Modèle d’article

Comment éviter d’être marqué comme spam

Lors de toute distribution d’e-mails, l’un des principaux objectifs est d’éviter que vos e-mails ne soient bloqués ou dirigés vers le dossier de courrier indésirable de vos destinataires. Essentiellement, vous ne voulez pas que vos courriels soient marqués comme spam. Si vous constatez que vos courriels provenant de Qualtrics sont systématiquement marqués comme étant du spam, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire.

Utiliser une adresse “From” légitime et digne de confiance

Le meilleur moyen d’éviter d’être marqué comme spam et de garantir aux destinataires qu’ils peuvent faire confiance à vos messages est de s’assurer que l’adresse électronique d’où provient le message correspond à l’image de marque qui y est véhiculée. Comme l’e-mail provient des serveurs de Qualtrics, vous ne pouvez pas modifier votre adresse “From” sans prouver que vous avez le droit de l’utiliser. Consultez notre page sur l’utilisation d’une adresse de provenance personnalisée pour découvrir des moyens simples de configurer vos domaines d’email afin de pouvoir les utiliser par le biais de Qualtrics.

Par défaut, les courriels envoyés par l’intermédiaire du Qualtrics Mailer proviennent de noreply@qemailserver.com. Les messages envoyés à partir d’une adresse “noreply” passeront à travers les filtres anti-spam qui détectent les messages électroniques “falsifiés” (qui prétendent provenir d’un serveur alors qu’ils proviennent en réalité d’un autre). C’est pourquoi nous utilisons l’expéditeur réel (noreply@qemailserver.com) comme adresse “From” plutôt que votre courriel personnel.

Connaître les destinataires

Si vous ne savez pas à qui vous envoyez vos courriels, vous risquez d’être marqué comme spam. C’est pourquoi nous vous recommandons de réfléchir à deux fois avant d’acheter une base de données d’adresses électroniques. Les adresses électroniques contenues dans ces bases de données ne sont souvent pas très bien filtrées et peuvent inclure de faux courriels et d’autres contacts de mauvaise qualité. L‘envoi à de fausses adresses électroniques ou à des adresses de mauvaise qualité augmente la probabilité d’être bloqué ou placé dans le dossier des courriers indésirables.

Comme alternative, nous recommandons de travailler avec un fournisseur de services de Panel. Les fournisseurs de panels entretiennent des liens avec des participants potentiels du monde entier qui ont accepté de recevoir des enquêtes. Ils vous mettront en contact avec ces participants pour une somme modique. Qualtrics propose ce service, ou vous pouvez travailler avec tout autre fournisseur réputé.

Demandez aux personnes interrogées de vous ajouter à leur carnet d’adresses

Si vous savez que les adresses électroniques sont toutes valides et que les courriels sont toujours bloqués ou atterrissent dans le dossier de courrier indésirable, invitez les destinataires à ajouter votre adresse électronique “De” à leur carnet d’adresses. En ajoutant l’adresse électronique à votre carnet d’adresses, l’expéditeur est considéré comme un fournisseur de courrier électronique de confiance, ce qui réduit la probabilité que vos courriels soient marqués comme étant du spam.

Inclure un contenu d’e-mail de qualité

Le contenu et l’objet de chaque courriel se voient attribuer une “notation de spam”, c’est-à-dire une accumulation de points qui permet de déterminer si un courriel est marqué comme spam ou non. Bien que chaque fournisseur de messagerie électronique dispose d’un algorithme différent, les notations suivantes peuvent vous aider à maintenir votre score de spam à un niveau bas :

• Évitez d’envoyer des pièces jointes dans votre courrier électronique.
• Organisez vos informations de manière à ce que les destinataires sachent de qui elles proviennent. L’inclusion d’un logo d’entreprise peut être une étape importante pour garantir l’authentificateur de votre message.
• Si vous n’organisez pas votre courrier électronique, évitez l’utilisation excessive de HTML. Il s’agit notamment d’images aléatoires ou inutiles, de vidéos intégrées, de polices de caractères claires et peu attrayantes, etc.
• Soyez précis quant à l’objet du message. Par exemple, le terme “enquête” peut être vague – essayez plutôt d’utiliser des termes comme évaluation, étude ou retour d’information.
• Rédigez des lignes évaluées engageantes. Au lieu de “Nous voulons votre avis sur notre service client”, essayez plutôt “Comment s’est passé votre appel de support avec Qualtrics ?” Essayez d’utiliser le nom de votre entreprise le cas échéant.
• Évitez d’utiliser des mots et des phrases couramment utilisés par les spammeurs, que ce soit dans le corps du texte ou dans la personne évaluée. Parmi ces mots, citons “gratuit”, “réduction”, “opportunité”, “remboursement”, “incroyable”, “cible”, “offre” et tous les mots ou phrases qui pourraient être interprétés comme pornographiques.
• Évitez l’usage excessif des majuscules et de la ponctuation. (par exemple, “VEUILLEZ REMPLIR CETTE ENQUETE !!!”)
• Évitez d’utiliser des polices de caractères vertes ou rouges vives.
• Évitez les phrases du type “Ceci n’est pas du spam !” dans l’intitulé de la personne évaluée.

Autres mots à éviter

• Marketing
• Marché
• Gratuit
• Bonus
• Cliquez sur
• Cliquez ici
• Publicité
• Faire de la publicité
• Annonces
• Ventes
• Vendre
• Vente
• Boutique
• Achats
• Package
• Acheter
• Acheter
• Prêt immobilier
• Finance
• Refinancement
• Essai gratuit

Autoriser les serveurs Qualtrics

Certaines organisations peuvent être amenées à paramétrer leur pare-feu pour accepter les courriels provenant de Qualtrics. Pour ce faire, les adresses IP des serveurs de messagerie de Qualtrics sont inscrites sur une liste d’autorisation. Les administrateurs de serveurs de votre organisation sauront comment procéder. Contactez-les pour cette demande.

Vous trouverez la liste complète des serveurs que vous devez autoriser et d’autres conseils importants sur le site Allowlisting Qualtrics Servers &amp ; External Domains.

Lorsque des e-mails provenant de Qualtrics sont marqués comme étant des spams

Si un destinataire prend le temps de marquer manuellement un courriel comme spam, cela signifie probablement qu’il ne veut plus recevoir ces courriels. Lorsqu’un destinataire marque un e-mail envoyé par Qualtrics comme spam, il est automatiquement désinscrit de la liste de contacts à laquelle l’e-mail a été envoyé. Cela permet d’éviter que le destinataire ne reçoive plus de courrier indésirable et d’améliorer la délivrabilité pour tous ceux qui utilisent Qualtrics pour envoyer des courriels.

Ce désinscription automatique n’est pas affectée par le fait que vous ayez ou non inscrit un domaine FROM personnalisé (avec enregistrement MX et DKIM). Si vous disposez d’un relais SMTP, le désinscrit automatique ne se produira pas, car c’est un autre serveur qui reçoit la notification de spam.

Étant donné que le destinataire a marqué le courriel comme spam parce qu’il n’en veut probablement plus, il ne recevra pas de notification l’informant qu’il a été désinscrit.

Le nombre de destinataires qui ont marqué le courriel comme spam sera listé dans la distribution en tant que plaintes.

Prévenir et résoudre les plaintes pour spam

Les plaintes par courriel surviennent lorsque les destinataires marquent vos courriels comme étant du spam. Un trop grand nombre de plaintes peut avoir un impact négatif sur la délivrabilité de vos courriels, réduisant ainsi la probabilité que les destinataires reçoivent vos courriels. Les fournisseurs de services de courrier électronique utilisent les taux de plaintes pour spam comme indicateur clé pour déterminer comment distribuer vos courriels (par exemple, en les envoyant directement dans le dossier “Spam” au lieu de la “boîte de réception”, ou en les bloquant complètement).

Il est important d’essayer de réduire au maximum le nombre de plaintes. Une mauvaise réputation d’expéditeur d’e-mails peut nuire à la crédibilité de votre organisation, et l’augmentation du nombre d’e-mails de spam filtrés entraînera une baisse de vos taux de réponse. Le maintien d’une réputation d’expéditeur positive est essentiel pour garantir un taux élevé de délivrabilité des e-mails et une communication réussie avec vos clients.

Les destinataires peuvent se plaindre pour diverses raisons, dont les plus courantes sont les suivantes :

• Manque de pertinence: Les messages électroniques qui ne sont pas personnalisés ou qui ne correspondent pas aux intérêts du destinataire sont plus susceptibles d’être considérés comme du spam.
• Problèmes de fréquence: L’envoi d’un trop grand nombre d’e-mails ou d’e-mails trop peu fréquents peut entraîner des taux de plainte plus élevés.
• Attentes non satisfaites: Si le contenu de votre courrier électronique ne correspond pas aux attentes des abonnés, ceux-ci risquent de se désabonner et de déposer une plainte.

Résolution des plaintes pour spam

Suivez les étapes ci-dessous pour enquêter sur les plaintes et résoudre les problèmes dans les prochains envois.

1. Évaluer la distribution des courriels pour détecter d’éventuelles plaintes. Vous trouverez ces informations aux endroits suivants de votre compte :
   • L’onglet Distribuer d’un projet d’enquête pour les invitations à l’enquête envoyées par e-mail.
   • La section Emails de la boîte d’envoi dans le Répertoire XM pour les courriers envoyés via le Répertoire XM.
2. Une fois que vous avez trouvé une distribution faisant l’objet d’un grand nombre de plaintes, recherchez les problèmes les plus fréquents :
   • Inscrire le destinataire : confirmer que les destinataires se sont explicitement inscrits pour recevoir des courriels. Veillez à consulter les directives spécifiques à votre pays en matière d’acquisition de listes d’emails, telles que CAN-SPAM ou RGPD. Vous pouvez également vérifier si votre liste d’adresses électroniques contient des courriels qui rebondissent fréquemment et les supprimer.
     Astuce : L’utilisation de listes de tiers non confirmées est interdite. Si des courriels sont collectés lors de transactions en ligne, veillez à ce que les destinataires soient bien informés des courriels qu’ils recevront.
   • Contenu de l’e-mail: Veillez à ce que le contenu de l’e-mail soit pertinent et utile pour le destinataire. La personne évaluée doit représenter fidèlement le contenu de l’e-mail.
   • Fréquence des courriels: Vérifiez quand le destinataire a reçu un courriel pour la dernière fois afin de vous assurer qu’ils ne sont pas trop fréquents ou peu fréquents.
3. Une fois le problème identifié, vous pouvez le résoudre :
   • Inscrire les destinataires : assurez-vous que les destinataires peuvent se désinscrire des envois en insérant un lien de désinscription dans vos courriels. En outre, évitez d’utiliser une adresse électronique anonyme et demandez aux destinataires de vous ajouter à leur carnet d’adresses. Vous pouvez également envisager de créer un processus de double inscription, dans lequel le destinataire confirme son inscription après avoir accepté de recevoir des courriels.
   • Contenu des courriels: Rédigez un contenu d’e-mail pertinent et significatif. Vous pouvez également rappeler périodiquement aux abonnés pourquoi ils reçoivent vos communications, les avantages qu’ils en retirent et comment ils peuvent se désinscrire s’ils le souhaitent.
   • Fréquence des courriels: Ajustez la fréquence d’envoi des courriels en fonction des objectifs de votre programme. Cela peut nécessiter une certaine expérimentation, car la fréquence optimale sera propre à votre cas d’utilisation.

Suppression des adresses électroniques qui rebondissent fréquemment

Lorsque vous envoyez une distribution qui rebondit, cela peut affecter votre notation d’expéditeur. Un score d’expéditeur plus faible signifie que vos courriels sont plus susceptibles d’être automatiquement marqués comme spam. La gestion des courriels rejetés dans votre répertoire et vos listes de distribution protégera votre notation d’expéditeur et garantira la fiabilité de la livraison des courriels. Cette section explique comment identifier les courriers électroniques rejetés afin de supprimer ces adresses de vos dossiers.

1. Téléchargez l’historique de distribution de vos distributions de courrier électronique.
   
2. Ouvrez le fichier téléchargé dans un tableur sur votre ordinateur.
3. Filtrez la colonne Statut de votre fichier pour le Hard Bounce et le Soft Bounce.
   
4. Vérifiez les adresses électroniques de chaque contact ayant fait l’objet d’un rebond. Vous pouvez consulter la colonne Raison du rebond pour savoir pourquoi l’e-mail a rebondi.
   • Si l’e-mail est correct et valide, et si vous avez confirmé qu’ils peuvent recevoir des e-mails, contactez le support de Qualtrics pour plus d’assistance.
   • Si l’email est incorrect ou invalide, vous avez deux options pour arrêter les emails. Vous pouvez soit désinscrire le contact de votre répertoire, soit le supprimer si vous ne craignez pas de perdre les données qui y sont associées. Vous trouverez plus d’informations sur ces options ci-dessous.

Les pages suivantes contiennent plus d’informations sur la manière de s’inscrire et de désinscrire des contacts :

• Manager un seul contact du répertoire: Pour désinscrire ou supprimer un seul contact de votre répertoire.
• Manager plusieurs contacts du répertoire: Pour désinscrire ou supprimer en bloc de nombreux contacts de votre répertoire.
• Manager les contacts d’une Liste de distribution: Pour désinscrire ou supprimer des contacts d’une liste de distribution du Répertoire XM, mais pas du répertoire.

FAQ