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A propos de la communication d’un retour d’information significatif

Une fois que vous aurez fait part du projet “Frontline Feedback” à vos employés, ceux-ci commenceront à laisser des commentaires. Cette page décrit la manière dont les employés interagiront avec le projet de retour d’information en première ligne et soumettront leur retour d’information. Nous passerons en revue les demandes de retour d’information afin d’éviter la redondance et nous passerons en revue les conseils pour laisser un bon retour d’information. Nous passerons également en revue les meilleures pratiques en matière de vote et de commentaires sur les demandes de retour d’information existantes.

Recherche de demandes de retour d’information

Avant de soumettre une demande de retour d’information, il est important de vérifier si votre demande n’a pas déjà été soumise. Cela permet de ne pas encombrer le projet et de s’assurer que votre organisation utilise les ressources de manière efficace.

Lorsque vous créez une demande de retour d’information, les suggestions de retour d’information apparaissent sous le formulaire. Vous pourrez y voir d’autres demandes de retour d’information soumises par des employés dans le cadre du même projet. Si votre demande d’information a déjà été soumise, vous pouvez cliquer dessus pour l’approuver et la commenter. Pour plus d’informations sur l’interaction avec un feedback existant, lisez la section Voter et commenter un feedback.

Meilleures pratiques en matière de retour d’information

Si vous constatez que votre demande d’information n’a pas encore été soumise, vous êtes prêt à la soumettre vous-même ! Pour obtenir un guide étape par étape sur la soumission d’un retour d’information, consultez notre page sur la soumission d’un retour d’information. Cette section passe en revue les meilleures pratiques en matière de demandes de retour d’information et fournit quelques exemples à titre de point de départ.

Lorsque vous soumettez une nouvelle demande de retour d’information, vous pouvez initialement configurer deux champs : le titre et la description du retour d’information. Votre titre doit être court, clair et axé sur la production d’un résultat spécifique. Votre description doit inclure toute information supplémentaire dont quelqu’un aurait besoin pour examiner cette demande de retour d’information. Il peut s’agir d’un contexte et d’un raisonnement supplémentaires, d’informations de contact pour les questions, de liens vers des documents internes, et bien d’autres choses encore !

Après avoir créé une demande de retour d’information, vous pouvez configurer des informations supplémentaires sur la demande pour aider à la catégoriser. Il s’agit notamment d’ajouter des clients aux demandes de retour d’information si un client spécifique est une partie prenante importante pour cette demande, d’ajouter des balises à la demande de retour d’information avec des sujets pertinents, et de désigner unattributaire sur la demande de retour d’information qui est responsable de la mise en œuvre de la demande.

Épicerie Ambrosia

Examinons une demande de feed-back soumise par un employé d’Ambrosia Grocery.

1. Titre : Acheter de nouveaux chariots pour le magasin de Lehi.
   • Ce titre est court et clair. La technologie de l’information nous apprend que les chariots du magasin de Lehi doivent être remplacés. Si un autre employé de Lehi devait avoir la même idée, il pourrait facilement la retrouver dans la recherche.
2. Description: Nos chariots de supermarché sont très anciens et un certain nombre d’entre eux sont délabrés et à bout de souffle. Nous recevons de nombreuses plaintes concernant des roues et des paniers cassés sur nos chariots. Nous essayons de réparer les chariots au fur et à mesure des plaintes, mais ils se cassent à nouveau car ils sont très vieux. Nous devrions investir dans de nouveaux chariots pour que nos clients n’aient pas à se battre avec des roues cassées et pour que nous n’ayons pas à dépenser autant de ressources pour réparer les chariots cassés. J’ai déjà étudié un vendeur potentiel, Shopping Carts 4 Everyone.
   • Cette description explique un peu mieux pourquoi les chariots du site de Lehi doivent être remplacés. La Technologie de l’information fournit une analyse de rentabilité pour l’idée, se concentre sur la valeur ajoutée pour les clients et fournit un point de départ pour lancer le processus.
3. Les suggestions de feedback apparaissent sous la demande au fur et à mesure que l’employé les tape. Il s’agit de demandes de feedback qui ont déjà été soumises par d’autres employés. Après avoir évalué les demandes de retour d’information et constaté que la sienne n’a pas encore été soumise, l’employé peut finir de soumettre sa demande. Si leur demande a déjà été soumise, ils peuvent cliquer sur la demande dans les suggestions, puis l’approuver et la commenter.

Après avoir soumis la demande, l’employé a ajouté des clients, des balises et un destinataire.

1. Clients: Pour les clients, l’employé a indiqué Lehi car cette demande est spécifique à ce magasin. Les épiceries étant des entreprises B2C (business to consumer), elles n’interagissent pas avec des clients spécifiques, mais avec des consommateurs individuels. Dans le cas d’utilisation de l’épicerie Ambrosia, il est plus logique d’utiliser les points de vente comme clients puisque les points de vente sont les principales parties prenantes. Ce changement profite à tous les clients de la succursale de Lehi et n’est pas à la demande de quelques clients seulement.
2. Tags: Pour les étiquettes, l’employé a mis Panier d’achat et Maintenance. Ces étiquettes sont utilisées pour classer le retour d’information en fonction d’un thème général. Ici, nous savons que le retour d’information est lié aux paniers d’achat et à la maintenance du magasin. Nous pourrions trouver cette demande lors d’une recherche sur l’un ou l’autre de ces sujets.
3. Cessionnaire: Aucun cessionnaire n’a été désigné pour cette demande. Étant donné que le retour d’information a encore le statut Non évalué, il n’est pas utile de l’attribuer à quelqu’un pour l’instant. Une fois que le statut est passé à “En cours d’évaluation”, une personne doit être affectée à la demande de retour d’information.

Voter &amp ; commenter les demandes de retour d’information

Avant qu’une demande de retour d’information puisse être envisagée, il faut qu’elle trouve un écho auprès d’autres employés de première ligne. Les employés peuvent s’engager dans les demandes de retour d’information de deux manières principales : en votant et en commentant les demandes. Une demande de retour d’information accompagnée d’un grand nombre de votes positifs et de commentaires indique aux managers que la demande doit être prise au sérieux, tandis qu’une demande peu engagée est moins susceptible de les inciter à agir.

Pour plus d’informations sur la manière de commenter et de voter sur les demandes, ainsi que sur les autres actions que vous pouvez entreprendre sur les demandes de retour d’information, lisez notre page sur la gestion du retour d’information.

Meilleures pratiques en matière de vote

• Le vote est anonyme, alors n’ayez pas peur de voter comme vous le sentez vraiment ! Personne ne pourra savoir si vous avez voté en haut d’une demande de retour d’information spécifique.
• Lorsque vous votez sur des demandes de retour d’information, ne votez que sur les demandes qui s’appliquent à votre travail. Par exemple, un employé de l’épicerie Ambrosia – Lehi ne doit pas voter sur des demandes ciblant spécifiquement l’épicerie Ambrosia – Provo.
• Vous n’avez pas à voter sur chaque demande. Si vous avez des doutes sur une information, ne la votez pas. Gardez à l’esprit que la notation d’une demande de retour d’information indique aux managers dans quelle mesure leurs employés ont adhéré à la demande. Une demande avec une notation élevée a plus de chances d’être mise en œuvre.
• Votez pour vos propres demandes d’information ! Après tout, vous êtes probablement d’accord avec vous-même, et le fait de voter en premier peut contribuer à accroître l’Engagement des employés.

Bonnes pratiques en matière de commentaires

• Lorsque vous commentez des demandes de retour d’information, assurez-vous que votre commentaire apporte quelque chose à la discussion. Commenter “Je suis d’accord” sur une demande de retour d’information n’apporte rien de nouveau à la demande elle-même, et le soutien général à une demande peut être montré en la votant à la place.
• Considérez la section des commentaires comme un forum de discussion pour la demande de retour d’information. C’est l’endroit où vous pouvez collaborer avec vos collègues, remettre en question des idées et contribuer à façonner l’avenir de votre organisation.
• Veillez à ce que vos commentaires soient constructifs. Il est tout à fait possible de critiquer des idées, mais n’oubliez pas de proposer des alternatives !

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