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À propos des automatismes d’importation et d’exportation de Réponses

Les automatismes de réponses peuvent être utilisés pour exporter automatiquement des données de Qualtrics à intervalles réguliers, ou pour importer des données dans Qualtrics à intervalles réguliers. Les automates de réponses vous permettent de créer, configurer, mettre à jour, tester et réviser vos propres tâches d’automatisation. Les réponses sont transmises via un protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP). Cela signifie que Qualtrics et votre serveur SFTP établissent un lien pour transmettre les réponses entre eux.

Configuration des automatismes d’exportation des réponses

Les automatismes d’exportation de réponses exportent automatiquement les réponses de Qualtrics et les envoient à votre serveur SFTP. Vous pouvez choisir la fréquence d’exportation des réponses ainsi que les données à exporter.

1. Assurez-vous d’être dans la section Données de l’onglet Données et analyse de votre enquête.
   
2. Cliquez sur Exporter &amp ; Importer.
3. Sélectionnez Automatisation de l’exportation des réponses.
   Attention : Les automatismes d’exportation de réponses ont une limite de taille de fichier de 500 Mo. Si le nombre total de réponses dépasse cette limite de taille de fichier, votre exportation ne sera pas traitée et vous recevrez le message d’erreur suivant : “File exceeds size limit” (le fichier dépasse la limite de taille) Si vous vous heurtez à cette limite, veuillez utiliser un filtre d’exportation pour réduire la taille des données que vous exportez.
4. Cliquez sur Créer.
   
5. Cliquez sur Démarrer à côté de Paramètres SFTP.
   
6. Entrez le nom d’hôte du serveur. Il s’agit de l’URL du serveur SFTP.
   
   Astuce : L’URL ressemble généralement à sftp.example.com.
7. Entrez le port de votre serveur. (Habituellement, c’est la question Q1.)
8. Saisissez le nom d’utilisateur de l’utilisateur que vous avez configuré sur votre serveur SFTP pour que Qualtrics s’authentifie.
   Astuce : Nous vous conseillons de créer un ensemble unique d’informations d’identification à l’usage exclusif de Qualtrics.
9. Saisissez le mot de passe de l’utilisateur.
10. Saisissez un préfixe à ajouter au nom du fichier.
    Astuce : Un horodatage de la date d’exportation du fichier sera automatiquement ajouté à la fin du nom du fichier au format AAAA-MM-JJ_hhmmssSSS. Par exemple, un fichier exporté le 1er janvier 2020 à 8 heures aura “2020-01-01_080000000” ajouté au nom du fichier.
    Exemple : Vous pouvez par exemple mettre le nom de l’Enquête comme préfixe afin de pouvoir identifier facilement les fichiers de données de votre enquête dans votre serveur SFTP.
11. Indiquez le chemin du répertoire où le fichier doit être déposé sur votre serveur SFTP, par exemple Central Folder/Enquête Réponses 2020.
    Astuce : Le chemin d’accès à ce répertoire est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin d’accès au dossier doit également être relatif au répertoire par défaut du serveur SFTP.
12. Si vous le souhaitez, sélectionnez Crypter les fichiers à l’aide de PGP. Pour en savoir plus sur ce moyen supplémentaire de cryptage et de protection des données, voir le chiffrement PGP.
13. Cliquez sur Enregistrer.
14. Cliquez sur Suivant à côté des paramètres de planification.
    
15. Choisissez la fréquence d’exécution de l’automatisation. Vous pouvez choisir une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
    
    Astuce : Si vous choisissez Hebdomadaire ou Mensuel, une deuxième option apparaîtra pour vous permettre de sélectionner le jour de la semaine ou le jour du mois, respectivement, où l’automatisation sera exécutée.
16. Sélectionnez l’heure de la journée à laquelle l’automatisation se déroulera.
    Astuce : vérifiez bien le fuseau horaire ! La technologie est la même que le fuseau horaire de votre compte dans les paramètres du compte de l’utilisateur.
17. Cliquez sur Enregistrer.
18. Cliquez sur Modifier suivant les options d’exportation.
    
19. Si vous le souhaitez, ajoutez un filtre aux données exportées. Vous pouvez choisir n’importe lequel de vos filtres précédemment enregistrés pour l’enquête.
    
    Attention : Les automatismes d’exportation de réponses sont conçus pour exporter toutes les réponses enregistrées depuis la dernière exécution de l’automatisme. Tout filtre ajouté à cette automatisation ne s’appliquera qu’aux réponses enregistrées depuis la dernière exécution de l’automatisation. En raison de ce comportement, veuillez ne pas utiliser de filtres qui filtrent les champs temporels, tels que la date de début, la date de fin ou la date d’enregistrement, car votre ensemble de données exporté risque de ne pas contenir les réponses attendues.
20. Choisissez le format du fichier exporté. Vous pouvez choisir CSV, TSV, SPSS, JSON, NDJSON ou XML
21. Activez des options d’exportation supplémentaires en fonction de vos préférences. Celles-ci incluent les éléments suivants :
    • Au lieu d‘exporter la valeur recodée du choix de réponse, exporter le texte du choix de réponse: cette option exporte vos données sous forme de texte du choix de réponse sélectionné et non sous forme de valeur recodée du choix de réponse.
    • Inclure les informations relatives à l’ordre d’affichage dans votre exportation. Utile pour les enquêtes avec générérateur de randomisation: Cette option permet d’inclure dans votre exportation de données des informations supplémentaires sur l’ordre dans lequel les répondants ont vu les questions randomisées. Pour vous aider à interpréter ces données, lisez cette page d’aide.
    • Diviser les champs à valeurs multiples en colonnes: Certains types de questions permettent de sélectionner des choix multiples pour une même question. Cette option divise chaque réponse possible à la question dans une colonne individuelle, plutôt que de combiner toutes les réponses choisies dans une seule colonne.
    • Utiliser une virgule comme séparateur décimal au lieu d’un point: Cette option vous permet d’utiliser une virgule comme séparateur décimal pour les nombres.
      Attention : Si vous activez cette option, n’exportez pas votre fichier au format CSV.
    • Utiliser cette valeur comme délimiteur de ligne pour l’exportation : Cette option est rarement nécessaire. La technologie de l’information vous permet de spécifier un certain caractère qui jouera le rôle de caractère de retour à la ligne dans votre fichier de données exporté. Les caractères de nouvelle ligne indiquent qu’une nouvelle ligne de texte a commencé, généralement en commençant un nouveau paragraphe en appuyant sur la touche Entrée ou Retour de votre clavier.
    • Recoder les questions vues mais sans réponse avec cette valeur : Cette option vous permet d’attribuer une valeur numérique aux questions que les répondants ont vues mais auxquelles ils ont choisi de ne pas répondre. Par défaut, les questions sans réponse sont vides dans votre fichier de données. Cela vous permet de distinguer les questions sans réponse de celles que le répondant n’a pas vues
    • Recoder les questions vues mais répondues pour les questions à choix multiples: Cette option est similaire à l’option “recoder les questions vues mais répondues avec cette valeur”. Vous ne devez activer cette option que si l’option Diviser les champs à valeurs multiples en colonnes est également sélectionnée.
22. Cliquez sur Enregistrer.
23. Cliquez sur Modifier à côté de Paramètres de notification.
    

24. Saisissez une adresse électronique pour recevoir un courriel une fois l’automatisation terminée.

    Astuce : lors de la configuration des notifications, vous ne pouvez notifier que les courriels liés à votre organisation.

25. Donnez un nom à votre automatisation.
    
26. Activez l’ automatisation pour qu’elle commence à fonctionner.
27. Cliquez sur Fermer. 

Configuration des automatismes d’importation des réponses

Les automatismes d’importation de réponses sont utilisés pour importer des données dans Qualtrics à partir de votre serveur SFTP selon un calendrier régulier.

1. Assurez-vous d’être dans la section Données de l’onglet Données et analyse de votre enquête.
   
2. Cliquez sur Exporter &amp ; Importer.
3. Sélectionnez l’automatisation de l’importation des réponses.
   Attention : Les automatismes d’importation de réponses permettent d’importer jusqu’à 200 fichiers par cycle, chaque fichier individuel étant limité à 100 Mo et la taille totale des fichiers étant limitée à 2 Go. Chaque fichier peut avoir un maximum de 200 colonnes. Si vous dépassez ces limites, un message d’erreur s’affiche : “Le fichier que vous essayez d’importer est supérieur à la taille maximale prise en charge”, “La taille totale de %d fichiers correspondants dépasse la taille maximale (%dMB)”, “Trop de fichiers correspondant au préfixe %s dans le répertoire” ou “Impossible de créer un mappage dans la colonne %d”
4. Cliquez sur Start (Démarrer) suivant SFTP Settings (Paramètres SFTP).
   
5. Entrez le nom d’hôte du serveur. Il s’agit de l’URL du serveur SFTP.
   
   Astuce : L’URL ressemble généralement à sftp.example.com.
6. Entrez le port de votre serveur.
7. Saisissez le nom d’utilisateur de l’utilisateur que vous avez configuré sur votre serveur SFTP pour que Qualtrics s’authentifie.
   Astuce : Nous vous conseillons de créer un ensemble unique d’informations d’identification à l’usage exclusif de Qualtrics.
8. Saisissez le mot de passe de l’utilisateur.
9. Saisissez le préfixe qui identifiera les fichiers à importer par Qualtrics.
   Exemple : Les serveurs SFTP pouvant contenir de nombreux fichiers, nous souhaitons uniquement importer notre fichier de données d’enquête dans Qualtrics. Nous décidons d’ajouter “Qualtrics” au début de chaque nom de fichier à importer et de l’introduire comme préfixe lors de la configuration de l’automatisation. Par exemple, le nom d’un fichier pourrait être “Qualtrics_Survey2_Data”. Comme le préfixe de notre fichier correspond au préfixe saisi ici, ce fichier sera importé. Faites attention aux fichiers importés ! Tout fichier se trouvant dans votre répertoire de prélèvement et portant le préfixe spécifié sera importé.
10. Saisissez le Répertoire de ramassage, ou le chemin d’accès au répertoire, de l’endroit où le fichier doit se trouver sur votre serveur SFTP, par exemple, Dossier central/Réponses à l’enquête 2020.
    Astuce : Le chemin d’accès à ce répertoire est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin d’accès au dossier doit également être relatif au répertoire par défaut du serveur SFTP.
11. Si vous le souhaitez, sélectionnez Décrypter les fichiers avant de les importer à l’aide de PGP. Pour en savoir plus sur ce moyen supplémentaire de cryptage et de protection des données, voir le chiffrement PGP.
    Astuce : Assurez-vous que les fichiers que vous souhaitez importer sont cryptés avec la clé publique de Qualtrics avant de les télécharger sur votre serveur SFTP. Pour ce faire, vous devrez peut-être vous adresser à votre équipe de technologie de l’information.
12. Cliquez sur Enregistrer.
13. Cliquez sur Suivant à côté de Paramètres de planification.
    
14. Choisissez la fréquence à laquelle l’automatisation s’exécute. Vous pouvez choisir une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
    
15. Si vous avez sélectionné hebdomadaire ou mensuel, vous devrez également choisir le jour de la semaine ou le jour du mois, respectivement, auquel l’automatisation s’exécute.
16. Sélectionnez l’heure de la journée à laquelle l’automatisation sera exécutée.
    Astuce : Le fuseau horaire est basé sur le fuseau horaire de votre compte. Vous pouvez modifier votre fuseau horaire dans les paramètres du compte.
17. Cliquez sur Enregistrer.
18. Cliquez sur Suivant à côté de Mappage des réponses.
    
19. Dans cette étape, vous devez télécharger un échantillon de fichier qui a les mêmes en-têtes et le même formatage que les fichiers que l’automatisation va importer. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un fichier.
    
    Astuce : Vous avez besoin d’aide pour créer un fichier d’exemple ? Vous pouvez exporter les données de votre enquête (veillez à générer au moins une réponse test au préalable) et utiliser le fichier exporté comme fichier échantillon.
20. Choisissez le délimiteur de votre fichier. Sélectionnez la virgule si vous utilisez un fichier CSV, ou sélectionnez la tabulation si vous utilisez un fichier TSV.
21. Cliquez sur Upload.
22. Faites correspondre les champs de votre fichier aux champs de votre enquête. Pour plus d’informations sur le mappage des réponses pour l’importation, consultez la rubrique Configurer votre importation.
    
    Astuce : si vous rencontrez des difficultés lors de l’importation de votre fichier, consultez notre page sur les problèmes liés au téléchargement de fichiers CSV/TSV.
    Astuce : cliquez sur Plus d’options pour afficher des options supplémentaires pour l’importateur. Il s’agit notamment de choisir la ligne de votre fichier sur laquelle les réponses commencent, de sélectionner le format et le fuseau horaire des dates et d’enregistrer les paramètres d’importation afin de pouvoir les réutiliser à l’avenir.
    
23. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.
24. Cliquez sur Modifier suivant les Paramètres de notification.
    

25. Saisissez une adresse électronique pour recevoir un courriel une fois l’automatisation terminée.

26. Donnez un nom à votre automatisation.
    
27. Activer l ‘automatisation. Une fois activée, l’automatisation s’exécutera selon les paramètres programmés.
28. Cliquez sur Fermer.

Réutilisation des paramètres de mappage des réponses

Vous pouvez enregistrer et réutiliser les réponses de votre Mappage des réponses pour configurer rapidement de futures automatisations. Cette fonction est particulièrement utile si vous réalisez plusieurs enquêtes similaires ou si vous copiez la même enquête pour l’utiliser plusieurs fois.

1. Après avoir mappé des réponses, cliquez sur Télécharger les paramètres dans la fenêtre de mappage des réponses. Ne modifiez en aucun cas le fichier téléchargé.
   
2. Pour importer vos réponses, cliquez sur Plus d’options dans la fenêtre de mappage des réponses.
   
3. Cliquez sur Charger les paramètres , puis sélectionnez le fichier de paramètres sur votre ordinateur.
   

Automatisations existantes

1. Assurez-vous d’être dans la section Données de l’onglet Données et analyse de votre enquête.
   
2. Cliquez sur Exporter &amp ; Importer.
3. Choisissez l’automatisation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur Modifier à côté des paramètres que vous souhaitez modifier et effectuez les modifications nécessaires.
   

Pause &amp ; Suppression des automatismes

1. Assurez-vous d’être dans la section Données de l’onglet Données et analyse de votre enquête.
   
2. Cliquez sur Exporter &amp ; Importer.
3. Choisissez l’automatisation que vous souhaitez mettre en pause ou supprimer.
4. Interrompre temporairement l’automatisation en désactivant l’option Activer l’automatisation.
   
5. Cliquez sur Supprimer l’automatisation pour supprimer définitivement l’automatisation. Il vous sera demandé de confirmer la suppression avant que l’automatisation ne soit supprimée.

Visualisation de l’Historique des exécutions de l’automatisation

L’Historique des exécutions de vos automatisations contient des informations sur chaque exécution de votre automate. Vous pouvez afficher une exécution d’automatisation spécifique pour obtenir plus d’informations à son sujet.

1. Assurez-vous d’être dans la section Données de l’onglet Données et analyse de votre enquête.
   
2. Cliquez sur Exporter &amp ; Importer.
3. Choisissez Afficher l’historique de l’automatisation.

Vous verrez un tableau contenant des informations sur le nom, l’état et l’heure d’achèvement de chaque cycle d’automatisation, ainsi que la possibilité d’afficher plus d’informations sur le cycle.

1. Nom de l’automatisation: il s’agit du nom de l’automatisation qui a été réalisée.
2. Statut: Indique l’état de l’automatisation. Les valeurs comprennent
   • Terminé : L’automatisation a été réalisée.
   • Échec : L’automatisation a tenté de s’exécuter mais a échoué et n’a pas pu se terminer.
   • Chronomètre : Le chronomètre de l’automatisation a expiré. Souvent, cela signifie que le serveur Qualtrics n’a pas reçu de réponse du serveur. Les automatismes qui n’aboutissent pas sont réessayés 5 fois, chaque tentative ayant lieu toutes les 5 minutes. Si le délai d’attente persiste après une nouvelle tentative, l’automatisation échoue.
3. Heure d’achèvement: L’heure et la date auxquelles l’automatisation a été achevée.

Cliquez sur Afficher sur une entrée individuelle pour obtenir plus d’informations sur ce cycle d’automatisation.

Cette fenêtre vous donne diverses informations sur l’exécution, notamment sa durée, le nombre de réponses exportées, le nom du fichier exporté et le nom de la personne qui a reçu l’e-mail de confirmation de l’automatisation.

En cas d’échec ou de dépassement de délai, cette fenêtre est particulièrement utile pour déterminer la raison pour laquelle l’automatisation n’a pas pu se terminer.

Dépannage des automatismes d’importation et d’exportation de réponses

Si votre automatisation échoue, la première chose à faire est de regarder l’Historique des exécutions de votre automatisation pour voir s’il y a un message d’erreur spécifique expliquant pourquoi l’automatisation a échoué. Si vous rencontrez des difficultés à faire fonctionner votre automatisation, essayez ce qui suit :

1. Assurez-vous que l’URL que vous avez saisie pour le serveur SFTP est un hôte SFTP valide et qu’il est accessible par le port spécifié.
2. Assurez-vous que le nom d’utilisateur et le mot de passe sont valides.
3. Assurez-vous que le serveur SFTP n’est pas derrière un pare-feu ou que les adresses IP Qualtrics appropriées sont sur liste d’autorisation.
   Astuce : Si votre compte se trouve dans notre environnement FedRAMP, les adresses IP pour l’inscription sur la liste d’autorisation diffèrent de celles trouvées sur la page liée. Pour accéder en toute sécurité aux informations relatives à votre adresse IP, veuillez vous connecter à votre Hub Customer Success de FedRAMP.
4. Assurez-vous que le serveur SFTP est configuré pour utiliser l’un de nos algorithmes de chiffrement pris en charge. Voir les codes cryptographiques supportés par Qualtrics.
5. Assurez-vous que Qualtrics est autorisé à exécuter des commandes sur votre serveur SFTP. Plus précisément, l’utilisateur SFTP que vous avez configuré pour Qualtrics doit avoir les permissions cp et ls sur votre serveur SFTP.
6. Voir la section Dépannage SFTP pour des conseils supplémentaires.

Si vous suivez ces étapes et que vous rencontrez toujours des problèmes avec votre automatisation, contactez le support de Qualtrics.

Automatisation des réponses dans différents types de projets

Les automatismes d’importation et d’exportation de réponses sont disponibles dans quelques types de projets différents. Les étapes et options décrites sur cette page s’appliquent aux types de projets suivants :

• Projets d’enquête
• Solutions XM
• EE
• Cycle de vie
• Recherche ponctuelle sur les employés
• Pulse
• 360

Bien que vous puissiez techniquement mettre en place ces automatisations dans les projets conjoint et différence maximum, nous ne recommandons pas de le faire. Vous ne pouvez pas importer de données spécifiques aux conjoints et à la Différence Maximum, mais seulement des questions d’enquête supplémentaires, comme les données démographiques et les screeners.

Les projets de données importées ne sont pas compatibles avec les automatismes de réponses.