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A propos de l’envoi d’une enquête par e-mail

La tâche Envoyer une enquête par e-mail vous permet de distribuer une enquête par e-mail chaque fois qu’un flux de travail est déclenché. Vous pouvez utiliser cette tâche pour automatiser la distribution des enquêtes aux contacts enregistrés dans votre Répertoire XM.

Vous pouvez envoyer l’enquête par e-mail :

• Une liste de distribution complète ou une personne figurant sur une liste
• Un échantillon
• Un segment
• Un groupe de transactions
• Évènement, composants des événements et tâches de flux de travail pris en charge

Composants de flux de travail pris en charge

Il existe divers événements et tâches de flux de travail que vous pouvez combiner avec la tâche “envoyer une enquête par e-mail” pour créer un flux de travail de distribution d’enquête automatisé. Par exemple, vous pouvez avoir une tâche de flux de travail qui crée de nouveaux contacts, puis la tâche suivante qui envoie une enquête aux nouveaux contacts.

Les composants de flux de travail ci-dessous peuvent être combinés avec la tâche “envoyer une enquête par e-mail” :

• Évènement concernant les segments de l’Experience iD: Cet évènement déclenche un flux de travail lorsqu’un segment est modifié. Vous pouvez ensuite distribuer une enquête au segment qui a déclenché le flux de travail.
• Tâche d’ajout de contacts et de transactions à l’annuaire XM: Cette tâche permet d’ajouter des contacts à une liste de distribution ou des transactions à votre Répertoire XM. Vous pouvez ensuite distribuer une enquête à la liste de distribution ou au groupe de transaction.
• Tâche de création d’un échantillon d’Experience iD: Cette tâche permet de créer un nouvel échantillon dans le Répertoire XM. Vous pouvez ensuite distribuer une enquête à l’échantillon.
• Tâche de mise à jour des contacts du Répertoire XM: Cette tâche permet de créer ou de mettre à jour les contacts d’une liste de distribution dans le Répertoire XM. Vous pouvez ensuite distribuer une enquête à la liste ou à un contact individuel de la liste.

Mise en place d’une tâche d’envoi d’une enquête par e-mail

1. Suivez les instructions ci-dessous pour créer un nouveau flux de travail. Lors de la création du flux de travail, vous pouvez le configurer pour qu’il se déclenche en fonction d’un évènement spécifique, ou pour qu’il se déclenche périodiquement selon un calendrier. Vous pouvez également décider si votre flux de travail doit être précédé d’évènements ou de tâches pris en charge.
2. Cliquez sur le signe plus ( + ) et choisissez Ajouter une tâche.
   
3. Sélectionnez la tâche Envoyer une enquête par e-mail.
   
4. Sélectionnez le projet que vous souhaitez distribuer. Seuls les projets d’enquête apparaîtront ici.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Choisissez la source qui contient les contacts que vous souhaitez enquêter :
   • Répertoire: Choisissez l’un des répertoires auxquels vous avez accès.
   • Texte inséré: Utilisez le texte inséré pour saisir l’identifiant du répertoire et d’autres identifiants pertinents (identifiant de la liste de distribution, identifiant de l’échantillon, etc.) Choisissez cette option si vous souhaitez effectuer une distribution aux contacts à partir d’autres composants de votre flux de travail.
7. Utilisez la liste déroulante Type pour choisir les contacts que vous souhaitez enquêter :
   • Listes
   • Échantillons
   • Segments
   • Groupes de transactions
8. Liste de distribution / échantillon / segment / groupe de transaction auquel vous souhaitez envoyer l’enquête.
   Astuce : Si vous utilisez du texte inséré pour identifier les destinataires, cliquez sur {a} et sélectionnez le champ dans votre composant de flux de travail précédent.
   Astuce : si vous avez sélectionné une liste de distribution, vous pouvez envoyer l’enquête à un seul contact de cette liste en cliquant sur Envoyer à une personne. Vous pouvez ensuite choisir le destinataire.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Saisissez le nom “From” pour l’e-mail, qui peut être n’importe quoi.
11. Vous pouvez remplacer l’adresse e-mail de départ par une autre adresse e-mail standard de Qualtrics. En fonction de votre licence, vous pouvez également utiliser une adresse de départ personnalisée. Pour plus d’informations sur la modification de ces adresses, consultez notre page d’aide sur l’utilisation d’une adresse de provenance personnalisée.
12. Choisissez un e-mail de réponse pour recevoir les réponses à l’invitation par e-mail.
    Astuce Qualtrics : en règle générale, l’e-mail de réponse ne peut être que l’e-mail connecté à votre compte Qualtrics. Cependant, les organisations disposent souvent d’une série de domaines FROM personnalisés. Ces domaines personnalisés vous permettent d’utiliser n’importe quelle adresse électronique avec un domaine valide comme adresse de réponse. Par exemple, si vous étudiez à l’Université Qualtrics, vous pourrez peut-être utiliser n’importe quelle adresse e-mail se terminant par @qualtricsuniversity.edu. Si vous ne parvenez pas à définir votre e-mail de réponse, adressez-vous à votre Administrateur de l’Organisation pour vérifier s’il utilise un domaine valide.
    Astuce : vous pouvez également ajouter un CC ou un BCC en cliquant sur les boutons situés suivant le champ de réponse.
13. Saisissez une personne évaluée pour l’e-mail d’invitation.
    
    Astuce : vous pouvez charger une personne évaluée enregistrée dans votre Bibliothèque en cliquant sur l’icône de la bibliothèque située à côté du champ de la personne évaluée. Cette fonction est particulièrement utile si vous devez traduire votre courrier électronique dans plusieurs langues.
14. Saisissez un message d’invitation par courriel dans l’éditeur de contenu riche ou cliquez sur l’icône de la bibliothèque pour insérer un courriel d’invitation précédemment enregistré dans votre bibliothèque (ceci est particulièrement utile si vous devez traduire votre courriel en plusieurs langues).
    Astuce Qualtrics : pour les distributions simples, laissez le contenu du lien vers l’enquête par défaut dans l’éditeur de message et ajoutez votre propre message ci-dessus. Pour un message plus personnalisé, voir Personnalisation de votre e-mail avec du texte inséré et Questions intégrées à l’e-mail. Pour vous assurer que vos e-mails pourront être envoyés au mieux, lisez la page Éviter d’être marqué comme spam avant d’envoyer votre e-mail.
15. Pour tester l’e-mail, cliquez sur Prévisualiser le message, puis saisissez l’adresse e-mail qui recevra l’e-mail de test. Le lien de l’enquête dans cet Envoyer par e-mail de test contiendra un lien vers l’aperçu de l’ enquête. Voir Prévisualisation des messages pour plus d’informations sur cette fonction.
16. Cliquez sur Suivant.
17. Par défaut, chaque destinataire de l’e-mail recevra son propre lien d’enquête. Vous pouvez modifier le type de lien vers l’enquête en cliquant sur Modifier le type de lien.
    Astuce : Les types de liens disponibles sont les suivants : individuel, pour remplissage multiple et anonyme. Voir la section Types de liens vers l’enquête pour une explication de chacun d’entre eux.
18. Par défaut, le lien vers l’enquête reste actif tant que l’enquête est active. Cliquez sur Définir l’expiration du lien vers l’enquête si vous souhaitez définir une date personnalisée. Vous pouvez ensuite choisir de faire expirer les liens après un certain nombre d’années de distribution.
19. Par défaut, les invitations sont envoyées immédiatement après le déclenchement du flux de travail. Vous pouvez définir un délai en cliquant sur Définir un délai de livraison personnalisé. Choisissez ensuite la durée du délai.
    
20. Cliquez sur Suivant.
21. Évaluez les détails de votre distribution et cliquez sur Modifier si vous devez en changer une partie.
22. Vous pouvez ajouter des rappels à ce flux de travail. Ces rappels seront uniquement envoyés aux personnes qui n’ont pas répondu à l’invitation à l’enquête. Voir les sections correspondantes pour plus d’informations :
    • Envoyer un rappel par e-mail
    • Envoyer un rappel par SMS
      Attention : Pour l’instant, les rappels par SMS sont en accès anticipé et seront disponibles à une date ultérieure. Qualtrics peut, à son entière discrétion et sans que sa responsabilité ne soit engagée, modifier le calendrier de tout déploiement de fonctions d’un produit, modifier la capacité de toute fonction de produit de prévisualisation ou de développement, ou choisir de ne pas lancer une fonction ou une fonctionnalité d’un produit pour quelque raison que ce soit ou sans raison.
23. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout de rappels par courrier électronique

Suivez ces étapes pour configurer un rappel par e-mail lors de l’envoi d’une invitation à une enquête via des flux de travail.

Astuce : Si vous cliquez sur le bouton “Annuler” pendant que vous configurez un rappel, la fenêtre de la tâche se fermera complètement et votre invitation par e-mail ne sera pas sauvegardée. Si vous changez d’avis au sujet de l’ajout d’un rappel, terminez la configuration du rappel. Une fois qu’elle est entièrement configurée, vous pouvez la supprimer avant d’enregistrer la tâche.

1. Après avoir configuré votre invitation, cliquez sur Rappel par courriel.
   Attention : Pour l’instant, les rappels par SMS sont en accès anticipé et seront disponibles à une date ultérieure. Qualtrics peut, à son entière discrétion et sans que sa responsabilité ne soit engagée, modifier le calendrier de tout déploiement de fonctions d’un produit, modifier la capacité de toute fonction de produit de prévisualisation ou de développement, ou choisir de ne pas lancer une fonction ou une fonctionnalité d’un produit pour quelque raison que ce soit ou sans raison.
2. Définissez les champs de l’expéditeur de votre courrier électronique :
   
   • Nom de la personne: peut être n’importe quoi.
   • Adresse électronique de l’expéditeur: Peut être remplacé par une autre adresse électronique standard de Qualtrics. En fonction de votre licence, vous pouvez également utiliser une adresse de départ personnalisée. Pour plus d’informations sur la modification de ces adresses, consultez notre page d’aide sur l’utilisation d’une adresse de provenance personnalisée.
   • Répondre à l’e-mail: Choisissez une adresse à laquelle recevoir les réponses.
     Astuce Qualtrics : en règle générale, l’e-mail de réponse ne peut être que l’e-mail connecté à votre compte Qualtrics. Cependant, les organisations disposent souvent d’une série de domaines FROM personnalisés. Ces domaines personnalisés vous permettent d’utiliser n’importe quelle adresse électronique avec un domaine valide comme adresse de réponse. Par exemple, si vous étudiez à l’Université Qualtrics, vous pourrez peut-être utiliser n’importe quelle adresse e-mail se terminant par @qualtricsuniversity.edu. Si vous ne parvenez pas à définir votre e-mail de réponse, adressez-vous à votre Administrateur de l’Organisation pour vérifier s’il utilise un domaine valide.
     Astuce : vous pouvez également ajouter un CC ou un BCC en cliquant sur les boutons situés suivant le champ de réponse.
3. Créez l’Objet et le Message de votre rappel. Vous pouvez charger une personne évaluée ou un message enregistré dans votre Bibliothèque en cliquant sur l’icône de la bibliothèque, puis en choisissant le message enregistré. Ceci est particulièrement utile si vous devez traduire votre rappel en plusieurs langues. Cliquez sur Aperçu du message pour tester le rappel. Voir Prévisualisation des messages pour plus d’informations.
   
4. Cliquez sur Suivant.
5. Choisissez la date d’envoi du rappel. Vous pouvez envoyer le rappel après un certain nombre de jours ou de semaines. Vous pouvez également choisir l’heure et le fuseau horaire d’envoi.
   
6. Cliquez sur Suivant.
7. Vous pouvez ajouter d’autres rappels en cliquant sur Rappel par courriel ou Rappel par message texte (SMS) et en répétant ces étapes.
   Attention : Pour l’instant, les rappels par SMS sont en accès anticipé et seront disponibles à une date ultérieure. Qualtrics peut, à son entière discrétion et sans que sa responsabilité ne soit engagée, modifier le calendrier de tout déploiement de fonctions d’un produit, modifier la capacité de toute fonction de produit de prévisualisation ou de développement, ou choisir de ne pas lancer une fonction ou une fonctionnalité d’un produit pour quelque raison que ce soit ou sans raison.

Prévisualisation des messages

Vous pouvez prévisualiser votre message avant de l’envoyer. Lors de la prévisualisation d’un message, vous pouvez envoyer un message test dans différentes traductions ou utiliser du texte inséré pour que le message soit le plus proche possible de la distribution réelle.

1. Après avoir personnalisé votre message, cliquez sur Créer un message test.
2. Saisissez l’adresse électronique à laquelle vous souhaitez recevoir le message de test.
3. Si l’objet ou le corps de votre courriel a été traduit, vous pouvez choisir la traduction à envoyer en cliquant sur l’icône de traduction. La langue sélectionnée apparaît sous le champ de l’e-mail.
4. Tous les textes insérés que vous avez utilisés dans votre message apparaissent sous Ajouter des valeurs d’exemple. Si vous souhaitez que le texte inséré apparaisse sous forme de valeurs spécifiques, saisissez-les ici.
   Exemple : Comme vous n’envoyez pas à un vrai contact, les champs d’une liste de contacts apparaîtront comme vides dans l’e-mail de test. Vous pouvez saisir des valeurs d’exemple pour ces champs afin qu’ils apparaissent correctement dans le courrier électronique.
   Astuce : le lien vers l’enquête sera un lien d’aperçu. Vous ne pouvez pas modifier ce champ.
   Astuce : vous pouvez rétablir les valeurs par défaut en cliquant sur Rétablir.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.