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Rôles du XM Directory


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À propos des rôles du répertoire XM

Disposez-vous de plusieurs répertoires et souhaitez donner accès à certains répertoires pour certains utilisateurs et à des répertoires différents pour d’autres utilisateurs ? Cela peut être fait à l’aide du contrôle d’accès basé sur les rôles avec le répertoire XM. Avec cette fonctionnalité, les Administrateurs de la marque peuvent choisir les utilisateurs spécifiques ayant accès à quels répertoires, et accorder à certains utilisateurs des autorisations d’administration pour des répertoires spécifiques.

Astuce Qualtrics : cette page d’assistance couvre uniquement les rôles du répertoire XM. Les rôles dans d’autres parties de la plateforme ne sont pas couverts ici.

Autorisations de marque nécessaires

Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, l’autorisation Gérer les rôles du répertoire doit être activée pour votre organisation. Pour activer cette autorisation, veuillez contacter votre XM Success Manager. Cette autorisation doit également être activée au niveau utilisateur pour activer et configurer les rôles. Pour ce faire, contactez votre Administrateur de la Marque.

Activation des répertoires pour l’utilisation des rôles

Avant de pouvoir créer des rôles, vous devez sélectionner les répertoires qui peuvent être contrôlés par des rôles.

Astuce Qualtrics : cette opération doit uniquement être effectuée sur les répertoires créés avant l’activation de cette fonctionnalité pour votre licence. Pour les répertoires nouvellement créés, cette option est automatiquement activée et vous pouvez immédiatement commencer à créer vos rôles.
  1. Accédez au répertoire XM en cliquant sur Répertoires.
    en cliquant sur le menu de navigation en haut à droite et en sélectionnant Répertoires ;
  2. Sélectionnez un répertoire à l’aide du menu déroulant.
    accéder aux rôles du répertoire en accédant aux paramètres de gestion du répertoire
  3. Cliquez sur Paramètres du répertoire.
  4. Sélectionnez Gérer le répertoire.
  5. Activez Activer l’accès basé sur les rôles.
Astuce Qualtrics : une fois que vous avez activé Activer l’accès basé sur les rôles pour un répertoire, un utilisateur de votre licence ne pourra pas accéder à ce répertoire tant qu’un rôle ne lui aura pas accordé l’accès au répertoire.

Création de rôles de répertoire

Astuce Qualtrics : pour chaque répertoire de votre licence, nous vous recommandons d’avoir deux rôles.

  • Un rôle est l’accès de base au répertoire, et permet aux utilisateurs de distribuer aux listes ou d’ajouter des contacts sans nécessairement leur donner accès aux paramètres du répertoire (renommage ou suppression du répertoire, règles de fréquence de contact, règles de déduplication, etc.). Ce rôle contiendra la plupart de vos utilisateurs et la fonctionnalité « Gérer le répertoire » sera désactivée.
  • Le second rôle est l’accès administratif, c’est-à-dire les utilisateurs qui ont accès au répertoire et peuvent modifier les options de l’onglet Paramètres du répertoire. Ce rôle comptera moins d’utilisateurs (peut-être uniquement vous-même) et « Gérer le répertoire » sera activé.
  1. Accédez au répertoire XM en cliquant sur Répertoires.
    en cliquant sur le menu de navigation en haut à droite et en sélectionnant Répertoires ;
  2. Cliquez sur le nom du répertoire actuellement sélectionné.
    sélectionner la configuration des rôles en cliquant sur le nom du répertoire en haut à gauche
  3. Sélectionnez Rôles.
  4. Cliquez sur Créer un rôle.
    le bouton Créer un rôle
  5. Donnez un nom à votre rôle.
    la fenêtre pop-up permettant de nommer un nouveau rôle ;
  6. Cliquez sur Créer.
  7. Cliquez sur Ajouter un répertoire et sélectionnez le répertoire auquel vous souhaitez que ce rôle ait accès. Les utilisateurs pourront créer et modifier des listes de distribution et envoyer des e-mails dans ce répertoire.
    la liste déroulante dajout dun répertoire en haut à droite ;

    Astuce Qualtrics : si vous ne voyez pas le répertoire souhaité ici, alors ce répertoire n’a pas été activé pour l’accès basé sur les rôles. Voir Activation des répertoires pour utiliser l’accès basé sur les rôles pour savoir comment activer votre répertoire.
    Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter plusieurs répertoires à un rôle.
  8. Si vous le souhaitez, déterminez les privilèges de répertoire supplémentaires de ce rôle en activant ou en désactivant l’option suivante :
    ajouter des autorisations au rôle dans la partie droite. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs au milieu de lécran pour ajouter des utilisateurs au rôle.

    • Gérer le répertoire : lorsqu’il est activé, ce privilège donne aux utilisateurs un accès administratif au répertoire. Cela signifie qu’en plus d’avoir accès à l’onglet Contacts du répertoire, ils auront la possibilité d’accéder aux paramètres du répertoire, qui incluent les règles de fréquence de contact, les paramètres de duplication, les messages du répertoire, les noms et paramètres du répertoire et l’accès au parcours du répondant. Lorsque Gérer le répertoire est désactivé, les utilisateurs ajoutés au rôle peuvent toujours envoyer des distributions et créer des listes de distribution, mais ils ne pourront pas accéder à l’intégralité du répertoire ou à ses paramètres.
      Astuce Qualtrics : en dehors des rôles, vous pouvez utiliser des autorisations administratives pour limiter l’accès à des fonctionnalités telles que les automatisations pour des utilisateurs individuels, des groupes ou des divisions.
  9. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs pour ajouter des utilisateurs au rôle.
  10. Recherchez des utilisateurs en saisissant leur e-mail.
    recherche dun utilisateur à ajouter à un rôle

    Astuce Qualtrics : vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs à un rôle.

    Attention : assurez-vous de vous donner accès au rôle. Si vous activez l’accès basé sur les rôles pour un répertoire et que vous ne vous ajoutez pas au rôle, vous perdrez l’accès au répertoire !
  11. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
Astuce Qualtrics : il peut s’écouler une minute avant qu’un rôle prenne effet après sa création. Si vous avez ajouté un utilisateur à un rôle et qu’il ne voit pas les répertoires appropriés, demandez à l’utilisateur d’actualiser son compte.

Gestion de &amp ; suppression des rôles du répertoire

Une fois que vous avez créé votre rôle, vous pouvez à tout moment modifier les droits de rôle et les utilisateurs qui sont dans le rôle. Vous pouvez également renommer votre rôle ou supprimer entièrement le rôle si nécessaire.

modification dun rôle

  1. Cliquez sur l’icône représentant un crayon en regard du nom de votre rôle pour le modifier.
  2. Cliquez sur l’icône de corbeille en regard du nom de votre rôle pour la supprimer.
    Astuce Qualtrics : une fois qu’un rôle est supprimé, il est impossible de le récupérer !
  3. Cliquez sur l’icône de corbeille en regard d’un utilisateur pour le supprimer du rôle.
  4. Cliquez sur l’icône de corbeille en regard d’un nom de répertoire pour supprimer le répertoire du rôle.

Plateforme vs. Autorisations basées sur les rôles

Il existe deux façons d’accorder aux utilisateurs l’accès aux répertoires : via les autorisations de plateforme et les autorisations basées sur les rôles. Cette section explique les différences entre ces autorisations.

Explication des types d’autorisation

  • Autorisation de plateforme « Gérer les rôles du répertoire »: un utilisateur disposant de l’autorisation Gérer les rôles du répertoire peut activer et désactiver l’accès basé sur les rôles pour les répertoires. L’utilisateur peut également accéder à la configuration des rôles pour afficher et modifier les rôles des répertoires où l’accès basé sur les rôles est activé.
  • Autorisation « Accéder au répertoire XM » de la plateforme : ​Un utilisateur disposant de l’autorisation Accéder au répertoire XM pourra créer et modifier des listes de distribution et utiliser les fonctionnalités de distribution dans tous les répertoires où l’accès basé sur les rôles est désactivé.
  • Autorisation « Gérer le répertoire » de la plateforme : ​Un utilisateur disposant de l’autorisation Gérer le répertoire pourra accéder aux fonctionnalités d’administration du répertoire, telles que les contacts du répertoire et les paramètres du répertoire, dans tous les répertoires où l’accès basé sur les rôles est désactivé. Cet utilisateur pourra afficher et modifier les contacts du répertoire, accéder aux listes de distribution, aux automatisations, aux résumés au niveau du répertoire et aux paramètres.
  • Autorisation « Gérer le répertoire » basée sur les rôles désactivée : ​Un utilisateur disposant de l’autorisation Gérer le répertoire basée sur les rôles peut toujours créer et modifier des listes de distribution et utiliser les fonctionnalités de distribution pour les répertoires, tant que le répertoire utilise l’accès basé sur les rôles et que l’utilisateur a été ajouté à un rôle ayant accès au répertoire.
  • Autorisation « Gérer le répertoire » basée sur les rôles activée : ​Un utilisateur disposant de l’autorisation Gérer le répertoire basée sur les rôles pourra accéder aux fonctionnalités avancées et de gestion des répertoires où l’accès basé sur les rôles est activé et où l’utilisateur a été ajouté à un rôle ayant accès au répertoire. Cet utilisateur pourra afficher et modifier les contacts du répertoire, accéder aux listes de distribution, aux automatisations, aux résumés au niveau du répertoire et aux paramètres.

Gérer par rapport au répertoire d’accès

Gérer le répertoire Répertoire d’accès
Accès complet pour afficher et modifier tous les contacts du répertoire Oui Non
Contacts chargés par cet utilisateur ajoutés automatiquement au répertoire central Oui Oui
Distribuer aux contacts non ajoutés/chargés par l’utilisateur Oui Non
La fréquence de contact centrale et les règles de déduplication s’appliquent aux contacts qu’ils téléchargent via leurs propres listes. Oui Oui
Voir, modifier et distribuer aux listes d’inscription automatiques créées à partir du répertoire partagé avec elles Oui Oui
Créer des listes de contacts Oui Oui
Ajouter des contacts Oui Oui
Ajouter transactions Oui Oui
Supprimer les contacts qu’ils ont chargés Oui Oui
Supprimer les contacts qu’ils n’ont pas chargés Oui Non
Modifier les règles de fréquence de contact au niveau du répertoire Oui Non
Modifier la résolution d’identité au niveau du répertoire Oui Non
Configurer le parcours d’un répondant Oui Non
Créer un groupe d’opérations Oui Oui
Distribution dans liste Oui Oui
Répartition dans le groupe de transactions Oui Oui
Accéder aux API de transaction Oui Non
Exécuter la tâche XMD (charger/distribuer) Oui Non

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