Étape 1 : Préparation de votre enquête Employee Engagement

Élaborer le contenu de votre projet

La première étape pour construire votre projet Employee Engagement consiste à déterminer les questions que vous aimeriez poser. Lorsque vous développez le contenu de votre enquête sur l’engagement, gardez à l’esprit qu’il est recommandé de garder l’enquête aussi concise et simple que possible et de concentrer les questions sur des comportements spécifiques sur lesquels vous pouvez agir pour améliorer l’expérience des employés. Trois groupes de questions sont généralement utilisés : les questions qui mesurent l’engagement ou d’autres indices liés au comportement sur lesquels vous souhaitez agir, les questions de feedback à réponse libre et les questions démographiques (si nécessaire).

• Questions à échelle : ces questions doivent constituer la majeure partie de votre enquête d’engagement. Ces enquêtes comprennent généralement entre 30 et 50 énoncés axés sur l’expérience des collaborateurs et demandent aux participants d’évaluer leur niveau d’engagement. Tous les énoncés doivent être regroupés en catégories ou thèmes spécifiques qui forment une vue holistique de l’expérience du collaborateur. Certaines catégories peuvent inclure « Communication », « Reconnaissance », « Leadership de l’entreprise », etc. Vous devrez également vous assurer que l’enquête inclut 3 à 5 questions qui mesurent spécifiquement l’engagement des employés.
• Questions avec saisie de texte : les questions avec saisie de texte vous permettent de recueillir des commentaires ouverts de la part des évaluateurs. Nous avons constaté que les enquêtes sur l’engagement des collaborateurs les plus efficaces utilisent des questions de saisie de texte pour recueillir des avis spécifiques qui leur permettent d’approfondir les résultats de leur enquête sur l’engagement.
• Données démographiques : il existe deux façons d’intégrer des données démographiques dans votre projet Employee Engagement :
  • En obtenant des données démographiques à partir de votre base de données HRIS (système d’information sur les ressources humaines) et les incluant au téléchargement de votre liste des participants. Il est conseillé de ne poser des questions démographiques dans votre enquête que si vous ne pouvez pas obtenir les données à partir de votre système HRIS.
  • En incluant des questions permettant de collecter des données démographiques dans l’enquête. Les questions démographiques sont généralement des questions à choix multiples et collectent des informations telles que l’ancienneté, l’emplacement du bureau, la langue et le sexe.

Cliquez ici pour télécharger des exemples de questions. Cliquez ici pour obtenir les meilleures pratiques recommandées par nos experts en la matière.

Déterminer la bonne hiérarchie de votre projet

Pour tirer le meilleur parti des rapports grâce à nos tableaux de bord, vous devez créer la hiérarchie de votre organisation sur la plateforme Qualtrics. Une hiérarchie précise permet d’autoriser facilement les tableaux de bord et de filtrer les réponses de votre enquête sur l’engagement. Vous utiliserez une hiérarchie parent-enfant ou basée sur le niveau pour structurer votre organigramme.

Une fois que vous avez sélectionné le type de hiérarchie qui correspond le mieux aux données disponibles pour votre organisation, vous devrez commencer à compiler les données nécessaires à la saisie de la hiérarchie dans Qualtrics. Téléchargez le modèle ci-dessous correspondant au style de hiérarchie que vous souhaitez utiliser.

Exemple de hiérarchie parent-enfant :

Cliquez ici pour accéder au modèle de fichier de hiérarchie parent-enfant. Notez que la colonne Identifiant unique peut servir de matricule.

Exemple de hiérarchie basée sur les niveaux :

Cliquez ici pour accéder au modèle de fichier de hiérarchie basée sur les niveaux. La colonne Identifiant unique est fournie si votre licence a accès à cette fonctionnalité.

Mise en forme de votre fichier de données de téléchargement des participants

Lors de la configuration de vos fichiers de données des participants, chaque participant est inscrit sur une ligne du fichier. Les trois premières colonnes du fichier indiqueront le prénom, le nom et l’adresse e-mail du participant. Les autres colonnes du fichier contiendront des métadonnées ou des variables supplémentaires relatives aux informations des participants. Ces métadonnées peuvent être utilisées pour créer la hiérarchie de votre organisation ou pour les filtres dans le tableau de bord.

• Métadonnées spécifiques à la hiérarchie parent-enfant : chaque ligne d’employé doit inclure à la fois l’« ID d’employé » de cet employé et l’ID de collaborateur de son responsable (« ID de responsable »). Ces deux ID sont saisis dans deux colonnes différentes, mais fonctionnent ensemble pour créer la hiérarchie.
• Métadonnées spécifiques à la hiérarchie basée sur les niveaux : ces métadonnées varient d’une organisation à l’autre. Les valeurs des colonnes seront plus variées au fur et à mesure que d’autres colonnes seront ajoutées. Généralement, la colonne du premier niveau indiquera les informations de division du collaborateur, le deuxième niveau, le nom du département dans les divisions et un autre niveau comprendra les noms des équipes dans ces départements.
• Métadonnées supplémentaires : les valeurs de métadonnées couramment ajoutées au fichier de données des participants et utilisées avec les filtres du tableau de bord incluent l’emplacement, l’occupation, le groupe d’âge/la génération et le sexe.

Pour plus de détails sur la mise en forme du fichier de données des participants, consultez Créer et télécharger votre fichier de participants à l’étape 3 ici. Pour plus d’informations, consultez la page d’assistance Préparer votre fichier de participants pour l’importation.

Élaborer la communication de l’enquête

Après avoir créé les questions de votre enquête et préparé votre modèle de hiérarchie, vous devrez rédiger les messages pour inviter les collaborateurs à participer à votre projet Employee Engagement. La plupart des projets comporteront un e-mail d’invitation et deux messages de rappel.

Lorsque vous rédigez les communications de votre projet, nous vous conseillons d’inclure quelques éléments clés pour vous assurer que vos collaborateurs savent à quoi s’attendre lorsqu’ils participent au projet Employee Engagement. Utilisez la liste ci-dessous pour vous assurer que vos e-mails sont complets.

Liste de contrôle des éléments à inclure dans les messages

• La durée prévue du projet
• La date de clôture du projet
• Un bref énoncé sur l’objectif du projet et les principaux résultats des précédents programmes
• Un énoncé sur le seuil d’anonymat du projet et la confidentialité de celui-ci
• Un lien vers le projet
• Une adresse e-mail interne et des coordonnées pour toute question relative au projet

Cliquez ici pour télécharger des exemples de messages d’invitation et de rappel d’un projet d’engagement. Pour plus d’informations sur les messages, consultez la page d’assistance Présentation des e-mails.

Identification des utilisateurs du tableau de bord et de leurs objectifs de données

Avant même de créer nos tableaux de bord, il est important de savoir qui sont nos tableaux de bord et ce que nos utilisateurs doivent pouvoir réaliser avec ces tableaux de bord. Vos résultats ici permettront non seulement de prendre des décisions sur les données à inclure dans votre tableau de bord et sur la manière de les présenter, mais ils vous aideront même avant cela, lorsque vous déterminerez quelles informations vous devez inclure dans votre fichier des participants.

Les tableaux de bord permettent à différents publics de visualiser les données de différentes manières, sans avoir à créer plusieurs tableaux de bord. La vue principale des données dans les tableaux de bord est basée sur la hiérarchie et permet aux gestionnaires d’effectuer une analyse descendante de la hiérarchie et d’analyser les résultats pour l’unité à laquelle ils appartiennent. Cependant, des rôles peuvent également être créés pour les instances où les besoins principaux d’un utilisateur diffèrent de la hiérarchie. Le tableau ci-dessus peut vous aider à déterminer si vous devez définir des rôles et quel type.

Créer le calendrier d’un projet

La dernière étape de la préparation de votre projet Example Engagement consiste à créer un calendrier pour le lancement de votre projet. Utilisez le tableau ci-dessous pour vous aider à définir les tâches de votre projet sur l’engagement, à attribuer des dates cibles et à suivre la réalisation.

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