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À propos des FLUX DE TRAVAIL

Les flux de travail vous permettent de déclencher des tâches en fonction de divers évènements. Les exemples incluent la création d’un ticket lorsque quelqu’un s’inscrit au Répertoire XM, l’envoi d’un e-mail de suivi à un client après un faible taux de satisfaction. Tant pour l’évènement déclencheur que pour la tâche résultante, vous disposez d’un grand nombre d’options, dont la plupart se trouvent à l’intérieur de la plateforme Qualtrics et d’autres à l’extérieur.

Vous pouvez créer des flux de travail à deux endroits différents : dans l’onglet Flux de travail d’un projet ou dans la page autonome Flux de travail ou dans le Répertoire XM. L’onglet Flux de travail est disponible dans les types de projets Enquête, Engagement, Cycle de vie, Recherche ad hoc sur les employés et 360. À moins que l’évènement déclencheur de votre flux de travail ne soit directement lié à une enquête, nous vous recommandons de créer un flux de travail autonome.

Flux de travail dans un projet vs. Flux DE TRAVAIL autonomes

Vous pouvez créer des flux de travail à plusieurs endroits dans Qualtrics. Les flux de travail fonctionnent de la même manière quel que soit l’endroit où ils sont créés. Cette section explique comment accéder aux différentes zones du produit où vous pouvez créer un flux de travail.

• L’onglet Flux DE TRAVAIL au sein d’un projet : La plupart des projets permettent d’y ajouter des flux de travail. Pour créer un flux de travail, accédez à l’onglet Flux de travail dans le projet. Les flux de travail créés dans un projet sont uniquement accessibles via le projet.
  
• La page des Flux de travail autonomes: Vous pouvez créer un flux de travail qui n’est pas connecté à un projet en allant sur la page des Flux de travail autonomes.
  
  Une fois sur place, cliquez sur le bouton Créer un flux de travail pour commencer.
  
  Astuce : Si vous créez un flux de travail déclenché par une réponse à une enquête dans la page autonome des Flux de travail, vous serez invité à déplacer le flux de travail dans votre projet d’enquête.

Création de flux DE TRAVAIL

Cette section explique comment créer un flux de travail dans une enquête et ce que signifient les différents composants (évènements, conditions et tâches). Bien que les fonctionnalités soient similaires, l’apparence de la création de flux de travail peut être différente sur la page autonome Flux de travail.

1. Allez dans l’onglet Flux DE TRAVAIL de votre projet.
   
2. Assurez-vous d’être dans la section Vos flux de travail.
3. Cliquez sur Créer un flux de travail pour créer un flux de travail à partir de zéro ou utiliser un modèle prédéfini. Vous pouvez également cliquer sur la flèche située à côté du bouton et choisir l’option Suivant un évènement ou Démarré à un moment précis pour lancer la création d’un flux de travail à partir de zéro.
4. Si vous créez un flux de travail à partir de zéro, déterminez si le flux de travail doit être planifié ou basé sur des évènements. Pour une comparaison complète de ces options, voir Scheduled vs. Flux de travail basés sur des évènements.
   
   • Prévu: Définissez un calendrier pour que le flux de travail soit exécuté encore et encore, comme la création d’une tâche de ticket tous les lundis, ou une enquête qui doit être envoyée le premier de chaque mois.
   • Basé sur l’évènement: Liez un flux de travail à un événement spécifique, comme la collecte d’une réponse à une enquête, la réaffectation d’un ticket ou un événement survenu dans Salesforce.
5. Vous pouvez également sélectionner un flux de travail préétabli dans la section des modèles. Pour plus d’informations, voir la section Modèles de flux de travail.
6. Cliquez sur Démarrer.
7. Nommez votre flux de travail en cliquant sur le nom du flux de travail en haut et en tapant un nouveau nom.
   
8. Choisissez l’évènement qui déclenchera votre flux de travail, ou définissez le calendrier sur lequel vous souhaitez que le flux de travail s’exécute.
9. Si vous le souhaitez, ajoutez des conditions à votre flux de travail. Il s’agit des règles qu’un évènement doit respecter avant que le flux de travail ne s’exécute réellement, et qui peuvent ajouter une spécificité bien nécessaire. Pour plus d’informations, voir la création de conditions.
   Astuce: il n’est pas nécessaire d’ajouter des conditions à chaque flux de travail. S’il n’y a pas de conditions, les tâches du flux de travail se déclenchent dès que l’évènement a lieu. Par exemple, si votre évènement est la création d’une réponse à une enquête, le flux de travail se déclenchera à chaque fois qu’une réponse à l’enquête sera soumise.
10. Ajoutez une tâche. Il s’agit de ce que nous voulons qu’il se passe lorsque l’évènement remplit les conditions, comme l’envoi d’un email, la création d’un ticket ou l’envoi d’un message Slack. Voir la définition des tâches pour plus d’exemples.
11. Assurez-vous que votre flux de travail est activé.

Évènements vs. Conditions vs. Tâches

Lorsque vous créez un flux de travail, vous indiquez l’évènement qui doit le déclencher, les conditions plus spécifiques dans lesquelles ce flux se produit (si nécessaire), puis vous définissez la tâche qui est exécutée en conséquence.

Par exemple, je souhaite envoyer un e-mail aux managers chaque fois qu’un client fait état d’un faible CSAT. Je souhaite également créer un ticket lorsque cela se produit, afin que notre équipe d’assistance puisse y remédier.

Nous collectons le CSAT dans le cadre d’une enquête – ce qui signifie que l’évènement est la création d’une réponse à l’enquête.

Nous ne nous intéressons qu’à un CSAT faible, donc la condition est quelque chose comme, si la réponse à la question CSAT est de 3 ou moins, ou si “très insatisfait” est sélectionné. (Ce chiffre peut varier en fonction des critères de référence de votre organisation.)

Quelle est la tâche qui découle de ce type de réponses à l’enquête ? Nous envoyons une tâche e-mail aux managers et utilisons une tâche de ticket pour créer un nouveau ticket pour un représentant de l’assistance.

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Les flux de travail peuvent être programmés ou liés à un évènement spécifique. Les flux de travail planifiés sont utiles lorsque vous souhaitez qu’une tâche se produise régulièrement. Les évènements sont particulièrement utiles si vous souhaitez baser une tâche sur un événement spécifique qui s’est produit dans Qualtrics – par exemple, l’envoi d’un e-mail ou la création d’un ticket en fonction de la façon dont un répondant a rempli une enquête. Dans cet exemple, l’envoi de l’enquête serait l’évènement, et l’e-mail ou le ticket serait la tâche effectuée.

Exemples de flux de travail planifiés

• Je souhaite recevoir un e-mail le 1er de chaque mois, me rappelant de me connecter et de vérifier mon Enquête.
• Dans le cadre d’une enquête, je demande aux employés d’indiquer à leur Manager comment ils vont et de signaler les problèmes pour lesquels ils ont besoin d’aide. Je souhaite que ce message soit envoyé à ma liste d’employés tous les mercredis.

Exemples de flux de travail basés sur des évènements

• Je souhaite créer un ticket pour mon équipe d’assistance chaque fois qu’un répondant remplit notre enquête d’assistance.
• Je souhaite envoyer un e-mail à l’équipe de vente chaque fois qu’une personne interrogée dans le cadre de l’enquête indique qu’elle souhaite en savoir plus sur nos produits.
• Je souhaite envoyer une distribution d’enquête à chaque fois qu’un ticket est résolu dans Freshdesk.

FLUX DE TRAVAIL DE TRAVAIL

Les flux de travail programmés vous permettent de créer des flux de travail qui s’exécutent à un moment précis. Vous pouvez configurer votre flux de travail pour qu’il s’exécute de manière récurrente, et vous pouvez choisir quand le flux de travail commence et se termine.

Pour créer un flux de travail planifié, sélectionnez Lancé à un moment précis (planifié) lors de la création de votre flux de travail.

Choisissez ensuite la fréquence de programmation souhaitée. Il peut s’agir d’une heure, d’un jour, d’une semaine, d’un mois, d’un trimestre, d’une année ou d’une expression personnalisée.
L’étape suivante dépend de la fréquence de votre flux de travail :

• Hebdomadaire et mensuel: Choisissez les jours d’exécution en cliquant sur le menu déroulant et en cochant les cases situées à côté de chaque jour.
  
  Astuce: Si vous choisissez une date qui n’existe pas dans chaque mois (Ex : 29, 30, ou 31), le flux de travail n’aura pas lieu pendant ces mois.
• Trimestriel: Choisissez le mois du trimestre et le jour du mois où le flux de travail doit s’exécuter.
  Astuce: Si vous souhaitez que le flux de travail soit exécuté le dernier jour du mois, veillez à sélectionner Dernier jour.
• Annuellement: Choisissez le jour spécifique de l’année où le flux de travail doit s’exécuter.
• Custom Cron Expression : Saisissez une expression cron qui représente le moment où le flux de travail doit s’exécuter. Cliquez sur Afficher les détails pour voir comment votre expression cron est évaluée. Consultez ce site web pour obtenir de l’aide sur la génération d’une expression Cron.
  
  Astuce : les expressions cron ne peuvent avoir que 5 parties et doivent contenir des caractères valides. Les intervalles inférieurs à une heure ne sont pas autorisés. Pour plus d’informations, consultez ce guide sur les expressions cron.
  Exemple : Dans la capture d’écran ci-dessus, le flux de travail programmé s’exécutera toutes les 3 heures, à partir de 1 heure du matin, tous les 2 jours.

Suivant, saisissez ou cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner l’heure de début de votre flux de travail.

Si vous souhaitez que le flux de travail s’exécute plusieurs fois le même jour, cliquez sur Ajouter une heure de début.

Exemple: Imaginons que vous souhaitiez exécuter votre Flux de travail 3 fois par jour. Réglez la fréquence sur quotidien et ajoutez les trois moments de la journée où vous souhaitez que le flux de travail s’exécute. Ce flux de travail sera exécuté à 9 heures, 12 heures et 15 heures chaque jour.

Suivant, sélectionnez le fuseau horaire sur lequel vous souhaitez que le flux de travail s’exécute. Par défaut, c’est le fuseau horaire du compte qui est sélectionné.

Ensuite, choisissez quand vous voulez que le flux de travail commence et s’arrête de fonctionner. Par défaut, les flux de travail planifiés commencent à s’exécuter immédiatement après avoir été activés et ne s’arrêtent que lorsqu’ils sont désactivés. Toutefois, vous pouvez choisir une date de début et une date de fin pour votre flux de travail planifié.

1. Choisissez la date de début du flux de travail :
   • Immédiatement après l’activation: Le flux de travail s’exécute conformément à son calendrier dès qu’il est activé.
   • Activé: Le flux de travail commencera à fonctionner à la date choisie. Saisissez une date au format MM/JJ/AAAA ou sélectionnez une date dans le sélecteur de calendrier.
     
2. Choisissez la date de fin du flux de travail :
   • Jamais: Le flux de travail sera exécuté jusqu’à ce qu’il soit désactivé.
   • Après: Le flux de travail commencera à fonctionner à la date choisie. Saisissez une date au format MM/JJ/AAAA ou sélectionnez une date dans le sélecteur de calendrier.

Déclencher manuellement des flux de travail planifiés

Plutôt que d’attendre qu’un flux de travail programmé se déclenche, vous pouvez le déclencher en cliquant sur un bouton. Dans l’éditeur de flux de travail, vous pouvez immédiatement déclencher un flux de travail pendant le processus de test.

1. Après avoir créé votre flux de travail programmé, assurez-vous qu’il est activé.
   
2. Cliquez sur le bouton Exécuter immédiatement pour tester le flux de travail planifié.

Flux DE TRAVAIL DE L’ÉVÉNEMENT

les “évènements” se produisent dans Qualtrics (ou ailleurs) et provoquent le démarrage d’un flux de travail. Pour créer un flux de travail basé sur un événement, cliquez sur Créer un flux de travail, puis sélectionnez Lancé à la réception d’un évènement.

De nombreux évènements peuvent être utilisés pour démarrer un flux de travail. L’événement sélectionné déterminera les types de conditions pouvant être appliqués au flux de travail. Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de la fenêtre pour rechercher facilement les évènements disponibles. Les évènements auxquels vous avez accès dépendent de votre licence et de votre projet. Voir ci-dessous pour une explication complète de chaque type d’événement.

Évènements disponibles partout

Les évènements listés ci-dessous sont disponibles à la fois dans l’onglet Flux DE TRAVAIL de l’Enquête et dans la page autonome Flux DE TRAVAIL.

• Réponses à l’enquête: Déclenchez le flux de travail en fonction de la façon dont une personne interrogée répond à votre enquête.
• Message sortant de Salesforce: Déclencher le flux de travail en fonction des messages sortants de Salesforce.
  Astuce : Cet évènement n’est pas disponible pour les projets EX.
• Évènement Ticket: Déclencher le flux de travail en fonction des modifications des données du ticket.
  Astuce : Cet évènement n’est pas disponible pour les projets EX.
• Évènement JSON: Déclencher le flux de travail sur la base d’un appel à l’API.
• Évènement ServiceNow: Déclencher le flux de travail en fonction d’un évènement dans ServiceNow.
• Évènement Zendesk: Déclencher le flux de travail en fonction d’un évènement dans Zendesk.
• Évènement “Health Connect: Déclenchez le flux de travail en fonction d’un évènement dans votre système de dossiers de santé électroniques.
• Évènement du segment Twilio: Évènement d’un flux de travail basé sur des événements de données dans Twilio Segment, mise à jour des informations de contact dans Répertoire XM basée sur Twilio Segment, ou ajout d’une transaction à un Répertoire XM basée sur des évènements dans Twilio Segment.
• Événement Jira: Déclencher des flux de travail en fonction des modifications apportées aux problèmes Jira, telles que les mises à jour de statut.
• Évènement XM Discover : Déclencher un flux de travail sur la base des alertes textuelles ou des alertes de scorecard envoyées dans XM Discover

Évènements disponibles uniquement dans les flux DE TRAVAIL autonomes

Les événements suivants ne sont disponibles que lors de la configuration d’un flux de travail basé sur des événements à partir de la page autonome Flux de travail.

• Évènement de l’entonnoir du Répertoire XM: Déclencher le flux de travail en fonction des évènements qui se produisent dans votre Répertoire XM.
• Évènement de définition d’enquête: Déclencher le flux de travail en fonction du changement d’état d’un projet.
  Astuce : L’évènement de définition de l’enquête ne peut pas être utilisé pour les types de projets EX.
• évènement de l’iQ sur les anomalies: Déclenchez le flux de travail en fonction des pics ou des baisses du nombre de réponses aux enquêtes.

• Évènement “Experience iD Change: Déclenchez des flux de travail en fonction des modifications des données de contact, des modifications des abonnements ou des modifications des données de transaction.
• Experience iD Segments Évènement : Déclencher un flux de travail en fonction de l’ajout ou de la suppression d’un contact dans un segment.

Créer des conditions

Lors de la création d’un flux de travail basé sur des évènements, vous pouvez ajouter des conditions pour déterminer plus précisément quand le flux de travail doit se déclencher. Par exemple, vous ne voudrez peut-être pas envoyer un e-mail aux managers pour chaque réponse d’enquête envoyée, mais vous voudrez peut-être les informer lorsque le client a indiqué un faible niveau de satisfaction. Les conditions sont construites en créant des instructions logiques qui utilisent les informations de l’évènement choisi.

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1. Tout ou partie:
   • Toutes les conditions doivent être remplies. Imaginez que toutes les affirmations de la condition soient reliées par “Et”
   • Toutes les conditions peuvent être remplies. Imaginez que toutes les affirmations de la condition soient reliées par “ou”
2. Type de condition: Il varie en fonction de l’évènement choisi. Par exemple, si votre flux de travail est basé sur les réponses à une enquête, vos conditions peuvent être basées sur les réponses aux questions, les données intégrées ou les quotas de cette enquête.
   Astuce : Vous pourrez utiliser des questions d’enquête pour créer des conditions si votre flux de travail est basé sur des réponses d’enquête soumises, mais pas si vous basez votre flux de travail sur un évènement de ticket; dans ce dernier cas, vous ne pouvez utiliser que les informations disponibles sur le ticket lui-même, comme les données du ticket.
3. Champ : Le champ spécifique par lequel vous filtrez (par exemple, Q1 – Comment évaluez-vous la facilité ou la difficulté de navigation sur ce site web ?)
4. Choix: la réponse spécifique, la réponse, la valeur, etc. que vous souhaitez faire correspondre (par exemple, Extrêmement facile, Détracteur, etc.).
5. Opérateur: Comment vous voulez faire correspondre la valeur que vous avez définie (par exemple, Sélectionné / Non sélectionné, Affiché / Non affiché, etc.)
   Astuce: Voir la Liste des opérateurs pour plus d’informations sur les opérateurs disponibles. Condition : cette page traite du filtrage des données de réponse, mais les informations sur les conditions sont les mêmes pour les flux de travail.

Vous pouvez inclure plusieurs blocs de conditions dans un flux de travail. Lors de l’exécution du flux de travail, les conditions et les tâches du flux de travail seront évaluées dans l’ordre où elles apparaissent dans l’éditeur de flux de travail. Ainsi, la condition initiale doit être passée avant d’être évaluée pour la condition suivante. Dès qu’une condition n’est pas remplie, le flux de travail ne poursuit pas l’évaluation des conditions suivantes.

Exemple : Dans cet exemple, nous utilisons un flux de travail pour inscrire les répondants à une enquête à une tombola, puis envoyer un e-mail aux gagnants de la tombola. Les participants sont automatiquement identifiés lorsqu’ils répondent à l’enquête, et nous souhaitons que les gagnants ne reçoivent qu’un e-mail.

1. Le flux de travail commence lorsqu’une personne interrogée soumet une réponse à l’enquête.
2. Nous ajoutons une condition initiale pour déterminer l’admissibilité au tirage au sort. Cela se produit lorsque la personne interrogée répond à l’enquête et est spécifié par le champ de données intégrées “RaffleEntry” est “True”.
3. Suivant, nous ajoutons une tâche de codage, qui utilise JavaScript pour déterminer de manière aléatoire si le répondant a gagné ou perdu la tombola.
4. Nous ajoutons une autre condition pour déterminer si nous devons envoyer un courriel au gagnant d’une tombola. Cette condition dépend des résultats de la tâche de codage.
5. Nous ajoutons une tâche e-mail pour envoyer un e-mail au répondant.

Pour découvrir le processus de création de conditions pour un flux de travail, suivez les étapes ci-dessous.

Marche à suivre

Dans cet exemple, un ticket est créé lorsqu’un Détracteur est identifié à l’aide de la question NPS de notre enquête.

Astuce: Le Net Promoter Score®, ou NPS, est une mesure de la satisfaction de la clientèle sur une échelle de 11 points. Les détracteurs mécontents sont regroupés sur le segment allant de 0 à 6. Les passifs sont regroupés sur le segment de 7 à 8 et les promoteurs, sur celui de 9 à 10. Pour en savoir plus, consultez la page consacrée au Net Promoter® Score.

1. Créez un flux de travail ou sélectionnez un flux de travail existant. Assurez-vous qu’il s’agit d’un flux de travail basé sur des évènements.
   
2. Sélectionnez votre évènement. Ici, nous avons choisi l’évènement “Réponse à l’enquête” et spécifié que le flux de travail doit se produire si une réponse est créée.
3. Cliquez sur Ajouter des conditions.
4. Décider si une ou toutes les conditions doivent être remplies.
   
5. Cliquez sur Condition.
6. Choisissez votre type de condition. Dans cet exemple, nous avons choisi “Question”
   
7. Choisissez un champ. Dans ce cas, nous avons choisi Q2 parce que c’est la question de notre NPS.
8. Choisissez une valeur. Ici, “Est Détracteur” a été sélectionné, ce qui inclut automatiquement toute personne ayant répondu de 0 à 6 sur une échelle de 11 points.
9. Sélectionnez un opérateur (par exemple, Vrai / Faux, etc.).
10. Répétez les étapes 5 à 9 si nécessaire pour ajouter des conditions supplémentaires.
11. Pour ajouter des ensembles de conditions supplémentaires, cliquez sur groupe de conditions. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces produits, voir la page correspondante. Voir également la logique d’imbrication pour des conditions plus complexes.
12. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer l’édition.

Définir des tâches

Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 tâches par flux de travail pour assurer le suivi de vos recherches et de vos réponses aux enquêtes. Chaque type de tâches peut résoudre tout un éventail de problèmes. Vous pouvez utiliser la barre de recherche située en haut du sélecteur de tâches pour rechercher les tâches disponibles. Pour obtenir une liste complète des tâches, consultez la catégorie Tâches dans la section Flux de travail du site d’assistance.

Astuce : Cliquez sur l’icône i d’une tâche pour obtenir plus d’informations sur cette tâche. Cette fenêtre comprend également un lien vers la page d’assistance de cette tâche spécifique si vous avez besoin d’aide pour la configurer.

Flux DE TRAVAIL Tâches générales

Les tâches ci-dessous peuvent être utilisées sur l’ensemble de la plateforme Qualtrics.

• Tâche de tickets : les détracteurs NPS peuvent déclencher des tickets d’assistance à priorité élevée.
• Tâche e-mail : les requêtes des étudiants peuvent déclencher l’envoi d’e-mails aux instructeurs pour obtenir de l’aide.
• Tâche du service Web : les flux d’informations peuvent être mis à jour en temps réel via des API.
• Tâche de répertoire XM: Distribuer une enquête ou mettre à jour les informations de contact dans votre Répertoire XM.
• Coder la tâche: Utiliser un JavaScript personnalisé pour manipuler les données qui sont transmises entre les tâches.
• Flux de notifications Tâche: Créer une notification en tant que résultat du flux de travail.
• Calculer une tâche métrique: Déclencher une réponse en fonction des changements dans les métriques agrégées de votre ensemble de données.
• Tâche de retour d’information en première ligne: Créez une nouvelle demande dans votre projet de retour d’information en première ligne sur la base d’une réponse à une enquête.

Tâches de l’extension Add-On

• Tâche Slack : les indicateurs de réalisation peuvent déclencher des messages du canal Slack.
• Tâche Salesforce : Text Analytics peut lancer des événements de Salesforce.
• Tâche Zendesk: L’extension Zendesk vous permet de créer et de mettre à jour des tickets dans Zendesk en fonction des réponses collectées avec les enquêtes Qualtrics.
• Tâche Freshdesk: L’extension Freshdesk permet de créer des tickets dans Freshdesk sur la base de flux de travail déclenchés dans Qualtrics.
• Tâche Hubspot: L’extension Hubspot vous permet de créer et de mettre à jour des affaires et des contacts dans Hubspot à partir des réponses d’enquêtes collectées.
• Tâche ServiceNow: L’extension ServiceNow permet de créer et de mettre à jour des incidents dans ServiceNow ainsi que de mettre à jour les informations de contact des clients fournies par les réponses aux enquêtes.
• Microsoft Dynamics: L’extension Microsoft Dynamics vous permet de lier votre compte à une enquête Qualtrics pour les fonctions de mappage des réponses et de Web-to-lead.
• Tâche de la carte Tango : Incitez les enquêtes avec Tango Card.
• Tâche Marketo: Envoyer des données à Marketo en tant qu’activité personnalisée.

Partage des informations d’identification pour les tâches d’extension

Si votre tâche nécessite que vous vous connectiez avec les informations d’identification de cette extension, le propriétaire du flux de travail doit avoir au moins un accès en lecture seule au compte pour que le flux de travail s’exécute avec succès. Les comptes configurés par l’Administrateur de l’Organisation dans l’onglet Extensions ne doivent pas faire l’objet d’un partage des paramètres du compte.

1. Créer une tâche d’extension.
   
2. Sélectionnez votre compte personnel.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez Donner au propriétaire du flux de travail un accès en lecture seule à ce compte.
   
5. Cliquez sur Continuer la configuration de la tâche.
6. Terminez la configuration de votre tâche. Pour plus d’informations, consultez les pages d’assistance relatives aux tâches.

Pour supprimer l’accès du propriétaire du flux de travail à vos informations d’identification :

1. Cliquez sur la tâche et accédez au menu de sélection des comptes. En règle générale, il suffit de cliquer sur le bouton ” Retour “.
2. Cliquez sur le menu à trois points situé à côté de votre compte.
   
3. Sélectionnez Manager Accessibilité.
4. Cliquez sur Supprimer l’accessibilité.
   
   
5. Cliquez sur Enregistrer.

Mes flux de travail ETL

Les flux ETL utilisent des tâches d’extraction et de chargement de données pour importer des données à partir d’une source tierce et les importer dans Qualtrics. Les flux de travail ETL vous obligent à utiliser certaines tâches les unes avec les autres pour compléter votre flux de travail. Pour plus d’informations, voir Utilisation des tâches de flux de travail pour créer des flux ETL.

L’ordre des tâches dans un Flux DE TRAVAIL

Chaque flux DE TRAVAIL peut comporter jusqu’à 20 tâches. L’ordre dans lequel ces tâches sont exécutées dans l’éditeur est important, car il dépend des besoins de votre flux de travail. Lorsque votre flux de travail est déclenché, les tâches sont exécutées de haut en bas.

Tâche et ordre de condition

Lorsque vous créez votre flux de travail, cliquez sur le signe plus ( + ) pour insérer une tâche ou une condition à cet endroit précis du flux de travail.

Si nécessaire, vous pouvez réorganiser les tâches et les conditions dans le flux de travail en sélectionnant Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas dans le menu des options.

Attention : Vous risquez d’invalider les dépendances de données de votre flux de travail si vous déplacez une tâche ou une condition qui dépend d’un autre composant de votre flux de travail. Qualtrics vous avertira si votre changement rompt les dépendances de données et vous indiquera quelles tâches ou conditions seront invalidées. Vous pouvez cliquer sur une tâche pour en savoir plus sur ce qui sera spécifiquement affecté.

Si vous procédez au déplacement, un message d’erreur apparaîtra également dans l’éditeur de flux de travail pour vous indiquer que vos dépendances doivent être mises à jour (par exemple, vous devrez peut-être mettre à jour le texte inséré dans une tâche de flux de travail).

ID des tâches

Au fur et à mesure de leur création, les tâches se voient attribuer des identifiants sous le format T-ID-#. La technologie de l’information d’une tâche correspond à l’ordre dans lequel elle a été créée.

L’identifiant d’une tâche ne change jamais, il s’agit simplement d’un identifiant interne permettant d’identifier une tâche. Elle ne reflète pas nécessairement l’ordre dans lequel une tâche sera déclenchée par rapport aux autres tâches du même flux de travail.

Transmission d’informations d’une tâche à l’autre

Vous pouvez canaliser les informations d’une tâche vers une tâche suivante. L’un des champs que vous pouvez introduire est un ID de ticket provenant d’une tâche où un ticket est créé (par exemple, Zendesk, Freshdesk ou Jira). Cette valeur peut être reportée dans n’importe quelle tâche qui suit, comme une tâche e-mail ou même un champ Jira.

Lors de la sélection d’un texte inséré à partir d’une tâche précédente, notez l’identifiant de la tâche (T-ID-#). Elle détermine la tâche à partir de laquelle les informations sont extraites.

Mes flux de travail ETL

La plateforme Qualtrics Flux de travail contient une série de tâches destinées à faciliter l’importation de données de destinations tierces dans Qualtrics ou l’exportation de données de Qualtrics vers des destinations tierces. Ces tâches s’inscrivent dans le cadre du processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL). Grâce aux tâches ETL, vous pouvez créer des flux de travail automatisés et planifiés pour introduire des données de sources tierces dans Qualtrics ainsi que pour exporter des données de Qualtrics vers des destinations tierces.

L’ordre des tâches dans un flux de travail est important lorsque l’on utilise des tâches de flux de travail pour mettre en place des flux de travail ETL. Voir la page d’assistance pour plus d’informations sur ce cas d’utilisation spécifique.

Calcul des métriques

La tâche de calcul des métriques dans les Flux de travail vous permet de déclencher une réponse à l’agrégation des métriques observées dans un ensemble de données sur une période donnée. En d’autres termes, il offre un moyen de mettre en place des flux de travail automatisés en fonction des tendances ou des évènements que vous observez dans les données d’expérience. Les résultats de votre tâche de calcul des mesures peuvent être utilisés pour déclencher d’autres tâches dans votre flux de travail.

L’ordre des tâches dans un flux DEVAIL est important pour le calcul des mesures globales. Voir la page d’assistance pour plus d’informations sur ce cas d’utilisation spécifique.

Naviguer dans les flux DE TRAVAIL

Lors de l’édition d’un flux de travail, une barre d’outils apparaît en haut pour vous aider à naviguer dans tous les aspects de votre flux de travail.

1. Éditeur de FLUX DE TRAVAIL: Modifiez le déclencheur, les conditions et les tâches de votre flux de travail.
2. Historique des exécutions: Affichez un journal historique de chaque exécution du flux de travail. Voir Historique des exécutions pour plus d’informations.
3. Historique des révisions: Afficher un journal des personnes qui ont apporté des modifications au flux de travail. Voir Historique des révisions pour plus d’informations.
4. Partage et autorisations: Manager les personnes ayant accès au flux de travail. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Partage des flux de travail.
5. Paramètres : Ajouter des notifications et configurer les départs différés. Voir Notifications de flux DE TRAVAIL et Paramètres de flux DE TRAVAIL.
6. Cliquez sur le X dans le coin supérieur droit pour revenir à votre projet.

FLUX DE TRAVAIL Modèles

Lors de la création d’un nouveau flux de travail, vous aurez la possibilité d’utiliser un modèle Qualtrics. Il s’agit de flux de travail préconfigurés conçus pour faciliter la mise en place de flux de travail utiles. Les modèles de flux de travail sont créés par nos experts en la matière de Qualtrics afin d’exploiter les normes de l’industrie pour l’automatisation des flux de travail.

Exemple : Le modèle Importer des données Salesforce dans Répertoire XM combine une tâche d’extraction de données de Salesforce et une tâche de chargement de données de comptes B2B dans Répertoire XM dans une configuration guidée pour importer facilement des données de Salesforce à enregistrer dans votre Répertoire XM.

Utilisation de modèles

1. Dans l’onglet Flux de travail d’un projet ou dans la page autonome Flux de travail, cliquez sur Créer un flux de travail.
   
2. Les listes de modèles se trouvent en dessous de la section “from scratch”. Il existe de nombreux flux de travail différents basés sur des résultats variés, alors prenez le temps de trouver le flux de travail qui fonctionne le mieux pour vos objectifs.
   
3. Lorsque vous avez trouvé le modèle que vous souhaitez utiliser, cliquez dessus.
   
4. Dans le côte à côte, évaluez la vue d’ensemble du modèle. Elle contient une description générale du flux de travail, de son utilisation optimale, de la manière dont il aide votre organisation et des éléments inclus dans le modèle.
5. Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur Démarrer.
6. Vous serez amené à une installation guidée pour configurer le flux de travail. Utilisez les instructions étape par étape pour vous aider à mettre en place le flux de travail. Visitez les pages d’assistance liées dans les instructions pour en savoir plus sur chaque élément du flux de travail.
   
7. Cliquez sur les différents éléments du flux de travail pour configurer chacun d’entre eux.
   Astuce : Les étapes du flux de travail en suspens sont surlignées.
8. Une fois la configuration du flux de travail terminée, veillez à l’activer.
   

Exemples de modèles

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de modèles. Cette Liste n’est pas exhaustive. Connectez-vous à la plateforme pour commencer à explorer toutes les options qui s’offrent à vous.

Astuce : Utilisez la recherche en haut du catalogue pour trouver et rechercher des modèles. Vous pouvez effectuer une recherche par mots-clés dans le modèle. Par exemple, recherchez “ticket” pour trouver tous les modèles qui utilisent des tâches de ticket. Vous pouvez également utiliser les groupes de filtres pour afficher les modèles qui répondent à certains critères.

• Création d’un ticket Qualtrics pour les demandes d’assistance sur un site web ou une app : Ce modèle utilise une tâche de tickets pour créer un ticket Qualtrics lorsqu’une nouvelle réponse d’enquête pour le support arrive sur un site web ou une app intercept.
  
• Recevoir un email lorsque le NPS baisse d’une semaine sur l’autre: Ce modèle utilise une Tâche de calcul de métrique pour calculer le score NPS de votre organisation d’une semaine sur l’autre, et envoie un e-mail si le score tombe en dessous d’un certain seuil que vous avez défini.
  
• Importer des données Salesforce dans le Répertoire XM: Ce modèle combine une tâche d’extraction de données de Salesforce et une tâche de chargement de données de comptes B2B dans le Ré pertoire XM dans une configuration guidée pour importer facilement des données de Salesforce à enregistrer dans votre Répertoire XM de Qualtrics.
  

Manager les flux DE TRAVAIL existants

Tous les flux de travail de votre projet sont listés dans la section Vos flux de travail. À partir de là, vous pouvez rechercher des flux de travail en fonction de propriétés spécifiques, désactiver et activer des flux de travail, et copier et supprimer des flux de travail.

Tableau des FLUX DE TRAVAIL

Le tableau présenté dans cette section affiche des informations clés sur vos flux de travail :

• FLUX DE TRAVAIL: Le nom du flux de travail.
• Ce qui démarre le flux de travail: L’évènement qui déclenche le flux de travail. Il est également possible de programmer l’exécution du flux de travail.
• Objet: L’enquête sur laquelle le flux de travail est basé. Par ailleurs, si le flux de travail est un flux programmé, la personne évaluée énumère la liste des horaires du flux de travail.
  Astuce : Cette valeur peut être vide car tous les flux de travail ne doivent pas être connectés à une enquête.
• Tâches: La ou les tâches qui sont exécutées par le flux de travail. Les icônes ici correspondent aux icônes des tâches lors de la configuration d’un flux de travail ; survolez une icône pour voir le nom de la tâche.
• Propriétaire : quel utilisateur est propriétaire du flux de travail.
• Démarrage différé : Si le flux de travail n’a pas de départ différé, ce champ sera vide. Dans le cas contraire, le message suivant peut apparaître :
  • Inactif : Les paramètres de démarrage différé sont appliqués, mais le flux de travail est en cours d’exécution, car il ne s’agit pas de la période de retard.
  • Actif : Le flux de travail est actuellement dans sa période de démarrage différé.
• Dernière modification: Contient la date et l’heure auxquelles le flux de travail a été modifié pour la dernière fois.
• On/Off: Détermine si le flux de travail est activé (activé) ou désactivé (désactivé). Vous pouvez cliquer sur le bouton de basculement pour activer ou désactiver un flux de travail.

Recherche de flux DE TRAVAIL

La partie supérieure de la section Vos flux de travail comporte une barre de recherche et des filtres pour la recherche de flux de travail.

1. Utilisez le menu déroulant État activé/désactivé pour filtrer les flux de travail activés ou désactivés.
2. Utilisez la barre de recherche pour rechercher un flux de travail spécifique. Vous pouvez effectuer une recherche par le nom du flux de travail ou par ses évènements et ses tâches.

Manager un flux de travail spécifique

Vous pouvez modifier, renommer, copier, supprimer et gérer les paramètres d’un flux de travail donné.

1. Utilisez le bouton marche/arrêt pour activer ou désactiver rapidement votre flux de travail.
   
2. Cliquez sur le menu à 3 points pour voir d’autres options pour votre flux de travail :
   • Modifier: modifiez les déclencheurs, les conditions et les tâches de vos flux de travail.
   • Renommer: modifier le nom de votre flux de travail.
   • Faire une copie: Créez une copie de votre flux de travail.
     Attention : Les flux de travail qui utilisent l’application Évènement du Répertoire XM ne peuvent pas être copiés.
   • Paramètres: Gérer les paramètres de votre flux de travail, ce qui inclut la configuration des notifications de flux de travail, le choix du mode de fonctionnement du flux de travail en cas d’échec d’un composant et le report de l’heure de démarrage de votre flux de travail.
   • Partager: Vous ne pouvez pas partager des flux de travail individuels au sein d’un projet. En revanche, le partage du projet avec un autre utilisateur lui donnera accès aux flux de travail du projet.
     Astuce : Les flux de travail créés à partir de l’onglet autonome Flux de travail peuvent être partagés directement avec d’autres utilisateurs. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Partage des flux de travail.
   • Supprimer : Supprimer le flux de travail. Cette action est irréversible !

Manager des flux de travail multiples

Vous pouvez activer, désactiver ou supprimer des flux de travail en masse.

1. Cochez la case située à côté de tous les flux de travail qui vous intéressent.
   
2. Cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer les flux de travail sélectionnés.
3. Cliquez sur le menu à 3 points pour accéder aux options permettant d’activer ou de désactiver les flux de travail sélectionnés.
   Astuce : Il peut arriver que l’une de ces options soit grisée. Cela se produit lorsque tous les flux de travail sélectionnés ont le même statut.

Historique des exécutions

En accédant à la section Historique des exécutions de l’onglet Flux de travail, vous pouvez rapidement vérifier l’état de tous vos flux de travail ou les filtrer par état, afin de consulter tous les flux qui se sont terminés, qui ont échoué ou qui ont été chronométrés. Lorsque vous cliquez sur une tâche qui a échoué, vous obtenez plus de détails qui peuvent vous aider à trouver la source du problème.

Notez qu’il existe deux onglets différents pour l’Historique des exécutions : l’un sur la page principale du flux de travail, et l’autre lorsque vous modifiez un flux de travail spécifique. L’onglet Historique des exécutions de la page principale du flux de travail regroupe toutes les données relatives à l’exécution du flux de travail au sein de votre projet. Pour afficher l’Historique des exécutions d’un seul flux de travail, cliquez sur le flux de travail et accédez à l’onglet Historique des exécutions dans ce flux de travail.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette section, voir Flux DE TRAVAIL Historique des exécutions et des révisions.

Historique des révisions

Lors de l’édition d’un flux de travail, vous pouvez accéder à l’onglet Historique des révisions pour consulter un journal de toutes les modifications apportées à votre flux de travail.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’Historique des révisions, voir Flux DE TRAVAIL &amp ; Historique des révisions.

Paramètres

L’onglet Paramètres vous permet de définir des alertes en cas d’échec d’un flux de travail spécifique et de retarder le démarrage de vos flux de travail pour tenir compte des congés et autres temps d’arrêt. Pour les flux de travail planifiés, vous pouvez également configurer une notification lorsque le flux de travail réussit.

Voir Notifications de flux DE TRAVAIL et Paramètres de flux DE TRAVAIL pour plus d’informations.

Partage et autorisations

L’onglet Partage et autorisations vous permet de gérer les personnes qui ont accès à votre flux de travail.

Attention : Vous ne pouvez pas partager des flux de travail individuels au sein d’un projet. Au lieu de cela, vous pouvez partager le projet avec d’autres utilisateurs de votre licence pour leur donner accès aux flux de travail de ce projet. Si vous allez dans l’onglet Partage et autorisations pour un flux de travail au sein d’un projet, vous verrez le message ci-dessous.

Pour plus d’informations sur le partage des flux de travail avec d’autres utilisateurs, voir Partage des flux de travail.

Flux de travail du Répertoire DE TRAVAIL

L’onglet Flux de TRAVAIL du répertoire XM est l’endroit où vous pouvez créer, modifier et gérer les flux de travail du répertoire XM. Les flux de travail du Répertoire XM vous permettent d’enregistrer, de modifier et de mettre à jour les informations sur les contacts et les données transactionnelles dans votre Répertoire XM. Ils peuvent également vous aider à distribuer des enquêtes aux listes de contacts de votre répertoire XM.

Pour plus d’informations, voir Flux de travail dans le répertoire XM.

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