Conseils sur l’organisation et la maintenance du répertoire XM

À propos de la maintenance du répertoire XM ; conseils sur l’organisation

Cette page met en évidence les différentes fonctionnalités que les administrateurs de la marque et les administrateurs de répertoires peuvent utiliser pour organiser le répertoire XM et gérer l’accès aux répertoires. La gestion d’un répertoire organisé est essentielle pour collecter des données cohérentes, ce qui vous aidera à tirer les meilleures informations de vos données d’expérience.

Créer plusieurs répertoires

Le fait d’avoir plusieurs répertoires vous permet de segmenter vos contacts en fonction de thèmes ou de divisions communs qui existent au sein de votre société. Par exemple, un répertoire peut être créé pour contenir vos testeurs de produit tandis qu’un répertoire différent peut stocker tous les contacts de l’assistance à la clientèle. L’utilisation de plusieurs répertoires vous permet également d’appliquer différents paramètres à l’échelle du répertoire, afin que des ensembles distincts de contacts puissent avoir une fréquence de contact et des règles de déduplication différentes. La page d’assistance Créer et gérer plusieurs répertoires contient plus d’informations sur la configuration de plusieurs répertoires.

Configuration du contrôle d’accès basé sur les rôles

La configuration des rôles du répertoire XM vous permet de contrôler qui a accès à vos répertoires et qui peut modifier les paramètres du répertoire. La restriction de l’accès au répertoire limite le nombre de contacts et de champs de données intégrées qui peuvent être ajoutés à votre répertoire, réduisant ainsi la quantité de nettoyage nécessaire. Le contrôle d’accès basé sur les rôles est crucial pour la gestion de plusieurs répertoires à travers les utilisateurs de votre organisation.

Créer des règles de fréquence de contact

La configuration des règles de fréquence de contact vous permettra d’éviter un sur-échantillonnage de vos contacts. Vous pouvez décider de limiter le nombre de messages envoyés aux contacts sur une période donnée ou de définir une période qui doit s’écouler avant que le même contact puisse recevoir un autre message. Veiller à ce que vos contacts ne reçoivent pas trop de messages de votre part peut contribuer à éviter la fatigue de l’enquête.

Fusion des doublons de contacts

La fusion de contacts en double vous permet de réduire le nombre de contacts dans votre répertoire et de vous assurer que vous ne distribuez pas d’e-mails à plusieurs instances du même contact. Vous pouvez effectuer des étapes pour vous assurer que les contacts sont automatiquement fusionnés lorsqu’ils sont chargés dans votre répertoire. Si des doublons existent déjà dans votre répertoire, vous avez la possibilité de les fusionner manuellement.

Fusion de contacts existants

Vous pouvez fusionner les contacts existants dans les paramètres du répertoire ou en utilisant l’outil « consolider les doublons » dans le répertoire. Lorsque vous fusionnez des contacts, vous avez la possibilité de sélectionner le champ que vous souhaitez utiliser pour identifier les doublons. E-mail est le champ le plus courant à utiliser pour fusionner les contacts, mais vous pouvez sélectionner plusieurs champs. Toutes les zones sélectionnées doivent correspondre pour que les contacts en double soient fusionnés.

Une fois les contacts en double identifiés, vous pouvez consolider chaque ensemble individuellement.

Lors de la fusion de contacts, la dernière valeur de données intégrées mise à jour est conservée dans le contact consolidé.

Fusion automatique des nouveaux contacts

Vous pouvez également choisir de fusionner automatiquement les contacts dupliqués au fur et à mesure qu’ils sont téléchargés dans votre répertoire. Lorsque vous chargez des contacts dans le répertoire XM, la plateforme recherche les contacts avec des champs de déduplication correspondants et met à jour les enregistrements de contact en conséquence au lieu d’en créer de nouveaux. Gardez à l’esprit que les champs vides ne seront pas dédupliqués. Par conséquent, si les règles de fusion sont définies sur e-mail et que vous chargez une liste de contacts qui ne contiennent pas de champ d’e-mail, elles ne seront pas consolidées. Pour de tels scénarios, envisagez d’ajouter des règles de sauvegarde supplémentaires pour fusionner les contacts.

Supprimer contacts sous-échantillonnés

Les annuaires plus anciens ont souvent un grand nombre de contacts qui n’ont pas fait l’objet d’enquêtes depuis des mois ou des années. La suppression fréquente des enregistrements de contacts inutilisés vous aidera à assurer le bon fonctionnement de votre répertoire.

Vous pouvez facilement trouver des contacts non utilisés à l’aide de filtres de répertoire basés sur les statistiques de contact. Les champs Créé(e), Dernière modification, Dernier e-mail, Dernière invitation reçue et Dernière réponse sont utiles pour rechercher des contacts en fonction de leur âge ou de leur réactivité. Lorsque vous filtrez des contacts, gardez à l’esprit que vous ne devez inclure que les contacts qui ont été inscrits dans votre répertoire, car la suppression des contacts désinscrits peut les inscrire à votre répertoire s’ils sont rechargés. En savoir plus sur le filtrage des contacts lors de la recherche de &amp ; le filtrage des contacts du répertoire.

Exemple : dans cet exemple, nous filtrons les contacts qui ont été modifiés en dernier le 30 juin 2020 ou avant, afin de rechercher les contacts qui n’ont pas été mis à jour depuis plus d’un an.

Une fois que vous avez créé votre filtre, vous pouvez supprimer des contacts en masse en suivant les instructions indiquées sur la page Gérer plusieurs contacts du répertoire.