Éviter d’être marqué comme spam

À propos d’éviter d’être marqué comme spam

Lors de l’envoi d’une distribution d’e-mails, l’objectif principal est de ne pas bloquer vos e-mails ou de les diriger vers le dossier de courrier indésirable de vos destinataires. Pour l’essentiel, vous ne voulez pas que vos e-mails soient marqués comme spam. Si vous constatez que vos e-mails de Qualtrics sont systématiquement marqués comme spam, vous pouvez faire plusieurs choses.

Utilisation d’une adresse “De” légitime et digne de confiance

La meilleure façon d’éviter d’être marqués comme spam et de garantir aux destinataires qu’ils peuvent faire confiance à vos messages est de s’assurer que l’adresse e-mail à partir de laquelle le message provient correspond à la personnalisation de l’e-mail. Comme l’e-mail provient des serveurs de Qualtrics, vous ne pouvez pas modifier votre adresse de « De » sans prouver que vous êtes autorisé à l’utiliser. Consultez notre page Utilisation d’une adresse d’expéditeur personnalisée pour découvrir des moyens simples de configurer vos domaines de messagerie afin de pouvoir les utiliser via Qualtrics.

Par défaut, les e-mails envoyés via Distributeur Qualtrics venez de noreply@qemailserver.com. Le courrier envoyé à partir d’une adresse de non-réponse sera envoyé par le biais de filtres anti-spam qui vérifient les e-mails « falsifiés » (les e-mails qui prétendent être de 1 serveur alors qu’ils sont vraiment d’un autre). Pour cette raison, nous utilisons l’expéditeur réel (noreply@qemailserver.com) comme adresse “De” plutôt que votre propre email personnel.

Connaître vos destinataires

Si vous ne savez pas à qui vous envoyez vos e-mails, vous risquez d’être marqué comme spam. Pour cette raison, nous vous recommandons de réfléchir à deux fois avant d’acheter une base de données d’e-mails. Les adresses e-mail de ces bases de données ne sont souvent pas filtrées très bien et peuvent inclure des faux e-mails et d’autres contacts de mauvaise qualité. L’envoi à des adresses e-mail fausses ou de mauvaise qualité augmente votre probabilité d’être bloqué ou placé dans le dossier des courriers indésirables.

Nous vous recommandons également de travailler avec un fournisseur de services de panel. Les fournisseurs de panels entretiennent des relations avec des participants potentiels dans le monde entier qui ont accepté de recevoir des enquêtes. Ils vous mettront en relation avec ces participants moyennant un petit frais. Qualtrics propose ce service ou vous pouvez travailler avec n’importe quel autre fournisseur fiable.

Faire en sorte que les répondants vous ajoutent à leurs carnets d’adresses

Si vous savez que les adresses e-mail sont toutes valides et que les e-mails sont toujours bloqués ou qu’ils sont enregistrés dans le dossier Courrier indésirable, invitez les destinataires à ajouter votre adresse e-mail « De » à leur carnet d’adresses. L’ajout de l’adresse e-mail à votre carnet d’adresses marque l’expéditeur comme un fournisseur de messagerie plus fiable et réduira le risque que vos e-mails soient marqués comme spam.

Inclure le contenu de l’e-mail de qualité

Le contenu et la ligne d’objet de chaque e-mail reçoivent un « score de spam », c’est-à-dire une accumulation de points qui permettent de déterminer si un e-mail est marqué comme spam ou non. Bien que chaque fournisseur d’e-mail ait un algorithme différent pour cela, les considérations suivantes peuvent vous aider à maintenir votre score de spam bas :

• Évitez d’envoyer des pièces jointes dans votre e-mail.
• Marque tes e-mails pour que les destinataires sachent d’où ils viennent. L’inclusion d’un logo d’entreprise peut être une étape importante pour garantir l’authenticité de votre message.
• Si ce n’est pas le cas, évitez d’utiliser du HTML en trop. Cela inclut des images aléatoires ou inutiles, des vidéos intégrées, des polices brillantes et peu attrayantes, etc.
• Soyez précis dans l’objectif du message. Par exemple, “enquête” peut être vague. Essayez plutôt d’utiliser des termes tels que évaluation, étude ou feedback.
• Écrivez des objets engageants. Au lieu de « Nous voulons votre opinion sur notre service client », essayez « Comment s’est passé l’appel de votre assistance avec Qualtrics ? » Essayez d’utiliser le nom de votre société, le cas échéant.
• Évitez d’utiliser des mots et des expressions couramment utilisés par les spammeurs dans le corps du texte ou dans la ligne d’objet. Certains de ces mots incluent « gratuit », « remise », « opportunité », « remboursement », « incroyable », « ciblé », « offre » et tout mot ou phrase pouvant être interprété comme pornographique.
• Éviter l’utilisation excessive des bouchons et la ponctuation. (par exemple, « VEUILLEZ RENSEIGNER CETTE ENQUÊTE !!! »)
• Évitez d’utiliser des polices vert vif ou rouge.
• Évitez les phrases comme « Ce n’est pas un spam ! » dans le titre de l’objet.

Termes supplémentaires à éviter

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• Essai gratuit

Serveurs Qualtrics de la liste d’autorisation

Certaines organisations peuvent avoir besoin de configurer leur pare-feu d’e-mail pour accepter les e-mails de Qualtrics. Pour ce faire, il convient d’autoriser la mise sur liste des adresses IP des serveurs de messagerie Qualtrics. Les administrateurs de serveur de votre organisation sauront comment procéder. Contactez-leur pour cette demande.

Vous trouverez la liste complète des serveurs que vous devez autoriser et d’autres conseils importants sur l’option Autoriser l’inscription des serveurs Qualtrics &amp ; domaines externes.

Lorsque les e-mails de Qualtrics sont marqués comme spam

Si un destinataire prend le temps de marquer manuellement un e-mail comme spam, cela signifie probablement qu’il ne souhaite plus recevoir ces e-mails. Lorsqu’un destinataire marque un e-mail envoyé par Qualtrics comme spam, il est automatiquement désinscrit de la liste de contacts à laquelle l’e-mail a été envoyé. Cela empêche le destinataire de recevoir plus d’e-mails indésirables et d’améliorer la distribution pour tous ceux qui utilisent Qualtrics pour envoyer des e-mails.

Cette désinscription automatique n’est pas affectée par la configuration ou non d’un domaine FROM personnalisé (avec enregistrement MX et DKIM). Si vous avez configuré un relais SMTP, l’opt-out automatique n’aura pas lieu, car un autre serveur reçoit la notification de spam.

Étant donné que le destinataire a marqué l’e-mail comme spam parce qu’il ne le souhaite probablement plus, il ne recevra pas de notification lui indiquant qu’il a été désinscrit.

Le nombre de destinataires qui ont marqué l’e-mail comme spam sera répertorié dans la distribution en tant que plaintes.

Prévention et résolution des réclamations liées aux spams

Les réclamations par e-mail surviennent lorsque les destinataires marquer vos e-mails comme spam. Un trop grand nombre de plaintes peut avoir un impact négatif sur la délivrabilité de vos e-mails, ce qui réduit la probabilité que les destinataires reçoivent vos e-mails. Les fournisseurs de messagerie utilisent les taux de réclamations de spam comme mesure clé pour déterminer comment envoyer vos e-mails (par exemple, les envoyer directement dans le dossier « Spam » plutôt que dans la « Boîte de réception », ou les bloquer complètement).

Technologie de l’information important d’essayer de réduire au minimum le nombre de plaintes. Une mauvaise réputation de l’expéditeur des e-mails peut nuire à la crédibilité de votre organisation, et l’augmentation du nombre de spams filtrés entraînera une baisse de vos taux de réponse. Le maintien d’une réputation d’expéditeur positive est essentiel pour garantir des taux élevés de délivrabilité des e-mails et une communication réussie avec vos clients.

Les destinataires peuvent se plaindre pour diverses raisons, notamment :

• Manque de pertinence: les e-mails qui ne sont pas personnalisés ou pertinents pour les intérêts du destinataire sont plus susceptibles d’être marqués comme spam.
• Problèmes de fréquence: l’envoi d’un trop grand nombre d’e-mails ou l’envoi d’e-mails trop peu fréquents peut entraîner des taux de réclamations plus élevés.
• Attentes non satisfaites: Si le contenu de votre e-mail ne correspond pas à ce que les abonnés ont anticipé, ils peuvent se désabonner et déposer une plainte.

Résolution des réclamations liées aux spams

Suivez les étapes ci-dessous pour enquêter sur les plaintes et résoudre les problèmes lors de futures diffusions.

1. Vérifiez la distribution des e-mails pour toutes les plaintes. Vous trouverez ces informations aux emplacements suivants dans votre compte :
   • Le Distributions onglet d’un projet d enquête pour invitations à enquête envoyées par e-mail.
   • Le E-mails section du Boîte d’envoi dans le Répertoire XM pour les distributions envoyées via le Répertoire XM.
2. Une fois que vous avez trouvé une distribution avec des réclamations élevées, recherchez les problèmes les plus fréquents :
   • inscrire Destinataire : confirmez que les destinataires sont explicitement inscrits pour recevoir des e-mails. Assurez-vous de consulter les directives propres au pays pour l’acquisition de liste d’e-mails, telles que CAN-SPAM ou RGPD. Vous pouvez également consulter votre liste d’e-mails pour e-mails fréquemment rejetés et supprimés.
     Astuce : L’utilisation de listes de tiers non confirmées est interdite. Si des e-mails sont collectés lors des transactions en ligne, assurez-vous que les destinataires sont bien informés des e-mails qu’ils recevront.
   • Contenu de l’e-mail: assurez-vous que le contenu de l’e-mail est pertinent et précieux pour le destinataire. La ligne personne évaluée doit représenter avec précision le contenu de l’e-mail.
   • Fréquence des e-mails: Contrôler date à laquelle le destinataire a reçu un e-mail pour la dernière fois pour s’assurer qu’elles ne sont pas trop fréquentes ou peu fréquentes.
3. Une fois que vous avez identifié le problème, vous pouvez les résoudre :
   • inscrire Destinataire : assurez-vous que les destinataires peuvent désinscrire des publipostages par inclure un lien désinscrire dans vos e-mails. En outre, évitez d’utiliser une adresse e-mail anonyme et d’avoir des destinataires. vous ajouter au carnet d’adresses. Vous pouvez également explorer la création d’un processus inscrire dans lequel un destinataire confirme son abonnement après avoir accepté de recevoir des e-mails.
   • Contenu de l’e-mail: Écriture contenu d’e-mail pertinent et pertinent. Vous pouvez également rappeler périodiquement aux abonnés pourquoi ils reçoivent vos communications, les avantages de les recevoir et comment se désinscrire si vous le souhaitez.
   • Fréquence des e-mails: ajustez la fréquence à laquelle vous envoyez des e-mails en fonction des objectifs de votre programme. Cela peut nécessiter une certaine expérimentation car la fréquence optimale sera unique à votre cas d’utilisation.

Suppression des adresses e-mail fréquemment retournées à l’expéditeur

Lorsque vous envoyez une distribution qui rebondit, cela peut affecter votre score d’expéditeur. Avoir un score d’expéditeur inférieur signifie que vos e-mails sont plus susceptibles d’être automatiquement marqués comme spam. La gestion des e-mails retournés dans votre répertoire et des listes de diffusion protégera votre score d’expéditeur pour garantir la fiabilité de l’envoi des e-mails. Cette section explique comment identifier les e-mails retournés à l’expéditeur afin de pouvoir supprimer ces adresses de vos enregistrements.

1. Téléchargez les historiques de distribution pour vos distributions par e-mail.
   
2. Ouvrez le fichier téléchargé dans un tableur de votre ordinateur.
3. Filtrez la colonne Statut de votre fichier pour Retour à l’expéditeur permanent et Retour à l’expéditeur temporaire.
   
4. Vérifiez les adresses e-mail de chaque contact ayant retourné un retour à l’expéditeur. Vous pouvez consulter la colonne Motif du retour à l’expéditeur pour obtenir une explication de la raison pour laquelle l’e-mail a été retourné.
   • Si l’e-mail est correct et valide, et que vous avez confirmé qu’il peut recevoir des e-mails, contactez le Support Qualtrics pour obtenir de l’aide.
   • Si l’e-mail est incorrect ou non valide, vous disposez de 2 options pour arrêter les e-mails. Vous pouvez désinscrire le contact de votre répertoire ou le supprimer si vous ne craignez pas de perdre les données associées. Pour en savoir plus sur ces options, voir ci-dessous.

Les pages suivantes contiennent des informations supplémentaires sur la désinscription et la suppression de contacts :

• Gestion d’un contact de répertoire unique : Pour vous désinscrire ou supprimer un seul contact de votre répertoire.
• Gestion de plusieurs contacts du répertoire : pour désinscrire ou supprimer plusieurs contacts de votre répertoire en masse.
• Gestion des contacts dans une liste de distribution : pour vous désinscrire ou supprimer des contacts d’une liste de distribution du répertoire XM, mais pas le répertoire.

FAQ