Portail du participant (360)

À propos du portail du participant

Le portail du participant est ce qu’un participant 360 voit lorsqu’il se connecte. C’est là qu’ils vont terminer leurs évaluations, soumettre des demandes de commentaires, gérer les approbations, afficher leur rapport de feedback, etc. Lorsqu’un participant clique sur le lien dans l’invitation, il accède à l’enquête 360 à laquelle il a été invité, sur une page qui ressemble à ceci :
Le portail du participant est conforme aux directives WCAG 2.1 AA.

Astuce Qualtrics : si vous êtes administrateur de l’organisation ou administrateur Employee Insights, vous devez collaborer avec vous sur le projet 360 avant de pouvoir accéder au portail du participant. Pour accéder au portail, recherchez le projet dans votre liste de projets, puis accédez à l’onglet Portail.

Accès au portail du participant

Pour la plupart des utilisateurs, l’accès au portail des participants sera aussi simple que de se connecter à votre compte Qualtrics.

Si vous êtes un responsable ou un administrateur de projet, il se peut que vous ayez accès non seulement au portail des participants, mais aussi à la plateforme Qualtrics (où vous créez des projets, tels que des enquêtes 360) ou à Manager Assist. Dans ce cas, vous pouvez accéder à ces applications à différents endroits.

Lors de la connexion

Si vous avez accès au portail des participants, à la plateforme Qualtrics ou à Manager Assist, cet écran s’affichera lorsque vous vous connecterez pour la première fois.

Sélectionnez Portail des participants 360 pour accéder à votre portail, où vous pouvez participer à des enquêtes 360, nommer des évaluateurs et afficher des rapports 360.

Après la connexion

Une fois connecté, vous pouvez toujours naviguer entre les applications à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur le bouton situé tout à droite pour voir vos options.

Définition des informations personnelles

Lorsque vous ouvrez un projet 360 pour la première fois en tant que participant, une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous permettre de vérifier vos informations personnelles et de modifier vos préférences de langue :

1. Vérifiez votre Prénom, Nom, et Adresse e-mail pour toutes les erreurs. Si vous devez mettre à jour ces champs, contact votre administrateur de projet (la personne qui vous a invité à participer au projet 360) ou Administrateur Organisation.
2. Si nécessaire, vous pouvez ajuster Langue qui définit votre langue par défaut pour la prise d’évaluation et l’affichage rapports dans 360.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Navigation dans le portail du participant

Une fois connecté au portail Participant, vous verrez une liste des projets que vous avez à votre disposition. Ces projets sont triés selon la combinaison de la date à laquelle vous avez accédé pour la dernière fois au projet et de la date à laquelle le projet a été activé par le propriétaire du projet, les plus récents apparaissant en premier.

Après avoir sélectionné un projet, vous pouvez afficher les différentes tâches que vous devez effectuer. En haut du portail, vous pouvez basculer entre les différents types de tâches disponibles. Les tâches seront organisées par rôle. Lorsque vous êtes prêt à commencer à travailler sur une tâche, cliquez sur le bouton à droite de la tâche.

Les différentes sections que vous pouvez voir dans le portail sont les suivantes :
 

• Votre avis: cette section contient les tâches que vous devez effectuer en tant qu’évalué et évaluateur dans le programme. Les tâches de la personne évaluée incluent la soumission de nominations, la réalisation d’une auto-évaluation et l’affichage de votre rapport de la personne évaluée. Les tâches de l’évaluateur incluent la soumission d’évaluations pour d’autres salariés.
• Tâches incombant au manager: cette section contient les tâches que vous devez effectuer en tant que responsable de subordonnés dans le programme 360. Les tâches du manager incluent la soumission et l’approbation des nominations, ainsi que l’affichage et l’approbation des rapports des personnes évaluées.

Lorsque vous terminez des tâches dans le portail, cliquez sur le nom de votre projet dans le coin supérieur gauche pour revenir à votre liste de tâches.

Une fois dans la liste des tâches, vous pouvez cliquer sur Tous les projets de développement 360 pour accéder à une liste des projets 360 disponibles. Cliquez sur le nom du projet pour revenir à la liste des tâches de ce projet.

Vos commentaires

Cette section couvre les différentes tâches que vous pouvez effectuer en tant qu’évalué et évaluateur dans un projet 360. Cela inclut de demander à d’autres personnes de soumettre des commentaires pour vous, d’effectuer un auto-reflet, de laisser des commentaires sollicités et non sollicités pour des collègues et d’afficher votre rapport de la personne évaluée.

Demandes de commentaires

Pour nommer d’autres personnes qui vous donneront leur avis, cliquez sur Demander dans la section Demander des commentaires.

1. Si votre responsable est responsable de l’approbation de vos demandes de commentaires, rappelez-lui en cliquant sur Demande d’approbation par e-mail. Cette option n’apparaîtra pas pour tout le monde. Assurez-vous de le faire après avoir ajouté des demandes de commentaires.
   
2. Pour nommer un évaluateur, saisissez son nom ou son adresse e-mail pour le trouver. Définissez ensuite leur relation avec vous. Cliquez sur Demander des commentaires lorsque vous avez terminé.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez également soumettre des demandes de commentaires à l’aide des boutons dans chaque section Relations. Par exemple, pour nommer un nouveau subordonné, sélectionnez Demander subordonné.
3. Vérifiez le statut d’approbation et d’achèvement de vos nominations par le responsable.
4. Pour supprimer une nomination, cliquez sur l’icône de la corbeille (« Supprimer la nomination ») à droite. Cela ne supprimera pas les données, mais les supprimera de votre rapport et votre évaluateur ne pourra pas reprendre cette évaluation.

Auto-évaluation

Cliquez sur Terminer dans la section Terminer votre auto-reflet pour soumettre votre auto-reflet de votre performance. L’enquête d’évaluation se chargera directement dans le portail pour que vous puissiez y participer.

Si vous avez déjà soumis votre auto-réflexion et que la date limite d’enquête n’a pas encore été atteinte, vous pouvez revenir ici pour modifier votre réflexion personnelle.

Clôture des évaluations

Accédez à la section Donner des commentaires à d’autres personnes pour soumettre des évaluations à vos collègues. Cliquez sur Donner votre avis à côté de la personne que vous souhaitez évaluer. L’enquête d’évaluation se chargera directement dans le portail. Si le projet n’est pas encore clôturé, vous pouvez revenir à cette section pour modifier et soumettre à nouveau votre évaluation.

Avis non sollicité

Si les commentaires non sollicités sont activés pour votre projet, vous pouvez ajouter des évaluations pour les collègues qui ne vous ont pas explicitement demandé une évaluation.

1. Cliquez sur Donner votre avis à quelqu’un d’autre.
   
   Astuce Qualtrics : si vous n’avez pas encore d’évaluations à terminer, cliquez sur le bouton Donner votre avis à la place.
2. Recherchez la personne que vous souhaitez évaluer.
   
3. Sélectionnez la relation que vous avez avec l’objet.
4. Cliquez sur Soumettre.

Rapport

Cliquez sur Afficher dans la section Afficher votre rapport d’avis pour afficher un rapport de vos évaluations, s’il est prêt. Parfois, votre rapport de feedback peut ne pas être prêt (p. ex., votre responsable n’a pas encore approuvé le rapport ou vous n’avez pas reçu suffisamment d’évaluations). Si tel est le cas, la section Rapport contiendra des informations sur la raison pour laquelle votre rapport n’est pas encore prêt.

Lors de l’affichage de votre rapport :

1. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer un PDF du rapport sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur Envoyer pour vous envoyer un PDF de ce rapport. Qualtrics utilisera l’adresse e-mail connectée à votre compte (probablement l’adresse e-mail de votre employé, celle que vous utilisez pour vous connecter au portail).

Tâches de managers

Cette section couvre les tâches que vous pouvez effectuer en tant que responsable. Cela inclut l’ajout d’évaluations pour les employés, l’approbation des demandes d’évaluation et l’approbation des rapports de la personne évaluée de l’employé.

Ajouter et approuver des demandes de commentaires

Pour créer des demandes de commentaires pour vos subordonnés et approuver des demandes de commentaires, cliquez sur Ajouter et vérifier en regard du participant que vous souhaitez gérer.

Pour ajouter des demandes de commentaires :

1. Commencez à taper dans la zone pour rechercher la personne que vous souhaitez nommer pour une évaluation.
2. Sélectionnez la relation entre les participants.
3. Cliquez sur Demander des commentaires.
4. Pour supprimer une demande, cliquez sur l’icône de corbeille à droite de la nomination.
5. Vous pouvez facilement cliquer entre les participants en sélectionnant le nom du participant dans la colonne de droite.

Astuce Qualtrics : vous pouvez également nommer des évaluateurs à l’aide des boutons de chaque section de relations. Par exemple, pour nommer un nouveau subordonné, sélectionnez Demander subordonné.

Pour approuver les demandes de commentaires :

1. Cliquez sur Approuver tout pour approuver toutes les demandes en attente sur la page.
2. Cliquez sur Tout refuser pour refuser toutes les demandes en attente sur la page.
3. Cliquez sur la liste déroulante en regard d’une demande particulière pour approuver ou refuser uniquement cette demande. En attente d’approbation signifie que vous n’avez pas encore pris de décision.

Approuver les rapports

En tant que responsable, vous avez accès à tous les subordonnés de vos subordonnés directs. Vous devez approuver le rapport avant que votre subordonné direct puisse y accéder.

Vous pouvez télécharger les rapports à vérifier par :

1. Cliquez sur Télécharger tous les rapports pour télécharger tous les rapports sur votre ordinateur.
2. Si vous souhaitez télécharger le rapport pour un seul sujet, cliquez sur les trois points à droite de l’objet :
   • Télécharger le rapport : télécharge un fichier PDF du rapport sur votre ordinateur.
   • Envoyer un rapport par e-mail : envoie un e-mail contenant un PDF du rapport à votre adresse e-mail. Qualtrics utilisera l’adresse e-mail connectée à votre compte (probablement l’adresse e-mail de votre employé, celle que vous utilisez pour vous connecter au portail).

Pour approuver un rapport afin qu’un subordonné puisse l’afficher :

1. Cliquez sur Afficher et approuver à côté du subordonné que vous souhaitez gérer.
2. Vous pouvez basculer entre les différentes vues du rapport. Le récepteur de feedback vous montrera ce que le récepteur de feedback voit. Le gestionnaire affiche la version gestionnaire du rapport.
   
   Astuce Qualtrics : tous les rapports ne sont pas configurés pour afficher des informations différentes pour différents employés.
3. Si vous le souhaitez, cliquez sur Télécharger pour télécharger un PDF du rapport. Cliquez sur Envoyer pour vous envoyer le PDF par e-mail.
4. Modifiez le statut du rapport. Les statuts possibles sont En attente d’approbation, Approuvé et Refusé. Vous pouvez modifier votre décision à tout moment.
5. Vous pouvez facilement cliquer entre les participants en sélectionnant le nom du participant dans la colonne de droite.

FAQ