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Étape 1 : Préparation des contacts pour la distribution dans le répertoire XM


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Démarrer

Avant de commencer à envoyer des distributions, vous devez vous assurer que les bons contacts sont prêts. Pour ce faire, vous devez accéder à l’onglet Segments & lists de votre répertoire.

Image des onglets de segments et de listes, qui contient une section pour les segments, les listes et les échantillons répertoriés à gauche

Cet onglet comporte trois sections différentes : Segments, Lists et Samples. Dans la section suivante, nous parlerons plus en détail de ces différentes fonctionnalités et de la date à laquelle vous pouvez utiliser l’une ou l’autre.

Segments

Les segments sont des groupes de contacts qui partagent des attributs tels que les données démographiques, les besoins ou les priorités. Elles constituent un excellent moyen d’identifier les groupes clés dont votre entreprise souhaite obtenir des informations. Les segments sont automatiquement mis à jour quotidiennement (ou manuellement, selon les besoins) pour inclure tous les contacts dans le répertoire qui correspondent à ses critères. Ainsi, si un contact est mis à jour avec de nouvelles informations et qu’il appartient maintenant au segment, il sera ajouté ; les contacts qui ne correspondent plus aux critères du segment seront supprimés.

Exemple : vous pouvez avoir des segments basés sur les niveaux de clients que vous avez créés (adhésion de Bronze, adhésion d’argent, adhésion en or, etc.) ou des données démographiques clés que vous cherchez à cibler (génération Y avec enfants, retraités non mariés, personnes travaillant dans l’éducation, etc.).

Seuls les administrateurs de répertoire peuvent créer ou modifier des segments, mais toute personne ayant accès au répertoire peut leur distribuer des enquêtes. Si vous êtes curieux de savoir quels critères sont utilisés pour déterminer l’appartenance d’un contact à un segment, lisez la description ou cliquez sur son nom pour afficher les critères.

Image dun segment

Astuce Qualtrics : pour connaître les étapes détaillées, voir Segments du répertoire XM.

Listes

Si tout ce que vous souhaitez faire est de distribuer à une liste de contacts définie, vous devez commencer par une liste de distribution. Lorsque vous créez des contacts à l’aide d’une liste de diffusion, vous pouvez inclure toute information que vous souhaitez lui associer, des adresses e-mail aux numéros de téléphone, en passant par des attributs supplémentaires (appelés “données intégrées”).

Image de plusieurs listes de diffusion

Contrairement au répertoire, les listes de distribution appartiennent individuellement. Par conséquent, la création d’une liste dans votre compte ne signifie pas automatiquement qu’un autre utilisateur de votre marque pourra utiliser ou modifier cette liste.

Si vous avez créé une liste de distribution par le passé, vous pouvez toujours la réutiliser. La réutilisation des listes existantes est une bonne idée lorsque vous souhaitez suivre les taux de réponse et l’historique de distribution des membres de cette liste spécifique. Si vous envoyez une distribution à un ensemble entièrement nouveau de contacts, à un sous-ensemble d’une liste existante ou si vous souhaitez conserver un historique de distribution distinct pour certaines distributions, la création d’une nouvelle liste est la meilleure façon de faire.

Créer des listes de distribution

Astuce Qualtrics : Pour des étapes détaillées, voir Créer des listes de distribution.

Il existe deux options pour ajouter des contacts : le chargement d’un fichier ou la saisie manuelle des contacts. La saisie manuelle est utilisée lors de la saisie manuelle de contacts ou de la copie à partir d’une feuille Excel. Cette méthode n’est pas recommandée lorsque vous traitez un grand nombre de contacts. L’option de chargement de fichier vous invite à télécharger un fichier contenant vos contacts. Il est recommandé de télécharger et d’utiliser l’exemple de document fourni, car les listes de distribution nécessitent un format spécifique pour être téléchargées avec succès.

Image des options de chargement dun fichier et de chargement manuel

Si un contact que vous ajoutez n’existe pas dans le répertoire au moment de l’importation, ce contact sera automatiquement ajouté au répertoire. Si le contact existe dans le répertoire, le contact sera mis à jour dans le répertoire. Cela signifie que si un autre utilisateur a inclus ce contact dans l’une de ses listes de distribution individuelles, les informations de ce contact seront mises à jour dans sa liste de distribution.

Astuce Qualtrics : la manière dont les doublons sont identifiés et consolidés dépend des paramètres du répertoire. Si vous êtes un administrateur, consultez notre ressource de mise en œuvre pour en savoir plus.

Échantillons

Au lieu de créer des listes de distribution supplémentaires, vous pouvez créer des échantillons de listes déjà existantes. Pour ce faire, accédez à la section Échantillons. Il est préférable de créer des échantillons lorsque vous souhaitez extraire certains contacts d’une liste ou lorsque vous souhaitez créer un échantillon aléatoire d’une liste existante.

Image dun échantillon sur la page Échantillons

Un cas d’utilisation courant des échantillons est pour les enquêtes de suivi. Par exemple, votre marque a envoyé une enquête aux visiteurs de votre site Web qui ont indiqué avoir acheté quelque chose. Vous voudrez peut-être interroger ces personnes à l’avenir pour savoir quelle est leur impression au sujet de leur achat ou si elles ont continué à acheter sur votre site Web. Vous pouvez créer un échantillon à partir de la liste de distribution d’origine en utilisant le critère d’un achat par le passé sur votre site Web.

Astuce Qualtrics : si vous souhaitez modifier légèrement votre liste de distribution mais que vous n’avez pas besoin de diviser spécifiquement votre liste, il n’est pas recommandé d’utiliser un échantillon, car il sera créé par randomisation. À la place, il est recommandé de modifier uniquement la liste de distribution elle-même.
Astuce Qualtrics : Pour des étapes détaillées, voir Créer des échantillons de liste de distribution.

Listes partagées

Comme indiqué précédemment, les segments sont disponibles à l’échelle du répertoire, tandis que les listes de diffusion et leurs échantillons n’appartiennent initialement qu’à la personne qui les a créés.

Si vous appartenez à un groupe, vous pouvez cependant partager les listes de distribution que vous avez créées avec le groupe, ainsi que créer de nouvelles listes partagées et voir ce qui a déjà été partagé avec le groupe. Dans l’onglet Listes, cliquez sur Dossiers de listes partagées et sélectionnez une bibliothèque (le cas échéant) à laquelle vous appartenez.

Image de lemplacement des dossiers de liste partagés à gauche

Astuce Qualtrics : pour en savoir plus sur le partage des listes de distribution, consultez la page d’assistance sur le partage des listes.
Astuce Qualtrics : les administrateurs de l’organisation peuvent en savoir plus sur la création de bibliothèques de groupe sur la page d’assistance Groupes d’utilisateurs.

Déclencheurs de message

Si un contact a été ajouté à une liste, vous pouvez lui envoyer un e-mail l’informant de son appartenance à la liste de distribution et lui envoyer éventuellement des enquêtes supplémentaires. Avec les déclencheurs de message, un destinataire peut être automatiquement informé par e-mail si un contact a été ajouté à une liste de distribution.

Pour ce faire, cliquez dans une liste et sélectionnez Options de liste. Sélectionnez Gérer déclencheurs de messages.

Option Gérer les déclencheurs de messages dans le bouton doptions de la liste

Ici, il vous sera rappelé que le message sera envoyé chaque fois qu’une personne est ajoutée à la liste de distribution. Sélectionnez le destinataire, qui peut être le contact lui-même ou une autre adresse e-mail. De là, vous composerez le message que vous souhaitez envoyer et configurerez les options de messagerie supplémentaires.

Création de déclencheurs

Vous pouvez ajouter des critères supplémentaires pour qu’un e-mail ne soit diffusé que sous certaines conditions. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un e-mail à un contact pour l’informer de son adhésion à la liste de distribution et de la possibilité d’envoi de futurs e-mails, vous ne souhaitez probablement pas lui envoyer cet e-mail s’il a déjà reçu des e-mails de votre marque. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter des critères supplémentaires lorsque vous configurez le type de déclencheur. Sélectionnez Statistiques et définissez la condition sur “Nombre total d’e-mails égaux à 0”. Dans ce cas, les contacts ne recevront un déclencheur de message que s’ils n’ont pas été contactés par votre organisation et ont été récemment ajoutés à la liste de distribution.

Image des critères décrits

Astuce Qualtrics : pour connaître les étapes détaillées, consultez la page d’assistance Déclencheurs de messages.

Étapes suivantes

Maintenant que vous avez vos contacts prêts pour la distribution, passez à l’étape 2 : Distribution aux contacts dans le répertoire XM.

FAQ

De nombreuses pages de ce site ont été traduites de l'anglais en traduction automatique. Chez Qualtrics, nous avons accompli notre devoir de diligence pour trouver les meilleures traductions automatiques possibles. Toutefois, le résultat ne peut pas être constamment parfait. Le texte original en anglais est considéré comme la version officielle, et toute discordance entre l'original et les traductions automatiques ne pourra être considérée comme juridiquement contraignante.