Tâche Google Sheets

À propos de la tâche Google Sheets

Automatisez vos workflows en intégrant les données que vous collectez dans le logiciel que vous et vos collaborateurs utilisez le plus. La tâche Google Sheets vous permet d’ajouter automatiquement de nouvelles réponses à l’enquête en tant que nouvelles lignes à une feuille de calcul Google Sheets et de rechercher des données dans une feuille Google Sheets existante.

Modifications de données

Pour cette extension, les nouvelles réponses à l’enquête sont toujours traitées comme une nouvelle réponse unique et ajoutées comme une nouvelle ligne de données, plutôt que de réécrire les anciennes données.

Toute modification apportée aux données précédemment collectées dans Qualtrics ne sera pas reflétée dans Google Sheets.

Création d’une feuille de calcul Google

Si vous prévoyez d’utiliser une feuille Google Sheets existante dans votre tâche, assurez-vous d’avoir déjà créé un fichier Google Sheet dans lequel vous prévoyez d’importer les données et assurez-vous de connaître le nom du fichier. Si le fichier que vous prévoyez d’utiliser a été créé par quelqu’un d’autre, assurez-vous qu’il vous a donné l’accès en modification.

Google Sheet n’a pas encore besoin d’avoir des données, mais si vous prévoyez de l’ajouter à une feuille existante (onglet), des en-têtes de colonne doivent être configurés avant que vous ne configuriez votre automatisation dans Qualtrics. Voir l’exemple ci-dessous.

Assurez-vous de ne pas avoir de noms de colonne en double dans votre feuille. N’utilisez pas de guillemets ( “ ) dans les noms de colonnes.

Ne modifiez pas de feuille après vous être connecté aux extensions Qualtrics, sinon cela risque de ne pas fonctionner correctement.

Connexion d’un compte Google Drive

Avant de pouvoir utiliser la tâche Google Sheets, vous devez connecter un compte Google Drive à Qualtrics pour importer des données dans. Les comptes peuvent être ajoutés par les Administrateurs de la Marque pour d’autres utilisateurs de la marque à utiliser, ou par des utilisateurs individuels pour leur usage personnel.

Ajout d’un compte en tant qu’administrateur de la marque

Si vous êtes un Administrateur de la marque, suivez les étapes décrites dans cette section pour ajouter un compte Google Drive à utiliser par certains ou tous les utilisateurs de votre licence.

1. À l’aide du menu de navigation en haut à gauche, accédez à Admin.
   
2. Accédez à Extensions.
   
3. Cliquez sur l’extension Google Sheets.
4. Cliquez sur Ajouter un compte.
   
5. Donnez un nom au compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
   
6. Cliquez sur Connecter un compte.
7. Continuez à vous connecter à votre compte Google Drive.
   

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs ayant accès à ce compte, voir Détermination des utilisateurs autorisés à utiliser un compte d’extension.

Ajout d’un compte en tant qu’utilisateur individuel

Suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Google Drive pour votre usage personnel. Vous seul pourrez utiliser le compte que vous connectez.

1. Suivez les étapes décrites dans Création d’une tâche Google Sheets jusqu’à ce que vous accédiez à l’étape où vous sélectionnez un compte à utiliser.
2. Cliquez sur Ajouter un compte utilisateur.
   
3. Donnez un nom à votre compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
   
4. Cliquez sur Connecter un compte.
5. Continuez à vous connecter à votre compte Google Drive.
   

Création d’une tâche Google Sheets

1. Accédez à la vue Onglet Workflows d’un projet, ou le page Workflows autonomes.
   
   Astuce Qualtrics : pour le lier aux réponses d’une enquête particulière, nous vous recommandons de commencer dans l’onglet Workflows d’une enquête.
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Sélectionnez Lancé lors de la réception d’un événement.
   Attention : vous ne devez pas utiliser de workflow planifié avec cette tâche. Vous avez besoin d’un événement de réponse à l’enquête pour établir une source de données, que vous pouvez ensuite extraire de pour enregistrer dans votre fichier Google Sheets.
4. Sélectionnez le Réponse à l’enquête événement avec au moins Réponses récemment créées sélectionné.
   
   Astuce Qualtrics : cela ajoutera automatiquement les données de cette enquête à vos Google Sheets chaque fois qu’une nouvelle réponse est collectée.
5. Si vous le souhaitez, cliquez sur le signe plus (+ ) puis sur Conditions pour ajouter des conditions à votre workflow, qui détermine à quel moment le workflow s’exécute.
   Astuce Qualtrics : pour plus d’informations sur la création de conditions dans les workflows, voir Création de conditions.
6. Cliquez sur le signe plus ( + ), puis sur Tâche.
7.  Sélectionnez Google Sheets.
   
8. Décidez si vous souhaitez Ajouter une ligne à une feuille de calcul Google Sheet ou Rechercher des données dans une feuille de calcul Google et suivez les étapes de la section correspondante pour terminer la configuration de votre tâche.
   • Ajout d’une ligne à une feuille de calcul Google
   • Recherche de données dans une feuille de calcul Google

   

Ajout d’une ligne à une feuille de calcul Google

Une fois que vous avez créé une nouvelle tâche Google Sheets, suivez ces étapes pour configurer votre tâche et ajouter des lignes à une feuille de calcul Google Sheets. Cette tâche est utile pour ajouter des données d’enquête directement à une feuille de calcul Google.

1. Sélectionnez Ajouter une ligne à une feuille de calcul Google.
   
2. Cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez le compte Google auquel ajouter des données. Tous les comptes ajoutés par les Administrateurs de la Marque, ainsi que les comptes que vous avez ajoutés vous-même, seront répertoriés ici.
   
4. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux identifiants de compte, cliquez sur Ajouter un compte utilisateur et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Drive.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez un fichier Google Sheets. Vous pouvez effectuer une recherche par nom si le fichier ne s’affiche pas en haut de la liste.
   
   Astuce Qualtrics : vous pouvez également sélectionner Créer une feuille Google Sheets si vous souhaitez créer une nouvelle feuille Google Sheet à laquelle ajouter vos données.
7. Sélectionnez la feuille (onglet) du fichier auquel vous souhaitez ajouter des données. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
   • Créez une feuille dans votre fichier. Si vous sélectionnez cette option, vous devrez nommer la nouvelle feuille.
     
   • Ajoutez le fichier à une feuille existante. Assurez-vous que la feuille contient déjà des en-têtes et assurez-vous qu’il n’y a pas de cellules vides dans la ligne d’en-tête de la feuille.
     
     Astuce Qualtrics : les modifications apportées dans un fichier Google ne sont pas encore visibles dans Qualtrics ? Aucun problème. Dans Qualtrics, cliquez sur Retour dans le coin inférieur gauche de la fenêtre, puis sélectionnez à nouveau le compte auquel vous souhaitez vous connecter. Cela rechargera les données extraites de Google, de sorte que tous les nouveaux fichiers ou colonnes apparaîtront.
8. Cliquez sur Ajouter un champ pour définir une autre colonne de données dans votre feuille Google.
9. Sous En-tête, placez l’en-tête de la colonne/du nom de la zone. Vous saisirez le nom de cette colonne si vous créez une nouvelle feuille et effectuerez une sélection dans une liste de colonnes existantes si vous utilisez une feuille existante.
   
10. Sous Données, saisissez la valeur pour cette zone. Nous vous recommandons d’utiliser le bouton de texte inséré ( {a}) pour lier dynamiquement les réponses des répondants aux colonnes. Voir Conseils pour le mappage du texte inséré aux colonnes.
11. Lorsque vous avez terminé d’ajouter tous vos champs, cliquez sur Enregistrer.

Recherche de données dans une feuille de calcul Google

Une fois que vous avez créé une nouvelle tâche Google Sheets, suivez ces étapes pour configurer votre tâche afin de rechercher des données dans une feuille de calcul Google Sheets. Cette tâche est utile pour rechercher des données dans Google Sheets qui peuvent être utilisées dans les tâches suivantes.

1. Sélectionnez Rechercher des données dans une feuille de calcul Google.
   
2. Cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez le compte Google auquel ajouter des données. Tous les comptes ajoutés par les Administrateurs de la Marque, ainsi que les comptes que vous avez ajoutés vous-même, seront répertoriés ici.
   
4. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux identifiants de compte, cliquez sur Ajouter un compte utilisateur et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Drive.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez un fichier Google Sheets. Vous pourrez la rechercher par nom si elle ne s’affiche pas en haut de la liste.
   
7. Sélectionnez la feuille (onglet) du fichier dans lequel vous souhaitez effectuer une recherche.
8. Sélectionnez la colonne pour effectuer la recherche.
9. Saisissez la valeur que vous souhaitez rechercher. Vous pouvez utiliser le bouton de texte inséré ( {a}) pour insérer une valeur à partir d’un champ d’enquête. Voir Conseils pour le mappage du texte inséré aux colonnes.
10. Sélectionnez une colonne de recherche. Après avoir trouvé la ligne avec la valeur de clé de recherche, la valeur de cette colonne dans cette ligne sera extraite.
    Astuce Qualtrics : S’il existe plusieurs lignes dans la colonne avec la même valeur de clé, la première ligne avec la valeur de clé sera sélectionnée.
11. Cliquez sur Enregistrer.

Exemple : les clients qui répondent à une enquête de feedback se verront remettre une carte cadeau de 5 $ pour leur participation. Les codes de carte-cadeau sont stockés dans une feuille de calcul Google.

Une tâche Rechercher des données dans une feuille Google Sheets peut être utilisée pour rechercher l’e-mail d’un répondant dans la feuille Google Sheets chaque fois qu’une réponse à une enquête est soumise.

La valeur de code de carte-cadeau retournée peut ensuite être utilisée dans les tâches suivantes, telles que l’envoi d’un e-mail avec le code directement au répondant.

Compatibilité des formules

Les formules sont utilisées dans Google Sheets pour transformer les données et effectuer des calculs. Vous pouvez voir une liste des formules Google Sheets dans leur documentation.

L’extension Qualtrics Google Sheets est compatible avec presque toutes les formules, à l’exception de celles répertoriées ci-dessous. Si la feuille de calcul Google Sheets à laquelle vous vous connectez comporte l’une de ces formules, la formule ne s’exécutera pas. À la place, une apostrophe (‘ ) sera ajoutée au préalable et la formule utilisée sera affichée. (Par exemple, «IMAGE)

Formules incompatibles

Voici la liste complète des formules que nous ne prenons pas en charge.

• IMPORTXML
• IMPORTFEED
• IMPORTHTML
• IMPORTRANGE
• IMAGE

Conseils pour mettre en correspondance du texte inséré et des colonnes

Pour en savoir plus sur le texte inséré, consultez la page d’assistance liée.

• Le texte inséré peut être utilisé pour extraire des données des éléments suivants :
  • Questions de l’enquête
  • Champs de données intégrées
  • Emplacement GeoIP
  • Date et heure
  • Champs de panneau
  • Quotas
  • ID réponse (voir la colonne « ID réponse » sur la page Comprendre votre jeu de données)
  • Lien de réponse (Lien vers le rapport de réponses. ne nécessite aucun type de paramètres de connexion ou de sécurité pour l’affichage)
  • Statut (voir la colonne « Statut » sur la page Comprendre votre jeu de données)
• Lorsque vous ajoutez le texte inséré pour une question, l’option « Choix sélectionnés » collera dynamiquement la réponse du répondant sélectionné dans le champ.
• Lorsque vous ajoutez le texte inséré pour une question, l’option « Choix sélectionnés – Recodage » collera dynamiquement la valeur numérique de la réponse sélectionnée par le répondant. Cependant, assurez-vous que vos valeurs recodées sont définies avant de collecter des données, car vous incorporez des données dans Google telles qu’elles sont soumises à Qualtrics. Toute modification apportée ultérieurement aux valeurs recodées ne sera pas reflétée dans les fichiers Google.
• « Champs de panel » fait référence aux informations de la liste de contacts. Cela ne sera pertinent que si vous avez distribué votre enquête avec une méthode qui nécessitait une liste de contacts. (E-mail, SMS, authentificateur, liens personnels, etc.)
• Vous pouvez saisir des valeurs dans les champs au lieu d’utiliser du texte inséré, mais nous ne vous recommandons pas toujours de le faire, car cela signifie que chaque répondant aura la même valeur pour ce champ. Il peut être utile d’utiliser des conditions dans vos workflows pour affecter dynamiquement des valeurs différentes à différents groupes de répondants, mais même dans ce cas, il est souvent préférable d’utiliser la logique et les données intégrées pour affecter des valeurs, et d’injecter cette valeur de données intégrées dans la feuille de calcul Google ; de cette façon, les données sont enregistrées dans la réponse à l’enquête et dans la feuille Google, et pas seulement dans la feuille Google.
  Exemple : dans l’image ci-dessous, le champ « Nom » est un exemple de champ où tout le monde aura exactement la même valeur, car les informations ont été saisies dans le champ, au lieu d’utiliser du texte inséré. « Groupe de traitement » variera en fonction des données intégrées attribuées aux répondants, car il s’agit d’un texte inséré pour un champ donné.
  

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