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Créer des listes de distribution

À propos de la création de listes de distribution

Avant de pouvoir envoyer des invitations pour vos enquêtes, vous devez créer des listes de distribution. Les listes de diffusion sont des listes de contacts de votre répertoire à qui vous pouvez envoyer des e-mails. Vous pouvez créer des listes de distribution via un chargement de fichier ou manuellement.

Contrairement aux contacts du répertoire, les listes de distribution ne sont pas visibles par l’ensemble de l’organisation. Cependant, la plupart des étapes décrites dans l’ajout de contacts aux listes de distribution sont similaires à l’ajout de contacts au répertoire. Chaque contact ajouté à une liste de distribution sera automatiquement ajouté au répertoire.

Les données de la liste privée seront visibles uniquement dans la liste à laquelle elles ont été ajoutées et ne seront pas visibles dans le répertoire.

Astuce Qualtrics : au lieu de devoir créer les listes une par une, vous pouvez également configurer l’inscription automatique à la liste, ce qui vous permet de télécharger tous les contacts dans votre répertoire en une seule fois et de les trier automatiquement dans des listes, au lieu de créer chaque liste une par une.

Astuce Qualtrics : vous ne souhaitez pas charger plusieurs fois les mêmes contacts ? Assurez-vous de fusionner les doublons ou de configurer les paramètres du répertoire pour fusionner automatiquement les doublons au fur et à mesure qu’ils sont ajoutés au répertoire.

Avertissement : le répertoire XM ne peut renvoyer que 10 000 listes de distribution à la fois. Si vous avez plus de 10 000 listes de distribution, vous rencontrerez des difficultés à les trouver dans votre compte. Dans la mesure du possible, veuillez éviter de posséder plus de 10 000 listes de distribution.

Projets pouvant utiliser les listes de distribution

Astuce Qualtrics : les fonctionnalités évoquées dans cette section ne sont pas nécessairement incluses avec chaque licence. Si vous souhaitez obtenir un accès, contactez votre équipe de compte.

Vous pouvez utiliser le répertoire XM pour créer des listes de distribution et envoyer des invitations pour plusieurs types de projets Qualtrics. Cependant, tous les types de projets Qualtrics ne sont pas compatibles avec le répertoire XM.

Le répertoire XM peut être utilisé pour envoyer les éléments suivants :

En revanche, le répertoire XM ne peut pas être utilisé pour distribuer des projets Employee Experience (EX). Cela signifie qu’aucun projet EX ne peut être utilisé avec le répertoire XM, y compris Engagement, Pulse, 360, etc.

Les données de contact du répertoire XM sont complètement distinctes des informations sur les collaborateurs/participants enregistrées dans le répertoire des employés. Cela signifie que les données modifiées dans un répertoire n’affecteront jamais l’autre.

Champs disponibles

Consultez les champs disponibles répertoriés sur la page d’assistance Ajouter des contacts au répertoire.

Données de liste privée

Les données de liste privée sont des données intégrées qui peuvent être créées dans des listes de distribution spécifiques et qui ne sont visibles que par les utilisateurs ayant accès à la liste. Les avantages des données de liste privée incluent le contrôle de l’accès à des attributs spécifiques, tout en évitant d’écraser ou de modifier les champs de données intégrées à l’échelle du répertoire.

Les données de liste privée peuvent être activées par les administrateurs de répertoire dans les paramètres du répertoire. Voir Édition de différents répertoires pour obtenir des instructions.

Astuce Qualtrics : les informations de contact et les statistiques dans les listes contenant des données privées ne seront pas privées et seront partagées à l’échelle du répertoire.

Astuce Qualtrics : si vous n’avez pas choisi de rendre les données de la liste privées lors de la création d’une liste, ces données seront toujours disponibles à l’échelle du répertoire. Les listes avec des données disponibles à l’échelle du répertoire ne peuvent pas être rendues privées, et les listes privées ne peuvent pas être rendues disponibles à l’échelle du répertoire.

Créer une liste de distribution

Accédez à vos répertoires.
Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter une liste. Vous n’avez peut-être accès qu’à 1 répertoire.
Accédez à l’onglet Listes de &segments.
Sélectionnez Listes à gauche.
Cliquez sur Créer une liste.
Nommez votre liste.

Astuce Qualtrics : les noms des listes ne sont pas compatibles avec certains caractères spéciaux (par ex., =, {} ou <>).
Cochez la case si vous souhaitez Rendre les données de cette liste privées. Lorsque cette option est sélectionnée, les données de la liste ne sont visibles que par les utilisateurs qui ont accès à la liste.
Cliquez sur Confirmer.

Une fois dans votre liste de contacts, vous pouvez choisir de télécharger des contacts via un téléchargement de fichier ou manuellement.

Télécharger un fichier

Cliquez sur Télécharger un fichier.
Dans Excel, créez un document avec les champs obligatoires et enregistrez-le au format CSV ou TSV. Ou cliquez sur Télécharger un exemple de modèle, remplissez les colonnes appropriées, ajoutez les données intégrées de votre choix et enregistrez le fichier.
Lorsque le fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et sélectionnez le fichier dans votre dossier ou faites glisser votre fichier dans la fenêtre.
Cliquez sur Suivant.
Vérifiez les conditions d’importation du contact. Toutes les règles à l’échelle du répertoire pour la fusion des doublons de contacts s’affichent ici. Ces règles sont définies dans les paramètres du répertoire et s’appliqueront aux contacts de votre fichier.

Astuce Qualtrics : l’accès à l’onglet Paramètres du répertoire nécessite l’autorisation Gérer le répertoire. Si vous souhaitez accéder à ce paramètre, parlez-en à votre Administrateur de marque. Cette autorisation n’est pas disponible dans le répertoire XM Directory Lite.
Vérifiez les champs de votre fichier pour vous assurer que les informations sont correctes. Si un champ n’a pas été correctement reconnu, cliquez sur le nom du champ pour afficher une liste déroulante d’options et sélectionnez le champ approprié.
Astuce Qualtrics : si les données ne sont pas formatées correctement dans l’aperçu (p. ex., regroupées au lieu de divisées en colonnes), il se peut que vos données ne soient pas correctement séparées (ou « délimitées »). Pour corriger ce problème, sélectionnez un autre Séparateur et/ou Encadrement au-dessus de la section Vérifier les champs.
Cliquez sur Télécharger le fichier sur le serveur pour télécharger vos contacts dans la liste de distribution.

Astuce Qualtrics : Excel interprète les caractères non ASCII (p. ex., ” ou ‘’) d’une manière unique qui les rend difficiles à télécharger sur le serveur par Qualtrics. Si vous importez des noms comportant des caractères spéciaux, il se peut que vous deviez enregistrer vos informations de la liste de contacts dans une application d’éditeur de texte (par ex., TextEdit pour Mac, Notepad pour PC) avant de télécharger le fichier dans Qualtrics. Voir Problèmes de caractères spéciaux sur notre page Problèmes de téléchargement CSV/TSV pour des instructions supplémentaires. Cette page étant destinée à la plateforme d’enquête, veillez à revenir aux pages du répertoire XM (et non aux pages des contacts de la plateforme d’enquête) lorsque vous avez terminé.

Messages d’erreur courants

Fichier trop volumineux : la taille de votre fichier dépasse 500 Mo et/ou votre fichier compte plus de 750 000 contacts.
Certains champs de votre fichier comportent trop de caractères. Assurez-vous que les caractères de chacun de ces champs sont inférieurs ou égaux aux nombres affichés, puis réessayez : votre fichier comporte un ou plusieurs champs qui dépassent la limite de caractères. Limites de caractères en dessous :
- Langue : 20
- Prénom : 100
- Nom de famille : 100
- Adresse e-mail: 254
- Numéro de téléphone : 20
- Référence externe : 100
- Champ de données intégrées : 200
- Valeur des données intégrées : 1 024
Un nom d’en-tête est manquant. Vérifiez les en-têtes dans votre fichier et réessayez : il se peut qu’une colonne de votre fichier CSV ne contienne pas d’en-tête.
Le fichier contient une ou plusieurs lignes qui ne sont pas mappées à des en-têtes. Corrigez ce problème dans votre fichier et réessayez : il existe une incohérence entre le nombre d’en-têtes et le nombre de champs.
Champ en double : votre fichier comporte deux champs portant le même nom. Assurez-vous que chaque zone est unique.

Entrée manuelle

Sélectionnez Saisie manuelle.
Vérifiez les conditions d’importation du contact. Toutes les règles à l’échelle du répertoire pour la fusion des doublons de contacts s’affichent ici. Ces règles sont définies dans les paramètres du répertoire et s’appliqueront aux contacts que vous saisissez.

Astuce Qualtrics : les paramètres du répertoire ne sont pas disponibles dans XM Directory Lite.
Remplissez les champs disponibles.
Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une colonne supplémentaire pour les données intégrées. Rappelez-vous, cela peut être ce que vous voulez.
Cliquez sur Suivant pour télécharger vos contacts.

Création et mise à jour automatiques des contacts

Souvent, vous pouvez collecter des données démographiques ou transactionnelles, et vous devrez soit mettre à jour les membres existants de la liste de distribution, soit créer de nouvelles listes de nouveaux contacts en fonction des informations fournies dans une réponse à l’enquête.

La fonctionnalité de tâche Répertoire XM, située dans l’onglet Flux de travail, peut vous aider à configurer ce processus afin que les listes de distribution soient automatiquement créées ou mises à jour au fur et à mesure que les réponses arrivent.

FAQ

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