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Utilisation des données du répertoire XM et meilleures pratiques

À propos de l’utilisation des données du répertoire XM et des meilleures pratiques

Cette page présente les meilleures pratiques de gestion des données dans le répertoire XM. Garantir la cohérence de la collecte des données dans votre licence Qualtrics facilitera la gestion des données dans le répertoire XM Directory. Sur cette page, nous aborderons des sujets allant de l’organisation des données de votre répertoire à la manière dont ces données sont utilisées sur la plateforme Qualtrics.

Astuce Qualtrics : pour connaître les meilleures pratiques en matière d’ajout de contacts au répertoire XM et de mise à jour de ces derniers, voir Meilleures pratiques pour les contacts du répertoire XM.

Nettoyer les données intégrées du répertoire

Qualtrics vous recommande de supprimer les champs de données intégrées vides et de fusionner les champs de données intégrées, le cas échéant. Cela permettra de réduire les champs de données intégrées en double et d’encourager la standardisation des données au sein de votre organisation.

Astuce Qualtrics : la suppression ou la fusion de données intégrées dans votre répertoire ne supprimera pas ces données des réponses à l’enquête enregistrées. Une fois enregistrées, les données de réponse à l’enquête sont totalement indépendantes des données du répertoire.

Suppression de données intégrées vides

Les zones qui ne sont pas utilisées activement dans le répertoire ou les enquêtes peuvent être supprimées. L’option Gérer le répertoire des données intégrées vous permet de supprimer et de fusionner les données intégrées. Cette fenêtre affiche le nombre de contacts utilisant cette zone. Si le nombre de contacts est égal à zéro, cette zone n’est pas utilisée actuellement. Vous pouvez vérifier auprès de vos utilisateurs que personne ne prévoit d’utiliser la zone à l’avenir.

Une fois que vous avez confirmé que le champ n’est pas utilisé, vous pouvez supprimer rapidement un champ comportant des valeurs nulles en cochant la case et en cliquant sur l’icône corbeille.

Fusion des données intégrées

Vous pouvez choisir de sélectionner manuellement les champs à fusionner, ou vous pouvez voir que les champs que Qualtrics a déjà marqués comme potentiellement similaires. La fusion de champs similaires réduit la quantité de données intégrées dans votre répertoire et rationalise la conception de votre enquête. Par exemple, des champs tels que « zip » et « code postal » peuvent être fusionnés.

Voir. Gérer les données intégrées.

Astuce Qualtrics : si vous souhaitez nommer un champ autre chose, vous pouvez modifier le nom du champ directement dans la fenêtre Gérer les données intégrées. Cela mettra à jour le champ pour tous les contacts qui ont une valeur.

Les enquêtes doivent être mises à jour pour utiliser la version la plus récente du champ de données intégrées. Si le champ actuel n’est pas celui utilisé dans l’enquête, il est recommandé d’ajouter le champ actuel à l’enquête en plus du champ précédent. Ces zones peuvent ensuite être combinées dans les données d’enquête.

Utilisation des données transactionnelles

Les données altérables permettent le stockage des valeurs historiques dans un champ de données intégrées, de sorte que les enregistrements historiques de chaque contact sont stockés dans leur chronologie des points de contact au lieu d’être écrasés. Ces points de données vous aident à suivre les données d’expérience d’un contact au fil du temps. Les données altérables sont utiles pour limiter le nombre total de champs de données intégrées dans le répertoire. Au lieu de devoir créer une nouvelle zone de données intégrée pour chaque interaction, vous pouvez stocker toutes les données du contact dans une zone de transaction.

Standardisation des données intégrées dans l’ensemble du répertoire

Fournir à vos utilisateurs une liste de champs de données intégrées standardisés permettra de réduire le nombre de champs de données intégrées supplémentaires et inutiles ajoutés à votre répertoire. Bien que certains projets puissent nécessiter des champs de données intégrées très spécifiques, les champs “StreetAddress” et “AccountNumber” sont facilement standardisés.

Astuce Qualtrics : les champs de données intégrées fonctionnent mieux sans espace, de sorte que la suppression des espaces ou l’insertion d’un trait de soulignement le cas échéant permettra de garantir que vos données intégrées fonctionnent de manière transparente sur toute la plateforme. Cela est particulièrement utile si vous avez l’intention de transmettre des valeurs de données intégrées via des chaînes de requête.

Utilisation des données intégrées avec le répertoire XM

Les données intégrées sont incluses avec les contacts lorsqu’ils sont ajoutés à votre répertoire. Cette section expliquera comment utiliser les données intégrées dans Qualtrics avec votre répertoire.

Données intégrées à votre enquête

Les données
intégrées sont toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez enregistrer dans vos données d’enquête en plus des réponses aux questions. Vous pouvez utiliser des données intégrées pour inclure des informations démographiques supplémentaires, marquer les réponses comme ayant rempli certaines conditions et marquer les réponses avec des informations d’enquête telles que l’URL utilisée pour accéder à l’enquête.

Les valeurs de vos champs de données intégrées peuvent être des champs intégrés fournis par Qualtrics ou des valeurs définies dans le flux d’enquête. Si vous avez des attributs de données intégrées enregistrés avec un contact dans le répertoire XM Directory, vous pouvez extraire dynamiquement ces valeurs dans leur réponse à l’enquête.

Exemple : dans l’exemple ci-dessous, nous avons un élément de données intégrées qui enregistre des valeurs de données intégrées à partir de plusieurs emplacements :

Région : cette zone est définie manuellement dans l’élément avec la valeur « West ».
Prénom et Nom : Ces champs sont réservés aux champs de données intégrées. Vous ne pouvez pas définir manuellement des valeurs pour les zones réservées.
Service : si aucune valeur n’est définie manuellement, les informations sur le répondant seront extraites de la liste de contacts , de l’URL de l’enquête ou de l‘intercept du site Web.

Les champs de données intégrées ont un type de variable, défini dans les options de données intégrées, qui détermine le format dans lequel les données sont enregistrées et la manière dont vous pouvez utiliser le champ dans Qualtrics. Par exemple, sauvegardez une zone comme type de texte pour effectuer des analyses de texte ou un type de nombre pour effectuer une analyse statistique. Consultez la page liée pour plus d’informations sur chaque type de données.

Enregistrement des données de votre enquête dans le répertoire

Vous pouvez utiliser la tâche Répertoire XM dans les flux de travail pour charger des données dans le répertoire XM une fois qu’un répondant a terminé une enquête. Il s’agit d’une excellente option pour les enquêtes d’admission qui ajoutent ou mettent à jour des contacts dans votre répertoire. Si vous mettez à jour et ajoutez des contacts de cette façon, assurez-vous que des règles de déduplication automatique sont configurées pour que vous ne créiez pas de contacts en double.

Afin d’utiliser la tâche Répertoire XM, vous devrez créer une liste de distribution pour capturer les contacts créés ou mis à jour avec cette tâche. Les listes sont des outils organisationnels pour les contacts de votre répertoire, et si les données intégrées d’un contact sont mises à jour dans une liste, elles seront mises à jour pour toutes les listes auxquelles le contact appartient, ainsi que le contact dans le répertoire.

Une fois que vous avez créé une tâche de répertoire XM, vous pouvez copier les workflows pour ne pas avoir à la reconfigurer. Vous pouvez accéder à la page Workflows à partir de votre menu de navigation dans le coin supérieur gauche pour afficher tous les workflows que vous avez créés. Une fois ici, vous pouvez copier un workflow existant, puis le modifier pour apporter les modifications nécessaires.

Vous pouvez également utiliser la tâche Charger les données du compte B2B dans le répertoire XM pour importer des données de contact à partir d’une source de données externe. Vous trouverez de plus amples informations sur l’importation de données externes dans Qualtrics sur la page Utiliser des tâches de workflows pour créer des workflows ETL.

Données intégrées de Salesforce

Qualtrics fournit un certain nombre de solutions prêtes à l’emploi pour intégrer vos données d’enquête à Salesforce. Par exemple, la tâche d’extraction des données de Salesforce vous permet d’extraire des données de Salesforce, puis de les importer dans le répertoire XM à l’aide du chargement des données de compte B2B précédemment décrit dans la tâche du répertoire XM.

En plus de mettre à jour le répertoire XM avec les données de Salesforce, vous pouvez également distribuer une enquête basée sur un événement Salesforce et envoyer des données de réponse à l’enquête à Salesforce. Pour en savoir plus, consultez notre page sur la tâche Salesforce.

Meilleures pratiques d’automatisation des répertoires

L’utilisation d’une automatisation d’importation de contacts associée à une automatisation de distribution supprime une grande partie du travail manuel actuellement requis pour télécharger une liste de contacts et envoyer une enquête. Avec les automatisations, vous devez simplement placer le fichier de la liste de contacts à l’emplacement spécifié et Qualtrics récupérera le fichier, l’importera sous forme de liste de contacts et distribuera l’enquête à ces nouveaux contacts.

Les automatisations d’importation de contacts nécessitent l’utilisation d’un service de fichier externe, soit Google Drive, un SFTP hébergé par Qualtrics, soit un SFTP hébergé par votre équipe. Une fois configurées, les automatisations d’importation de contacts liées aux automatisations de distribution vous permettent d’utiliser des données altérables.

Pour plus d’informations, voir Meilleures pratiques en matière d’automatisations.

Données altérables

Les données altérables sont similaires aux données intégrées. Il peut être intégré aux résultats de votre enquête et utilisé pour le filtrage, la logique d’affichage, les répartitions et toute autre fonction actuellement disponible avec des données intégrées. Cependant, les données altérables vous permettent d’enregistrer plusieurs valeurs pour la même zone sans écraser les valeurs historiques. Les données transactionnelles sont également exclues des données intégrées de votre répertoire, ce qui signifie que la gestion des données intégrées de votre répertoire peut être simplifiée en migrant certains champs vers des données altérables.

Notez que vous pouvez charger manuellement les données altérables à l’aide de l’onglet Transactions dans le répertoire XM. En créant des groupes d’opérations, vous pouvez enregistrer des données d’interaction sur des événements associés à vos contacts en représentant une interaction spécifique à un moment donné.

Vous pouvez également enregistrer les données des réponses à l’enquête sous forme de transaction pour vos contacts à l’aide d’une tâche du répertoire XM.

Meilleures pratiques en matière de rapports de distribution

Parcours d’un répondant

Le parcours d’un répondant est la dernière fonctionnalité des rapports de distribution. Elle vous permet de créer des rapports sur les distributions de tous vos projets d’enquête au même endroit et de commencer à collecter les données de distribution à partir du moment où elles sont activées dans les paramètres de votre répertoire.

Une fois le parcours du répondant activé sur votre compte, un Administrateur d’entreprise doit activer la fonctionnalité pour tous les utilisateurs qui doivent avoir accès à l’entonnoir. Ils devront également activer le tableau de bord de l’entonnoir du répondant dans les paramètres du répertoire pour commencer à collecter des données de distribution. Les données seront enregistrées uniquement pour les distributions envoyées après l’activation de l’entonnoir.

L’entonnoir du répondant permet de créer des rapports sur les données transactionnelles et les distributions automatisées. Vous devrez ajouter des champs de données intégrées et transactionnelles à la configuration de l’entonnoir du répondant avant de pouvoir générer des rapports sur ces champs dans vos tableaux de bord.

Une fois que vous avez activé et configuré vos champs de données, toute personne ayant accès à l’entonnoir des répondants peut créer des tableaux de bord d’entonnoir des répondants pour obtenir des informations à l’échelle de la marque sur les distributions. Les tableaux de bord d’entonnoir des répondants peuvent être filtrés en fonction des données opérationnelles, telles que la plage de dates, l’instance d’enquête ou le groupe de clients, ou des données d’expérience, telles que les groupes NPS, afin d’obtenir des informations plus granulaires.

Reporting de distribution (obsolète)

Le reporting de distribution vous permet de mapper directement les sources de distribution aux tableaux de bord des données de réponses à l’enquête. Veuillez noter qu’il s’agit d’une ancienne fonctionnalité, et nous vous recommandons d’utiliser l’entonnoir du répondant à la place.

Meilleures pratiques des segments

La fonction Segments permet de diviser les contacts en fonction des données démographiques, des priorités, des intérêts communs et d’autres critères. Ces segments sont définis automatiquement en fonction des critères que vous définissez et sont fréquemment utilisés à la place de la création de plusieurs répertoires afin de permettre à différents groupes de segmenter leurs contacts à partir du répertoire plus large tout en respectant les règles de déduplication et de fréquence de contact.

Nous vous recommandons de baser vos segments sur des données démographiques ou comportementales communes que vous pouvez enregistrer comme données intégrées de contact. Une liste de champs possibles est la suivante : Age, Gender, Occupation, Salary, dernière enquête réalisée, dernière visite de votre point de vente, Country, Language et NPS group.

FAQ

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