Extraire des données à partir de la tâche Google Drive

À propos de la tâche Extraire les données de Google Drive

Vous pouvez importer des données depuis votre compte Google Drive vers Qualtrics afin qu’elles puissent ensuite être utilisées pour ajouter automatiquement des utilisateurs du répertoire XM Directory, des employés ou des utilisateurs de tableaux de bord CX. Selon vos besoins, cette importation peut être effectuée sur une base planifiée, ou même une seule fois.

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les clients Qualtrics ayant accès à Workflows et à un compte Google Drive.

Avant de commencer

Avant de commencer à importer des données de Google Drive vers Qualtrics, tenez compte des considérations suivantes :

• Que voulez-vous faire de vos données Google Drive une fois qu’elles sont dans Qualtrics ? Consultez les tâches du chargeur disponibles pour obtenir une liste d’options.
• Quel compte Google Drive allez-vous utiliser ? Assurez-vous que les fichiers que vous souhaitez importer dans Qualtrics appartiennent ou sont partagés par ce compte. Gardez à l’esprit que vous aurez besoin de la propriété des fichiers si vous souhaitez les supprimer ou les déplacer après leur traitement.
• Où sont les fichiers que vous souhaitez importer ? Assurez-vous qu’ils se trouvent dans un dossier distinct et pas uniquement sous « My Drive ».
• Cherchez-vous à importer un fichier spécifique ou plusieurs fichiers de manière planifiée ? Si vous importez un seul fichier, vous pouvez procéder à la configuration. Sinon, tenez compte de ce qui suit.
• Vos fichiers correspondent-ils à un format cohérent ? Par exemple, les fichiers que vous souhaitez importer dans le même workflow doivent avoir les mêmes en-têtes/colonnes/zones, même si les valeurs diffèrent.
  Exemple : vous configurez un workflow pour charger régulièrement des contacts depuis Google Drive vers votre répertoire XM. Chaque fichier comporte des colonnes Prénom, Nom, E-mail, Téléphone, ID unique et Emplacement.
• Existe-t-il des conventions d’appellation spéciales pour les fichiers que vous souhaitez importer ? Cela n’est pas nécessaire, mais encouragé, si vous souhaitez juste distinguer clairement les fichiers à importer, en particulier s’ils vivent dans le même fichier que les fichiers non traités.
• Que voulez-vous faire d’un fichier une fois qu’il a été traité ? Cela ne sert pas uniquement à identifier les fichiers Google Drive qui ont déjà été téléchargés dans Qualtrics, mais aussi à éviter qu’ils ne soient téléchargés à nouveau en l’absence de modifications. Par exemple, voulez-vous que le nom du fichier traité soit modifié ? Si c’est le cas, pensez à ajouter un préfixe au nom. Voulez-vous déplacer le fichier vers un autre dossier ? Dans ce cas, assurez-vous de créer le nouveau dossier.

Connexion d’un compte Google Drive

Avant de pouvoir utiliser la tâche Extraire les données de Google Drive, vous devez connecter un compte Google Drive à Qualtrics pour extraire les données de. Les comptes peuvent être ajoutés par les Administrateurs de la Marque pour d’autres utilisateurs de la marque à utiliser, ou par des utilisateurs individuels pour leur usage personnel.

La connexion pour la tâche Extraire les données de Google Drive est distincte des connexions pour d’autres extensions Google, telles que Google Agenda et Google Sheets.

Ajout d’un compte en tant qu’administrateur de l’organisation

Si vous êtes un Administrateur de la marque, vous pouvez ajouter un compte Google Drive à utiliser pour certains ou tous les utilisateurs de votre licence.

1. Commencez par rechercher et installer l’application. Assurez-vous de sélectionner Extraire les données à partir de Google Drive, pas l’une des autres options Google.
2. Ajoutez ensuite un compte.

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs ayant accès à ce compte, voir Détermination des utilisateurs autorisés à utiliser un compte d’extension.

Ajout d’un compte en tant qu’utilisateur individuel

Suivez les étapes de cette section pour ajouter un compte Google Drive pour votre usage personnel. Vous seul pourrez utiliser le compte que vous connectez.

1. Suivez les étapes dans Configuration d’une tâche Extraire les données de Google Drive jusqu’à ce que vous arriviez à l’étape où vous sélectionnez un compte à utiliser.
2. Cliquez sur Ajouter un compte utilisateur.
   
3. Donnez un nom au compte. Ce nom est utilisé à des fins d’organisation et pour identifier le compte.
   
4. Cliquez sur Connecter un compte.
5. Connectez-vous à votre compte Google.
   
6. Vous serez ensuite redirigé vers l’écran de consentement Google, qui récapitule l’autorisation dont nous avons besoin pour accéder aux fichiers dans votre compte Google Drive. Lisez la description et cliquez sur Autoriser.
   

Configuration d’une tâche Extraire les données de Google Drive

1. Créez un workflow ETL.
2. Sélectionnez Source de données (extracteur ETL).
   
3. Recherchez et sélectionnez Extraire les données de Google Drive.
   
4. Sélectionnez le compte Google Drive à partir duquel extraire les fichiers. Tous les comptes ajoutés par les Administrateurs de la Marque, ainsi que les comptes que vous avez ajoutés vous-même, seront répertoriés ici.
   
5. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux identifiants de compte Google Drive, cliquez sur Ajouter un compte utilisateur et suivez les étapes de la section Connexion d’un compte Google Drive.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Sélectionnez le dossier Google Drive dans lequel Qualtrics recherchera les fichiers à importer. Il existe deux façons de sélectionner un dossier :
   • Coller le lien direct vers le dossier : Dans Google Drive, naviguez jusqu’au dossier que vous souhaitez sélectionner. Copiez l’URL complète de votre navigateur. Ensuite, revenez dans Qualtrics, collez le lien dans le champ.
     
   • Sélectionnez le dossier Google Drive : un menu déroulant répertoriant les dossiers dans votre Google Drive s’affiche. Vous pouvez saisir le nom de votre dossier pour le trouver.
     
8. Vérifiez le dossier sélectionné pour vous assurer qu’il s’agit bien du bon dossier.
   
   Astuce Qualtrics : si vous souhaitez sélectionner un autre dossier, cliquez sur Modifier le dossier.
9. Choisissez le ou les fichiers à importer dans Qualtrics. Il existe deux façons de configurer ces fichiers :
   • Importer tous les fichiers qui correspondent à un modèle de nom de fichier : il s’agit de la meilleure option pour les importations que vous souhaitez effectuer de manière planifiée. Fournir une partie d’un nom de fichier est un excellent moyen d’identifier uniquement les fichiers associés, tout en ignorant les autres fichiers qui peuvent se trouver dans le dossier. Vous pouvez également laisser cette zone vide si tous les fichiers ajoutés au dossier que vous avez sélectionné peuvent être téléchargés. Une fois que vous avez choisi votre nom de fichier, sélectionnez un type de fichier. Vous pouvez choisir entre CSV, TSV et Google Sheets.
     
     Exemple :
     vous importez régulièrement des contacts. Tous vos fichiers de contacts ont le préfixe « contacts », puis une date, de sorte qu’ils sont facilement identifiables.
   • Importer un fichier spécifique : sélectionnez un fichier spécifique dans le dossier source. Il s’agit d’un bon moyen d’exécuter une importation unique plutôt qu’une importation planifiée régulière. Seuls les fichiers CSV, TSV et Google Sheets seront disponibles pour l’importation. Vous pouvez rechercher un fichier par nom.
     
10. Sous Options d’importation, décidez de ce qu’il advient des fichiers une fois qu’ils sont traités par ce workflow Google Drive. Vous disposez de quelques options :
    
    • Supprimez les fichiers traités. Il s’agit du choix par défaut. Une fois le fichier importé dans Qualtrics, il est supprimé de Google Drive.
    • Conservez les fichiers traités et renommez-les. Au lieu de supprimer les fichiers, ils seront renommés. Spécifiez un préfixe de fichier qui sera ajouté aux noms des fichiers lors de leur traitement. Nous ajouterons également l’heure de traitement du fichier au nom, afin d’éviter les doublons.
      Exemple : si le préfixe est « processed- », un fichier nommé employee-data sera renommé processed-employee-data_2021-06-09_093039.
    • Conservez les fichiers traités et déplacez-les vers un autre dossier. Déplacez le fichier traité vers un autre dossier. Vous pouvez sélectionner le dossier de destination de la même manière que vous avez sélectionné le dossier source, soit en collant un lien, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante.
    • Conservez les fichiers traités. Une fois importé, le fichier restera dans son dossier d’origine. Assurez-vous qu’entre les cycles d’exécution du workflow son contenu est mis à jour ou que le même fichier sera à nouveau importé.
11. Si vous le souhaitez, sélectionnez Utiliser PGP pour crypter vos fichiers. Pour en savoir plus sur ces moyens supplémentaires de chiffrement et de protection des données, voir Chiffrement PGP.
12. Sous Charger fichier échantillon, vous devez importer un fichier échantillon qui aura la même structure que les fichiers qui seront traités à chaque exécution du workflow. Il existe deux façons de définir cet exemple de fichier :
    • Sélectionnez un exemple de fichier à partir de Google Drive : Sélectionnez un exemple de fichier directement depuis Google Drive. Seuls les CSV, TSV et Google Sheets apparaîtront ici ; la taille maximale des fichiers est de 100 Mo pour les fichiers CSV et TSV, de 10 Mo pour les feuilles Google. Avant de pouvoir soumettre le format de fichier, vous devez cliquer sur Vérifier les champs pour vous assurer que le document semble correct.
      
      Astuce Qualtrics : téléchargez-vous un fichier spécifique sur le serveur ? Sélectionnez à nouveau ce fichier pour votre exemple de fichier.
    • Chargez un exemple de fichier à partir de votre ordinateur : téléchargez un fichier CSV ou TSV (taille maximale de 100 Mo) depuis votre ordinateur.
      
      Astuce Qualtrics : si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger les exemples de fichiers dans la tâche ou télécharger les fichiers dans la section Exemples de fichiers. Le seul format d’encodage de fichier pris en charge est UTF-8. Certains logiciels de feuille de calcul enregistrent des fichiers au format Unicode UTF-8, ce qui est différent de UTF-8 si vous recevez des erreurs inattendues. Assurez-vous que vous exportez au format UTF-8 et non au format Unicode UTF-8.
      
13. Vérifiez les champs du fichier. La table affiche les en-têtes de colonne (qui représentent les zones individuelles) et leurs valeurs pour les deux premières lignes de données.
    
14. Si vous êtes prêt à terminer la configuration de Google Drive, cliquez sur Enregistrer.
15. Terminez la création de votre flux de travail ETL. Lorsque vous sélectionnez une tâche du chargeur, vous décidez de la destination des données que vous avez extraites. Consultez les tâches du chargeur disponibles pour obtenir une liste des options.
    

Conditions basées sur les données extraites

Une fois que vous avez terminé la configuration de votre tâche Google Drive, vous pouvez définir des conditions basées sur les données extraites. Cela vous permet d’être spécifique à ce qui se passe ensuite dans votre workflow.

Voici une liste des types de conditions que vous pouvez ajouter à un workflow après une tâche “Extraire des données à partir de Google Drive”.

• Nombre de fichiers importés
• Nombre de lignes importées

Vous pouvez ensuite indiquer un nombre exact ou une plage (supérieur à, inférieur à, etc.). Par exemple, vous pouvez dire que les fichiers seront téléchargés dans le répertoire CX uniquement s’il y a moins de 100 lignes.

FAQ