Enquêtes sur les rendez-vous et les inscriptions aux événements

À propos des enquêtes sur les prises de rendez-vous/enregistrements d’événements

Vous souhaitez utiliser Qualtrics pour la prise de rendez-vous ? Vous planifiez un événement et souhaitez que seul un nombre limité de personnes y assiste à chaque fois. Vous pouvez créer des questions à choix multiples où les choix disparaissent au fur et à mesure de leur sélection. Ainsi, une seule personne à la fois pourra sélectionner un créneau horaire.

Les quotas sont sauvegardés automatiquement lorsque vous apportez des modifications. Un horodatage apparaîtra en haut à côté du nom du quota pour indiquer la dernière fois qu’il a été enregistré.

Configurer la question

1. Cliquez sur Ajouter une nouvelle question.
   
2. Sélectionnez Choix multiple.
3. Sous Type de réponse, assurez-vous d‘avoir sélectionné Autoriser une réponse. Cela garantit que chaque personne ne choisit qu’un seul créneau horaire.
4. Tapez la question.
5. Tapez les choix.
   Astuce Qualtrics : si le bouton Modifier plusieurs apparaît dans le volet de modification de la question, vous pouvez l’utiliser pour saisir tous les choix, séparés par des sauts de ligne. Assurez-vous de ne pas avoir de lignes vides entre les choix.
6. Accédez à Quotas.
   
7. Cliquez sur le menu déroulant en regard de Ajouter un quota.
8. Sélectionner Quota répondant à une logique simple.
   Astuce Qualtrics : si vous n’avez pas le choix, tout quota que vous créez sera une logique simple.
9. Sélectionnez votre question.
   
10. Sélectionnez le premier créneau horaire.
11. Nommez le quota après le créneau horaire.
    
12. S’il s’agit de créneaux de rendez-vous, remplacez le nombre par 1. Si vous organisez un événement, saisissez le nombre de personnes autorisées pour chaque événement.
13. Accédez aux options de quota et sélectionnez Aucun (pour la logique de passage et le flux d’enquête).
14. Répétez les étapes 6 à 14 pour créer un quota pour chaque créneau de rendez-vous. Vous pouvez dupliquer des quotas pour les rendre plus rapides.
    
15. Sélectionnez le premier choix dans votre question, puis cliquez sur la flèche bleue.
    
16. Sélectionnez Ajouter une logique d’affichage.
17. Remplacez le premier champ par Quota.
    
18. Sélectionnez le quota qui correspond au choix. Par exemple, le premier choix ici est le 1er janvier à 13 h 30, de sorte que le quota porte le même nom.
19. Sélectionnez N’a PAS été atteint.
20. Répétez les étapes 17 à 19 pour chaque choix de la question. Cela garantit que les choix n’apparaissent que si quelqu’un ne les a pas encore sélectionnés.
21. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois terminé, votre question doit avoir des flèches à côté de chaque choix, comme illustré sur la capture d’écran suivante.

Confirmation par e-mail

En outre, vous pouvez envoyer un e-mail au destinataire afin de lui indiquer l’heure à laquelle il s’est inscrit.

1. Dans votre enquête, accédez à Workflows.
   
2. Créez un workflow basé sur des événements.
3. Sélectionnez l’événement Réponse à l’enquête.
   
4. Sélectionnez Réponses nouvellement créées.
   
5. Cliquez sur Terminer.
6. Si vous le souhaitez, renommez votre workflow.
   
7. Ajoutez une tâche.
8. Sélectionner E-mail.
   
9. Cliquez sur l’icône de texte inséré, {a}, en regard du champ « vers ».
   
10. Si vous avez envoyé l’enquête par e-mail, mettez Champ de panel en surbrillance et sélectionnez Adresse e-mail du destinataire. Si vous avez demandé au répondant de taper son adresse e-mail, mettez Question de l’enquête en surbrillance et sélectionnez la question avec saisie de texte à laquelle vous avez demandé une adresse e-mail.
11. Personnalisez l’adresse de l’expéditeur, le nom de l’expéditeur et l’e-mail de réponse de l’e-mail. Pour plus d’informations sur ces champs, voir Configurer une tâche d’e-mail.
12. Saisissez l’ objet de votre e-mail.
    Astuce Qualtrics : si vous cliquez sur la liste déroulante en regard du champ d’objet, vous pouvez choisir un objet enregistré dans votre bibliothèque (qui peut avoir des traductions) ou ajouter du texte inséré.
13. Choisissez quand envoyer votre e-mail.
14. Rédigez votre message.
15. Cliquez sur l’icône de texte inséré {a}, mettez en surbrillance au-dessus de Question de l’enquête et choisissez Choix sélectionnés pour la question où vous demandez aux répondants de sélectionner leur créneau horaire.
16. Désélectionnez Inclure le rapport de réponses. L’option Inclure le rapport de réponse ajoute un résumé de toutes les questions de l’enquête et des réponses du répondant au corps de l’e-mail. Désactivez cette option afin que le corps de votre e-mail ne contienne que le contenu que vous avez saisi.
    
    Astuce Qualtrics : n’hésitez pas à ajouter les informations que vous souhaitez dans cet e-mail, telles qu’une réponse spéciale à ou un nom d’expéditeur. Pour en savoir plus, consultez la page Tâche e-mail.
17. Cliquez sur Enregistrer.

Éviter les réponses en doublon

Si vos répondants ont la possibilité de répondre à l’enquête plusieurs fois, ils pourront sélectionner plusieurs créneaux horaires. Afin d’empêcher les répondants de répondre à votre enquête plusieurs fois, soyez prudent dans la façon dont vous distribuez votre enquête.

Liens anonymes

Si vous utilisez un lien anonyme (par exemple, vous souhaitez publier un lien sur votre site Web), accédez aux options Enquête et sélectionnez Empêcher les envois multiples.

E-mail et liens personnels

Si vous envoyez votre enquête par e-mail par l’intermédiaire de Qualtrics, assurez-vous d’utiliser le paramètre de lien par défaut, appelé lien individuel.

Si vous utilisez des liens personnels, aucune autre action n’est nécessaire.

Authentificateurs

Si vous utilisez un authentificateur, accédez aux options et assurez-vous que l’option Autoriser les répondants authentifiés à repasser une section authentifiée n’est pas sélectionnée.

Modifier les sélections de rendez-vous

Il se peut qu’un répondant vous contacte ultérieurement pour vous demander de modifier sa réponse. Dans la mesure où vos réponses comportent des quotas, vous devez faire attention à la manière dont vous modifiez les réponses de manière à ce que les autres répondants puissent voir les choix qui se sont alors libérés.

Changer la réponse

Vous pouvez envoyer au répondant un lien de reprise pour lui permettre de modifier la réponse. Cela augmentera le quota de la nouvelle réponse afin que les autres personnes ne puissent pas la sélectionner, mais cela ne diminuera pas le quota de l’ancienne réponse, de sorte que personne ne pourra non plus choisir l’ancienne réponse. Cela signifie que vous devez modifier un des quotas.

Si vous choisissez de modifier la réponse, le quota de la nouvelle réponse ne sera pas incrémenté et l’ancien quota ne sera pas diminué. Cela signifie que vous devez modifier deux quotas.

Modifier le décompte du quota

Le « décompte » du quota est le nombre de personnes qui entrent dans le quota et qui ont répondu à l’enquête. Si vous devez modifier certaines réponses, vous pouvez modifier ce nombre comme vous le souhaitez.

La page Définition des décomptes de quotas explique comment modifier les quotas. Utilisez cette méthode pour corriger vos décomptes de quotas si un utilisateur reprend l’enquête ou si vous modifiez sa réponse.

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