Tâche Microsoft Excel

À propos de la tâche Microsoft Excel

Automatisez vos workflows en intégrant les données que vous collectez dans le logiciel que vous et vos collaborateurs utilisez le plus. La tâche Microsoft Excel vous permet d’ajouter automatiquement de nouvelles réponses à l’enquête en tant que nouvelles lignes dans un classeur Microsoft Excel.

Modifications de données

Pour cette extension, les nouvelles réponses à l’enquête sont toujours traitées comme une nouvelle réponse unique et ajoutées comme une nouvelle ligne de données, plutôt que de réécrire les anciennes données.

Toute modification apportée aux données précédemment collectées dans Qualtrics ne sera pas reflétée dans Microsoft Excel.

Création d’un classeur Microsoft Excel

Si vous prévoyez d’utiliser un classeur Excel existant dans votre tâche, assurez-vous d’avoir déjà créé un classeur Excel dans lequel vous prévoyez d’importer les données et assurez-vous de connaître le nom du classeur. Si le classeur que vous prévoyez d’utiliser a été créé par quelqu’un d’autre, assurez-vous qu’il vous a donné l’accès en modification.

Le classeur Excel n’a pas encore besoin d’avoir des données, mais si vous prévoyez de l’ajouter à une feuille de calcul existante (onglet), des en-têtes de colonne doivent être configurés avant que vous ne configuriez votre automatisation dans Qualtrics. Voir l’exemple ci-dessous.

Assurez-vous de ne pas avoir de noms de colonne en double dans votre feuille. N’utilisez pas de guillemets ( ” ) dans les noms de colonnes.

Ne modifiez pas de classeur après vous être connecté aux extensions Qualtrics, sinon cela risque de ne pas fonctionner correctement.

Connexion d’un compte Microsoft

Avant de pouvoir utiliser la tâche Microsoft Excel, vous devez connecter un compte Microsoft pour Qualtrics afin d’importer des données dans. Les comptes peuvent être ajoutés par les Administrateurs de la Marque pour d’autres utilisateurs de la marque à utiliser, ou par des utilisateurs individuels pour leur usage personnel.

AJOUTER UN COMPTE EN TANT QU’ADMINISTRATEUR DE MARQUE

Si vous êtes un Administrateur de la Marque, suivez les étapes décrites dans cette section pour ajouter un compte Microsoft à utiliser pour certains ou tous les utilisateurs de votre licence.

1. À l’aide du menu de navigation en haut à gauche, accédez à Admin.
   
2. Accédez à Extensions.
   
3. Cliquez sur l’extension Microsoft Excel.
4. Cliquez sur Ajouter un compte.
   
5. Donnez un nom au compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
   
6. Cliquez sur Connecter un compte.
7. Poursuivez pour vous connecter à votre compte Microsoft.
   

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs ayant accès à ce compte, voir Détermination des utilisateurs autorisés à utiliser un compte d’extension.

AJOUTER UN COMPTE COMME UN UTILISATEUR INDIVIDUEL

Suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Microsoft pour votre usage personnel. Vous seul pourrez utiliser le compte auquel vous vous connectez.

1. Suivez les étapes de la section Créer une tâche Microsoft Excel jusqu’à ce que vous accédiez à l’étape dans laquelle vous sélectionnez un compte à utiliser.
2. Cliquez sur Ajouter un compte utilisateur.
   
3. Donnez un nom à votre compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
   
4. Cliquez sur Connecter un compte.
5. Poursuivez pour vous connecter à votre compte Microsoft.

Créer une tâche Microsoft Excel

Lorsque vous créez une tâche Microsoft Excel, chaque fois que la tâche exécute une nouvelle ligne, celle-ci est créée dans le classeur Excel que vous avez sélectionné.

1. Accédez à la vue Onglet Workflows d’un projet, ou le page Workflows autonomes.
   
   Astuce Qualtrics : pour le lier aux réponses d’une enquête particulière, nous vous recommandons de commencer dans l’onglet Workflows d’une enquête.
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Créez un workflow planifié ou basé sur des événements. Voir Planifié vs. Workflows basés sur des événements pour plus d’informations.
   Astuce Qualtrics : pour ajouter automatiquement les données de cette enquête à votre classeur Excel, il doit s’agir d’un workflow basé sur les événements.
4. Déterminez le calendrier de votre workflow (si planifié) ou sélectionnez l’événement qui lance le workflow (s’il est basé sur un événement).
   
   Astuce Qualtrics : pour ajouter automatiquement les données de cette enquête à votre classeur Excel, il doit s’agir d’un événement de réponse à l’enquête avec au moins réponses nouvellement créées sélectionnées.
5. Si vous le souhaitez, cliquez sur le signe plus (+ ) puis sur Conditions pour ajouter des conditions à votre workflow, qui détermine à quel moment le workflow s’exécute.
   Astuce Qualtrics : pour plus d’informations sur la création de conditions dans les workflows, voir Création de conditions.
6. Cliquez sur le signe plus ( + ), puis sur Tâche.
7. Sélectionnez Microsoft Excel.
   
8. Sélectionnez le compte Microsoft auquel ajouter des données. Tous les comptes ajoutés par les Administrateurs de la Marque, ainsi que les comptes que vous avez ajoutés vous-même, seront répertoriés ici.
   
9. Si vous souhaitez ajouter de nouvelles références d‘identification de compte, cliquez sur Ajouter un compte utilisateur et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Microsoft.
10. Cliquez sur Suivant.
11. Sélectionnez un classeur Microsoft Excel. Vous pouvez effectuer une recherche par nom si le classeur ne s’affiche pas en haut de la liste.
    
    Attention : impossible de créer de nouveaux classeurs, vous devez sélectionner un classeur existant.
    Astuce : il est possible qu’un classeur ne s’affiche pas dans une recherche. Une méthode possible pour y remédier est de “réindexer votre lecteur”. Vous trouverez ici des instructions sur la réindexation. Si ce problème persiste, contactez le support de Microsoft.
12. Sélectionnez la feuille de calcul (onglet) du fichier auquel vous souhaitez ajouter des données. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
    • Créez une feuille de calcul. Si vous sélectionnez cette option, vous devrez nommer la nouvelle feuille de calcul.
    • Ajoutez le fichier à une feuille de calcul existante. Assurez-vous que la feuille de calcul contient déjà des en-têtes et assurez-vous qu’il n’y a pas de cellules vides dans la ligne d’en-tête de la feuille de calcul.
      Astuce Qualtrics : les modifications apportées dans un fichier Excel ne sont pas encore visibles dans Qualtrics ? Aucun problème. Dans Qualtrics, cliquez sur Retour dans le coin inférieur gauche de la fenêtre, puis sélectionnez à nouveau le compte auquel vous souhaitez vous connecter. Cela rechargera les données extraites d’Excel, de sorte que tous les nouveaux fichiers ou colonnes apparaîtront.
13. Sélectionnez une table existante dans la feuille de calcul à laquelle ajouter des données ou créez une table.
    
14. Si vous créez une nouvelle table, saisissez un nom pour votre table.
    Attention : le nom de la table ne peut pas être vide ni contenir de caractères spéciaux.
15. Si vous créez une nouvelle table, saisissez une position de départ pour la table.
    Astuce Qualtrics : la position de départ standard est A1.
16. Cliquez sur Ajouter un champ pour mapper les données de votre enquête à vos en-têtes de feuille de calcul.
17. Si vous avez sélectionné une table existante, sélectionnez un en-tête dans le menu déroulant. Pour ajouter un nouvel en-tête, sélectionnez Nouvel en-tête.
18. Si vous ajoutez un nouvel en-tête, saisissez un nom pour votre en-tête.
19. Sous Données, saisissez la valeur de la zone. Nous vous recommandons d’utiliser le bouton de texte inséré ( {a}) pour lier dynamiquement les réponses des répondants aux colonnes. Voir Conseils pour le mappage du texte inséré aux colonnes.
20. Lorsque vous avez terminé d’ajouter tous vos champs, cliquez sur Enregistrer.

Conseils pour mettre en correspondance du texte inséré et des colonnes

Pour en savoir plus sur le texte inséré, consultez la page d’assistance liée.

• Le texte inséré peut être utilisé pour extraire des données des éléments suivants :
  • Questions de l’enquête
  • Champs de données intégrées
  • Emplacement GeoIP
  • Date et heure
  • Champs de panneau
  • Quotas
  • ID réponse (voir la colonne « ID réponse » sur la page Comprendre votre jeu de données)
  • Lien de réponse (Lien vers le rapport de réponses. ne nécessite aucun type de paramètres de connexion ou de sécurité pour l’affichage)
  • Statut (voir la colonne « Statut » sur la page Comprendre votre jeu de données)
• Lorsque vous ajoutez le texte inséré pour une question, l’option « Choix sélectionnés » collera dynamiquement la réponse du répondant sélectionné dans le champ.
• Lorsque vous ajoutez le texte inséré pour une question, l’option « Choix sélectionnés – Recodage » collera dynamiquement la valeur numérique de la réponse sélectionnée par le répondant. Cependant, assurez-vous que vos valeurs recodées sont définies avant de collecter des données. Étant donné que vous incorporez des données dans Excel telles qu’elles sont soumises à Qualtrics, toute modification apportée ultérieurement aux valeurs recodées ne sera pas reflétée dans les classeurs Excel.
• « Champs de panel » fait référence aux informations de la liste de contacts. Cela ne sera pertinent que si vous avez distribué votre enquête avec une méthode qui nécessitait une liste de contacts. (E-mail, SMS, authentificateur, liens personnels, etc.)
• Vous pouvez saisir des valeurs dans les champs au lieu d’utiliser du texte inséré, mais nous ne vous recommandons pas toujours de le faire, car cela signifie que chaque répondant aura la même valeur pour ce champ. Il peut être utile d’utiliser des conditions dans vos workflows pour affecter dynamiquement des valeurs différentes à différents groupes de répondants, mais même dans ce cas, il est souvent préférable d’utiliser la logique et les données intégrées pour attribuer des valeurs, et d’injecter cette valeur de données intégrées dans le classeur Excel ; de cette façon, les données sont enregistrées dans la réponse de l’enquête et le classeur Excel, et pas seulement dans le classeur Excel.