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Migration des automatisations vers les flux de travail du répertoire XM

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À propos de la migration des automatisations vers les flux de travail du répertoire XM

Les
flux de travail sont la nouvelle façon améliorée d’automatiser les tâches dans le Répertoire XM, et remplaceront à terme les automatismes. Pour anticiper ce changement, nous vous recommandons de suivre les instructions de cette page pour recréer les automatismes courants en tant que flux de travail.

Astuce: En plus de remplacer la fonctionnalité des automatisations, les flux de travail vous permettent de créer davantage de types de travaux automatisés pour votre Répertoire XM. Vous pouvez planifier l’exécution des flux de travail en fonction des modifications apportées aux contacts du répertoire XM avec l’événement de modification de l’ID d’expérience, créer des flux de travail basés sur les segments du répertoire XM, etc.
Attention : Selon les estimations actuelles, les automatismes du Répertoire XM seront obsolètes d’ici le quatrième trimestre 2025. Nous enverrons un courrier électronique aux administrateurs de l’organisation avant la suppression de cette fonctionnalité. Qualtrics peut, à son entière discrétion et sans que sa responsabilité ne soit engagée, modifier le calendrier de tout déploiement de fonctions d’un produit, modifier la capacité de toute fonction de produit de prévisualisation ou de développement, ou choisir de ne pas lancer une fonction ou une fonctionnalité d’un produit pour quelque raison que ce soit ou sans raison.

L’onglet Flux de TRAVAIL de Répertoire permet de créer, de modifier et de gérer les flux de travail liés au répertoire. Lors du remplacement de vos automatismes existants, il peut s’agir d’un emplacement unique et facile pour trouver tous vos flux de travail du Répertoire XM.

Pour plus d’informations, voir Flux de travail dans le répertoire XM.

Surligne longlet des flux de travail dans le Répertoire XM

FLUX DE TRAVAIL

Tous les automatismes du Répertoire XM sont programmés à intervalles réguliers. Ainsi, la première étape pour remplacer votre automatisation consiste à créer un flux de travail programmé.

Astuce : Les notifications de flux DE TRAVAIL remplacent les rapports d’exécution dans les automatisations. Suivez les instructions de la page liée pour être informé de la réussite ou de l’échec de votre flux de travail.
  1. Naviguez jusqu’au Répertoire XM.
  2. Allez dans l’onglet Flux de travail .
    créer un flux de travail à partir de longlet Flux de travail du répertoire XM
  3. Sélectionnez Créer un flux de travail.
  4. Sélectionnez Chronomètre à une heure précise (programmé).
    Mise en place dun flux de travail programmé
  5. Sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant.
  6. Saisissez les jours de début, les heures de début, le fuseau horaire, les champs Début et Fin. Pour plus d’informations, voir Flux DE TRAVAIL.
  7. Sélectionnez Enregistrer.
  8. Ensuite, déterminez si vous souhaitez importer des contacts à intervalles réguliers ou envoyer une distribution.

Automatisation de l’importation des contacts

Les automatismes d’importation de contacts vous permettent de télécharger automatiquement dans le Répertoire XM des fichiers de contacts provenant d’une source de votre choix. Dans les automatismes hérités, les contacts peuvent provenir d’un serveur SFTP (Secure File Transfer Protocol), du service de fichiers Qualtrics ou de Google Drive. Les flux de travail permettent d’obtenir cette même fonctionnalité à l’aide des flux ETL, tout en prenant en charge plusieurs autres sources, telles qu’Amazon S3, Snowflake et Salesforce.

  1. Créer un flux de travail ETL.
    sur la page globale des flux de travail, en cliquant sur le bouton Créer un flux de travail, puis en sélectionnant loption ETL
  2. Établissez votre emploi du temps.
    flux DEVAIL avec un calendrier. Le bouton ci-dessous permet dajouter une tâche dextraction
  3. Sélectionnez Source de données (extracteur ETL).
  4. Selon l’endroit où vos données sont stockées, sélectionnez une tâche d’extraction de données. Les plus courantes sont les suivantes :
    nouvelle fenêtre avec de nombreuses tâches dextraction au choix

    Astuce : Les flux de travail prennent également en charge d’autres sources d’importation, comme Amazon S3, Snowflake et Salesforce. Pour plus d’informations, voir Création de flux DEVAIL.
    Astuce : les flux de travail ne prennent pas en charge Gigya ou Dropbox en tant que sources de données.
  5. Cliquez sur Ajouter une destination de données.
    Ajout dun bouton de destination des données surligné dans léditeur de flux de travail
  6. Sélectionnez la tâche Ajouter des contacts et des transactions à XMD.
    Tâche dimportation de contacts XMD surlignée
  7. Choisissez le répertoire dans lequel les données doivent être mappées.
    nouvelle fenêtre dans laquelle vous configurez la tâche
  8. Sélectionnez une liste de distribution à laquelle envoyer les données. Vous pouvez également choisir de créer une nouvelle liste de distribution pour ce répertoire à chaque fois que ce flux de travail est exécuté.
  9. Sélectionnez une source de données. Il doit s’agir de la tâche d’extraction de données que vous avez configurée à l’étape 4.
  10. La plupart des champs de votre Répertoire XM seront automatiquement mis en correspondance. Vérifiez à nouveau les résultats et procédez aux ajustements nécessaires.
    Champs pour la mise en correspondance des sources et des champs du Répertoire XM

    Astuce : Si vous souhaitez apporter des modifications aux mappages de champs, vous pouvez effectuer des modifications individuelles ou télécharger un fichier. Voir Mappage des valeurs des champs.
  11. La colonne Type de champ permet d’indiquer si chaque colonne correspond à des données de contact de base, à des données intégrées ou à des données de transaction.
    Astuce : Voir Configuration d’une tâche d’ajout de contacts et de transactions dans XMD pour plus de détails, y compris les différences entre les types de champ et les formats de date de transaction appropriés.
    Astuce : Si vous ne mappez pas un champ de date de transaction, le système mappera automatiquement la date d’exécution du flux de travail comme date de transaction.
  12. Cliquez sur Enregistrer.
Astuce: Vous pouvez ajouter une Tâche de transformation de base à votre flux de travail pour modifier les valeurs des données d’entrée avant de les importer dans votre Répertoire XM.

Automatisation de la distribution des enquêtes

Les automatismes de distribution d’enquêtes vous permettent de programmer la distribution d’une enquête à une liste de distribution ou à un échantillon d’une liste de distribution. Cette même fonctionnalité peut être obtenue avec la tâche e-mail ou la tâche Envoyer l’Enquête par SMS.

  1. Mettre en place un flux de travail programmé.
    Tâchez le signe plus sous le flux DE TRAVAIL et ajoutez une tâche
  2. Cliquez sur le signe plus ( + ).
  3. Sélectionnez Ajouter une tâche.
  4. Sélectionnez une tâche de distribution :
    surligne une tâche de distribution

  5. Suivez les étapes des pages liées ci-dessus.
Attention : N’utilisez pas la tâche Répertoire XM, car elle sera à terme obsolète. La tâche Envoyer l’enquête par e-mail offre des fonctionnalités améliorées et doit être utilisée à la place.

Lien vers les automatismes d’importation de contacts et de distribution d’enquêtes

Dans les automatismes existants, les utilisateurs peuvent lier l’importation de contacts et les automatismes de distribution d’enquêtes pour envoyer des distributions d’enquêtes aux contacts les plus récemment importés. Dans les Flux DE TRAVAIL, les utilisateurs peuvent effectuer les tâches d’importation et de distribution dans un seul travail unifié.

  1. Suivez les étapes de la section Tâches pour créer l’automatisation de l’importation des contacts.
  2. Cliquez sur le signe plus ( + ).
  3. Sélectionnez Ajouter une tâche.
    cliquez sur le signe plus puis sélectionnez ajouter une tâche
  4. Sélectionnez une tâche de distribution :
    envoyer lenquête par e-mail et par SMS

  5. Suivez les étapes des pages liées ci-dessus.
  6. Lorsque vous choisissez les personnes à inviter, au lieu de choisir un répertoire ou une liste de distribution, cliquez sur Source, puis sélectionnez la rubrique Ajoutez des contacts et des transactions à la tâche Répertoire XM que vous avez créée précédemmentpour l’automatisation de vos contacts.
    dans la nouvelle fenêtre de configuration de la tâche e-mail, vous pouvez choisir qui vous voulez inviter, et parce que lautomatisation de limportation des contacts a été choisie, vous pouvez maintenant la configurer pour livrer à cette nouvelle liste
  7. Sous Type, sélectionnez l’envoi à la liste de distribution créée ou à ce groupe de transactions spécifique.
    Astuce : Si vous sélectionnez Liste, toute la liste de distribution sera invitée. Si vous sélectionnez Groupe de transactions, seuls les contacts nouvellement ajoutés dans cette exécution du flux de travail seront invités. Si vous ne créez pas une nouvelle liste de distribution à chaque fois que l’importation de contacts est exécutée, vous devez sélectionner Groupe de transactions.
Attention : N’utilisez pas la tâche Répertoire XM, car elle sera à terme obsolète. Nous vous recommandons d’utiliser plutôt la tâche Envoyer l’enquête par e-mail, car elle offre non seulement les mêmes possibilités de distribution par e-mail, mais aussi un certain nombre de fonctions améliorées.

Astuce : Si vous planifiez l’exécution fréquente de votre flux de travail, mais qu’il n’y a pas de nouveau fichier à extraire de la source choisie, le flux de travail n’enverra pas la distribution et la marquera comme ayant échoué. C’est le comportement prévu, car s’il n’y a pas de groupe de contacts à qui envoyer un message, le message ne peut pas être envoyé. Si les notifications d’échec du flux de travail sont activées et que vous souhaitez éviter d’en recevoir trop, ajoutez une condition à votre flux de travail entre l’importation de votre contact et la distribution. Comme on le voit ci-dessous, il est possible d’établir un ensemble de conditions pour que la distribution ne soit envoyée que si le fichier n’est pas vide, ce qui permet d’éliminer les échecs décrits.

le signe plus entre les tâches vous permet dajouter une condition
suivre la branche si les tâches ajoutent des contacts et des transactions à lID de lot de la transaction XMD nest pas vide

Astuce: pour créer et distribuer un échantillon de population, ajoutez la tâche Créer un Échantillon Répertoire XM après votre tâche d’importation de contacts, mais avant votre tâche de distribution. Sélectionnez Utiliser un lot de transactions généré à partir d’une tâche précédente comme source d’échantillon.

Exécuter des rapports de synthèse

Les
tâches e-mail vous permettent d’envoyer un e-mail général sans lien d’enquête. C’est pourquoi les tâches e-mail sont une excellente option si vous souhaitez créer des rapports d’exécution, afin de tenir vos parties prenantes informées du nombre de contacts traités lors de chaque exécution. Toutefois, si vous utilisez une Tâche e-mail, vous devez ajouter des identifiants spécifiques pour vous assurer que l’enquête est envoyée à la bonne liste de distribution.

Si vous utilisez une automatisation de l’importation de contacts, avec ou sans distribution liée, suivez les étapes ci-dessous.

sélection de lID de la transaction pour la tâche e-mail

  1. Cliquez sur le bouton de texte inséré ( {a} ) suivant le champ “To” (destinataire).
  2. Passez la souris sur l’icône Ajoutez des contacts et des transactions à la tâche Répertoire XM que vous avez créée précédemment.
  3. Sélectionnez l’ID du lot de Transaction.
  4. Complétez votre courriel. Dans le corps du texte, vous pouvez générer un texte inséré à partir de l’extraction ou du téléchargement du contact.
    texte inséré par courriel

    • Extraire des données de (source): Vous pouvez indiquer aux destinataires du courrier électronique le nombre de fichiers ou de lignes dans tous les fichiers importés. Le nombre de lignes peut être un excellent moyen de montrer le nombre de contacts générés.
    • Ajouter des contacts et des transactions à XMD : afficher des informations telles que le répertoire dans lequel les nouveaux contacts ont été téléchargés, l’ID de la liste ou l’ID de la transaction.

Automatisation de l’importation de personnes (EX)

Dans cette section, nous parlerons d’une automatisation qui n’est disponible que pour les clients de l’expérience employé, et qui est déconnectée du Répertoire XM.

Les automatismes d’importation de personnes vous permettent d’extraire automatiquement des listes d’employés d’une source de votre choix pour les intégrer à votre répertoire des employés. Dans les automatismes hérités, les employés peuvent provenir d’un serveur SFTP (Secure File Transfer Protocol), du service de fichiers de Qualtrics ou de Google Drive. Les flux de travail permettent d’obtenir cette même fonctionnalité à l’aide de flux ETL, tout en prenant en charge plusieurs autres sources, telles que SuccessFactors, Workday, etc.

  1. Mettre en place un flux de travail programmé.
    Tâchez le signe plus sous le flux DE TRAVAIL et ajoutez une tâche
  2. Cliquez sur le signe plus ( + ).
  3. Sélectionnez Ajouter une tâche.
  4. Créez l’une des tâches d’extraction de données suivantes :
    Tâches dextraction de données surlignées à létape 4

    Astuce : Les flux de travail prennent également en charge d’autres sources d’importation, comme Amazon S3, Snowflake et Salesforce. Pour plus d’informations, voir Création de flux DEVAIL.
  5. Cliquez sur Ajouter une destination de données.
    Bouton dajout dune destination de données surligné
  6. Sélectionnez la tâche Charger les utilisateurs dans le répertoire EX.
    Sélectionner la tâche
  7. Suivez les étapes de la tâche Charger les utilisateurs dans le répertoire EX.

FAQ

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