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Utilisation d’une liste de distribution pour synchroniser les enquêtes dans les solutions de réponse à la COVID-19


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À propos de la synchronisation de la liste de distribution et de l’enquête

La liste de diffusion pour le synchroniseur d’enquêtes est un flux de travail qui sert de composant clé de la configuration d’une solution COVID-19 Response. Il garantit que les données collectées concernant le statut vaccinal et les contrôles des symptômes sont synchronisées quotidiennement, de sorte que les tableaux de bord reflètent des données presque en temps réel.

Astuce Qualtrics : la liste de distribution vers le synchroniseur d’enquête est disponible uniquement pour certains utilisateurs pour lesquels une solution de réponse au COVID-19 a été implémentée pour leur marque. Si cette solution vous intéresse, veuillez contacter votre XM Success Manager ou votre commercial.
Astuce Qualtrics : les solutions de réponse au COVID-19 décrites sur cette page ne sont pas identiques à ces solutions COVID-19.

La liste de distribution et le rôle du synchroniseur d’enquêtes dans une solution de réponse à la COVID-19

Nos solutions de réponse au COVID-19 peuvent aider votre entreprise à rester en sécurité en veillant à ce que toutes les personnes arrivant sur site aient été informées en fonction de leurs réponses aux exigences en matière de contrôle de santé en matière de CDM, local et/ou organisationnel.

Cette solution est exécutée à l’aide d’une série d’enquêtes interconnectées, qui peuvent varier en termes d’appellation exacte, de nombre et de configuration. Les deux enquêtes les plus pertinentes pour la synchronisation de la liste de diffusion à l’enquête sont les suivantes :

  1. Projet d’attestation de vaccination : enquête hebdomadaire demandant aux employés s’ils ont été entièrement vaccinés, puis attribue un statut en fonction de leur réponse.
  2. Employee Status Project : enquête qui doit uniquement être mise à jour par la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête et qui fait office de liste de présence de vos employés. Transporte les données sur le statut de chaque salarié pour la semaine. Les données de cette enquête sont mappées à un tableau de bord afin qu’il soit plus facile de prendre des décisions en fonction du statut de l’employé.

La liste de diffusion pour le synchroniseur d’enquête est un flux de travail situé dans le projet d’attestation de vaccination. Si quelqu’un répond au projet d’attestation de vaccination, il existe un workflow de service Web qui effectuera un appel d’API pour mettre à jour les réponses dans le projet Statut de l’employé. Le service Web extrait l’ID de l’enquête et des données intégrées, telles qu’un VaccinatedStatus qui indique si cette personne est vaccinée ou non. La liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquêtes est ensuite planifiée pour être actualisée quotidiennement, de sorte que les informations de chaque personne puissent être tenues à jour dans le tableau de bord.

Astuce Qualtrics : si vous avez implémenté une solution de retour à l’école COVID-19, les enquêtes les plus pertinentes pour la liste de distribution au synchroniseur d’enquêtes seront « Enquête quotidienne sur les symptômes » et « Enquête de suivi des répondants en temps quasi réel ». L’examinateur quotidien des symptômes « demande aux étudiants et à la faculté s’ils ont présenté des symptômes du COVID-19, et, en fonction de leur réponse, attribue un statut qui détermine s’ils peuvent venir sur le campus ce jour-là. D’autre part, le « suivi des répondants en temps quasi réel » n’existe que pour être mis à jour par la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête. Il contient des données sur le statut de chaque étudiant et membre de la faculté pour la journée (c’est-à-dire si chaque personne peut retourner sur le campus, n’a pas répondu, présente des symptômes sévères, etc.).

Activation de la liste de distribution dans l’extension de synchronisation d’enquêtes

Astuce Qualtrics : dans la plupart des cas, un spécialiste de l’implémentation de produit Qualtrics aurait configuré pour vous la liste de distribution vers le synchroniseur d’enquête. Les étapes décrites dans cette section sont peut-être déjà terminées.

Un Administrateur de Marque devra activer la liste de distribution pour synchroniser les enquêtes pour l’entreprise avant de pouvoir l’utiliser dans toutes les enquêtes.

  1. Accédez à la page Admin.
    Dans la page dadministration, sélectionnez Extensions en haut (lune des dernières options de navigation dans la barre supérieure) et utilisez la barre de recherche pour trouver une liste de diffusion vers le synchroniseur denquêtes.
  2. Sélectionnez Extensions.
  3. Recherchez « Liste de distribution vers synchroniseur d’enquête ».
  4. Sélectionnez cette fonctionnalité.
  5. Ajoutez un compte.
    Bouton Ajouter un compte
  6. Sous Intitulé de compte, saisissez un nom pour votre compte. Cela ne doit pas nécessairement correspondre exactement à un nom d’utilisateur ou une adresse e-mail, mais vous pouvez facilement identifier ces identifiants ultérieurement.
    Deux zones pour le nom de compte et la clé API, bouton bleu de connexion de compte en bas à droite
  7. Sous Clé API, collez le jeton API de votre compte.
  8. Cliquez sur Connecter un compte.
Astuce Qualtrics : si vous ne trouvez pas la liste de distribution du synchroniseur d’enquête sur la page Extensions, contactez le support de Qualtrics pour vous assurer que cette fonctionnalité a été activée pour votre organisation.

Configuration de la liste de distribution avec le synchroniseur d’enquêtes

Astuce Qualtrics : dans de nombreux cas, la liste de distribution vers le synchroniseur d’enquêtes aurait été configurée pour vous par une solution XM automatisée ou par un spécialiste de l’implémentation de produit Qualtrics. Nous vous recommandons d’apporter des modifications à cette configuration uniquement lorsque cela est absolument nécessaire.
  1. Accédez à l’onglet Workflows de votre enquête.
    dans longlet Workflows dune enquête, en créant un nouveau workflow
  2. Créez un workflow.
  3. Planifiez le workflow sur une base journalière.
  4.  Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
    Bouton Ajouter une tâche en bas dun workflow
  5. Sélectionnez Liste de distribution avec Synchroniseur d’enquête.
    Une nouvelle fenêtre souvre, vignette pour la liste de distribution au synchroniseur denquête
  6. Vous serez invité à sélectionner un authentifiant existant ou à créer un nouvel authentifiant sauvegardé. Pour créer un nouveau justificatif d’identité sauvegardé, sélectionnez Ajoutez un compte utilisateur.
    Bouton Ajouter un compte en bleu en haut à droite
  7. Saisissez un nom pour votre compte. Cela ne doit pas nécessairement correspondre exactement à un nom d’utilisateur ou une adresse e-mail, mais vous pouvez facilement identifier ces identifiants ultérieurement.
    Zones pour le nom de compte et la clé API
  8. Sous Clé API, collez le jeton API de votre compte.
  9. Cliquez sur Connecter un compte.
  10. Sélectionnez le compte que vous venez d’ajouter et cliquez sur Suivant.
    Compte sélectionné (case doption renseignée à côté du compte), bouton suivant en bas à droite de la fenêtre
  11. Sélectionnez le type de workflow :
    Zones décrites dans les étapes

    • Attestation quotidienne MLS : cette option a été créée pour COVID-19 Back to School Solutions et est destinée à une enquête quotidienne de contrôle des symptômes. Cette version de la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête est fournie avec un paramètre appelé Mettre à jour le statut quotidiennement sur « Sans réponse ». Lorsqu’il est activé, ce paramètre permet à l’enquête de contrôle des symptômes de repasser à « Sans réponse » à la cadence planifiée, de sorte que chaque faculté et chaque étudiant peut à nouveau répondre à l’enquête le lendemain sans qu’un ancien statut ne se reproduise.
    • MLS Vaccination & Testing Status: Cette option a été créée pour le gestionnaire de statut de vaccination et est destinée à l’enquête d’attestation de vaccination.
  12. Choisissez le répertoire dans lequel se trouve votre liste de distribution.
    Astuce Qualtrics : pour le gestionnaire des statuts de vaccination, il s’agit du nouveau répertoire que vous avez créé pour héberger les informations sur la liste de présence des employés.
  13. Sélectionnez la liste de diffusion de la liste de diffusion des employés.
    Astuce Qualtrics : le nom de cette liste de distribution peut varier en fonction de votre configuration initiale et/ou de celle de votre spécialiste en implémentation de produit Qualtrics. Pour les solutions de retour à l’école COVID-19, on parle souvent de “Symptom Checker Mailing List”.
  14. Répertoriez les champs de données intégrées que vous souhaitez extraire de la liste de contacts. Pour plusieurs zones, noms de zones séparés par des virgules. Veuillez consulter la section Champs de données intégrées pour obtenir la liste des champs à inclure.
    Astuce Qualtrics : nous vous conseillons de répertorier tous ou la plupart des champs de données intégrées que vous voyez dans le flux d’enquête de votre attestation de vaccination ou de votre enquête Symptom Checker. Assurez-vous que l’orthographe, les majuscules et l’espacement correspondent exactement.
  15. Si vous le souhaitez, sous Clé de déduplication, identifiez un champ qui peut être utilisé pour dédupliquer des entrées dans la liste de contacts. Cette option est pertinente uniquement pour les solutions de retour à l’école COVID-19, et non pour le gestionnaire du statut de vaccination.
    Zones décrites dans les étapes
  16. Indiquez un nom pour votre zone ID réponse en temps quasi réel. Cet ID relie votre salarié à la liste de présence et permet à la liste de diffusion au synchroniseur d’enquête de fonctionner. Cette zone est également reprise dans le workflow du service Web.
    Astuce Qualtrics : ne modifiez pas le nom de ce champ après avoir collecté les données.
  17. Sélectionnez l’enquête vers laquelle les données seront copiées.
    Astuce Qualtrics : il s’agit généralement du Projet de statut de l’employé. Le nom de cette enquête peut varier en fonction de la configuration initiale de vous et/ou de votre spécialiste en implémentation de produit Qualtrics.
  18. Cliquez sur Enregistrer.

Champs de données intégrées

Attention : le synchroniseur de liste de distribution ne peut être utilisé que pour synchroniser jusqu’à 25 champs de données intégrées. L’ajout de plus de 25 champs entraînera l’échec de la tâche.
Attention : Soyez attentif à l’orthographe et à la capitalisation des champs énumérés dans cette section.

Responsable du statut de vaccination

Dans le projet Attestation de vaccination, assurez-vous que tous les champs de données intégrées connectés à la configuration du synchroniseur de liste de distribution sont également créés dans le flux d’enquête. Les principaux champs de données intégrées qui doivent être configurés dans le flux d’enquête de l’enquête sur l’attestation de vaccination incluent contactId, ainsi que les mêmes que ceux que vous incluez dans votre fichier de liste de présence de l’employé, par exemple WorkPlace, VaccinationUploadLink, VaccinationStatus, etc. Voir la liste complète des champs.

Attention : comme il s’agit d’un champ réservé, ExternalDataReference n’est pas extrait par la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser votre champ d’ID d’employé dans vos rapports de tableau de bord. Ce champ n’est pas vital pour le reporting, mais si vous souhaitez l’inclure pour une raison quelconque, il vous suffit d’ajouter une colonne d’informations à votre liste de diffusion ayant le même ID d’employé, mais un nom différent, par exemple, l’identifiant de l’employé. Assurez-vous que vous incluez toujours le champ ExternalDataReference dans votre liste de diffusion.

Solution de retour à l’école COVID-19

Dans l’enquête de suivi des répondants en temps quasi réel, assurez-vous que tous les champs de données intégrées connectés à la configuration du synchroniseur de liste de distribution sont également créés dans le flux d’enquête. Voici les principaux champs de données intégrées qui doivent être configurés dans le flux d’enquête de l’enquête sur les répondants en temps quasi réel :

Nom de champ Description
Statut de la réponse Que l’étudiant/membre de la faculté soit autorisé ou non à venir sur le campus ce jour-là. Les valeurs possibles sont CLEAR, SYMPTOMATIC, GET TESTED, NOT RESPONDED
Date de réponse Les valeurs doivent être au format UTC, par exemple aaaa-MM-jj. Les valeurs doivent inclure à la fois la date et l’heure. Assurez-vous que le type de variable est Texte (par défaut) et non Date.
Prénom Prénom du contact.
Nom Nom de famille du contact.
e-mail Adresse e-mail du contact.
phone Numéro de téléphone du contact.
ID de référence Référence externe de données du contact.
contactId ID du contact dans la liste de distribution. Il est essentiel que “contactId” soit correctement orthographié ; ce champ est sensible à la casse et est requis pour que l’automatisation s’exécute correctement. Vérifiez à nouveau si cela est correct.
nearRealTimeResponseID ID de réponse pour l’enquête du contrôleur de symptômes à mettre à jour via le workflow. Ce champ n’est pas obligatoire, mais est recommandé.
s’est désabonné Statut d’inscription du contact. Les valeurs possibles sont Faux (le contact est inscrit) et Vrai (le contact a été désinscrit).
Astuce Qualtrics : vous avez également la possibilité d’inclure une clé de déduplication.

Déduplication

Astuce Qualtrics : le paramètre de déduplication du synchroniseur a été conçu pour le contrôle quotidien des symptômes dans nos solutions de retour à l’école COVID-19. Les employeurs qui utilisent le Gestionnaire du statut de vaccination n’auront pas besoin d’utiliser ce paramètre.

La déduplication est le fait de consolider les entrées en double dans une liste de contacts, en d’autres termes, en s’assurant que si les mêmes entrées sont répertoriées plusieurs fois dans une liste de contacts, elles ne sont pas répertoriées plusieurs fois dans le tableau de bord.

Une « Clé de duplication » est un champ de liste de distribution ou un champ de données intégrées qui peut être utilisé pour identifier quand des entrées sont des doublons. Il est préférable que ce champ soit une sorte d’identifiant unique, tel qu’un ID d’étudiant, un ID d’employé, etc., par opposition à un numéro de téléphone ou un nom de famille, qui peut être partagé entre les membres de la famille.

Exemple : votre liste de diffusion peut être composée de plusieurs parents pour le même étudiant ; lorsque vous indiquez une clé commune pour identifier quel élève unique appartient à quels parents, tous les parents recevront l’enquête, mais un seul résultat s’affichera dans le tableau de bord par étudiant. Chaque parent doit avoir la même valeur dans cette zone pour indiquer qu’il appartient au même enfant.

Exemple : Jean et Jane Smith ont une fille nommée Daphné. Leurs contacts dans le répertoire XM ont tous une zone nommée IDÉtudiant et chacune contient la valeur 54321.

Tonya et Tom Redford ont un fils nommé Sam. Chaque contact du répertoire XM possède également une zone nommée IDÉtudiant et chaque contact contient la valeur 12345.

Dans le tableau de bord qui en résulte, seuls Daphné et Sam afficheront leur statut symptôme.

La clé de déduplication doit être enregistrée en tant que valeur de données intégrées dans la même enquête liée au synchroniseur de liste de distribution, le suivi des répondants en temps quasi réel.

Astuce Qualtrics : lorsque vous choisissez un champ à dédupliquer, assurez-vous qu’il s’agit d’un élément unique, tel qu’un identifiant d’étudiant ou de faculté.

Astuce Qualtrics : vous pouvez utiliser le champ de données intégrées de votre choix et devrez généralement correspondre exactement à l’orthographe et à la majuscule lorsque vous ajoutez ces champs au flux d’enquête. Cependant, pour utiliser la référence de données externes du répertoire XM comme champ de données intégrées, utilisez le champ « ExternalDataReference » sans espace, comme illustré ci-dessous.

Champ de données intégrées vert tel que vous le verrez dans un flux d’enquête

Résolution des problèmes

Cette section contient des conseils de dépannage et de configuration supplémentaires.

Champs de données intégrées

La liste de distribution vers le synchroniseur d’enquête ne fonctionnera pas si les champs de données intégrées ne sont pas configurés correctement. Voir Champs de données intégrées.

Lorsque la liste de distribution et le synchroniseur d’enquête n’effectuent pas une actualisation quotidienne des données

Si les conditions suivantes sont TOUTES remplies dans la solution de retour à l’école en cas de COVID-19 18, le synchroniseur de distribution de liste de distribution à l’enquête n’actualisera pas les données comme prévu :

Astuce Qualtrics : dans la solution COVID-19 de retour à l’école, les conditions dans lesquelles le workflow ne sera pas mis à jour sont similaires, mais le statut de réponse doit également être « NON RÉPONDU ».

Rapport sur les flux de travail

Les informations sur la liste de diffusion vers le synchroniseur d’enquête ne sont pas disponibles dans le rapport de workflow. Si les informations contenues dans votre projet de statut d’employé/l’outil de suivi des répondants en temps quasi réel ne sont pas mises à jour dans les six heures au moins suivant la date prévue, contactez l’assistance.

FAQ

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