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Gestion des automatisations

À propos de la gestion des automatisations

Avec les automatisations d’importation de contacts et les automatisations de distribution d’enquête dans le répertoire XM, vous pouvez créer, configurer, mettre à jour, tester et vérifier vos propres tâches d’automatisation, ce qui rationalise la création de vos contacts et la distribution de l’enquête. Modifiez vos automatisations existantes, supprimez-les, activez-les ou désactivez-les dans l’onglet Automatisations de votre page Répertoires.

Astuce : vous ne verrez que les automatisations que vous avez créées, et non toutes les automatisations de la marque.

Modifier les automatisations existantes

Vous pouvez modifier la configuration de n’importe laquelle de vos automatisations en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Modifier l’automatisation. Utilisez la barre de recherche pour rechercher une automatisation par nom ou ID.

Astuce Qualtrics : pour ce faire, vous pouvez également cliquer sur l’automatisation, puis sur le bouton bleu Modifier l’automatisation.

En cliquant sur Modifier l’automatisation, vous revenez à une page dans laquelle vous pouvez modifier les différentes étapes de l’automatisation en sélectionnant Modifier à côté d’une étape donnée dans le menu de droite.

Démarrer l’exécution manuelle

L’option Lancer lexécution manuelle vous permettra d’exécuter une automatisation supplémentaire en dehors de la planification actuelle.

Astuce Qualtrics : vous ne pouvez pas lancer une exécution manuelle d’une automatisation de distribution liée à une automatisation d’importation de contacts. À la place, lancez une exécution manuelle sur l’automatisation d’importation de contacts pour lancer une importation et une distribution.

Astuce Qualtrics : vous pouvez lancer une exécution manuelle d’une automatisation suspendue pour effectuer un test. Si une automatisation de distribution est liée à une automatisation des contacts et que vous lancez une exécution manuelle dans l’automatisation des contacts, elle exécute également l’automatisation de distribution, même si les deux automatisations sont suspendues.

Exemple : supposons que l’automatisation d’importation de contacts s’exécute à 9 h comme prévu, mais vous avez oublié de charger votre fichier de contacts dans le dossier affecté avant. Vous pouvez charger votre fichier et sélectionner Lancer lexécution manuelle pour exécuter à nouveau l’automatisation et obtenir le fichier importé.

Suspendre et reprendre les automatisations

L’option que vous voyez varie selon que votre automatisation est active ou inactive. Suspendre l’automatisation vous permet de suspendre temporairement l’automatisation. Vous pouvez ensuite reprendre l’automatisation chaque fois que vous le souhaitez en sélectionnant Reprendre l’automatisation.

Astuce Qualtrics : si une automatisation de distribution est liée à une automatisation des contacts, il vous suffit de suspendre l’automatisation des contacts pour suspendre les deux.

Astuce Qualtrics : si vous suspendez une automatisation de distribution liée à une automatisation de contacts, l’automatisation de distribution tentera tout de même de s’exécuter une fois l’automatisation des contacts terminée. Si l’exécution d’automatisation des contacts était une exécution manuelle, l’automatisation de la répartition s’exécutera correctement. Si l’exécution d’automatisation des contacts était une exécution planifiée, l’automatisation de distribution échouera avec le message “L’automatisation n’est pas active et ne peut pas être exécutée”.

Renommer l’automatisation

En cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Renommer l’automatisation, vous pouvez renommer votre automatisation.

Supprimer l’automatisation

En cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Supprimer l’automatisation, vous pouvez supprimer votre automatisation.

Avertissement : une fois que vous avez supprimé une automatisation, elle disparaît définitivement ! Ne supprimez pas les automatisations, sauf si vous êtes absolument sûr de vouloir vous en débarrasser !

Astuce Qualtrics : la désactivation temporaire d’une automatisation est-elle en cours ? Essayez plutôt de la suspendre en cliquant sur l’automatisation, en cliquant sur la liste déroulante Options d’exécution et en sélectionnant Suspendre l’automatisation.

Une image des options dexécution dans une automatisation, en haut, et loption pour suspendre lautomatisation.

Gestion des destinataires d’automatisation &amp ; planifications

Cliquez sur le nom d’une automatisation ou sélectionnez Afficher l’historique d’exécution dans la liste déroulante pour voir quand elle a été exécutée par le passé. À partir de cette page, vous pouvez également suspendre et reprendre des automatisations.

Automatisations passées

Une fois les automatisations exécutées, elles sont répertoriées ici avec des informations sur l’heure de début et de fin, le nombre de contacts importés ou invités (selon qu’il s’agit d’une automatisation de contact ou de distribution), la durée et le statut.

Astuce Qualtrics : vous pouvez cliquer sur une exécution automatique dans la table pour obtenir plus de détails sur le résultat de l’exécution.

Le statut peut être Réussite ou Échec. Les échecs sont généralement dus à des paramètres incorrects, tels que le mauvais serveur SFTP référencé, un nom d’utilisateur et un mot de passe incorrects, etc. Vous pouvez cliquer sur un cycle dans la table pour afficher plus de détails sur l’échec spécifique et sur la manière de le résoudre. Vous pouvez cliquer sur Réessayer l’exécution pour exécuter manuellement l’automatisation. Si ce bouton est gris, il n’y a aucun fichier à charger pour l’automatisation.

Les exécutions groupées sont des exécutions automatiques survenues au cours de la même période de 24 heures.

Vous pouvez modifier l’ordre de vos automatisations passées à l’aide de la liste déroulante Trier par en haut à gauche.

Fichiers traités

Lorsque vous cliquez sur une automatisation d’importation de contacts effectuée dans le passé, vous pouvez cliquer sur Afficher le fichier pour afficher les fichiers qui ont été importés pendant cette automatisation.

Astuce Qualtrics : les données sont conservées pendant 30 jours dans le service de fichiers Qualtrics. Pendant cette période, les fichiers au repos sont chiffrés jusqu’à ce qu’ils soient supprimés une fois la période passée.

Options d’exécution

Le bouton Options d’exécution en haut à droite a les deux mêmes options que celles décrites ci-dessus : Suspendre/Reprendre l’automatisation et Lancer lexécution manuelle.

Ajouter des destinataires

Voulez-vous que les membres de l’équipe soient notifiés chaque fois que cette automatisation a lieu ? Vous pouvez envoyer une synthèse de l’automatisation chaque fois qu’elle est terminée lors de la configuration de votre automatisation avec le Destinataires du rapport agrégé de l’exécution étape. Vous pouvez modifier vos destinataires à tout moment.

Lors de la modification de votre automatisation, accédez à Exécuter les destinataires de la synthèse.
Saisissez l’adresse e-mail du destinataire.
Cliquez sur Ajouter l’adresse e-mail du destinataire ou sur le signe plus (+) pour ajouter un autre destinataire.
Si vous ne souhaitez pas envoyer ces e-mails à un rapport lorsqu’aucun travail n’a été effectué pour créer un rapport, cochez la case.
Astuce Qualtrics : si cette case est cochée, les notifications d’échec seront toujours envoyées.
Cliquez sur Continuer pour continuer à modifier l’automatisation ou sur Sauvegarder et terminer ultérieurement pour sauvegarder vos modifications.

Astuce Qualtrics : appuyez sur le signe moins ( – ) en regard de l’e-mail d’un destinataire pour les supprimer.

Exemple : Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un e-mail d’automatisation d’exécution échouée. Dans cet exemple, l’échec s’est produit car l’utilisateur n’a plus accès au serveur SFTP où se trouvent les fichiers. Si vous avez des questions sur la raison de l’échec d’une exécution, connectez-vous au Customer Success Hub pour contacter l’assistance. N’oubliez pas d’inclure les informations incluses dans l’e-mail.

Image dun exemple de-mail dexécution échouée avec des suggestions sur la manière de résoudre léchec

Revenir aux automatisations

Cliquez sur le X en haut à droite pour revenir à la page principale de l’onglet Automatisations.

Astuce Qualtrics : vous pouvez également cliquer sur l’onglet Automatisations pour revenir à sa page principale.

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