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Options du répertoire

A propos des options de répertoire

Les options du répertoire sont un menu déroulant qui se trouve dans le coin supérieur droit de l’onglet Contacts du répertoire. Il contient de nombreux moyens importants pour gérer les contacts de votre répertoire, comme la possibilité de les exporter, de configurer des règles automatiques pour l’inscription sur liste, de fusionner les doublons et de gérer les données intégrées.

Astuce Qualtrics : cette page d’assistance décrit les options de répertoire pour le répertoire XM, uniquement.

Exporter les contacts

Vous pouvez exporter tous les contacts de votre répertoire dans un format de fichier de votre choix.

Astuce Qualtrics : peu importe les contacts sélectionnés. Tous les contacts seront inclus dans l’exportation, sauf si vous utilisez l’engrenage vers la droite. Les filtres et les recherches ne restreignent pas non plus les contacts inclus dans l’exportation. N’oubliez pas que vous pouvez également exporter une liste de distribution au lieu du répertoire complet.

Cliquez sur Options du répertoire.
Cliquez sur Exporter tous les contacts.
Sélectionnez un format de fichier. Vous pouvez sélectionner CSV ou TSV.
Indiquez si vous souhaitez exporter les statistiques des contacts. Il s’agit d’informations sur la fréquence de contact, le taux de réponse, etc.
Astuce Qualtrics : les statistiques des contacts incluent le nombre d’invitations, le nombre d’e-mails, le temps de réponse moyen, le taux de réponse, la date de la dernière invitation, la date de la dernière réponse et le nombre de réponses. Le nombre de réponses inclut les réponses incomplètes mais fermées. Le temps de réponse moyen est en millisecondes.
Choisissez d’exporter ou non les données intégrées. Oui exporte toutes les données intégrées, Non n’en exporte aucune et Spécifier les données intégrées vous permet de choisir les champs à exporter.
Cliquez sur Exporter les contacts.

Spécifier les données intégrées

Pour spécifier des données intégrées, il vous suffit de sélectionner des champs dans le menu de droite. Les zones sélectionnées se trouvent en bas du menu.

Pour supprimer des zones, cliquez sur le X en regard de leur nom.

Souscription automatique à la liste

Attention : si vous avez les deux CX &amp ; EX projets hébergés dans la même marque, nous ne conseillons pas d’utiliser cette fonctionnalité.

Supposons que vous avez une enquête en cours que vous dirigez pour plusieurs villes différentes. Vous recevez un grand nombre de personnes demandant à être ajoutées à ces enquêtes et souhaitez pouvoir les télécharger toutes en une seule fois dans votre répertoire plutôt que dans des listes de contacts distinctes.

L’inscription automatique à la liste vous permet de trier automatiquement les nouveaux contacts dans certaines listes en fonction de diverses informations les concernant. Cette fonctionnalité affecte les contacts existants, mais ces derniers doivent être mis à jour pour que la règle d’inscription automatique à la liste prenne effet.

Règles de paramétrage

Cliquez sur Options du répertoire.
Sélectionnez Inscription automatique à la liste.
Cliquez sur Créer une règle.
Sélectionnez la liste de distribution à laquelle vous souhaitez ajouter le contact.
Sélectionnez le type d’informations que vous souhaitez filtrer.
Terminez la « déclaration » en fonction des spécificités de ces informations.
Exemple : ici, nous voulons que seules les personnes dont les domaines de messagerie contiennent « qualtrics » soient incluses dans notre liste de diffusion.
Cliquez sur Créer pour terminer.

Définition des conditions

Les conditions dans l’inscription automatique à la liste sont similaires aux conditions des filtres de répertoire. La seule différence est que les seuls champs sur lesquels vous pouvez baser l’inscription automatique à la liste sont les informations de contact et les données intégrées.

Gestion des règles

Après avoir créé des règles, vous les verrez à chaque fois que vous sélectionnerez “Inscription automatique à la liste” dans les options du répertoire.

Cliquez sur une règle pour la modifier. Vous pouvez également cliquer sur Supprimer la règle en bas à droite pour la supprimer définitivement.

Astuce Qualtrics : il se peut qu’une erreur indique que la liste sélectionnée n’existe pas. Il se peut que la liste ait été supprimée, mais avant toute modification, gardez à l’esprit qu’un autre administrateur de répertoire a peut-être créé cette règle, et la raison de cette erreur peut être que vous n’avez pas accès à la liste de distribution.

Consolider les duplicatas

Parfois, vous pouvez télécharger plusieurs copies d’un même contact dans votre répertoire sans le savoir. Vous pouvez combiner ces doublons en un seul contact à l’aide de Consolider les doublons dans les options du répertoire.

Astuce Qualtrics : vous pouvez utiliser les options du répertoire pour consolider les doublons après le téléchargement des contacts. Cependant, si vous souhaitez que les doublons soient consolidés lors de leur téléchargement sur le serveur afin que vous n’ayez pas à revenir en arrière et à les corriger ultérieurement, vous devez ajuster les options de votre répertoire. Pour en savoir plus, consultez Fusion des doublons de contacts dans le répertoire XM.

Cliquez sur Options du répertoire.
Sélectionnez Consolider les doublons.
Sélectionnez les zones à gauche pour lesquelles vous souhaitez rechercher des doublons. Vous pouvez sélectionner jusqu’à deux champs en double.

Exemple : si nous sélectionnons le prénom et le nom de famille, les contacts ayant le même prénom ne seront pas considérés comme des doublons. Ce n’est que si les deux noms correspondent qu’ils seront considérés comme des doublons l’un de l’autre.
Cliquez sur Rechercher les doublons.
En regard d’un groupe de doublons, cliquez sur Consolider.

Astuce Qualtrics : vous ne pouvez consolider que 100 000 ensembles de doublons à la fois. Dans l’image ci-dessus, 2 ensembles de doublons étaient présents. Si votre répertoire contient plus de 100 000 ensembles de doublons, vous devrez consolider les doublons plusieurs fois. Vous pouvez également consolider les doublons dans l’onglet Paramètres du répertoire. Pour plus d’informations, voir Fusion des contacts existants.
Les différences entre les doublons sont répertoriées. Sélectionnez la version préférée de chaque zone divergente.
Cliquez sur Consolider les doublons.
Astuce Qualtrics : pour tous les contacts, vous pouvez spécifier les valeurs des informations de contact (nom, e-mail, téléphone et langue). Pour les données intégrées, cela dépend des contacts qui sont consolidés. Si chaque contact en double a des valeurs différentes pour un champ de données intégrées, vous avez la possibilité de choisir la valeur de données intégrées à conserver. Si un contact a une valeur pour un champ de données intégrées, mais que l’autre contact n’a pas de valeur pour ce champ, la version du contact sélectionnée déterminera quel champ non dupliqué est conservé.

Consolidation de doublons supplémentaires

Si vous avez terminé votre recherche, cliquez sur Lancer une nouvelle recherche en bas à gauche pour sélectionner différents champs pour identifier les doublons.

Gérer les données intégrées

Astuce: cette section décrit les fonctionnalités que nous prévoyons de lancer à partir du 9 octobre 2024. Qualtrics peut, à son entière discrétion et sans que sa responsabilité ne soit engagée, modifier le calendrier de tout déploiement de fonctionnalités d’un produit, modifier la fonctionnalité pour une fonctionnalité de produit de prévisualisation ou de développement, ou choisir de ne pas publier une fonction ou une fonctionnalité d’un produit pour quelque raison que ce soit ou sans raison.

Avertissement : Les modifications apportées ici affecteront toutes les données intégrées dans le répertoire, et pas seulement pour les contacts individuels.

Afin d’analyser facilement vos données ou de les compiler dans rapports, il est important de garder vos données propres. Cela signifie s’assurer que tout a le bon nom, supprimer les données inutiles et fusionner les doublons, si possible.

Lorsque vous ouvrez Options Répertoire, puis sélectionnez Gérer les données intégrées, vous pouvez supprimer données intégrées, renommer des champs et fusionner des champs similaires. Cet outil vous donnera même des recommandations sur les champs à fusionner.

Astuce : Vous pouvez également ouvrir la fenêtre de gestion données intégrées à partir d’un autre endroit. Si vous affichez des données intégrées sous forme d’en-tête dans votre répertoire, vous pouvez cliquer sur la flèche à suivant et sélectionner Modifier le champ.

Menu den-tête développé pour afficher loption de modification de zone décrite

Astuce : Vous souhaitez savoir comment utiliser cet outil dans votre répertoire ? Consultez notre Meilleures pratiques Répertoire XM pour le nettoyage des données.

Renommer un champ

Sélectionnez une zone.
Cliquez sur l’icône Modifier.
Saisissez le nom.
Cliquez sur Renommer le champ.

Suppression d’un champ

Avertissement : Une fois que vous aurez supprimé un champ, ces informations seront supprimé définitivement de tous les contacts de votre répertoire. Ne supprimez une zone que si vous en êtes absolument sûr.

Sélectionnez une zone.
Cliquez sur l’icône de corbeille.
Lisez l’avertissement.
Si vous êtes sûr de vouloir supprimer le champ, sélectionnez Supprimez la zone.

Fusion de zones similaires

Qualtrics générera des recommandations de champs à fusionner en fonction de la similitude de leurs noms. Les noms sont évalués en ignorant la casse, les espaces blancs et les diacritiques (c’est-à-dire les accents sur les lettres).

Astuce : Si un contact a une valeur pour chacun des champs fusionnés, seul le le plus récent les données seront sauvegardées après la fusion des zones.

Accéder à Champs similaires.
Vous verrez une liste de champs similaires aux autres champs du répertoire. Cliquez sur Vérifier.
Sélectionnez un champ pour en savoir plus, par exemple :
- Zones vides : Nombre de contacts qui n’ont pas d’informations pour ce champ.
  Astuce : Vous pouvez cliquer sur la flèche en suivant d’un en-tête pour effectuer un tri en fonction du nom du champ ou du nombre de contacts.
- Valeurs : Un échantillon de 10 valeurs maximum pour ce champ. Par exemple, si le champ est Pays, les valeurs peuvent être Japon, Espagne, France, etc. Toutes les valeurs de la zone ne sont pas affichées.
- Actualiser : Actualisez votre vue pour voir différents échantillon valeurs.
  Astuce : Le volet de droite affiche le dernier champ que vous avez sélectionné. Vous pouvez également désélectionner des zones si nécessaire.
Sélectionnez les zones que vous voulez fusionner.
Cliquez sur l’icône de fusion.
Sélectionnez le nom de champ que vous voulez conserver.
Cliquez sur Fusionner.

Astuce : Si vous ne voulez pas fusionner les champs, vous pouvez cliquer sur Ignorer suivant de la suggestion.

Fusion manuelle des champs

Vous n’avez pas besoin d’attendre que les champs soient marqués pour nettoyer vos données. Vous pouvez sélectionner autant de zones que vous le souhaitez à tout moment et les fusionner.