Étape 5 : Clôture de votre projet et préparation du projet de l’année prochaine

Fermer votre projet

Dès que vous êtes prêt à arrêter de collecter des réponses pour votre projet Employee Engagement, vous pouvez fermer le projet. Vous pouvez fermer l’enquête avant ou après le lancement des tableaux de bord, ce qui vous donne de la flexibilité pour déterminer le bon workflow pour votre organisation. En fermant le projet, vous fermez uniquement l’accès au projet lui-même. En tant qu’administrateur, vous pouvez continuer à créer et à lancer des tableaux de bord, à modifier la hiérarchie et à régler l’accès au tableau de bord.

Pour fermer un projet, suivez les étapes sous Modification du statut et sélectionnez Fermer le projet.

Une fois que vous avez sélectionné Fermer le projet, vous aurez deux options supplémentaires à sélectionner avant de confirmer vos modifications :

• Fermer toutes les sessions d’enquêtes actives et les enregistrer en tant que données partielles (clôture également toutes les sessions d’e-mail) : sélectionnez ce paramètre pour forcer tous les participants dont les réponses sont toujours en cours à enregistrer leurs réponses et à annuler les distributions d’e-mails non envoyés. Désélectionnez ce paramètre pour permettre aux participants de terminer dans le délai spécifié par vos paramètres de réponse incomplète.

  Attention : si une réponse en cours remplit les deux conditions suivantes, elle sera supprimée indépendamment de vos paramètres de réponse incomplète :

  • La réponse en cours est destinée à un participant de votre projet qui a déjà soumis une réponse.
  • Les paramètres de réponses multiples ne sont pas activés dans votre projet.
  Astuce Qualtrics : le temps nécessaire pour clôturer les réponses est directement proportionnel au nombre de réponses en cours. Bien que les réponses soient mises en file d’attente, les répondants peuvent toujours y accéder.
• Supprimer les publipostages non envoyés : sélectionnez ce paramètre pour annuler les e-mails que vous aurez configurés pour ce projet. Désélectionnez ce paramètre pour autoriser l’envoi de ces e-mails.
  Astuce Qualtrics : si des invitations au tableau de bord sont planifiées pour sortir après la fermeture de l’enquête, vous pouvez envisager de désélectionner ce paramètre. Sinon, les utilisateurs que vous souhaitez inviter au tableau de bord ne recevront pas ces e-mails !

Copier un projet/réaliser votre prochain projet

La plateforme Employee Experience simplifie et accélère la réalisation de votre prochain projet. En copiant votre projet existant, vous pourrez comparer facilement vos résultats d’un projet à un autre.

Lorsqu’un projet est copié, le contenu de l’enquête, les options de l’enquête, les options d’e-mail, les e-mails et les tableaux de bord sont dupliqués. La duplication du projet ne copiera pas les listes de participants, les rôles ou les hiérarchies. Pour plus d’instructions sur la mise à jour des tableaux de bord ou la création de rôles, cliquez ici. Pour en savoir plus sur le chargement de votre liste de participants, cliquez ici.

Pour copier un projet, accédez à la page Projets. Utilisez le menu déroulant à droite du projet et sélectionnez Copier le projet. Dès que le projet est copié, vous pouvez l’ouvrir et modifier l’enquête, télécharger les participants, modifier les messages et/ou élaborer un tableau de bord.

Après avoir copié votre projet, commencez à travailler sur votre fichier de participants. Cliquez ici pour voir comment formater votre hiérarchie.

Gérer votre prochain projet Employee Engagement

1. Copiez le projet existant en suivant les étapes décrites ici.
2. Apportez les modifications nécessaires au contenu de l’enquête.
3. Créez un fichier de participants avec toutes les informations dont vous avez besoin pour créer une hiérarchie.
4. Téléchargez le fichier des participants de votre projet sur le serveur.
5. Générez une hiérarchie pour le nouveau projet en suivant les étapes décrites ici.
6. Mappez la nouvelle hiérarchie à l’ancienne hiérarchie.
7. Si plusieurs enquêtes contiennent des données historiques, répétez l’étape ci-dessus jusqu’à ce que toutes les hiérarchies historiques que vous voulez représenter dans le tableau de bord aient été mappées.
8. Modifiez les messages d’invitation et de rappel de votre projet en suivant les étapes décrites ici.
9. Lancez votre projet en envoyant les invitations.
10. Ajoutez l’enquête précédente comme source dans les données du tableau de bord. Voir Ajout de sources supplémentaires.
11. Configurez vos rôles de tableau de bord.
12. Lancez vos tableaux de bord en envoyant les invitations.

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