont également disponibles directement dans le répertoire. Voir E-mails de rappel et de remerciement pour plus de détails.
Types de projets non pris en charge
Bien que vous puissiez envoyer des invitations par e-mail pour d’autres projets, leurs distributions ne correspondent pas nécessairement à ce que vous voyez sur cette page d’assistance et il existe de nombreuses différences importantes à garder à l’esprit.
- Pour Pulse, voir plus d’informations sur la planification des invitations par e-mail.
- Pour les recherches sur l’engagement et les collaborateurs ad hoc, voir E-mails (EX).
- Pour le cycle de vie, voir E-mails de cycle de vie.
- Pour les projets 360, voir E-mails (360).