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À propos de la solution Healthcare Workforce Pulse XM

Avec un nombre sans cesse croissant de patients infectés, une demande de fournitures et de soutien, la nécessité d’établir des priorités dans les procédures et les opérations quotidiennes, ainsi qu’un haut degré de coordination nécessaire pour s’adapter à l’évolution de l’environnement des soins de santé, les responsables des soins de santé doivent savoir ce qui se passe avec leurs employés afin de pouvoir les aider à s’adapter :

• Faire tout ce qui est possible pour donner la priorité à la sécurité des employés.
• Fournir le soutien, les fournitures et l’équipement nécessaires pour protéger, préserver et sauver des vies.
• Comprendre ce qu’ils peuvent faire pour améliorer la résilience des travailleurs de la santé.

L’outil Healthcare Workforce Pulse est conçu pour aider toute partie de la communauté des soins de santé en première ligne de la crise du COVID-19 à répondre rapidement aux commentaires des employés, y compris les demandes d’équipement, les problèmes de sécurité et les demandes de soutien émotionnel. Cette solution XM contient deux versions d’une enquête et d’un rapport préétablis.

Méthodologie

Développé par les experts Employee Experience de Qualtrics et les leaders du secteur de la santé, le Healthcare Workforce Pulse est une solution XM guidée qui propose deux méthodes éprouvées permettant aux organisations de prendre des nouvelles de leur personnel :

1. Vérification rapide : 1 minute, baromètre permettant d’obtenir une vue d’ensemble de la résolution globale et d’identifier les tendances associées aux commentaires en texte libre.
2. Une évaluation plus large : prise de pouls en 5 minutes pour identifier les lacunes et prendre des mesures dans les domaines clés liés à l’expérience du personnel de santé, notamment
   • Sécurité
   • Résilience
   • Soutien
   • Communication

Nous vous recommandons de commencer par un contrôle rapide, qui est un moyen simple et ciblé de comprendre comment vos employés se sentent globalement alors que la crise actuelle s’aggrave. Ensuite, un suivi ultérieur avec une évaluation plus large pour identifier et prioriser les domaines de préoccupation et d’épuisement professionnel dans l’environnement de travail des soins de santé.

Créer un pouls du personnel de santé

1. Sélectionnez Catalogue dans le menu global.
   
   Astuce : un projet peut également être créé à partir de la page Projets ou de la page d’accueil.
2. Sous Projets COVID-19, sélectionnez Healthcare Workforce Pulse.
   
   Astuce : Vous pouvez également utiliser la recherche dans le catalogue pour trouver ce projet.
3. Cliquez sur Commencer.
4. Donnez un nom à votre projet.
   
5. Si vous le souhaitez, mettez-le dans un dossier.
6. Cliquez sur Créer un projet.
7. Indiquez le nom de votre entreprise.
   
8. Décidez si vous souhaitez créer un contrôle rapide ou une évaluation plus large. Voir le lien pour une vue d’ensemble de chacun d’entre eux.
   Astuce : Si vous choisissez une option et que vous décidez par la suite que vous préférez travailler avec l’autre, veuillez créer un autre Healthcare Workforce Pulse séparé.
9. Indiquez les noms de tous vos établissements/locaux où se trouve votre personnel. N’hésitez pas à ajouter ( + ) et à supprimer ( – ) des options si nécessaire.
   
10. Précisez les départements / rôles de votre entreprise. Nous avons fourni quelques exemples, mais n’hésitez pas à ajouter ( + ) et à supprimer ( – ) des options selon vos besoins.
11. Cliquez sur Suivant.
12. Déterminez si vous souhaitez être informé de l’arrivée des réponses. Si vous répondez oui, il vous sera demandé de spécifier le seuil de réponses que vous souhaitez atteindre avant d’être averti.
    
13. Une fois ces champs remplis, cliquez sur Terminer pour générer votre enquête.
14. Cliquez sur Aperçu de l’enquête pour tester votre enquête.
    
    Astuce : Votre Aperçu de l’enquête n’est pas apparu ? Assurez-vous que votre navigateur ne bloque pas les fenêtres pop-up sur Qualtrics.
15. Cliquez sur Terminé pour reprendre la configuration guidée.
16. Utilisez les onglets situés en haut de la page si vous souhaitez modifier des éléments qui ne sont pas inclus dans les boutons bleus. Par exemple, vous pouvez aller dans l’onglet Enquête pour modifier le thème de l’ enquête et ajouter des questions démographiques, tandis que vous pouvez aller dans l’onglet Distributions pour télécharger l’historique de distribution des e-mails que vous avez envoyés.

Astuce : Après avoir effectué la configuration initiale, vous pouvez revoir les étapes de la configuration guidée en cliquant sur Guidance dans le coin supérieur droit de votre projet.

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Personnalisation de l’Enquête sur les effectifs du secteur de la santé

Si vous souhaitez voir les questions de votre enquête ou les modifier, cliquez sur l’onglet Enquête. Une fois dans le générateur d’enquêtes, vous pouvez ajouter de nouvelles questions, modifier la formulation des questions existantes, éditer le thème de l’enquête et bien d’autres choses encore.

Si vous souhaitez ajouter une fonctionnalité particulière, essayez de faire une recherche sur le site d’assistance ou utilisez le menu de gauche du site d’assistance pour sélectionner une page. Dans cette section, nous aborderons certains des principes fondamentaux de l’édition d’une enquête.

Ajouter et modifier des questions

Vous pouvez ajouter autant de questions supplémentaires que vous le souhaitez. Toutefois, n’oubliez pas que plus l’enquête est courte, plus les employés sont susceptibles d’y répondre.

Pour des guides sur l’ajout et la modification de questions, voir :

• Créer des questions
• Questions de formatage
• Mettre en forme les choix de réponse
• Types de questions

Suppression et restauration des questions

Si vous avez envoyé une information à la corbeille, il est possible de la restaurer. Pour rétablir de nombreuses modifications en une seule fois, voir également comment rétablir une enquête à une version antérieure.

Sauvegarder et publier

Toutes les modifications que vous apportez sont sauvegardées automatiquement ; cependant, elles ne seront pas nécessairement transférées dans la version en ligne de l’Enquête. Lorsque vous avez terminé toutes vos modifications et que vous êtes prêt à générer un lien et à partager l’enquête avec vos employés, n’oubliez pas de cliquer sur Publier en haut à droite.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement de ce système, voir la section Publier une enquête et ses versions.

Traduire le pouls du personnel de santé

L’outil Healthcare Workforce Pulse peut être créé dans des comptes paramétrés sur l’une des langues de plate-forme suivantes : Anglais (US), anglais (UK), portugais brésilien, français UE, allemand, italien, japonais, espagnol UE, espagnol (LATAM), chinois (simplifié), chinois (traditionnel), néerlandais, finnois, coréen, portugais (UE).

En outre, vous pouvez ajouter des traductions au projet afin que les personnes interrogées puissent choisir une langue dans une liste déroulante lorsqu’elles répondent à l’enquête. Vous pouvez choisir de traduire cette solution XM par l’une des méthodes suivantes :

1. Importation d’un fichier de langue traduite fourni par Qualtrics
2. Ajouter des traductions manuellement
3. Utilisation de la traduction automatique

Méthode 1 : importation d’un fichier de langue traduite

Comme Healthcare Workforce Pulse a été traduit dans les langues principales, vous pouvez utiliser les fichiers de traduction fournis par Qualtrics pour importer des traductions supplémentaires dans votre projet. Le fichier contient des traductions pour le portugais brésilien, le français UE, l’allemand, l’italien, le japonais, l’espagnol UE, l’espagnol (LATAM), le chinois (simplifié), le chinois (traditionnel), le néerlandais, le finnois, le coréen et le portugais (UE). Pour importer correctement vos langues, suivez les étapes ci-dessous :

1. Téléchargez le fichier de langue par défaut en fonction du type de méthode d’enquête que vous avez sélectionné.
   • Télécharger ce fichier pour l’enregistrement rapide
   • Télécharger ce fichier pour l’Évaluation élargie
2. Exportez le fichier de traduction de votre projet à partir de l’option de l’Enquête de traduction de votre Outils d’enquête. Consultez cette page d’assistance pour obtenir un guide étape par étape sur l’exportation de votre fichier de traduction.
3. Copiez les traductions souhaitées dans le fichier téléchargé à l’étape 1 et collez-les dans le fichier exporté à l’étape 2. Veillez à coller les traductions dans les colonnes appropriées en faisant correspondre les codes de langue.
   Astuce : vous ne devez copier que les langues que vous utiliserez.
4. Le cas échéant, apportez les modifications nécessaires à votre fichier de traduction.
   Astuce : Toutes les traductions contiennent {{Company}} à la place du nom de votre entreprise dans le texte traduit. Veillez à remplacer ce nom par celui de votre entreprise dans vos traductions.
5. Importez votre fichier de traduction via l’option Traduire l’enquête de vos Outils d’enquête. Consultez cette page d’assistance pour obtenir un guide étape par étape sur l’importation de votre fichier de traduction.

Si vous souhaitez importer une traduction pour une langue qui ne figure pas dans le fichier fourni par Qualtrics, consultez cette page de support pour la création de traductions personnalisées.

Méthode 2 : ajouter des traductions manuellement

Si vous le souhaitez, vous pouvez traduire manuellement chaque question et chaque choix de question de votre enquête. Cette méthode prend généralement plus de temps que la méthode d’importation décrite ci-dessus. Vous trouverez plus d’informations sur la traduction manuelle de votre projet sur cette page d’assistance.

Méthode 3 : Utilisation de la traduction automatique

Pour accélérer le processus de traduction manuelle des enquêtes, vous pouvez utiliser la fonction de traduction automatique intégrée. La fonction de traduction automatique utilise Google Translate pour traduire votre enquête. Comme il s’agit d’une traduction automatique, il se peut qu’elle ne soit pas parfaitement exacte. Par conséquent, nous ne recommandons pas d’utiliser cette traduction comme traduction finale avec les répondants. Au contraire, cette fonction permet de gagner du temps lorsqu’on travaille avec un traducteur professionnel, puisqu’il n’aura qu’à nettoyer la traduction automatique au lieu de repartir de zéro. Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonction, veuillez consulter la page d’assistance sur les traductions automatiques.

Distribution du bulletin d’information sur les effectifs du secteur de la santé

Lorsque vous êtes prêt à distribuer le Healthcare Workforce Pulse à vos employés, c’est très rapide et facile à faire :

1. Assurez-vous d’avoir publié toutes les modifications apportées à l’Enquête.
   
2. Si vos modifications sont publiées ou si vous n’avez pas de modifications à publier, allez dans l’onglet Distributions.
   
3. Choisissez Obtenir un lien unique réutilisable.
4. Vous verrez le lien anonyme. Ce lien ne recueille aucune information d’identification autre que celles que vous demandez explicitement dans l’enquête. Vous pouvez copier ce lien et le distribuer par le biais du courrier électronique de votre entreprise.
   

Astuce : si vous publiez des modifications, le menu qui s’ouvre vous donne votre lien anonyme.

Autres méthodes de distribution

Nous recommandons d’utiliser la méthode du lien anonyme décrite ci-dessus, car c’est la méthode de distribution la plus rapide et la plus simple.

Si vous êtes intéressé par d’autres méthodes de distribution, telles que l’envoi de courriels à partir de Qualtrics, consultez l’aperçu de base des distributions pour obtenir la liste des options. Veuillez noter qu’en fonction de votre licence, toutes les options peuvent ne pas être disponibles, et certaines peuvent être limitées.

Rapports

Rapports préétablis

Nos Experts XM ont élaboré un rapport spécial pour cette solution XM. Ce rapport donne un aperçu des résultats et est prêt à être partagé dès que vous avez collecté des données.

• Partager le Rapport : Vous pouvez partager une copie PDF de ce rapport avec vos collègues, ou même créer un lien où tout le monde peut consulter le rapport ! Voir Partage de votre rapport avancé.
• Créer de nouveaux rapports : Vous pouvez cliquer sur Fichier puis sur Nouveau pour créer un nouveau rapport à partir de zéro si nécessaire. Utilisez le menu déroulant du nom du rapport pour naviguer entre les rapports.
• Personnalisation des Rapports : Voir la section Avancé-Rapports – Aperçu de base pour commencer à personnaliser vos rapports.

Autres façons de visualiser les données

Bien que les Rapports avancés incluent un rapport d’expert préétabli, ce rapport est limité à 250 commentaires pour une question de Saisie du texte donnée (il s’agit des questions de feedback ouvertes). En outre, les réponses données à l’option “Autre – Veuillez préciser” ne sont pas non plus incluses dans le rapport par défaut. Pour obtenir un ensemble complet de réponses, vous devrez utiliser l’une des autres options de rapport décrites ci-dessous.

Données et analyse vous permet de modifier les données, d’exporter une feuille de calcul de toutes les réponses, de filtrer vos réponses et bien plus encore.

Résultats – Les rapports donnent un aperçu rapide de vos données et ne vous obligent pas à travailler à partir de zéro. Ils présentent des tableaux et des graphiques différents de ceux des Rapports avancés et sont généralement là pour vous aider à obtenir une évaluation rapide des données.

Notifications de réponses

Selon la façon dont vous avez configuré votre projet guidé, des notifications peuvent être intégrées. Ceux-ci se trouvent dans l’onglet Flux DE TRAVAIL et peuvent nécessiter une configuration supplémentaire.

Selon les besoins, vous pouvez réviser ou modifier :

• Qui reçoit la notification ?
• Les conditions d’envoi de la condition
• Le message inclus dans la notification

Consultation des Rapports

Voir le rapport : En cliquant sur Afficher le rapport dans le courriel ou en cliquant sur la notification in-product, vous accéderez à la section Rapports de longlet Rapports de votre projet, où vous devriez voir le rapport préconstruit.

Désinscription des notifications

Si vous ne souhaitez plus recevoir de notifications, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien situé au bas de l’e-mail.

S’abonner aux mises à jour

La plupart des utilisateurs y sont automatiquement abonnés. Toutefois, si vous vous êtes désabonné et que vous souhaitez recommencer à les recevoir, vous pouvez procéder comme suit :

1. Accédez à votre compte Qualtrics.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône des notifications.
   
3. Cliquez sur l’engrenage des paramètres.
4. Sélectionnez Flux DE TRAVAIL pour vous abonner aux notifications configurées à l’aide de l’onglet Flux DE TRAVAIL.
   
5. Il se peut que vous deviez d’abord sélectionner Notifications si, à un moment ou à un autre, vous vous êtes désabonné de toutes les notifications relatives à votre compte.

Conditions d’utilisation : COVID-19 Solutions

Dates d’expiration

Les conditions suivantes ne s’appliquent qu’aux clients qui s’inscrivent à partir des pages de renvoi “Here to Help” ou “Return to Work” ou via les enquêtes Qualtrics. Avant l’expiration du 30 novembre 2021, ces clients devront exporter leurs données ou passer à un produit payant.

L’accès aux solutions suivantes est susceptible d’expirer le 30 novembre 2021. Les utilisateurs seront informés à l’avance de la suppression de l’accès. Ceci s’applique à l’impulsion de retour au travail, à l’impulsion de travail à distance et sur site, à la santé publique : COVID-19 Pre-Screen &amp ; Routing, High Education : Pulse d’apprentissage à distance, Education K-12 : Pulse d’apprentissage à distance, Pulse d’éducateur à distance, Dynamic Call Center Script, Customer Confidence Pulse (1.0), Organisation Trust Pulse, Supply Continuity Pulse, et Healthcare Workforce Pulse.

Limites de réponses et de courriels

• Les nouveaux clients basés en Inde qui s’inscrivent à partir des pages de renvoi “Here to Help” ou “Return to Work” et qui ont un courriel professionnel auront leur propre organisation provisionnée jusqu’à un nombre total de 500k réponses. Ceci s’applique à l’impulsion de retour au travail, à l’impulsion de travail à distance et sur site, à la santé publique : COVID-19 Pre-Screen &amp ; Routing, High Education : Pulse d’apprentissage à distance, Education K-12 : Pulse d’apprentissage à distance, Pulse d’éducateur à distance, Dynamic Call Center Script, Customer Confidence Pulse (1.0), Organisation Trust Pulse, Supply Continuity Pulse, et Healthcare Workforce Pulse.
• Les clients qui s’inscrivent pour avoir accès aux solutions COVID-19 comme décrit ci-dessus seront limités à 1 000 courriels par semaine et par utilisateur.

Les nouveaux clients qui s’inscrivent à partir de la page “Ici pour aider” ou “Retour à l’emploi” avec un courriel personnel se verront attribuer un Compte gratuit avec un maximum de 500 réponses pour chaque enquête Return to Work Pulse ou Remote + Onsite Work Pulse. C’est également le cas pour les nouveaux clients qui s’inscrivent via les enquêtes Qualtrics. Les solutions complètes COVID-19 ne seront disponibles que pour les nouveaux clients qui s’inscrivent avec un courriel professionnel sur les pages “Here to Help” ou “Return to Work” comme indiqué ci-dessus.

Autres solutions gratuites COVID-19 XM

Les solutions COVID-19 XM suivantes sont gratuites pour les clients disposant de licences existantes et pour les clients basés en Inde. Cliquez sur le nom de la solution pour obtenir une assistance plus détaillée :

• Enquête Pulse sur le travail à distance et sur site
• Santé publique : Pré-dépistage et acheminement du COVID-19
• Enquête Pulse de confiance client COVID-19
• Enseignement supérieur : enquête Pulse sur l’apprentissage à distance
• Enseignement primaire et secondaire : enquête Pulse sur l’apprentissage à distance
• Script pour centre d’appels dynamique COVID-19
• Enquête Pulse destinée au personnel de santé
• Enquête Pulse destinée au personnel enseignant à distance
• Enquête Pulse sur la continuité des activités des fournisseurs
• Enquête Pulse de confiance dans l’organisation COVID-19
• Enquête Pulse Retour au Travail

FAQ