Ajout de contacts au répertoire

À propos de l’ajout de contacts au répertoire

L’onglet Contacts du répertoire contient tous les contacts ajoutés au répertoire de votre organisation. Tous les contacts ajoutés à une liste de distribution sont ajoutés automatiquement à ce répertoire, mais vous pouvez également ajouter des personnes directement au répertoire en utilisant le bouton Ajouter des contacts au répertoire.

Projets pouvant utiliser des contacts du répertoire XM

Vous pouvez utiliser le répertoire XM pour créer des listes de contacts et envoyer des invitations pour plusieurs types de projets Qualtrics. Cependant, tous les types de projets Qualtrics ne sont pas compatibles avec le répertoire XM.

Le répertoire XM peut être utilisé pour envoyer les éléments suivants :

• Projets d’enquête
• Analyse conjointe/Différence maximum
• Certaines solutions non EX XM

Cependant, les données de contact du répertoire XM sont complètement distinctes des informations sur les collaborateurs/participants enregistrées dans le répertoire des employés. Cela signifie que les données modifiées dans un répertoire n’affecteront jamais l’autre. Le répertoire XM ne peut pas être utilisé pour distribuer des projets Employee Experience (EX), y compris Engagement, Pulse, 360, etc.

Champs de contact disponibles

Que vous téléchargiez un fichier CSV ou TSV de contacts ou que vous les saisissiez manuellement, vous devez inclure certaines informations pour vos contacts.

• Prénom : Prénom du contact.
• Nom : nom de famille du contact.
• E-mail : adresse e-mail du contact. Il est recommandé de fusionner les doublons à partir de ce champ.
• ExternalDataReference : informations supplémentaires sur le contact. Ces informations sont le plus souvent utilisées pour stocker des données, telles que l’ID d’un collaborateur ou d’un étudiant. Il peut être utilisé pour se connecter aux authentificateurs et configurer la manière dont le répertoire fusionne les doublons.
• Données intégrées : les données intégrées sont des champs supplémentaires contenant le champ que vous souhaitez. Ceux-ci ne doivent pas nécessairement suivre une convention de dénomination particulière. Dans la capture d’écran ci-dessus, les données Service, Ville et Pays sont toutes intégrées.
  Astuce : les noms de données intégrées comportent au maximum 200 caractères. Les valeurs doivent comporter au maximum 1024 caractères chacune.
  Avertissement : tous les champs de données intégrées étaient auparavant sensibles à la casse. Pour une grande majorité d’utilisateurs, les données intégrées ne sont plus sensibles à la casse, ce qui signifie que « test » et « test » seraient traités comme le même champ. Cependant, nous conseillons de respecter le plus possible la casse, car cette modification n’a pas été effectuée sur une petite partie des comptes.
  Avertissement : n’utilisez pas de points comme champ de données intégrées car il s’agit d’un champ réservé dans le répertoire XM. De plus, n’utilisez aucun des autres champs par défaut de Qualtrics.
• Langue : colonne facultative qui identifie la langue du contact à l’aide de codes langue.
• Téléphone : colonne facultative qui identifie le numéro de téléphone du contact. Consultez la page d’assistance Distributions SMS pour connaître les formats de numéros de téléphone acceptés.

Données de date et d’heure

Si vous avez intégré des données enregistrées dans un format de date, vous pouvez utiliser un filtre pour rechercher des dates futures ou des dates qui se sont produites récemment. Pour effectuer une recherche par date, la zone de date doit être au format ISO-8601, avec des heures en UTC. (C’est-à-dire, AAAA-MM-JJT-HH:mm:ss+ZZZZ). Pour en savoir plus sur ces symboles, consultez la page d’assistance Syntaxe des formats de date.

Télécharger un fichier

1. Cliquez sur Ajouter des contacts au répertoire.
   
2. Cliquez sur Télécharger un fichier sur le serveur.
   
3. Dans Excel, créez un document avec les champs obligatoires et enregistrez-le au format CSV ou TSV. Ou cliquez sur Télécharger un exemple de modèle, remplissez les colonnes appropriées, ajoutez les données intégrées de votre choix et enregistrez le fichier.
   
4. Lorsque le fichier est prêt, faites-le glisser et déposez-le dans l’espace disponible, ou cliquez sur Sélectionner un fichier et sélectionnez le fichier dans votre dossier.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Vérifiez les conditions d’importation du contact. Toutes les règles à l’échelle du répertoire pour la fusion des doublons de contacts s’affichent ici. Ces règles sont définies dans les paramètres du répertoire et s’appliqueront aux contacts de votre fichier.
   
   Astuce Qualtrics : l’accès à l’onglet Paramètres du répertoire nécessite l’autorisation Gérer le répertoire. Si vous souhaitez accéder à ce paramètre, parlez-en à votre Administrateur de marque.
7. Vérifiez les champs de votre fichier pour vous assurer que les informations sont correctes. Si un champ n’a pas été correctement reconnu, cliquez sur le nom du champ pour afficher une liste déroulante d’options et sélectionnez le champ approprié.
   Astuce Qualtrics : si les données ne sont pas formatées correctement dans l’aperçu (p. ex., regroupées au lieu de divisées en colonnes), il se peut que vos données ne soient pas correctement séparées (ou « délimitées »). Pour résoudre ce problème, sélectionnez le lien bleu Afficher les options et choisissez un autre Séparateur et/ou Encadrement.
   Astuce Qualtrics : si un contact est chargé avec un champ intégré vide qui a déjà une valeur stockée dans ce champ, le champ ne sera pas écrasé et la valeur actuelle sera conservée.
8. Cliquez sur Télécharger le fichier sur le serveur pour télécharger les contacts dans votre répertoire.

Dépannage des importations de fichiers

Qualtrics permet de vérifier facilement le statut des importations de vos contacts et de corriger les erreurs qui se sont produites. Nous fournissons un fichier ligne par ligne pour chaque contact et des informations indiquant s’il a été importé correctement. Cela sert de référence de sorte que si vos contacts ne sont pas importés, vous pouvez identifier le problème, corriger le fichier et réessayer.

Pour obtenir un statut détaillé de votre importation :

1. Après avoir téléchargé votre fichier, cliquez sur l’icône de la boîte à outils dans le coin supérieur droit de l’onglet Contacts du répertoire.
   
   Astuce Qualtrics : si vous importez des contacts dans une liste de distribution spécifique, vous pouvez également cliquer sur la boîte à outils à l’intérieur de la liste de distribution.
2. Cliquez sur Afficher les détails de l’importation.
3. Vérifiez la synthèse de l’importation. Cela inclura le nombre de contacts créés, le nombre de contacts mis à jour et le nombre de contacts dont l’importation a échoué. De plus, un identifiant de progression sera attribué à votre importation, ce qui est utile si vous avez besoin de contacter le support de Qualtrics.
   
4. Pour télécharger votre fichier de rapport d’erreurs, cliquez sur Télécharger un rapport.
   
   Astuce Qualtrics : selon la taille de votre chargement, la génération du rapport peut prendre quelques instants.
5. Ouvrez le fichier dans un éditeur de feuille de calcul sur votre ordinateur et vérifiez le fichier pour les contacts qui ont échoué. La colonne ImportStatus est la plus utile pour identifier les contacts ayant échoué. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur chaque colonne.

Champs du rapport d’erreurs

Vous trouverez ci-dessous une description de chaque zone dans le rapport d’erreur :

• SourceIndexId : ID d’index ou de ligne du contact dans le fichier d’importation.
• E-mail : adresse e-mail associée au contact.
• ContactId : ID du contact dans votre répertoire.
• ImportStatus : statut d’importation du contact. Les valeurs incluent : Ajouté, Mis à jour et Échec.
• ImportStatusCode : code de statut pour l’importation. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir une liste des codes et de leur signification.
• TransactionId : le cas échéant, l’ID de transaction du contact chargé ou mis à jour.
  Astuce Qualtrics : vous pouvez configurer des transactions lors de l’utilisation d’une automatisation d’importation de contacts ou lors de l’ajout de contacts via l’API.
• TransactionStatus : le cas échéant, le statut de la transaction. Les valeurs incluent : Ajouté, Mis à jour et Échec.
• TransactionStatusCode : code de statut de la transaction. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir une liste des codes et de leur signification.
• ContactListContactId : Si vous ajoutez des contacts à une liste de distribution ou créez une nouvelle liste, l’ID du contact dans la liste de distribution spécifique.
• ContactListContactStatus : Si vous ajoutez des contacts à une liste de distribution ou créez une nouvelle liste, le statut de l’ajout ou de la mise à jour. Les valeurs incluent : Ajouté, Mis à jour et Échec.
• ContactListContactStatusCode : code de statut du contact dans la liste de diffusion. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir une liste des codes et de leur signification.

Codes de statut

Vous trouverez ci-dessous une liste des codes de statut possibles et leurs descriptions.

Dépannage d’autres erreurs

• Votre fichier comporte un ou plusieurs champs qui dépassent la limite de caractères. Vérifiez les limites de caractères ci-dessous :
  • Langue : 20
  • Prénom : 100
  • Nom de famille : 100
  • Adresse e-mail: 254
  • Numéro de téléphone : 20
  • Référence externe : 100
  • Champ de données intégrées : 200
  • Valeur des données intégrées : 1 024

Entrée manuelle

1. Cliquez sur Ajouter des contacts au répertoire.
   
2. Sélectionnez Saisie manuelle.
   
3. Vérifiez les conditions d’importation du contact. Toutes les règles à l’échelle du répertoire pour la fusion des doublons de contacts s’affichent ici. Ces règles sont définies dans les paramètres du répertoire et s’appliqueront aux contacts que vous saisissez.
   
4. Remplissez les champs disponibles. Vous pouvez saisir ou copier et coller les informations de contact.
5. Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une colonne supplémentaire pour les données intégrées. Rappelez-vous, cela peut être ce que vous voulez.
6. Cliquez sur Suivant pour télécharger vos contacts.

Ajouter des contacts à partir d’Intercepts numériques

Vous pouvez ajouter automatiquement des contacts à votre répertoire XM à partir de tous les intercepts numériques que vous avez créés. Pour en savoir plus sur la configuration de la création automatique de contacts dans les projets d’avis sur le site Web/l’application, consultez la page d’assistance Intégration du répertoire XM à Digital Intercepts.

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