Éviter d’être marqué comme spam

Comment éviter d’être marqué comme spam

Lors de toute distribution d’e-mails, l’un des principaux objectifs est d’éviter que vos e-mails ne soient bloqués ou dirigés vers le dossier de courrier indésirable de vos destinataires. Essentiellement, vous ne voulez pas que vos courriels soient marqués comme spam.

Lorsque les destinataires marquent vos courriels comme étant des spams, ils enregistrent une plainte. Un trop grand nombre de plaintes aura un impact négatif sur la délivrabilité de vos courriels, réduisant ainsi la probabilité que les destinataires reçoivent vos courriels. Les fournisseurs de services de courrier électronique utilisent les taux de plaintes pour spam comme indicateur clé pour déterminer comment distribuer vos courriels (par exemple, en les envoyant directement dans le dossier “Spam” au lieu de la “boîte de réception”, ou en les bloquant complètement).

Il est important d’essayer de réduire au maximum le nombre de plaintes. Une mauvaise réputation d’expéditeur d’e-mails peut nuire à la crédibilité de votre organisation, et l’augmentation du nombre d’e-mails de spam filtrés entraînera une baisse de vos taux de réponse. Le maintien d’une réputation d’expéditeur positive est essentiel pour garantir un taux élevé de délivrabilité des e-mails et une communication réussie avec vos clients.

Cette page présente les moyens d’éviter que les destinataires ne marquent vos distributions de courriels comme du spam.

Lorsque des e-mails provenant de Qualtrics sont marqués comme étant des spams

Les Rapports sont marqués comme spam lorsqu’un destinataire clique manuellement sur “Signaler le spam” (ou équivalent) pour un email provenant de Qualtrics. Ceci est enregistré comme une plainte sur les serveurs de Qualtrics. Si votre distribution présente un taux de réclamation élevé, cela signifie qu’un pourcentage important de destinataires d’un (ou de plusieurs) fournisseur(s) de courrier électronique a marqué votre distribution comme étant du spam.

Les destinataires peuvent se plaindre pour diverses raisons, dont les plus courantes sont les suivantes :

• Manque de pertinence : Les messages électroniques qui ne sont pas personnalisés ou qui ne correspondent pas aux intérêts du destinataire sont plus susceptibles d’être considérés comme du spam.
• Problèmes de fréquence : L’envoi d’un trop grand nombre d’e-mails ou d’e-mails trop peu fréquents peut entraîner des taux de plainte plus élevés.
• Attentes non satisfaites : Si le contenu de votre courrier électronique ne correspond pas aux attentes des abonnés, ceux-ci risquent de se désabonner et de déposer une plainte.
• Défaut de désinscription : Si le droit de désinscription d’un destinataire n’est pas respecté, il peut marquer le message comme spam pour éviter toute communication ultérieure.
• Expéditeur inconnu : Si un destinataire ne reconnaît pas l’expéditeur, il peut marquer le message comme spam.
• Communication inattendue : Les courriels qui n’ont pas été recherchés ou demandés par les destinataires sont plus susceptibles d’être marqués comme spam.

Si un destinataire prend le temps de marquer manuellement un courriel comme spam, cela signifie probablement qu’il ne veut plus recevoir ces courriels. Lorsqu’un destinataire marque un e-mail envoyé par Qualtrics comme spam, il est automatiquement désinscrit de la liste de contacts à laquelle l’e-mail a été envoyé. Cela permet d’éviter que le destinataire ne reçoive d’autres courriers indésirables et d’améliorer la délivrabilité pour tous ceux qui utilisent Qualtrics pour envoyer des courriers électroniques. Les destinataires ne recevront pas de notification les informant qu’ils ont été désinscrits. Le nombre de destinataires qui ont marqué le courriel comme spam sera listé dans la distribution en tant que plaintes.

Ce désinscription automatique n’est pas affectée par la mise en place d’un domaine FROM personnalisé (avec enregistrement MX et DKIM). Si vous disposez d’un relais SMTP, le désinscrit automatique ne se produira pas, car c’est un autre serveur qui reçoit la notification de spam.

Ce désinscription automatique n’est pas affectée par le fait que vous ayez ou non inscrit un domaine FROM personnalisé (avec enregistrement MX et DKIM). Si vous disposez d’un relais SMTP, le désinscrit automatique ne se produira pas, car c’est un autre serveur qui reçoit la notification de spam.

Enquêter sur les plaintes pour spam

Suivez les étapes ci-dessous pour enquêter sur les plaintes :

1. Évaluer la distribution des courriels pour détecter d’éventuelles plaintes. Vous trouverez le taux de réclamation pour chaque distribution dans l’onglet Distributions d’un projet d’enquête pour les invitations à l’enquête envoyées par e-mail.
2. Une fois que vous avez trouvé une distribution faisant l’objet d’un grand nombre de plaintes, recherchez les problèmes les plus fréquents. Voir Quand les e-mails de Qualtrics sont marqués comme spam pour une liste des raisons courantes pour lesquelles les destinataires se plaignent.

Consultez les autres sections de cette page pour obtenir des informations sur la manière de résoudre les problèmes et d’éviter d’être marqué comme spam.

Mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière d’envoi d’e-mails

Pour augmenter vos chances d’obtenir un taux de réponse plus élevé, nous vous recommandons de mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes pour la distribution des courriels :

• Reconnaissance de l’Organisation : Veillez à ce que les destinataires reconnaissent votre Organisation en utilisant systématiquement votre nom de marque, votre logo, vos couleurs, une conception professionnelle et des informations claires sur l’expéditeur.
• Segmentation des destinataires : Ciblez la bonne cible en segmentant vos destinataires en fonction de leurs données démographiques et de leur comportement. Voir Répertoire XM Segments pour plus d’informations sur la segmentation dans Qualtrics.
• Pertinence du contenu : Incluez un contenu d’e-mail pertinent pour le destinataire. Personnalisez le contenu en fonction du comportement antérieur du destinataire, de ses intérêts et de ses préférences, et présentez clairement les avantages et les incitations à participer aux enquêtes.
• Optimisation mobile : Veillez à ce que vos courriels fonctionnent à la fois sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.
• Comprendre l’inscription : expliquer clairement aux destinataires la raison pour laquelle ils reçoivent le courrier électronique. Le cas échéant, rappelez brièvement comment et pourquoi ils se sont inscrits.
  Astuce : Veillez à consulter les directives spécifiques à votre pays en matière d’acquisition de listes d’emails, telles que CAN-SPAM ou RGPD. Vous pouvez également vérifier si votre liste d’adresses électroniques contient des courriels qui rebondissent fréquemment et les supprimer.
  Astuce : L’utilisation de listes de tiers non confirmées est interdite. Si des courriels sont collectés lors de transactions en ligne, veillez à ce que les destinataires soient bien informés des courriels qu’ils recevront.
• Désinscrire facilement : Proposez une option de désinscription simple et claire. Pour plus d’informations, voir Utilisation du lien pour s’inscrire.
• Chronomètre et fréquence : Déterminez quand et à quelle fréquence vous envoyez des courriels afin d’éviter les dépenses excessives. Les règles de Fréquence de contact vous permettent de déterminer la fréquence à laquelle vos contacts peuvent recevoir des messages.
  Astuce : selon les données de Qualtrics, les destinataires qui reçoivent des messages dans leur boîte de réception avant midi ont un taux d’engagement plus élevé.
• Rappels : Rappelez aux répondants qui n’ont pas terminé leurs enquêtes à l’aide de rappels par e-mail ou par SMS.
• Tests A/B : Testez différentes versions de vos courriels pour voir ce qui entraîne des taux d’engagement plus élevés.
• Ligne d’Objet : Utilisez un langage clair et convaincant, car c’est la première ligne que voient les destinataires.
• Éléments de conception : Une mise en page professionnelle et organisée par l’Organisation renforce l’engagement et reflète l’identité de la marque. Testez régulièrement divers éléments de conception, tels que la typographie, les jeux de couleurs, les images et l’espacement, afin d’identifier les combinaisons qui trouvent le plus d’écho auprès de votre public et qui entraînent des taux de réponse plus élevés.

Utiliser une adresse “From” légitime et digne de confiance

Le meilleur moyen d’éviter d’être marqué comme spam et de garantir aux destinataires qu’ils peuvent faire confiance à vos messages est de s’assurer que l’adresse électronique d’où provient le message correspond à l’image de marque qu’il contient. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une adresse “from” personnalisée, qui vous permet de configurer votre domaine de messagerie pour l’utiliser dans Qualtrics. L’utilisation de votre propre domaine de courrier électronique peut augmenter votre taux de réponse. Voir Utilisation d’une adresse de provenance personnalisée pour plus d’informations.

Vous pouvez également utiliser une Vanity URL pour créer des liens d’enquête qui correspondent à votre organisation, ce qui peut améliorer le taux de clics.

Utiliser l’indication de l’Organisation pour l’identification du message

L’Indication de marque pour l’identification des messages, ou BIMI, permet au logo de votre organisation d’apparaître à côté du nom de l’expéditeur dans la boîte de réception des destinataires. Ce logo renforce la reconnaissance et la confiance, car seuls les courriels authentificateurs légitimes affichent le logo BIMI. La technologie de l’information permet également à vos informations de se démarquer dans les boîtes de réception pleines.

Pour utiliser BIMI, vous devez distribuer des courriels à partir d’un domaine personnalisé.

Connaître les destinataires

Si vous ne savez pas à qui vous envoyez vos courriels, vous risquez d’être marqué comme spam. C’est pourquoi nous vous recommandons de réfléchir à deux fois avant d’acheter une base de données d’adresses électroniques. Les adresses électroniques contenues dans ces bases de données ne sont souvent pas très bien filtrées et peuvent inclure de faux courriels et d’autres contacts de mauvaise qualité. L‘envoi à de fausses adresses électroniques ou à des adresses de mauvaise qualité augmente la probabilité d’être bloqué ou placé dans le dossier des courriers indésirables.

Comme alternative, nous recommandons de travailler avec un fournisseur de services de Panel. Les fournisseurs de panels entretiennent des liens avec des participants potentiels du monde entier qui ont accepté de recevoir des enquêtes. Ils vous mettront en contact avec ces participants pour une somme modique. Qualtrics propose ce service, ou vous pouvez travailler avec tout autre fournisseur réputé.

Demandez aux personnes interrogées de vous ajouter à leur carnet d’adresses

Si vous savez que les adresses électroniques sont toutes valides et que les courriels sont toujours bloqués ou atterrissent dans le dossier de courrier indésirable, invitez les destinataires à ajouter votre adresse électronique “De” à leur carnet d’adresses. En ajoutant l’adresse électronique à votre carnet d’adresses, l’expéditeur est considéré comme un fournisseur de courrier électronique de confiance, ce qui réduit la probabilité que vos courriels soient marqués comme étant du spam.

Inclure un contenu d’e-mail de qualité

Le contenu et l’objet de chaque courriel se voient attribuer une “notation de spam”, c’est-à-dire une accumulation de points qui permet de déterminer si un courriel est marqué comme spam ou non. Bien que chaque fournisseur de messagerie électronique dispose d’un algorithme différent, les notations suivantes peuvent vous aider à maintenir votre score de spam à un niveau bas :

Organisation et reconnaissance

• Organisez vos informations de manière à ce que les destinataires sachent de qui elles proviennent. L’inclusion d’un logo d’entreprise (BIMI) peut être une étape importante pour garantir l’authentificateur de votre message.

Meilleures pratiques en matière de ligne évaluée

• Rédigez des lignes évaluées engageantes. Au lieu de “Nous voulons votre avis sur notre service client”, essayez plutôt “Comment s’est passé votre appel de support avec Qualtrics ?” Essayez d’utiliser le nom de votre entreprise le cas échéant.
• Évitez les phrases du type “Ceci n’est pas du spam !” dans l’intitulé de la personne évaluée.
• Évitez l’usage excessif des majuscules et de la ponctuation. (par exemple, “VEUILLEZ REMPLIR CETTE ENQUETE !!!”)

Clarté et pertinence du contenu

• Soyez précis quant à l’objet du message. Par exemple, le terme “Enquête” peut être vague – essayez plutôt d’utiliser des termes comme évaluation, étude ou retour d’information.
• Utilisez un langage clair et orienté vers l’action.

Éviter les déclencheurs de spam

• Évitez d’utiliser des mots et des phrases couramment utilisés par les spammeurs, que ce soit dans le corps du texte ou dans la personne évaluée. Parmi ces mots, citons “gratuit”, “réduction”, “opportunité”, “remboursement”, “incroyable”, “cible”, “offre” et tous les mots ou phrases qui pourraient être interprétés comme pornographiques.
• Évitez d’utiliser des polices de caractères vertes ou rouges vives.
• Éviter l’utilisation excessive de HTML. Il s’agit notamment d’images aléatoires ou inutiles, de vidéos intégrées, de polices de caractères claires et peu attrayantes, etc.

Pièces jointes

• Évitez d’envoyer des pièces jointes dans votre courrier électronique.

Mots et phrases à éviter pour augmenter l’engagement dans les courriels

Mots d’urgence et de pression :

• Agir maintenant
• Chronomètre
• Ne passez pas à côté
• Immédiate
• Dépêchez-vous

Conditions financières :

• Dette
• Investissement
• Revenu
• Millions d’euros
• Argent liquide
• Gagner de l’argent

Langue Promoteur :

• Garantie
• Des économies significatives
• Prix le plus bas
• Meilleur prix
• Sans risque
• Promoteur spécial

Langage vague ou surutilisé :

• Chronomètre
• Incroyable
• Imbattable
• Une occasion unique
• Dernière chance

Mots clés techniques :

• Sans risque
• 100% gratuit

Indicateurs généraux de spam :

• Cadeau gratuit
• Information gratuite
• Adhésion gratuite
• FreeAccess

Autoriser les serveurs Qualtrics

Certaines organisations peuvent être amenées à paramétrer leur pare-feu pour accepter les courriels provenant de Qualtrics. Pour ce faire, les adresses IP des serveurs de messagerie de Qualtrics sont inscrites sur une liste d’autorisation. Les administrateurs de serveurs de votre organisation sauront comment procéder. Contactez-les pour cette demande.

Vous trouverez la liste complète des serveurs que vous devez autoriser et d’autres conseils importants sur le site Allowlisting Qualtrics Servers &amp ; External Domains.

FAQ