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Répertoire XM (Répertoire XM)
À propos de la boîte d’envoi
La boîte d’envoi contient toutes sortes d’informations utiles sur les distributions que vous avez envoyées par l’intermédiaire du Répertoire XM dans le passé. Ici, vous pouvez annuler ou modifier les distributions futures, suivre les e-mails renvoyés à l’expéditeur, et bien plus encore.
La boîte d’envoi est accessible en cliquant sur l’onglet Distributions.
Sections de la boîte d’envoi
Selon les types de distributions que vous pouvez envoyer, votre boîte d’envoi peut être séparée en différentes sections.
- Emails / Liens uniques : Vous y trouverez des informations sur les distributions d’e-mails et de liens uniques passées et en cours.
- Messages textuels (SMS): vous y trouverez des informations sur les SMS passés et en cours de traitement.
- WhatsApp: Où vous pouvez trouver des informations sur les WhatsApp passés et en cours.
- Intercepts de sites web et d’applis : Où vous trouverez une liste des projets d’Avis site web/l’ application qui ont été connectés à votre répertoire. Les informations disponibles dans la boîte d’envoi et les moyens de gestion sont légèrement différents pour les intercepts que pour les autres types de distributions ; consultez Gestion des distributions d’avis sur le site Web et l’application dans XM Directory.
Informations sur la distribution
Lorsque vous cliquez sur une distribution, un menu situé à droite affiche des informations supplémentaires sur cette distribution.
Distributions planifiées
La section Distributions planifiées affiche les distributions que vous avez planifiées mais qui n’ont pas encore été envoyées.
- Date de Distribution : La date à laquelle l’envoi de la distribution est prévu.
- Objet : L’objet de l’e-mail.
- Messages à envoyer : Nombre de messages à envoyer. Ce nombre doit être le même que le nombre de contacts uniques dans la liste de distribution.
- Enquête à envoyer : le nom de l’enquête vers laquelle les e-mails doivent renvoyer.
- Destinataires : Le nom de l’échantillon, de la liste de distribution, du segment, du groupe de transactions ou du contact individuel auquel la distribution est envoyée.
- Distributions connexes : Si des rappels ou des remerciements sont envoyés, ils seront listés ici par le nom de la distribution. Si vous consultez un rappel programmé ou un remerciement, l’invitation à l’enquête sera listée ici.
- Modifier la Distribution : Cliquez sur ce bouton pour modifier la distribution, y compris les destinataires et le contenu du message.
- Annuler la Distribution : Cliquez sur ce bouton pour interrompre l’envoi de la distribution.
Les rappels programmés et les remerciements comportent les mêmes informations dans leur menu d’information sur la distribution, à l’exception des “Messages à envoyer” et de l'”Enquête à envoyer”
Distributions envoyées
Distributions envoyées contient toutes les distributions envoyées dans le passé et tous les liens uniques.
- Date de Distribution : La date à laquelle la distribution a été envoyée.
- Objet : L’objet de l’e-mail.
- Enquête envoyée : le nom de l’enquête vers laquelle les e-mails renvoient.
- Destinataires : Le nom de l’échantillon, de la liste de distribution, du segment, du groupe de transactions ou du contact individuel auquel la distribution est envoyée.
- Réponses et taux de réponse : Le nombre de réponses reçues et le pourcentage de contacts ayant répondu.
- Taille de la distribution : nombre de contacts dans la liste de distribution, l’échantillon, le segment ou le groupe de transaction.
- Emails envoyés : Le nombre d’emails qui ont quitté le serveur Qualtrics.
Astuce : Une fois qu’un courriel a quitté notre serveur, nous ne pouvons pas garantir qu’il ne sera pas affecté par les filtres ou listes de blocage mis en place par l’autre partie.
- E-mails ignorés : le nombre de répondants (ou d’e-mails) qui n’ont pas été livrés en raison de contacts ayant déjà reçu le nombre maximum d’e-mails ou d’invitations dans le délai établi par votre administrateur de l’organisation.
Astuce : Le nombre maximum d’e-mails ou d’invitations peut uniquement être défini dans le Répertoire XM à l’aide des règles de Fréquence de contact.
- E-mails renvoyés : le nombre d’e-mails n’ayant pas atteint la boîte de réception du destinataire. Cela peut être dû à un certain nombre de raisons ; voir les statuts de distribution pour plus de détails.
- Emails dupliqués : Le nombre de courriels dupliqués. Pour plus de détails, voir Statuts de distribution.
- Plaintes : Nombre de fois où un destinataire de la liste de distribution a cliqué sur “Signaler le spam” (ou équivalent). Pour plus de détails, voir Statuts de distribution.
- E-mails ouverts : le nombre de contacts ayant ouvert l’e-mail dans leur boîte de réception.
- Enquêtes commencées : Nombre d’enquêtes pour lesquelles le destinataire a au moins cliqué sur le lien, mais n’a pas soumis l’enquête.
- Enquêtes terminées : Nombre de destinataires ayant répondu à l’enquête.
- Distributions connexes : Si des e-mails de rappel ou de remerciement sont envoyés, ils seront listés ici par le nom de la distribution. Si vous consultez un e-mail de rappel ou de remerciement planifié, l’invitation à l’enquête sera répertoriée ici.
Les e-mails de base (c.-à-d. les e-mails sans enquête) affichent les mêmes informations, à l’exclusion des informations liées aux enquêtes. Cela signifie que les informations sur les enquêtes terminées et entamées, le taux de réponse et le nombre de réponses ne sont pas incluses.
Les liens uniques affichent les mêmes informations, à l’exclusion du nom de l’enquête et des informations liées aux e-mails (p. ex. le nombre d’e-mails renvoyés à l’expéditeur et d’e-mails ignorés).
Actions de distribution
Dans le coin supérieur droit du menu d’information sur la distribution se trouve le bouton Actions. Les actions possibles varient en fonction du type de distribution.
E-mails planifiés
- Modifier la distribution : cliquez ici pour modifier la distribution, y compris les destinataires et le contenu du message.
- Envoyer un rappel: envoyer un e-mail pour rappeler aux participants n’ayant pas terminé de finir l’enquête.
- Envoyez un message de remerciement: envoyer un e-mail remerciant les répondants ayant terminé l’enquête.
- Télécharger l’histoire: consultez l’historique de distribution.
- Annuler et Supprimer la Distribution: cliquez sur cette option pour empêcher l’envoi de la distribution.
Les e-mails planifiés qui ne sont pas des invitations à une enquête ont uniquement les options Modifier et Annuler.
E-mails envoyés
- Voir la Distribution : Visualiser l’e-mail envoyé.
- Envoyer un rappel: envoyer un e-mail pour rappeler aux participants n’ayant pas terminé de finir l’enquête.
- Envoyez un message de remerciement: envoyer un e-mail remerciant les répondants ayant terminé l’enquête.
- Télécharger l’histoire: consultez l’historique de distribution.
- Supprimer la Distribution: cliquez sur cette option pour supprimer tout l’historique de la distribution. Cela ne supprimera pas les réponses à l’enquête.
Les e-mails envoyés qui ne sont pas des invitations n’ont pas d’options de rappel et de remerciement.
Les liens uniques n’ont que les options Télécharger l’historique et Supprimer la distribution.
Envoyer un rappel
Pour aider à augmenter les taux de réponse, vous pouvez effectuer un suivi auprès des répondants qui n’ont pas répondu à leur enquête en envoyant un e-mail de rappel. Les e-mails de rappel ne sont envoyés qu’aux participants qui n’ont pas encore terminé leur enquête et comprennent le même lien individuel pour la session de l’enquête de ce destinataire. Si les participants ont déjà commencé l’enquête, ils pourront reprendre là où ils s’étaient arrêtés.
Les rappels peuvent être envoyés uniquement sur des invitations par courriel et par SMS. les SMS bidirectionnels et autres méthodes de distribution ne sont pas compatibles avec les rappels. Les invitations par courrier électronique doivent contenir un lien individuel pour être prises en compte.
- Dans l’onglet Distributions, cliquez sur la distribution à laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.
- Cliquez sur Actions tout à droite.
- Cliquez sur Envoyer un rappel.
- Choisissez si vous souhaitez envoyer cette distribution plus tard ou maintenant.
Astuce : si vous choisissez par accident de l’envoyer plus tard, vous pouvez apporter des modifications à la distribution, notamment l’annuler ou la modifier lors de l’envoi. Une fois qu’une distribution est envoyée, elle ne peut pas être récupérée. - Cliquez sur Continuer.
- Saisissez une adresse e-mail d’expéditeur.
Astuce : Vous pouvez utiliser le nom que vous voulez (par exemple, MyCompany@qemailserver.com), mais le domaine doit être approuvé par Qualtrics. La légitimité de votre e-mail est ainsi améliorée et les risques de rejet sont réduits. Si votre organisation a configuré un domaine de messagerie personnalisé, cette option apparaîtra également. - Saisissez un nom d’expéditeur.
- Saisissez une adresse e-mail de retour.
- Saisissez un sujet.
- Rédigez votre message. Ou cliquez sur la liste déroulante des messages pour choisir un message enregistré dans votre bibliothèque.
Astuce : voir notre section sur la personnalisation des e-mails.
- Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un courriel de test pour envoyer ce courriel à une adresse électronique de votre choix.
- Cliquez sur Continuer.
- Révisez le contenu. Cliquez sur Modifier à côté de n’importe quel champ pour revenir en arrière et apporter des modifications. Vous ne pouvez pas changer qui reçoit le rappel ou l’enquête envoyée.
- Lorsque vous êtes prêt à lancer la distribution, cliquez sur Envoyer des rappels.
Envoyer un remerciement
Pour montrer à vos participants à quel point vous appréciez leur participation, vous pouvez leur envoyer un e-mail de remerciement. Ces e-mails sont uniquement envoyés aux répondants dans votre distribution ayant terminé et envoyé leur enquête.
Les E-mail de remerciement peuvent être envoyés uniquement sur des invitations par e-mail et SMS. les SMS bidirectionnels et autres méthodes de distribution ne sont pas compatibles avec les e-mails de remerciement. Les invitations par courrier électronique doivent contenir un lien individuel pour être prises en compte.
- Dans l’onglet Distributions, cliquez sur la distribution à laquelle vous souhaitez envoyer un remerciement.
- Cliquez sur Actions tout à droite.
- Cliquez sur Envoyer un remerciement.
- Choisissez si vous souhaitez envoyer cette distribution plus tard ou maintenant.
Astuce : si vous choisissez par accident de l’envoyer plus tard, vous pouvez apporter des modifications à la distribution, notamment l’annuler ou la modifier lors de l’envoi. Une fois qu’une distribution est envoyée, elle ne peut pas être récupérée. - Cliquez sur Continuer.
- Saisissez une adresse e-mail d’expéditeur.
Astuce : Vous pouvez utiliser le nom que vous voulez (par exemple, MyCompany@qemailserver.com), mais le domaine doit être approuvé par Qualtrics. La légitimité de votre e-mail est ainsi améliorée et les risques de rejet sont réduits. Si votre organisation a configuré un domaine de messagerie personnalisé, cette option apparaîtra également. - Saisissez un nom d’expéditeur.
- Saisissez une adresse e-mail de retour.
- Saisissez un sujet.
- Rédigez votre message. Ou cliquez sur la liste déroulante des messages pour choisir un message enregistré dans votre bibliothèque.
Astuce : voir notre section sur la personnalisation des e-mails.
- Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un courriel de test pour envoyer ce courriel à une adresse électronique de votre choix.
- Cliquez sur Continuer.
- Révisez le contenu. Cliquez sur Modifier à côté de n’importe quel champ pour revenir en arrière et apporter des modifications. Vous ne pouvez pas changer qui reçoit le rappel ou l’enquête envoyée.
- Lorsque vous êtes prêt à lancer la distribution, cliquez sur Envoyer les remerciements.
Télécharger l’historique
Vous pouvez télécharger une feuille de calcul contenant des liens et des statuts d’enquête ainsi que d’autres informations sur le répondant. Il suffit de cliquer sur la distribution dont vous souhaitez consulter l’historique, sur Actions, puis sur Télécharger l’historique.
Colonnes
La Liste des colonnes qui peuvent être téléchargées dans l’Historique est la même que la distribution ait été envoyée à l’aide du Répertoire XM ou non. Pour obtenir la liste des colonnes incluses dans cette exportation, voir Téléchargement de l’historique de distribution.
Statuts de la distribution
Lors de la lecture de l’historique de distribution, un certain nombre de valeurs peuvent apparaître dans la colonne “Statut”. Ces statuts sont les mêmes, que la distribution ait été envoyée à l’aide du Répertoire XM ou non. Pour plus de détails, voir Statuts de distribution.
Annuler & ; Supprimer la Distribution
Vous pouvez supprimer des distributions dans le menu Actions.
- Supprimer une distribution planifiée :
- annule la distribution.
- Supprimer une distribution envoyée par le passé :
- efface la distribution de votre boîte d’envoi. Cela vous empêchera d’y effectuer des actions, y compris l’envoi d’e-mails de rappel ou de remerciement.
- Supprime la distribution de la chronologie des contacts.
- ne supprimera aucune réponse des enquêtes enregistrées avec cette distribution ;
- ne supprimera aucune liste de diffusion, aucun échantillon ou aucun contact.