Paramétrage de vos messages

À propos des messages

Configurer des messages clairs et sans ambiguïté est essentiel à la réussite d’un projet 360. Une stratégie de communication interne solide avant le lancement peut aider à améliorer les taux de réponse. De même, une communication claire dans les e-mails et les messages système est particulièrement importante, surtout pour certains flux de travail, comme lorsque les évaluateurs peuvent être nommés.

La première étape consiste à prendre des mesures pour garantir la réussite de la livraison des e-mails. Consultez la page d’assistance Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée pour connaître les options permettant de personnaliser votre adresse e-mail « De ». Contactez le Support Qualtrics si une configuration est requise.

Options de message

Avant d’envoyer vos premières invitations, vous devez configurer plusieurs options. Vous les trouverez dans la section Options de l’onglet Messages.

• Autoriser les évalués à envoyer des rappels aux évaluateurs : cette option permet aux évalués de rappeler les évaluateurs quand ils le souhaitent. Seuls les évaluateurs qui n’ont pas terminé leur évaluation de la personne évaluée recevront un rappel envoyé à l’évalué.
• Envoyer automatiquement des invitations aux nouveaux évaluateurs : lorsque cette option est activée, les évaluateurs qui sont nommés par les évalués reçoivent un e-mail dès qu’ils sont nommés (ou dès qu’un responsable approuve la nomination, selon vos paramètres).
  Attention : ce paramètre doit être activé avant la nomination des évaluateurs. Si vous l’activez tardivement, elle n’invitera pas rétroactivement les évaluateurs nommés avant l’activation du paramètre, mais elle préviendra les nouveaux évaluateurs à l’avenir.
• Consolider les invitations et les rappels de l’évaluateur dans la mesure du possible : si un évaluateur est invité à évaluer de nombreux évalués ou s’il reçoit plusieurs rappels, cette option tente de consolider ces messages.
  Astuce Qualtrics : ce paramètre ne consolidera pas les messages envoyés en raison du paramètre Envoyer automatiquement les invitations aux nouveaux évaluateurs. Il ne consolidera pas non plus les messages envoyés aux évaluateurs externes sans connexion. Si l’option Inclure les informations de connexion pour les évaluateurs externes est désactivée, les évaluateurs externes recevront toujours plusieurs e-mails pour plusieurs évaluations.
• Inclure les informations de connexion pour les évaluateurs externes : les évaluateurs externes peuvent recevoir un lien direct vers leurs évaluations et n’ont pas besoin de se connecter. Cependant, s’ils sont susceptibles d’être nommés par de nombreux sujets différents, cela peut se traduire par de nombreux e-mails. Si vous souhaitez consolider les e-mails des évaluateurs externes, activez ce paramètre (et désactivez les invitations automatiques). Les évaluateurs externes recevront des informations de connexion et un accès à un portail où ils pourront gérer toutes leurs évaluations au même endroit.
  Astuce Qualtrics : désactiver cette option signifie que seuls les évalués et les gestionnaires obtiendront des informations de connexion dans leurs invitations. Les évaluateurs externes n’obtiendront pas les informations de connexion au portail, mais des e-mails distincts avec des liens uniques vers les évaluations.

Veuillez noter que si l’option Envoyer automatiquement des invitations aux nouveaux évaluateurs est activée, les invitations envoyées automatiquement ne seront pas consolidées, même si Consolider les invitations et les rappels des évaluateurs lorsque cela est possible ou que l’option Inclure les informations de connexion pour les évaluateurs externes est activée. Vous pouvez désactiver l’option Envoyer automatiquement les invitations aux nouveaux évaluateurs et activer l’option Inclure les informations de connexion des évaluateurs externes si vous avez beaucoup d’évaluateurs externes qui seront nommés à plusieurs reprises et souhaitez réduire le nombre d’invitations qu’ils reçoivent. Cela est également recommandé si vous réalisez votre 360 dans des phases distinctes (par exemple, une phase pour les invitations de la personne évaluée, une phase pour les nominations, puis une phase distincte pour les invitations d’évaluateurs).

Voir les options de message pour plus de détails.

&Messages d’invitation et de rappel

Les e-mails les plus couramment utilisés pour presque tous les flux de travail sont « Invitation de la personne évaluée », « Invitation de l’évaluateur » et leurs rappels associés. Consultez ce document pour obtenir des modèles utiles qui vous aideront à trouver des idées pour votre message.

Les éléments clés de ces messages doivent inclure :

• La date limite pour remplir l’enquête
• Les exigences propres au flux de travail (par ex., « Vous devez nommer X évaluateurs ».)
• Le lien pour accéder à l’enquête
• Toute information spécifique concernant l’accès à l’enquête (par ex., des liens uniques ou des mots de passe)
• Où aller si les participants ont des questions

Pour en savoir plus sur tous les composants de l’onglet Messages, consultez la page d’assistance E-mails.

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