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À propos des meilleures pratiques en matière d’automatisation

L’onglet Automations du Répertoire XM est un guichet unique permettant de rationaliser les importations de contacts et les distributions d’enquêtes. Dans le cadre des automatisations, vous pouvez mettre en place un processus qui importera régulièrement des contacts de votre base de données, enverra des invitations à une enquête à une liste de distribution selon un calendrier récurrent, ou liera ce processus de manière à ce que les contacts déclenchent automatiquement une enquête. Cependant, de nombreuses options s’offrent à vous. Bien que les possibilités soient illimitées, il est compréhensible d’avoir besoin d’un peu d’orientation.

Cette page se concentre sur les meilleures pratiques et les cas d’utilisation courants pour les automatisations.

Différenciation des fichiers de contact par projet

Lors de la configuration de l’automatisation de l’importation de contacts, vous devrez indiquer à Qualtrics l’emplacement et les fichiers spécifiques à rechercher sur votre serveur SFTP. Par défaut, l’automatisation choisira Tous les fichiers qui n’ont pas encore été récupérés par le serveur.

Cependant, votre serveur SFTP peut contenir plusieurs listes de distribution faisant partie de différents projets. Au lieu de créer des chemins d’accès différents pour tous vos projets, vous pouvez ajouter un préfixe ou un suffixe spécifique à vos fichiers pertinents et les désigner dans Qualtrics.

La convention d’appellation du fichier est laissée à votre discrétion, mais nous recommandons généralement d’inclure le nom de votre projet et la date de création du fichier dans son nom, puis d’indiquer le nom du projet concerné en suffixe ou en préfixe. Par exemple, votre fichier pourrait s’appeler transactional_survey_project_mmddyyyy. Ensuite, dans l’automatisation, vous noterez que le préfixe du nom de fichier est transactional_survey_project.

Suivi du succès de l’automatisation

Les automatismes demandent les Destinataires du résumé de l’exécution. Cette technologie permet d’envoyer un courrier électronique à un ou plusieurs destinataires à chaque fois que l’exécution se termine, en précisant s’il s’agit d’un succès ou d’un échec. Étant donné qu’un courriel est envoyé à chaque fois que l’importation se termine, nous vous recommandons de configurer un domaine de messagerie spécifique qui recevra tous ces courriels, et de mettre en place un filtre dans ce courriel pour transférer les échecs aux parties prenantes concernées. Ces e-mails peuvent être utilisés par le support de Qualtrics si vous avez besoin d’aide pour diagnostiquer la raison pour laquelle une exécution n’a pas réussi.

Lien vers les automatismes d’importation de contacts et de distribution d’enquêtes

Si vous utilisez des automatismes d’importation de contacts et des automatismes de distribution d’enquêtes pour rationaliser le processus d’envoi d’invitations à chaque fois qu’un nouveau contact est ajouté à une liste de distribution, il est impératif de lier les automatismes. Le fait de ne pas lier les automatismes et de les configurer séparément peut entraîner les problèmes décrits dans cette section.

Envoi incorrect des distributions

Si vous configurez une automatisation d’importation de contacts et une distribution d’enquête à envoyer à cette liste de contacts spécifique sans lier les deux automatisations, la distribution d’enquête sera envoyée à l’ensemble de la liste de contacts.

Si les courriels qui ont rebondi la première fois sont recontactés, cela peut gonfler vos statistiques de rebond ; si vous avez activé des règles de Fréquence de contact, cela peut augmenter le nombre de distributions ignorées. Envoyer trop d’e-mails aux mêmes destinataires peut également les contrarier, ce qui augmente la probabilité qu’ils se désinscrivent des invitations à l’enquête.

Données transactionnelles manquantes ou apparaissant de manière incorrecte

Dans de nombreux automatismes d’importation de contacts , certains champs sont marqués comme étant des données Transactionnelles.

Si vous parvenez à lier les automatismes d’importation et de distribution des contacts, Qualtrics saura qu’il faut envoyer des liens d’enquête transactionnelle aux contacts qui ont été importés, et ces champs seront enregistrés dans les informations du contact dans le Répertoire XM et dans les données de l’enquête.

Toutefois, si les automatismes de contact et de distribution ne sont pas liés, les données transactionnelles spécifiées dans le fichier de contact risquent de ne pas apparaître correctement dans vos données d’enquête. Cela s’explique par le fait que l’automatisation de la distribution n’a pas reçu l’ordre de rechercher des données transactionnelles dans la liste de contacts.

Si vous utilisez des automates pour envoyer des distributions d’enquêtes aux contacts importés par l’automate SFTP, il est fortement recommandé de les lier en suivant les instructions de la configuration de ces deux automates.