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Contrôle de l’accès aux enregistrements des employés


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Astuce Qualtrics : cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour tous les projets de recherche sur l’engagement, le cycle de vie, l’enquête Pulse et les employés ad hoc. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

À propos du contrôle d’accès aux enregistrements des employés

Attention : cette fonctionnalité nécessite que votre organisation soit sur l’infrastructure backend mise à jour. Veuillez remplir cette enquête pour voir si votre organisation est éligible. Si votre organisation doit être mise à jour, un Administrateur d’entreprise peut demander à ce que votre organisation soit mise à jour via l’enquête.

Par défaut, les administrateurs de projet EX peuvent importer tous les participants de votre répertoire global sans aucune restriction. Cependant, vous pouvez limiter les personnes auxquelles les administrateurs de projet peuvent accéder lorsqu’ils importent des participants dans un projet. Par exemple, supposons que mon entreprise dispose de 3 bureaux différents et que chaque bureau réalise sa propre enquête sur l’expérience de travail. Les administrateurs de projet qui exécutent chaque enquête ne doivent avoir accès qu’aux employés de leur bureau. Le contrôle d’accès aux enregistrements de salariés vous permet de limiter les personnes disponibles pour vos administrateurs de projet en configurant des rôles avec accès à différents ensembles de salariés. Cette fonctionnalité vous permet de répondre aux exigences d’accès aux données au sein de votre société.

Astuce Qualtrics : cette page traite de la configuration des rôles dans le répertoire EX pour limiter les données disponibles pour les administrateurs de projet. Pour créer des rôles dans un projet pour accéder au tableau de bord, voir Rôles des participants (EX).
Astuce Qualtrics : seuls les Administrateurs de l’organisation et les Administrateurs EX doivent configurer les contrôles d’accès aux enregistrements des collaborateurs. Vous aurez besoin des deux Accéder aux répertoires et Gestion du Contrôle d’accès aux données autorisations utilisateur activées.

Les restrictions définies par le contrôle d’accès aux enregistrements des employés s’appliquent uniquement au processus d’importation des participants dans un projet. Les administrateurs de projet pourront toujours afficher les réponses des participants dans Data & Analysis. Ils pourront également voir l’intégralité de la liste des participants dans l’onglet Participants de leur projet.

Création de rôles de contrôle d’accès d’enregistrement d’employé

Astuce Qualtrics : assurez-vous de créer vos rôles avant d’activer le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs.
  1. Dans l’onglet Contrôle d’accès des enregistrements salariés de votre répertoire des employés, cliquez sur Créer des rôles.en cliquant sur Créer un rôle dans longlet Contrôle daccès de la fiche salarié ;
  2. Cliquez sur Ajouter un nouveau rôle.
    en cliquant sur Ajouter un rôle et en lui donnant un nom ;
  3. Donnez à votre rôle un nom unique et identifiable (par exemple, « Administrateurs RH »).
  4. Cliquez sur Créer.
  5. Ensuite, vous allez ajouter des utilisateurs à votre rôle. Cliquez sur Ajouter/Exporter, puis sélectionnez votre méthode :ajout dutilisateurs au rôle et sélection des autorisations de rôle
    • Ajouter des participants : sélectionnez manuellement les utilisateurs à qui ce rôle doit être attribué. Voir Ajout et suppression de participants pour plus d’informations sur cette option.
    • Affectation automatique de rôle : créez des règles pour affecter automatiquement des utilisateurs à des rôles en fonction de leurs métadonnées. Pour plus d‘informations sur cette option, voir Affectation automatique des rôles.
      Astuce Qualtrics : bien que les pages liées servent à ajouter des utilisateurs à des rôles dans un projet, la fonctionnalité principale est la même.
  6. Dans la section Restrictions de rôle, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez appliquer aux utilisateurs ayant le rôle :
    • Limiter à la ligne : limite les données disponibles à l’utilisateur lors de l’importation de participants en fonction des métadonnées. Pour plus d’informations, voir Limitation des données.
      Astuce Qualtrics : si vous n’activez pas « Limiter à la ligne », les administrateurs de projet ayant ce rôle pourront importer tous les participants de votre répertoire global sans restriction.
    • Autoriser l’importation à partir d’un fichier : lorsque cette option est activée, l’utilisateur peut importer des participants dans un projet via un chargement de fichier.
    • Autoriser l’importation manuelle : lorsqu’elle est activée, elle permet à l’utilisateur d’importer manuellement des participants dans un projet. Notez que lors de l’ajout de participants via une importation manuelle, les utilisateurs pourront uniquement ajouter des participants en fonction des restrictions de leur rôle (par exemple, si la limitation par “Région” est définie sur “États-Unis”).
      Astuce Qualtrics : si vous désactivez à la fois « Autoriser l’importation à partir d’un fichier » et « Autoriser l’importation manuelle », la seule façon pour l’administrateur du projet d’ajouter des participants à un projet est d’importer directement depuis le répertoire global.
Astuce Qualtrics : consultez la section Impact sur l’expérience d’administration du projet pour en savoir plus sur l’impact de chacune de ces restrictions sur l’importation de participants dans un projet.

Limitation des données

Cette section explique comment configurer des conditions pour limiter les données en fonction des métadonnées. Cette option limite les employés disponibles pour un administrateur de projet lorsqu’ils ajoutent des participants à un projet via le répertoire global.

  1. Après avoir créé votre rôle, activez l’option Restreindre à la ligne.création de limitations de données pour un rôle
  2. Pour la première liste déroulante, il n’y a qu’une seule option : « Utilisateurs ».
  3. Pour la deuxième liste déroulante, sélectionnez le champ de métadonnées que vous souhaitez limiter.
    Astuce Qualtrics : les choix courants sont « Service », « Région » et « Bureau ».
  4. Pour la troisième liste déroulante, sélectionnez vos critères. Vous avez le choix :
    • est égal à : cette option vous permet de choisir une valeur spécifique (par ex., « Région » est égal à US).
    • Est identique à celui de l’utilisateur actuel : cette option limite la valeur à la même valeur que l’utilisateur dans le rôle (par exemple, si la limite par Office et le bureau de l’utilisateur est Seattle, il ne pourra voir que les données d’autres employés à Seattle).
  5. Si vous avez sélectionné « est égal à », cliquez sur Sélectionner une valeur.configuration de la condition de rôle
  6. Cliquez sur la ou les valeurs que vous souhaitez inclure.sélection de valeurs pour la condition
  7. Cliquez sur Sélectionner.
  8. Pour ajouter des conditions supplémentaires, cliquez sur le menu à trois points, puis sur Insérer une condition ci-dessous.ajout et suppression de conditions supplémentaires
    Astuce Qualtrics : si vous incluez plusieurs conditions, elles sont séparées par un « et » implicite, ce qui signifie que toutes les conditions doivent être vraies.
  9. Pour supprimer une condition, cliquez sur les trois points en regard de la condition et cliquez sur Supprimer.
    Astuce Qualtrics : si vous n’avez qu’une seule condition, vous ne pouvez pas la supprimer. Pour supprimer la condition, désactivez “Restreindre à la ligne”.

Activation du contrôle d’accès aux enregistrements des employés

Attention : vous ne devez pas activer le contrôle d’accès aux enregistrements des employés tant que vous n’avez pas créé vos rôles. Si vous activez cette fonctionnalité sans créer de rôles, personne dans votre organisation ne pourra ajouter de participants à leurs projets EX.

Une fois que vous avez créé vos rôles de répertoire, vous pouvez activer le contrôle d’accès aux enregistrements des employés pour que ses options prennent effet.

  1. Sous l’endroit où vous avez créé vos rôles, faites défiler jusqu’en bas de la page. Cliquez sur le bouton Activer le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs.en cliquant sur Activer le contrôle daccès aux enregistrements des salariés
  2. Dans la fenêtre pop-up qui s’affiche, cliquez sur Activer le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs.confirmation de lactivation du contrôle daccès aux enregistrements des salariés

Pour désactiver le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs, faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Désactiver le contrôle d’accès aux enregistrements des collaborateurs. Confirmez votre choix dans la fenêtre pop-up qui s’affiche.
désactivation du contrôle daccès aux enregistrements des salariés

Impact sur l’expérience administrateur du projet

Cette section décrit l’impact des différentes restrictions de rôle sur la capacité d’un administrateur de projet à importer des participants dans un projet.

Restreindre la ligne

La restriction Restreindre les lignes a un impact sur l’option Importer depuis le répertoire global lors de l’importation de participants dans un projet.

Lors de l’importation de participants à partir du répertoire global, toutes les restrictions de champ apparaîtront dans la section Restrictions de rôle. Vous ne pouvez pas modifier ce critère sauf si vous modifiez le contrôle d’accès de l’enregistrement de salarié qui applique la restriction. Vous pouvez ajouter des critères supplémentaires qui s’appliqueront en plus des restrictions de votre rôle.comment loption de restriction de ligne modifie limportation de participants à partir du répertoire

Autoriser l’importation à partir d’un fichier

Si l’option Autoriser l’importation à partir d’un fichier est désactivée, l’option Importer un fichier sera désactivée dans vos projets EX.loption dimportation à partir dun fichier est désactivée dans un projet

Autoriser l’importation manuelle

Si l’option Autoriser l’importation manuelle est désactivée, l’option Ajouter manuellement des participants sera désactivée dans vos projets EX.loption dimportation manuelle est désactivée.

Si l’option Autoriser l’importation manuelle est activée et qu’il existe des restrictions définies par le paramètre Restreindre la ligne, l’administrateur du projet pourra uniquement rechercher des utilisateurs dans le répertoire global en fonction des restrictions de rôle. Par exemple, s’il existe une condition pour Région = États-Unis, ils pourront uniquement ajouter manuellement des participants ayant Région = États-Unis.

De nombreuses pages de ce site ont été traduites de l'anglais en traduction automatique. Chez Qualtrics, nous avons accompli notre devoir de diligence pour trouver les meilleures traductions automatiques possibles. Toutefois, le résultat ne peut pas être constamment parfait. Le texte original en anglais est considéré comme la version officielle, et toute discordance entre l'original et les traductions automatiques ne pourra être considérée comme juridiquement contraignante.