Automatisation de l’importation de contacts

À propos des automatisations de l’importation de contacts

Les utilisateurs souhaitent souvent intégrer leurs enregistrements de contacts à Qualtrics en téléchargeant des fichiers vers un serveur de protocole de transfert de fichiers sécurisé (SFTP) ou vers un service d’hébergement de fichiers HTTPS, afin que Qualtrics puisse régulièrement importer ces enregistrements dans leurs comptes Qualtrics. Les utilisateurs peuvent souhaiter importer ces enregistrements en tant que contacts, puis planifier des distributions d’enquêtes pour ces contacts, le tout sous les méthodes de transfert les plus sûres et sécurisées.

Avec les automatisations d’importation de contacts, vous pouvez créer, configurer, mettre à jour, tester et examiner vos propres tâches d’automatisation, ce qui rationalise votre gestion des contacts. Lorsque l’exécution de l’automatisation est planifiée, elle traite tous les fichiers désignés qui n’ont pas encore été traités par l’automatisation, y compris les fichiers nouvellement téléchargés.

Vous pouvez les configurer dans l’onglet Automatisations de la page Répertoires. Ces automatisations sont disponibles uniquement pour le répertoire XM.

Étape 1 : lancement et planification de l’automatisation

1. Accédez à l’onglet Automatisations.
   
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation. 
3. Nommez votre automatisation.
   
4. Cliquez sur Créer une automatisation.
5. Déterminez si votre automatisation doit se produire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à la demande. Si vous sélectionnez À la demande, l’automatisation vérifiera les fichiers toutes les 15 minutes et traitera ceux qui sont éligibles.
   
6. Déterminer l’heure du jour/le jour de la semaine à laquelle/auquel elle doit avoir lieu. Vous pouvez exécuter à l’heure, ou 15, 30 ou 45 minutes après l’heure.
   Astuce Qualtrics : toutes les automatisations sont planifiées en fonction du temps universel coordonné (UTC) et n’observent donc pas l’heure d’été.
7. Cliquez sur Ajouter une autre heure pour ajouter une autre heure du jour / semaine / mois que cette mise à jour doit avoir lieu.
   Astuce Qualtrics : la limite est de 8 fois par jour, 20 fois par semaine ou 16 fois par mois. Bien que vous puissiez techniquement ajouter la même heure plusieurs fois, cela aura pour conséquence que l’automatisation ne sera exécutée qu’une fois sur cette période.
8. Déterminez la date à laquelle vous souhaitez que la première automatisation ait lieu.
   
   Astuce Qualtrics : si la date est définie sur aujourd’hui ou dans le passé, l’automatisation sera exécutée à partir de maintenant.
9. Déterminez quand vous voulez que l’automatisation arrête d’importer des contacts. Vous pouvez toujours modifier cela plus tard.
10. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante, Configurer une source d’importation.

Étape 2 : Configuration d’une source d’importation

Lorsque vous accédez à Configurer la source d’importation dans l’automatisation d’importation des contacts, vous indiquez à Qualtrics l’emplacement des données de contact que vous souhaitez importer. Vous avez quelques options.

• Service de fichiers Qualtrics : Configurez un service de fichiers avec Qualtrics. Cela élimine la tâche de configuration d’un serveur SFTP de votre propre côté. Lorsque vous sélectionnez cette option, des instructions vous seront présentées sur la façon de configurer cette option.
• Serveur SFTP (mot de passe ou clé SSH) : Vous avez votre propre serveur où ces fichiers seront hébergés. Vous devez fournir le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’URL hôte et le port du serveur SFTP pour que l’automatisation puisse importer les fichiers. Vous pouvez également configurer en indiquant la clé SSH.
  Astuce Qualtrics : si vous disposez de plusieurs connexions SFTP, vous pouvez saisir des identifiants SFTP distincts pour chaque automatisation d’importation individuelle afin qu’ils puissent chacun pointer vers un serveur SFTP différent.
  Astuce Qualtrics : lors de la configuration d’une connexion SFTP, nous recommandons à votre équipe informatique d’autoriser les plages d’adresses IP Qualtrics. Voir Liste d’autorisation des serveurs Qualtrics.
  Astuce Qualtrics : si votre compte se trouve dans notre environnement FedRAMP, les adresses IP pour la mise sur liste d’autorisation diffèrent de celles de cette page. Pour accéder en toute sécurité à vos informations d’adresse IP, connectez-vous à votre Customer Success Hub FedRAMP.
• Google Drive ou Dropbox : Vous avez accès à un stockage de fichiers Open Authorization (OAuth), tel que Google Drive ou Dropbox, où vos fichiers d’importation seront hébergés. Vous devez vous connecter et donner à Qualtrics l’autorisation de gérer vos fichiers sur le stockage de fichiers OAuth. L’automatisation gère uniquement les fichiers dans un dossier désigné configuré à l’étape suivante.

Étape 3 : chiffrement PGP

Le chiffrement PGP est une étape facultative pour les automatisations d’importation de contacts afin de crypter les données que vous envoyez à Qualtrics. Voir Chiffrement PGP pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonctionnalité.

1. Sélectionnez si vous souhaitez que le fichier soit crypté à l’aide du logiciel PGP.
   
   Astuce Qualtrics : ce cryptage PGP est disponible pour les automatisations utilisant à la fois les serveurs SFTP et le service de fichiers Qualtrics. Si vous n’avez pas crypté une automatisation passée mais que vous le souhaitez, vous pouvez toujours modifier l’automatisation pour ajouter le cryptage.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Télécharger notre clépublique. Votre équipe informatique devra utiliser cette clé publique pour crypter les fichiers d’importation avant de les télécharger vers le serveur SFTP ou le service de fichiers Qualtrics.
   
   Astuce Qualtrics : si une automatisation est configurée pour utiliser le chiffrement PGP mais reçoit un fichier non chiffré, elle échoue et notifie les destinataires des e-mails, conformément aux préférences de notification dans l’automatisation.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Vous allez maintenant définir vos chemins d’accès au dossier SFTP ou accéder directement à Mise en correspondance des champs de données.

Étape 4 : sélection des chemins d’accès au dossier

Après avoir choisi la source de vos fichiers de données de contact, vous devez spécifier les dossiers dans lesquels ces fichiers sont enregistrés afin que l’automatisation sache où les récupérer.

1. Saisissez le nom du dossier sur le serveur SFTP, Google Drive ou Dropbox où se trouve le fichier que vous souhaitez importer. Si le dossier est à l’intérieur d’un autre dossier, assurez-vous de spécifier le chemin, p.ex., Dossier central/Contacts 2018.
   
   Astuce Qualtrics : si vous utilisez Google Drive, vous n’avez pas besoin d’indiquer le nom du lecteur, il vous suffit de saisir le nom du dossier. Par exemple, si vos automatisations se trouvent sur votre lecteur dans un dossier appelé FichiersAutomatisation, mettez FichiersAutomatisation dans le champ Chemin du dossier. Si votre dossier FichiersAutomatisation se trouve à l’intérieur d’un autre dossier appelé ÉlémentsQualtrics, placez ÉlémentsQualtrics/FichiersAutomatisation.
   Astuce Qualtrics : ce nom de dossier est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin du dossier doit également être relatif au répertoire par défaut de l’utilisateur SFTP, Google Drive ou Dropbox fourni à l’automatisation. Qualtrics ne pourra pas accéder aux fichiers s’ils se trouvent dans un répertoire de niveau supérieur à celui spécifié dans le chemin du dossier.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez les fichiers qui doivent être importés à partir de ce dossier.
   Vos options sont les suivantes :
   • Tous les fichiers : tous les fichiers du dossier.
   • Fichiers dont le nom contient un préfixe spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez spécifier le préfixe.
   • Fichiers dont le nom contient un suffixe spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez indiquer le suffixe. L’extension de fichier est incluse ici.
     Exemple : le nom du fichier est 1234 exemples et il est au format CSV. Vous souhaitez tous les fichiers qui se terminent par -échantillon et qui sont des CSV. Votre suffixe serait -échantillon.csv
   • Fichiers dont le nom contient un texte spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez indiquer la phrase que les noms doivent contenir. Cette expression peut être n’importe où dans le nom du fichier.
   Attention : l’astérisque ( * ) ne doit pas être présent dans la spécification du modèle de dossier pour le préfixe, le suffixe ou le texte spécifique.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Les fichiers traités seront stockés sur Qualtrics et pourront être affichés lors de la gestion des automatisations passées. Cliquez sur Continuer.
   

Étape 5 : Mappage des champs de données et listes de distribution

Cette section couvre deux parties de l’automatisation de l’importation des contacts : Mapper les champs de données et Sélectionner la liste de distribution. C’est là que vous décidez quels champs seront importés dans Qualtrics à partir de vos fichiers de contacts, comment ils seront formatés et dans quelle liste de distribution spécifique les contacts importés seront importés.

1. Cliquez sur Télécharger un exemple de fichier. Cela téléchargera un fichier CSV sur votre ordinateur qui fournit un exemple de fichier modèle correct. Vous pouvez également utiliser votre propre fichier modèle, qui peut être une variété de types de fichiers. Tous les fichiers importés par cette automatisation devront correspondre au formatage de l’exemple de fichier que vous téléchargez.
   
2. Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et téléchargez votre exemple de fichier.
   Attention : la taille de l’exemple de fichier ne peut pas dépasser 100 Mo.
3. Choisissez un délimiteur.
   
4. Cliquez sur Continuer.
5. Des en-têtes de colonne suggérés pour les mappages de champs Qualtrics seront fournis. Cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de données intégrées existant en modifiant les listes déroulantes de la ligne Importer en tant que nom de champ.  Notez que si vous nommez une colonne après un champ de données intégrées, elle doit être sensible à la casse.
   
6. Utilisez la ligne Importer en tant que type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de contact, des données intégrées, des données transactionnelles, une date de transaction ou s’il doit être exclu de l’importation.

   Astuce Qualtrics : les dates de transaction sont les dates auxquelles une transaction a eu lieu. Les dates sont supposées être au format UTC, sauf si le fuseau horaire est explicitement inclus dans la valeur de date. Si la colonne de date est vide, la date de transaction sera définie sur la date actuelle. Si la date n’est pas valide, la ligne échouera. Voici une liste des formats d’heure compatibles :

   • ANSIC (lun jan _2 15:04:05 2006)
   • UnixDate (lun jan _2 15:04:05 MST 2006)
   • RFC822 (02 jan 06 15:04 MST)
   • RFC850 (lundi, 02-jan-06 15:04:05 MST)
   • RFC1123 (lun, 02 jan 2006 15:04:05 MST)
   • RFC3339/ISO-8601 (2006-01-02T15:04:05+07:00)
   Attention : si vous importez un fichier contenant une ou plusieurs colonnes qui ne sont pas mappées dans la définition de l’automatisation, les champs seront importés en tant que données altérables.
7. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.
   Astuce Qualtrics : si vous souhaitez remplacer le fichier que vous avez téléchargé, cliquez sur Télécharger un nouvel exemple de fichier sur le serveur.
8. Sélectionnez la liste de distribution dans votre répertoire XM où les contacts de votre source d’importation seront importés. Lorsque vous cliquez sur cette liste déroulante, vous pouvez créer une nouvelle liste de distribution ou rechercher une liste préexistante par nom.
   
9. Cliquez sur Continuer.
10. Déterminez s’il ne doit y avoir aucune distribution ou si une automatisation de distribution doit être configurée avec cette automatisation de contact. Vous pouvez lier plusieurs distributions. Pour en savoir plus, voir la section Liaison des automatisations de distribution. Si vous n’avez pas choisi de lier une automatisation de la distribution, terminez la configuration de votre automatisation.
    
    Astuce Qualtrics : même si vous ne configurez pas d’automatisation de la distribution maintenant, vous pouvez revenir en arrière et lier une automatisation existante ultérieurement.

Étape 6 : Liaison aux automatisations de distribution

Les automatisations prennent en charge la possibilité d’envoyer plusieurs distributions à partir d’une seule importation de contacts. Pour ce faire, les automatisations de distribution d’enquêtes sont liées à une automatisation d’importation de contacts. Les automatisations de distribution liées enverront des invitations à l’enquête en fonction des paramètres de l’automatisation de la distribution dès que l’automatisation de l’importation des contacts se termine.

Vous pouvez lier votre automatisation d’importation de contacts à un nombre quelconque d’automatisations de distribution tant que le nombre total de vos automatisations ne dépasse pas 100.

1. Accédez à la section Distributions de liens de l’automatisation.
   
2. Sélectionnez Oui.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Sélectionnez cette option pour créer une nouvelle automatisation de la distribution ou sélectionnez-en une dans les automatisations existantes.
   
5. Une fois qu’une automatisation de la distribution est ajoutée, vous pouvez choisir de Naviguer vers l’automatisation ou de la supprimer.
6. Cliquez sur Afficher les critères pour ajouter les conditions sous lesquelles les contacts sont ajoutés à cette distribution.
7. Pour ajouter des conditions, sélectionnez Filtrer les contacts.
   
8. Les conditions sont jointes par « Tous » ou « Tous ». Voir Champs par lesquels vous pouvez filtrer. Les conditions peuvent être imbriquées.
   Astuce Qualtrics : vous ne pouvez pas ajouter plus de 10 conditions. L’interface utilisateur vous indiquera le nombre de conditions qu’il vous reste à ajouter.
9. Choisissez si vous souhaitez distribuer à tous les contacts qui répondent à vos critères ou si vous souhaitez échantillonner qu’à une sélection limitée d’entre eux.
10. Si vous avez choisi de prélever un échantillon de contacts, sélectionnez la façon dont vous souhaitez créer l’échantillon :
    • Nombre de contacts : saisissez le nombre de destinataires que vous souhaitez recevoir pour l’enquête. Ce nombre ne peut pas dépasser le nombre de contacts dans votre liste.
      Exemple : si vous avez une liste de 1 000 contacts mais que vous ne souhaitez en interroger que la moitié, saisissez 500.
    • Pourcentage de la liste de distribution source : saisissez le pourcentage de destinataires que vous souhaitez recevoir pour l’enquête.
      Exemple : si vous avez une liste de 1 000 contacts et que vous saisissez 75 %, 750 contacts recevront l’enquête.
11. Pour lier cette automatisation d’importation de contacts à une autre automatisation de distribution, cliquez sur Ajouter une autre automatisation et répétez les étapes 4 à 10 si nécessaire.
12. Lorsque vous avez terminé de lier les automatisations, cliquez sur Continuer pour passer aux étapes finales de votre automatisation.

Étape 7 : Envoi de rapports d’exécution et activation de l’automatisation

Les étapes finales de l’automatisation d’importation d’un contact incluent les personnes qui sont sollicitées par e-mail lorsqu’une automatisation est exécutée, puis l’activation de l’automatisation. Cela englobe les destinataires de la synthèse de l’exécution et les parties Vérification de l’automatisation.

1. Déterminez qui sera alerté par e-mail lorsque l’automatisation est exécutée. Utilisez le signe plus ( + ) ou le bouton Ajouter e-mail du destinataire pour ajouter des destinataires supplémentaires.
   
2. Si vous ne souhaitez pas envoyer de rapport par e-mail alors qu’il n’y a pas eu de travail effectué pour le rapport, cochez la case.
3. Cliquez sur Continuer.
4. Cliquez sur Modifier en regard de pour revenir à n’importe quelle section et apporter des modifications.
   
5. Cliquez sur Activer l’automatisation pour lancer votre automatisation ou cliquez sur Terminer sans activer pour sauvegarder l’automatisation mais pas la lancer.

Modification des champs de données inclus dans l’automatisation

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier les champs inclus dans l’automatisation de l’importation des contacts. Par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que vous avez oublié d’inclure une colonne d’adresse de patient dans vos importations de contacts, et que vous voulez maintenant enregistrer les informations d’adresse de patient dans les importations de contacts futures.

L’exemple de fichier que vous téléchargez dans la section Mapper les champs d’importation détermine les champs de données intégrées qui seront téléchargés dans Qualtrics. Cela signifie que vous pouvez exclure les en-têtes de colonne pour les ignorer, ou que vous pouvez utiliser le nom exact et l’orthographe d’un champ pour l’inclure dans les importations futures.

Pour modifier les champs inclus dans une importation :

1. Accédez à l’automatisation souhaitée et cliquez sur la liste déroulante.
   
2. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
3. Cliquez sur Modifier en regard de l’option Mapper les champs de données.
   
4.  Cliquez sur Télécharger un nouvel exemple de fichier sur le serveur.
5. Cliquez sur Télécharger un exemple de fichier.
6. Modifiez le fichier afin qu’il comprenne les en-têtes souhaités. Assurez-vous que l’orthographe et la capitalisation sont identiques.
   Exemple : les fichiers que vous conservez dans votre dossier source ont un champ appelé Adresse. Dans l’exemple de fichier, ajoutez un en-tête appelé Adresse. L’utilisation d’un « a » en minuscule ne fonctionnera pas.
7. Cliquez sur Sélectionner un fichier. Téléchargez votre nouveau fichier.
   
8. Cliquez sur Continuer.
9. Des en-têtes de colonne suggérés pour les mappages de champs Qualtrics seront fournis. Cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de données intégrées existant en modifiant les listes déroulantes de la ligne Importer en tant que nom de champ.  Notez que si vous nommez une colonne après un champ de données intégrées, elle doit être sensible à la casse.
   
10. Utilisez la ligne Importer en tant que type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de contact, des données intégrées, des données transactionnelles, une date de transaction ou s’il doit être exclu de l’importation.
11. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Création d’automatisations supplémentaires

Une fois que vous avez créé des automatisations, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur Nouvelle automatisation en haut à droite.

FAQ