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À propos de la tâche Google Agenda

Automatisez votre processus de planification en reliant Qualtrics à votre calendrier. La tâche Google Agenda vous permet de créer et d’annuler automatiquement des évènements Google Agenda en fonction des réponses à l’enquête.

Connexion à un compte Google Agenda

Avant de pouvoir utiliser la tâche Google Agenda, vous devez connecter un compte Google Agenda à Qualtrics pour planifier des évènements. Les comptes peuvent être ajoutés par les administrateurs de l’Organisation pour être utilisés par d’autres utilisateurs de l’organisation, ou par des utilisateurs individuels pour leur usage personnel.

Ajout d’un compte en tant qu’administrateur de l’organisation

Si vous êtes Administrateur de l’organisation, suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Google Agenda que certains ou tous les utilisateurs de votre licence pourront utiliser.

1. En utilisant le menu de navigation en haut à gauche, allez dans Admin.
   
2. Allez dans Extensions.
   
3. Cliquez sur l’extension Google Calendar .
4. Cliquez sur Ajouter un compte.
5. Donnez un nom au compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
6. Cliquez sur Connecter le compte.
7. Procédez à la connexion à votre compte Google Agenda.

Pour en savoir plus sur la manière de manager les utilisateurs ayant accès à ce compte, voir Déterminer qui peut utiliser un compte d’extension.

Ajouter un compte en tant qu’utilisateur individuel

Suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Google Agenda pour votre usage personnel. Vous seul pourrez utiliser le compte que vous aurez connecté.

1. Suivez les étapes de la section Création d’une tâche de l’agenda Google jusqu’à l’étape où vous sélectionnez un compte à utiliser.
2. Cliquez sur Ajouter un compte d’utilisateur.
3. Donnez un nom à votre compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
4. Cliquez sur Connecter le compte.
5. Procédez à la connexion à votre compte Google Agenda.

Mise en place d’une tâche dans Google Agenda

Création d’un évènement dans Google Agenda

1. Accédez à l’onglet Onglet FLUX DE TRAVAIL d’un projetou le page des FLUX DE TRAVAIL autonomes.
   Astuce : Pour lier ceci aux réponses d’une enquête particulière, nous vous recommandons de commencer dans l’onglet Flux DE TRAVAIL d’une enquête.
2. Cliquez sur Créer un flux de travail.
3. Créez un flux de travail programmé ou basé sur des évènements. Voir Scheduled vs. Flux de travail basés sur des évènements pour plus d’informations.
   Astuce : Pour utiliser automatiquement les réponses de cette enquête afin d’ajouter des événements à votre Google Agenda, il doit s’agir d’un flux de travail basé sur les évènements.
4. Déterminez le calendrier de votre flux de travail (s’il est planifié) ou choisissez l’événement qui lance le flux de travail (s’il est basé sur des évènements).
   Astuce : Pour lancer le flux de travail sur la base d’une réponse à une enquête, configurez un évènement de réponse à l’enquête.
5. Si vous le souhaitez, cliquez sur le signe plus ( + ) puis sur Conditions pour ajouter des conditions à votre flux de travail, ce qui détermine quand le flux de travail s’exécute.
6. Cliquez sur le signe plus ( + ), puis sur Tâche.
7. Sélectionnez Google Calendar.
8. Sélectionner Créer un évènement.
   
9. Cliquez sur Suivant.
10. Choisissez le compte Google dans lequel vous souhaitez modifier les évènements du calendrier. Tous les comptes ajoutés par les administrateurs de l’Organisation, ainsi que les comptes que vous avez vous-même ajoutés, seront listés ici.
11. Si vous souhaitez ajouter les informations d’identification d’un nouveau compte, cliquez sur Ajouter un nouveau compte et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Agenda.
12. Cliquez sur Suivant.
13. Sélectionnez un agenda Google dans la liste déroulante.
    
    Astuce : Vous ne pouvez sélectionner que les calendriers dont vous êtes le propriétaire.
14. Sélectionnez Évènement de toute la journée si l’évènement durera toute la journée. Lorsque cette option est sélectionnée, il n’est pas nécessaire de choisir une heure de début ou de fin.
15. Sélectionnez Utiliser la date personnalisée si vous souhaitez utiliser un format de date autre que aaaa-mm-jj.
16. Indiquez une date de début et une date de fin pour l’évènement. Si l’évènement ne dure pas toute la journée, indiquez une heure de début et une heure de fin.
    Astuce : Les dates doivent être présentées sous le format aaaa-mm-jj et les heures sous le format hh:mm.
    Attention : Les dates de fin sont exclusives. Si vous programmez un évènement pour les 1er et 2 avril, vous devrez sélectionner une date de fin au 3 avril lors de la configuration de votre évènement.
17. Sélectionnez la zone horaire de l’évènement.
18. Choisissez la fréquence à laquelle l’évènement doit se répéter.
19. Si vous le souhaitez, ajoutez des invités à l’évènement du calendrier en tapant une liste d’adresses électroniques séparées par des virgules.
    
20. Choisissez d’envoyer un rappel à l’hôte en fonction des paramètres de son calendrier ou d’envoyer un courriel aux invités lorsque l’évènement est créé.
21. Sélectionnez les autorisations que vous souhaitez donner à vos invités en cochant les cases correspondantes.
    • Modifier l’évènement : Donnez aux invités la possibilité de modifier l’évènement. Cette fonction est désactivée par défaut.
      Attention : Si vous ne donnez pas aux invités l’autorisation de Modifier l’évènement, ils ne pourront pas modifier la date ou l’heure de l’évènement sur leur propre calendrier.
    • Inviter d’autres personnes : Donnez aux invités la possibilité d’ajouter d’autres personnes à l’évènement. Cette fonction est activée par défaut.
    • Voir la liste des invités : Donnez aux invités la possibilité de voir quels autres invités ont été ajoutés à l’évènement. Cette fonction est activée par défaut.
    Astuce : Si vous sélectionnez Modifier l’évènement, les options Inviter d’autres personnes et Voir la liste des invités seront sélectionnées par défaut.
22. Ajoutez un titre à l’évènement. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une description et un lieu.
    
    Astuce : La sélection de l’option Ajouter la vidéoconférence Google Meet permet d’ajouter un bouton “Participer à Google Meet” à l’invitation du calendrier.
23. Sélectionnez la visibilité du calendrier pour cet évènement.
24. Lorsque vous avez terminé d’ajouter tous vos champs, cliquez sur Enregistrer.

Utilisation du texte inséré

Lors de la création d’un évènement Google Agenda, vous avez également la possibilité d’utiliser du texte inséré pour n’importe quel champ. Cela vous permet de personnaliser les évènements du calendrier en fonction des informations spécifiques à chaque répondant, au lieu d’utiliser les mêmes informations pour chaque répondant. Cliquez sur l’icône {a} située à côté d’un champ pour insérer un texte inséré dans l’enquête. Les champs disponibles pour le texte inséré sont les suivants :

• Question d’enquête : La réponse à une question d’enquête spécifique.
• Champ de données intégrées : La valeur d’un champ de données intégrées spécifique.
• Emplacement GeoIP :Les informations relatives à la localisationd’un répondant.
• Chronomètre : Une date ou une heure spécifique.
  Astuce : Lorsqu’une date est introduite, elle doit être au format aaaa-mm-jj.
• Panel Field : La valeur d’un champ spécifique du répertoire.
• Quota : Le décompte d’un quota d’enquête.

Exemple : Insérer du texte dans un champ du Panel pour ajouter automatiquement le répondant à l’enquête en tant qu’invité à l’évènement du calendrier.

Annulation d’un évènement Google Agenda

L’annulation d’un évènement s’effectue en grande partie de la même manière que la création d’un nouvel évènement du calendrier.

1. Suivez les étapes 1 à 7 de la section Création d’une tâche de l’agenda Google jusqu’à l’étape 8, où vous sélectionnez la tâche de l’agenda Google que vous souhaitez utiliser.
2. Sélectionner Annuler l’évènement.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Choisissez le compte Google sur lequel vous souhaitez modifier les évènements du calendrier. Tous les comptes ajoutés par les administrateurs de l’Organisation, ainsi que les comptes que vous avez vous-même ajoutés, seront listés ici.
5. Si vous souhaitez ajouter les informations d’identification d’un nouveau compte, cliquez sur Ajouter un nouveau compte et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Agenda.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Sélectionnez un calendrier.
8. Si vous le souhaitez, sélectionnez une date spécifique pour n’afficher que les évènements qui se produisent à cette date. Si aucune date n’est sélectionnée, le menu déroulant des évènements affichera tous les évènements du calendrier sélectionné.
9. Sélectionnez l’évènement à annuler. Cochez la case Informer les invités que cet évènement a été annulé si vous souhaitez que les invités reçoivent un courriel au sujet de l’annulation.
10. Cliquez sur Enregistrer.

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