Automatisation de la distribution

À propos des automatisations de distribution

Les automatisations de distribution envoient régulièrement des invitations aux enquêtes à une liste de contacts. Vous pouvez les configurer dans l’onglet Automatisations de la page Répertoires. Ces automatisations sont disponibles uniquement pour le répertoire XM.

Les utilisateurs souhaitent souvent importer des contacts à partir d’un dépôt de fichier quotidien hébergé, puis planifier des distributions d’enquêtes pour ces contacts, le tout dans le cadre des méthodes de transfert les plus sûres et sécurisées. Si une automatisation de distribution est liée à un job d’automatisation d’importation de contacts, seuls les contacts importés depuis le cycle d’automatisation d’importation le plus récent recevront des invitations.

Étape 1 : Création d’une automatisation de la distribution

1. Accédez à l’onglet Automatisations.
   
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation. 
3. Sous Automatisation de la distribution des enquêtes, nommez votre automatisation.
   
4. Cliquez sur Créer une automatisation.

Étape 2 : Liaison à une automatisation de l’importation de contacts

Les automatisations prennent en charge la possibilité d’envoyer plusieurs distributions à partir d’une seule importation de contacts. Pour ce faire, liez une automatisation de la distribution d’enquêtes à une automatisation d’importation de contacts. Les automatisations de distribution liées enverront des invitations à l’enquête en fonction des paramètres de l’automatisation de la distribution dès que l’automatisation de l’importation des contacts se termine.

Vous ne pouvez ajouter qu’une seule automatisation d’importation de contacts à une automatisation de distribution d’enquête.

1. Accédez à la section Distributions de liens de l’automatisation.
   
2. Sélectionnez Oui si vous souhaitez créer un lien vers une automatisation de contact ou Non si vous ne le faites pas.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Sélectionnez cette option pour créer une automatisation d’importation de contacts ou sélectionnez une automatisation existante.
   
5. Une fois qu’une automatisation d’importation de contacts est ajoutée, vous pouvez choisir de Naviguer vers l’automatisation (en sauvegardant votre automatisation de distribution actuelle pour modifier l‘automatisation d’importation de contacts) ou de la Supprimer (dissocier les automatisations).
   
6. Cliquez sur Continuer.

Étape 3 : planification de la distribution &amp ; sélection des destinataires

1. Décidez de la fréquence d’envoi de cette distribution.
   
   Astuce Qualtrics : si cette automatisation est liée à une automatisation d’importation de contacts, l’automatisation de distribution sera exécutée immédiatement après les importations de contacts.
2. Sélectionnez l’heure et/ou le jour de l’envoi.
3. Ce bouton varie selon que la distribution est quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
   • Quotidienne : cliquez sur Ajouter une autre heure pour ajouter une heure supplémentaire pour l’envoi de cette distribution.
   • Hebdomadaire : cliquez sur Ajouter un autre jour pour ajouter un autre jour de la semaine auquel la distribution doit être envoyée.
   • Mensuel : cliquez sur Ajouter un autre jour pour choisir entre le premier et le dernier jour du mois, puis déterminez l’heure à laquelle la distribution est envoyée.
   Astuce Qualtrics : toutes les automatisations sont planifiées en fonction du temps universel coordonné (UTC) et n’observent donc pas l’heure d’été.
4. Décidez de la date à laquelle vous voulez que la première distribution dans l’automatisation soit envoyée.
   
5. Décidez quand vous voulez que l’automatisation arrête d’envoyer des distributions.
   
6. Cliquez sur Continuer.
7. Sélectionnez la liste de distribution ou le segment auquel envoyer les invitations.
   
   Astuce Qualtrics : si cette automatisation est liée à une automatisation d’importation de contacts, les invitations seront envoyées uniquement aux contacts importés lors de la dernière exécution de l’automatisation d’importation.
8. Cliquez sur Continuer.
9. Choisissez d’envoyer à tous les contacts de la liste de distribution ou de filtrer les contacts qui répondent à certains critères. Si vous filtrez vos contacts, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 conditions.
   
   Astuce Qualtrics : lorsque vous sélectionnez Filtrer les contacts pour la distribution, vous pouvez définir les conditions qu’un contact doit remplir pour recevoir la distribution. Par exemple, il se peut que vous souhaitiez uniquement contacter des personnes d’un bureau donné. Ces conditions sont configurées de la même manière que le filtrage des contacts dans votre répertoire.
   Attention : les segments ne sont pas compatibles avec Filtrer les contacts pour la distribution.
   Avertissement : si vous filtrez un champ qui n’existe pas dans votre répertoire et que vous utilisez la condition Ne contient pas, l’automatisation échouera lors de son exécution.
10. Cliquez sur Continuer.
11. Choisissez si vous souhaitez distribuer à tous les contacts qui répondent à vos critères ou si vous souhaitez échantillonner qu’à une sélection limitée d’entre eux.
    
12. Si vous avez choisi de prélever un échantillon de contacts, sélectionnez la façon dont vous souhaitez créer l’échantillon :
    • Nombre de contacts : saisissez le nombre de destinataires que vous souhaitez recevoir pour l’enquête. Ce nombre ne peut pas dépasser le nombre de contacts dans votre liste.
      Exemple : si vous avez une liste de 1 000 contacts mais que vous ne souhaitez en interroger que la moitié, saisissez 500.
    • Pourcentage de la liste de distribution source : saisissez le pourcentage de destinataires que vous souhaitez recevoir pour l’enquête.
      Exemple : si vous avez une liste de 1 000 contacts et que vous saisissez 75 %, 750 contacts recevront l’enquête.
13. Cliquez sur Continuer.

Étape 4 : sélection de l’enquête

1. Sélectionnez l’enquête qui sera envoyée avec la distribution.
   
2. Cliquez sur Continuer.
3. Décidez de la date d’expiration du lien d’invitation à l’enquête. Vous pouvez le fixer pour autant de jours dans le futur que vous le souhaitez.
   
4. Cliquez sur Continuer.
5. Sélectionnez combien de temps après le début de l’exécution d’automatisation les invitations doivent être envoyées.
   
   Astuce Qualtrics : la distribution est planifiée en fonction de l’heure de début de l’exécution de l’automatisation. Par exemple, si vous planifiez l’exécution d’une automatisation à 9 h et que vous retardez l’envoi des invitations cinq jours plus tard, la distribution commencera cinq jours plus tard à 9 h. Si cette automatisation est liée à une automatisation d’importation de contacts, la distribution est planifiée en fonction de l’heure de début de l’exécution de l’automatisation d’importation.
6. Cliquez sur Continuer.

Étape 5 : sélection du type de répartition

Les automatisations peuvent envoyer des distributions dans trois formats différents : Invitations par e-mail, Invitations SMS (liens envoyés par texte) et SMS bidirectionnels (l’enquête est envoyée et répondue par SMS).

Cette page explique comment configurer chacune d’entre elles avec une automatisation de la distribution des enquêtes. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ces distributions en dehors des étapes couvertes par l’automatisation, voir Invitations par e-mail à des enquêtes et Enquêtes par SMS.

Invitation par e-mail

Cette option envoie l’invitation à l’enquête par e-mail à la liste de contacts.

1. Sélectionnez Invitation par e-mail.
   
2. Cliquez sur Continuer.
3. Saisissez l’adresse e-mail de l’expéditeur pour la distribution de l’invitation à l’enquête.
   
   Astuce Qualtrics : vous ne pourrez sélectionner que les domaines de messagerie que votre Administrateur de la Marque a définis pour votre organisation. Pour plus d’informations, consultez la page Adresse d’expéditeur personnalisée.
4. Saisissez le nom de l’expéditeur pour la distribution de l’invitation à l’enquête.
5. Saisissez l’ e-mail de réponse pour la distribution de l’invitation à l’enquête. Il s’agit de l’e-mail qui recevra des réponses si l’un des contacts répond à l’invitation.
6. Saisissez l’ Objet pour la distribution de l’invitation à l’enquête. Vous pouvez choisir une ligne d’objet précédemment enregistrée ou cliquer sur Taper la ligne d’objet pour taper une ligne d’objet.
7. Sélectionnez un(e) invitation à l’enquête que vous avez enregistrée dans votre bibliothèque qui sera envoyé sous forme d’e-mail.
8. Cliquez sur Continuer.

Invitation par SMS

Une invitation par SMS est envoyée lorsqu’un lien vers une enquête Qualtrics est envoyé sous forme de SMS. Le destinataire ouvre ensuite l’enquête dans le navigateur de son appareil mobile.

Le texte sera envoyé au numéro dans la colonne Téléphone de l’importation de contacts. Lors du chargement des numéros de téléphone des destinataires, assurez-vous de respecter la mise en forme correcte et les restrictions de pays.

1. Sélectionnez Lien textuel vers l’enquête (SMS à sens unique).
   
2. Cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez un message à envoyer avec votre distribution.
   
   Astuce Qualtrics : vous pouvez créer une invitation par SMS dans votre bibliothèque. Assurez-vous que le message est enregistré en tant qu’Invitation par SMS et non en tant que message général ou e-mail.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Si vous le souhaitez, définissez une fenêtre de livraison pour déterminer quand les contacts recevront les messages SMS. Cela s’appliquera à toutes les distributions par SMS sortantes liées à cette automatisation.
   
   Astuce Qualtrics : les champs Heure de début, Heure de fin et Fuseau horaire sont tous obligatoires.
   Attention : Qualtrics ne stocke aucune information sur le fuseau horaire des destinataires SMS. Assurez-vous donc que le fuseau horaire que vous sélectionnez correspond aux destinataires souhaités.
6. Sélectionnez le mode de traitement des SMS planifiés en dehors de la fenêtre de livraison. Cochez la case si vous ne souhaitez pas envoyer de distributions par SMS lors de la prochaine fenêtre de livraison. Si la case n’est pas cochée, toutes les distributions qui ont été planifiées pour être envoyées en dehors de la fenêtre de livraison sont sauvegardées et envoyées dans la fenêtre de livraison suivante.
7. Cliquez sur Continuer.

SMS bilatéral

Les SMS bidirectionnels sont utilisés lorsque les questions de l’enquête sont envoyées par SMS au destinataire et que ce dernier répond par texte. Assurez-vous que votre enquête est compatible avec les SMS avant de vous appuyer sur cette option.

Les textes seront envoyés au numéro dans la colonne Téléphone de l’importation de contacts. Lors du chargement des numéros de téléphone des destinataires, assurez-vous de respecter la mise en forme correcte et les restrictions de pays.

1. Sélectionnez Réponses par SMS direct (SMS bidirectionnel).
   
2. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Continuer. Vous n’avez pas besoin de choisir un message, car l’enquête sera envoyée directement au destinataire.
   
4. Si vous le souhaitez, définissez une fenêtre de livraison pour déterminer quand les contacts recevront les messages SMS. Cela s’appliquera à toutes les distributions par SMS sortantes liées à cette automatisation.
   
   Astuce Qualtrics : les champs Heure de début, Heure de fin et Fuseau horaire sont tous obligatoires.
   Attention : Qualtrics ne stocke aucune information sur le fuseau horaire des destinataires SMS. Assurez-vous donc que le fuseau horaire que vous sélectionnez correspond aux destinataires souhaités.
5. Sélectionnez le mode de traitement des SMS planifiés en dehors de la fenêtre de livraison. Cochez la case si vous ne souhaitez pas envoyer de distributions par SMS lors de la prochaine fenêtre de livraison. Si la case n’est pas cochée, toutes les distributions qui ont été planifiées pour être envoyées en dehors de la fenêtre de livraison sont sauvegardées et envoyées dans la fenêtre de livraison suivante.
6. Cliquez sur Continuer.

Étape 6 : Définition des rappels

Vous pouvez ajouter des rappels à votre automatisation afin que vos destinataires n’oublient pas de participer à l’enquête. Les rappels s’adressent uniquement aux destinataires qui n’ont pas commencé leurs enquêtes, ou qui ont commencé leurs enquêtes, mais qui n’en ont pas terminé. Vous pouvez ajouter plusieurs rappels ou ignorer cette étape.

1. Cliquez sur Ajouter un rappel.
   
2. Indiquez si le rappel doit être envoyé un certain nombre de jours ou d’heures après l’invitation initiale.
   
   Astuce Qualtrics : si vous configurez une fenêtre de livraison lors de la rédaction de votre SMS, des rappels ne seront envoyés qu’au cours de cette fenêtre de livraison.
3. Saisissez l’adresse e-mail de l’expéditeur pour la distribution de l’invitation à l’enquête.
   
   Astuce Qualtrics : vous ne pourrez sélectionner que les domaines de messagerie que votre Administrateur de la Marque a définis pour votre organisation. Pour plus d’informations, consultez la page Adresse d’expéditeur personnalisée.
4. Saisissez le nom de l’expéditeur pour la distribution de l’invitation à l’enquête.
5. Saisissez l’ e-mail de réponse pour la distribution de l’invitation à l’enquête. Il s’agit de l’e-mail qui recevra des réponses si l’un des contacts répond à l’invitation.
6. Saisissez l’ Objet pour la distribution de l’invitation à l’enquête. Vous pouvez choisir une ligne d’objet précédemment enregistrée ou cliquer sur Taper la ligne d’objet pour taper une ligne d’objet.
7. Sélectionnez un(e) invitation à l’enquête que vous avez enregistrée dans votre bibliothèque qui sera envoyé sous forme d’e-mail.
8. Vous pouvez ajouter d’autres rappels ou cliquer sur Continuer pour passer aux étapes suivantes de l’automatisation.

Étape 7 : Envoi des rapports d’exécution et activation de l’automatisation

Les étapes finales d’une automatisation de la distribution d’enquêtes consistent à déterminer qui reçoit un e-mail lorsqu’une automatisation est exécutée, puis à activer l’automatisation. Cela inclut les parties Destinataires de la synthèse de l’exécution et Vérification de l’automatisation.

1. Déterminez qui sera alerté par e-mail lors de l’exécution de l’automatisation. Utilisez le signe plus (+ ) ou le bouton Ajouter un e-mail de destinataire pour ajouter des destinataires supplémentaires.
   
2. Si vous ne souhaitez pas envoyer de rapport par e-mail alors qu’il n’y a pas eu de travail effectué pour le rapport, cochez la case.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Vérifiez les informations. Cliquez sur Modifier en regard d’une section pour modifier les champs.
   
5. Cliquez sur Activer l’automatisation pour lancer votre automatisation ou sur Terminer sans activer pour sauvegarder l’automatisation, mais pas la lancer.

Création d’automatisations supplémentaires

Une fois que vous avez créé des automatisations, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur Nouvelle automatisation en haut à droite.