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À propos des automatisations de l’importation de contacts

Les utilisateurs souhaitent souvent intégrer leurs enregistrements de contacts à Qualtrics en téléchargeant des fichiers vers un serveur de protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP) ou vers un service d’hébergement de fichiers HTTPS, afin que Qualtrics puisse régulièrement importer ces enregistrements dans leurs comptes Qualtrics. Les utilisateurs peuvent souhaiter importer ces enregistrements en tant que contacts, puis programmer des distributions d’enquêtes pour ces contacts, le tout selon les méthodes de transfert les plus sûres et les plus sécurisées.

Avec les automatisations d’importation de contacts, vous pouvez créer, configurer, mettre à jour, tester et examiner vos propres tâches d’automatisation, ce qui rationalise votre gestion des contacts. Lorsque l’exécution de l’automatisation est planifiée, elle traite tous les fichiers désignés qui n’ont pas encore été traités par l’automatisation, y compris les fichiers nouvellement téléchargés.

Vous pouvez les configurer dans l’onglet Automations de la page Répertoires. Ces automatismes ne sont disponibles que pour le Répertoire XM.

Étape 1 : Démarrage et programmation de l’automatisation

1. Allez dans l’onglet Automations.
   
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation .
3. Nommez votre automatisation.
   
4. Cliquez sur Créer une automatisation.
5. Déterminez si votre automatisation doit se produire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à la demande. Si vous sélectionnez À la demande, l’automatisation vérifiera les fichiers toutes les 15 minutes et traitera ceux qui sont éligibles.
   
6. Déterminer l’heure du jour/le jour de la semaine à laquelle/auquel elle doit avoir lieu. Vous pouvez exécuter à l’heure, ou 15, 30 ou 45 minutes après l’heure.
   Astuce : Tous les automatismes sont chronométrés sur la base de l’UTC et ne tiennent donc pas compte de l’heure d’été.
7. Cliquez sur Ajouter une autre heure pour ajouter une autre heure du jour / de la semaine / du mois à laquelle cette mise à jour doit avoir lieu.
   Astuce : Il y a une limite de 8 fois par jour, 20 fois par semaine ou 16 fois par mois. Bien que vous puissiez techniquement ajouter la même heure plusieurs fois, cela aura pour conséquence que l’automatisation ne sera exécutée qu’une fois sur cette période.
8. Déterminez la date à laquelle vous souhaitez que la première automatisation ait lieu.
   
   Astuce : Si la date est fixée à aujourd’hui ou dans le passé, l’automatisation s’effectuera à partir de maintenant.
9. Déterminez quand vous voulez que l’automatisation arrête d’importer des contacts. Vous pouvez toujours modifier cela plus tard.
10. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante, Configuration d’une source d’importation.

Étape 2 : Configuration d’une source d’importation

Lorsque vous arrivez à Configurer la source d’importation dans l’automatisation de l’importation de contacts, vous indiquez à Qualtrics l’emplacement des données de contact que vous souhaitez importer. Vous avez quelques options.

• Service de fichiers Qualtrics: Configurez un service de fichiers avec Qualtrics. Cela élimine la tâche de configuration d’un serveur SFTP de votre propre côté. Lorsque vous sélectionnez cette option, des instructions vous seront présentées sur la façon de configurer cette option.
• Serveur SFTP (mot de passe ou clé SSH): Vous avez votre propre serveur où ces fichiers seront hébergés. Vous devez fournir le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’URL hôte et le port du serveur SFTP pour que l’automatisation puisse importer les fichiers. Vous pouvez également procéder à la configuration en fournissant la clé SSH.
  Astuce : Si vous disposez de plusieurs connexions SFTP, vous pouvez saisir des informations d’identification SFTP distinctes pour chaque automatisation d’importation afin qu’elles puissent toutes pointer vers un serveur SFTP différent.
  Astuce : Lors de l’établissement d’une connexion SFTP, nous recommandons à votre équipe de technologie de l’information d’autoriser les plages IP de Qualtrics. Voir la liste des serveurs Qualtrics autorisés.
  Astuce : Si votre compte se trouve dans notre environnement FedRAMP, les adresses IP pour l’inscription sur la liste d’autorisation diffèrent de celles trouvées sur cette page. Pour accéder en toute sécurité aux informations relatives à votre adresse IP, veuillez vous connecter à votre Hub Customer Success de FedRAMP.
• Google Drive ou Dropbox: Vous avez accès à un stockage de fichiers Open Authorization (OAuth), tel que Google Drive ou Dropbox, où vos fichiers d’importation seront hébergés. Vous devez vous connecter et donner à Qualtrics l’autorisation de gérer vos fichiers sur le stockage de fichiers OAuth. L’automatisation gère uniquement les fichiers dans un dossier désigné configuré à l’étape suivante.

Étape 3 : Cryptage PGP

Le cryptage PGP est une étape facultative pour les automatismes d’importation de contacts afin de crypter les données que vous envoyez à Qualtrics. Voir Cryptage PGP pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonction.

1. Sélectionnez si vous souhaitez que le fichier soit crypté à l’aide du logiciel PGP.
   
   Astuce : Ce cryptage PGP est disponible pour les automatismes utilisant à la fois des serveurs SFTP et le Qualtrics File Service. Si vous n’avez pas crypté une automatisation passée mais que vous le souhaitez, vous pouvez toujours modifier l’automatisation pour ajouter le cryptage.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Télécharger notre clépublique. Votre équipe informatique devra utiliser cette clé publique pour crypter les fichiers d’importation avant de les télécharger vers le serveur SFTP ou le service de fichiers Qualtrics.
   
   Astuce : Si un automatisme est configuré pour utiliser le cryptage PGP mais qu’il reçoit un fichier non crypté, il échouera et avertira les destinataires du courrier électronique, conformément aux préférences de notification de l’automatisme.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Vous pouvez maintenant définir les chemins d’accès à vos dossiers SFTP ou passer directement au mappage des champs de données.

Étape 4 : Sélection des chemins d’accès aux dossiers

Après avoir déterminé la source de vos fichiers de données de contact, vous devez spécifier les dossiers dans lesquels ces fichiers sont enregistrés afin que l’automate sache où les récupérer.

1. Saisissez le nom du dossier sur le serveur SFTP, Google Drive ou Dropbox où se trouve le fichier que vous souhaitez importer. Si le dossier est à l’intérieur d’un autre dossier, assurez-vous de spécifier le chemin, p.ex., Dossier central/Contacts 2018.
   
   Astuce : si vous utilisez Google Drive, il n’est pas nécessaire de spécifier le nom du lecteur, il suffit d’indiquer le nom du dossier. Par exemple, si vos automatisations se trouvent sur votre lecteur dans un dossier appelé FichiersAutomatisation, mettez FichiersAutomatisation dans le champ Chemin du dossier. Si votre dossier FichiersAutomatisation se trouve à l’intérieur d’un autre dossier appelé ÉlémentsQualtrics, placez ÉlémentsQualtrics/FichiersAutomatisation.
   Astuce : le nom de ce dossier est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin du dossier doit également être relatif au répertoire par défaut de l’utilisateur SFTP, Google Drive ou Dropbox fourni à l’automatisation. Qualtrics ne pourra pas accéder aux fichiers s’ils se trouvent dans un répertoire de niveau supérieur à celui spécifié dans le chemin du dossier.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez les fichiers qui doivent être importés à partir de ce dossier.
   
   Vos options sont les suivantes :
   • Tous les fichiers : Tous les fichiers du dossier.
   • Fichiers dont le nom contient un préfixe spécifique : Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez spécifier le préfixe.
   • Fichiers dont le nom contient un suffixe spécifique : Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez spécifier le suffixe. L’extension de fichier est incluse ici.
     Exemple : Le nom du fichier est 1234-échantillon et il s’agit d’une technologie de l’information (CSV). Vous souhaitez tous les fichiers qui se terminent par -échantillon et qui sont des CSV. Votre suffixe serait -échantillon.csv
   • Fichiers dont le nom contient un texte spécifique : Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez spécifier la phrase que les noms doivent contenir. Cette expression peut être n’importe où dans le nom du fichier.
   Attention : Le caractère astérisque ( * ) n’est pas autorisé dans la spécification du modèle de dossier pour le préfixe, le suffixe ou le texte spécifique.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Le fichier traité sera stocké sur Qualtrics et pourra être consulté lors de la gestion des automatisations passées. Cliquez sur Continuer.
   

Étape 5 : Mise en correspondance des champs de données et listes de distribution

Cette section couvre deux parties de l’automatisation de l’importation de contacts : Mapper les champs de données et Sélectionner la liste de distribution. C’est là que vous décidez quels champs seront importés dans Qualtrics à partir de vos fichiers de contacts, comment ils seront formatés et dans quelle liste de distribution spécifique les contacts importés seront importés.

1. Cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple. Cela téléchargera un fichier CSV sur votre ordinateur qui fournit un exemple de fichier modèle correct. Vous pouvez également utiliser votre propre fichier modèle, qui peut être une variété de types de fichiers. Tous les fichiers importés par cette automatisation devront correspondre au formatage de l’exemple de fichier que vous téléchargez.
   
2. Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et téléchargez votre fichier d’exemple.
   Attention : La taille des échantillons ne doit pas dépasser 100 Mo.
3. Choisissez un délimiteur.
   
4. Cliquez sur Continuer.
5. Des suggestions d’en-têtes de colonnes pour les mappages de champs Qualtrics seront fournies ; cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de données intégrées existant en modifiant les menus déroulants de la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne d’après un champ de données intégré, vous devez respecter la casse.
   
6. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de contact, des données intégrées, des données transactionnelles, une date de transaction, ou s’il doit être exclu de l’importation.

   Astuce : Les dates de transaction sont les dates auxquelles une transaction a été effectuée. Les chronomètres sont supposés être en UTC à moins que le fuseau horaire ne soit explicitement inclus dans la valeur de la date. Si la colonne de date est vide, la date de transaction sera définie sur la date actuelle. Si la date n’est pas valide, la ligne échouera. Voici une liste des formats d’heure compatibles :

   • ANSIC (lun jan _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (lun jan _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 jan 06 15:04 MST)
   • RFC850 (lundi, 02-jan-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (lun, 02 jan 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Attention : Si vous importez un fichier contenant une ou plusieurs colonnes qui ne sont pas mappées dans la définition de l’automatisation, les champs seront importés en tant que données transactionnelles.
7. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.
   Astuce : si vous souhaitez remplacer le fichier que vous avez téléchargé, cliquez sur Télécharger un nouveau fichier d’exemple.
8. Sélectionnez la liste de distribution de votre Répertoire XM dans laquelle les contacts de votre source d’importation seront importés. Lorsque vous cliquez sur cette liste déroulante, vous pouvez créer une nouvelle liste de distribution ou rechercher une liste préexistante par nom.
   
9. Cliquez sur Continuer.
10. Déterminez s’il ne doit y avoir aucune distribution ou si une automatisation de distribution doit être configurée avec cette automatisation de contact. Vous pouvez lier plusieurs distributions. Pour plus de détails, voir la section Liaison des automatismes de distribution. Si vous n’avez pas choisi de lier un automatisme de distribution, terminez la configuration de votre automatisme.
    
    Astuce : même si vous ne créez pas d’automatisation de la distribution maintenant, vous pouvez revenir plus tard et lier une automatisation existante.

Étape 6 : Lien avec les automatismes de distribution

Les automatisations prennent en charge la possibilité d’envoyer plusieurs distributions à partir d’une seule importation de contacts. Pour ce faire, il convient de lier les automatismes de distribution des enquêtes à un automatisme d’importation de contacts. Les automatisations de distribution liées enverront des invitations à l’enquête en fonction des paramètres de l’automatisation de la distribution dès que l’automatisation de l’importation des contacts se termine.

Vous pouvez lier votre automatisation d’importation de contacts à un nombre quelconque d’automatisations de distribution tant que le nombre total de vos automatisations ne dépasse pas 100.

1. Naviguez jusqu’à la section Distribution des liens de l ‘automatisation.
   
2. Sélectionnez Oui.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Sélectionnez pour créer un nouvel automatisme de distribution ou sélectionnez parmi les automatismes existants.
   
5. Une fois l’automatisation de la distribution ajoutée, vous pouvez choisir de naviguer vers l’automatisation ou de la supprimer.
6. Cliquez sur Afficher les critères pour ajouter les conditions selon lesquelles les contacts sont ajoutés à cette distribution.
7. Pour ajouter des conditions, sélectionnez Filtrer les contacts.
   
8. Les conditions sont jointes par “Toutes” ou “Chacune” Voir les champs sur lesquels vous pouvez filtrer. Les conditions peuvent être imbriquées.
   Astuce : Vous ne pouvez ajouter que 10 conditions au maximum. L’interface utilisateur vous indiquera le nombre de conditions qu’il vous reste à ajouter.
9. Choisissez si vous souhaitez distribuer à tous les contacts qui répondent à vos critères ou si vous souhaitez échantillonner qu’à une sélection limitée d’entre eux.
10. Si vous avez choisi de prélever un échantillon de contacts, sélectionnez la façon dont vous souhaitez créer l’échantillon :
    • Nombre de contacts : Saisissez le nombre de destinataires que vous souhaitez voir recevoir l’enquête. Ce nombre ne peut pas dépasser le nombre de contacts dans votre liste.
      Exemple: Si vous avez une liste de 1 000 contacts mais que vous ne souhaitez enquêter que sur la moitié d’entre eux, entrez 500.
    • Pourcentage de la liste de distribution source: Saisissez le pourcentage de destinataires que vous souhaitez voir recevoir l’enquête.
      Exemple : Si vous avez une liste de 1 000 contacts et que vous entrez 75 %, 750 contacts recevront l’enquête.
11. Pour relier cette automatisation d’importation de contacts à une autre automatisation de distribution, cliquez sur Ajouter une autre automatisation et répétez les étapes 4 à 10 si nécessaire.
12. Lorsque vous avez fini de lier les automatismes, cliquez sur Continuer pour passer aux étapes finales de votre automatisation.

Étape 7 : Envoi des Rapports d’exécution et activation de l’automatisation

Les étapes finales de l’automatisation d’importation d’un contact incluent les personnes qui sont sollicitées par e-mail lorsqu’une automatisation est exécutée, puis l’activation de l’automatisation. Cela englobe les parties de l’automatisation relatives à l’exécution du résumé des destinataires et à l’évaluateur.

1. Déterminez qui sera alerté par e-mail lorsque l’automatisation est exécutée. Utilisez les signes plus ( + ) ou le bouton Ajouter un destinataire pour ajouter des destinataires supplémentaires.
   
2. Si vous ne souhaitez pas envoyer de rapport par e-mail alors qu’il n’y a pas eu de travail effectué pour le rapport, cochez la case.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Cliquez sur Modifier suivant pour revenir à n’importe quelle section et y apporter des modifications.
   
5. Cliquez sur Activer l’automatisation pour démarrer votre automatisation, ou cliquez sur Terminer sans activer pour enregistrer l’automatisation mais ne pas la démarrer.

Modification des champs de données inclus dans l’automatisation

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier les champs inclus dans l’automatisation de l’importation des contacts. Par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que vous avez oublié d’inclure une colonne d’adresse de patient dans vos importations de contacts, et que vous voulez maintenant enregistrer les informations d’adresse de patient dans les importations de contacts futures.

Le fichier d’exemple que vous téléchargez dans la section Champs d’importation de la carte détermine les champs de données intégrés qui seront téléchargés vers Qualtrics. Cela signifie que vous pouvez exclure les en-têtes de colonne pour les ignorer, ou que vous pouvez utiliser le nom exact et l’orthographe d’un champ pour l’inclure dans les importations futures.

Pour modifier les champs inclus dans une importation :

1. Accédez à l’automatisation souhaitée et cliquez sur la liste déroulante.
   
2. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
3. Cliquez sur ” Modifier” à côté de l’endroit où il est indiqué ” Champs de données de la carte”.
   
4. Cliquez sur Télécharger un nouveau fichier d’exemple.
5. Cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple.
6. Modifiez le fichier afin qu’il comprenne les en-têtes souhaités. Assurez-vous que l’orthographe et la capitalisation sont identiques.
   Exemple : Les fichiers que vous conservez dans votre dossier source comportent un champ intitulé Adresse. Dans l’exemple de fichier, ajoutez un en-tête appelé Adresse. L’utilisation d’un « a » en minuscule ne fonctionnera pas.
7. Cliquez sur Sélectionner un fichier. Téléchargez votre nouveau fichier.
   
8. Cliquez sur Continuer.
9. Des suggestions d’en-têtes de colonnes pour les mappages de champs Qualtrics seront fournies ; cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de données intégrées existant en modifiant les menus déroulants de la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne d’après un champ de données intégré, vous devez respecter la casse.
   
10. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de contact, des données intégrées, des données transactionnelles, une date de transaction, ou s’il doit être exclu de l’importation.
11. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Création d’automatisations supplémentaires

Une fois que vous avez créé des automatismes, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur Nouvelle automatisation en haut à droite.

FAQ