Outils du répertoire des employés (EX)

À propos des outils du répertoire des employés

Une fois que vous avez accédé à votre répertoire des employés dans la page Répertoires, vous aurez accès à certains outils qui vous aideront à gérer les personnes de votre répertoire.

Gérer les métadonnées

Vous pouvez gérer toutes les métadonnées de vos projets Employee Experience à l’aide de l’outil Gérer les métadonnées. Les modifications apportées ici n’affecteront pas les métadonnées des participants dans les projets, vous n’avez donc pas à vous soucier que les données soient supprimées des réponses que vous avez collectées.

1. Accédez au Répertoire des employés sur la page Répertoires.
2. Cliquez sur Outils en haut à droite.
   
3. Sélectionnez Gérer les métadonnées.
4. Cliquez sur une zone de métadonnées pour qu’elle soit mise en surbrillance en bleu.
   
5. Pour la zone de métadonnées sélectionnée, notez les valeurs possibles répertoriées à droite. Seuls les 500 premières sont affichées.
6. Placez le curseur de la souris sur une zone pour obtenir l’icône des options. Cliquez sur ceci.
7. Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement les métadonnées sélectionnées de votre organisation.
8. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications.

Gérer les liens

Gérer les relations est très utile pour 360 ; il n’est utilisé dans aucune autre partie de la plateforme Qualtrics. Cet outil vous permet de gérer toutes les relations personnalisées créées dans les enquêtes 360 de votre marque.

Ajout et suppression de relations

1. Accédez au Répertoire des employés sur la page Répertoires.
2. Cliquez sur Outils en haut à droite.
   
3. Sélectionnez Gérer Relations.
4. En haut, vous verrez les relations intégrées. Ne supprimez pas ces relations.
   
5. Pour renommer une relation personnalisée, saisissez le nouveau nom dans la zone.
6. Il existe deux façons de supprimer des relations personnalisées, selon que la relation a déjà été utilisée dans un projet 360 ou non.
   • Si la relation n’a pas été utilisée, cliquez sur le signe moins (–) pour supprimer la zone. Cette action se produit instantanément et est irréversible.
   • Si la relation a été utilisée, cliquez sur Supprimer en regard du champ. Vous serez invité à confirmer la suppression de la relation. Cette action supprimera la relation de tous les projets dans lesquels elle est utilisée. Cette action est irréversible.
     
7. Pour créer une relation, cliquez sur Ajouter nouveau en bas de la liste des relations personnalisées.
   
8. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Fermer.

Traduction des relations

1. Accédez au Répertoire des employés sur la page Répertoires.
2. Cliquez sur Outils en haut à droite.
   
3. Sélectionnez Gérer Relations.
4. Basculez Afficher les traductions sur Activé.
   
5. Cliquez sur le signe plus (+) et sélectionnez la langue que vous souhaitez ajouter.
   Astuce Qualtrics : si votre enquête a une langue personnalisée, sélectionnez Ajouter une autre langue dans le menu de langue et ajoutez le nom d’affichage, le code langue et la langue de base de la langue.
6. Saisissez vos traductions dans les zones.
   
7. Si vous souhaitez que vos relations soient traduites automatiquement, cliquez sur le signe du pourcentage.
   Attention : la fonctionnalité de traduction automatique de Qualtrics est terminée par Google Traduction. Le texte des relations est envoyé à Google Traduction et sera renvoyé dans la langue que vous sélectionnez. Notez que votre texte peut rester sur les serveurs Google. La fonctionnalité de traduction automatique de Qualtrics envoie uniquement le texte de votre relation. Les données des répondants ne sont pas envoyées et restent sécurisées chez Qualtrics.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Options de traduction

Si vous cliquez sur l’en-tête de l’une de vos colonnes de traduction, vous aurez plusieurs options pour gérer vos traductions.

1. Masquer la traduction : Masquer la traduction. Cela peut être utile si vous avez de nombreuses traductions et que vous devez créer plus de place sur la page.
2. Supprimer traduction : supprimez complètement la traduction.
3. Sélectionnez la langue qui s’affiche dans la colonne.
4. Ajouter une autre langue : Ajoutez une autre langue à votre liste de traductions de relations personnalisées. Cela revient à cliquer sur le signe plus (+) pour ajouter une nouvelle traduction.

Gérer les champs de données de l’utilisateur

L’outil Gérer les champs de données utilisateur est particulièrement utile pour 360. Lorsque les participants 360 se connectent à leur portail, ils sont autorisés à ouvrir leurs données personnelles pour les modifier. C’est ici que vous gérez les zones qu’ils peuvent modifier. C’est également ici que vous pouvez ajouter les champs requis lors de la connexion.

1. Peut modifier : Décider si vos participants 360 sont autorisés à modifier un champ. Cela est utile si certaines informations de l’employé peuvent changer de temps en temps que vous souhaitez que vos participants puissent s’auto-corriger.
   Astuce Qualtrics : lorsqu’un utilisateur se connecte à 360 pour la première fois, il est invité à modifier son mot de passe. Toutes les zones qu’ils sont autorisés à modifier sont également affichées dans cette fenêtre pop-up initiale.
2. Obligatoire : décidez si la zone est requise pour se connecter à la plateforme.
3. Nom de zone : saisissez le nom du champ ou sélectionnez un nom existant dans la liste déroulante.
4. Utilisez le signe plus (+) pour ajouter des zones et le signe moins (–) pour supprimer des zones.
5. Type de données : modifiez le type de données. Il peut s’agir de Saisie de texte, où l’utilisateur peut saisir les champs, ou d’une case à cocher, dans laquelle il dispose d’un nombre limité de choix.

Utilisation du type de données Case à cocher

1. Accédez à la fenêtre Gérer zones de données utilisateur.
   
2. Sous Type de données, sélectionnez Case à cocher.
3. Cliquez sur Modifier les choix.
4. Tapez les choix, séparés par des lignes.
   
   Astuce Qualtrics : appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour ajouter des choix supplémentaires si vous n’avez plus de lignes.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les importations/mises à jour/exportations précédentes

L’option Gérer les importations/mises à jour/exportations vous permet de vérifier quand les participants ont été importés dans le répertoire, exportés depuis le répertoire, supprimés du répertoire ou ont vu leurs identifiants uniques mis à jour.

Les informations suivantes sont disponibles pour chaque job :

• Identifiant de tâche : identifiant interne pour cette exécution de tâche spécifique. Cet ID peut être utile pour fournir au support de Qualtrics si vous avez besoin d’aide pour identifier la raison de l’échec d’une tâche.
• Type : type de tâche (par exemple, télécharger des personnes dans le répertoire ou exporter des personnes à partir du répertoire).
• Statut : vous permet d’afficher les résultats de la tâche ou de télécharger le fichier d’exportation (s’il s’agit d’une tâche d’exportation). Voir ci-dessous pour plus d’informations sur l’utilisation des données de cette colonne.
• Contexte du job : Décrit où le travail a eu lieu, soit dans votre répertoire, soit dans un projet spécifique.
• Identifiant utilisateur : ID utilisateur Qualtrics de l’utilisateur qui a demandé la tâche.
• Date de création : date et heure auxquelles la tâche a été demandée.
• Achèvement : date et heure auxquelles le job s’est terminé. Si la tâche est en cours, cette colonne affiche le statut d’achèvement de la tâche sous forme de pourcentage.
• Annuler : si votre job est en cours d’exécution ou mis en file d’attente, vous pouvez cliquer sur X dans cette colonne pour l’annuler.

Si vous cliquez sur Afficher les résultats sous la colonne Statut, vous recevrez un rapport sur ce que ce chargement a accompli. Si des erreurs ont empêché le téléchargement, elles seront mentionnées ici.

Pour toutes les tâches d’exportation de participants, vous pouvez cliquer sur Télécharger pour télécharger la liste des participants exportés sur votre ordinateur.

Astuce Qualtrics : si une tâche d’importation, d’exportation ou de mise à jour est en cours, une bannière apparaît en haut de votre répertoire. Cliquez sur Afficher la progression dans cette bannière pour accéder à la fenêtre Gérer les importations/mises à jour/exportations. Lorsqu’un job est en cours, un autre job ne peut pas être lancé.

Marquage d’accès aux données

L’outil Identification d’accès aux données détermine les zones auxquelles une balise d’accès aux données est affectée, ce qui empêche les personnes qui ne sont pas affectées au rôle d’accès aux données d’afficher ces données. Pour plus d’informations, voir Options d’accès aux données.

1. Cochez la case à gauche d’un nom de champ pour le sélectionner. Vous pouvez sélectionner plusieurs champs si vous le souhaitez.
   
2. Affichez vos champs dans la zone Champ(s) sélectionné(s). Si vous devez supprimer un champ, cliquez sur X.
3. Sélectionnez une balise d’accès aux données dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur Appliquer un mot-clé.

Mettre à jour les identifiants uniques

L’option Mettre à jour les identifiants uniques vous permet de mettre à jour les identifiants uniques des personnes de votre répertoire des employés en téléchargeant un fichier contenant leur ancien identifiant unique et leur nouvel identifiant unique.

Consultez cette page de support pour obtenir des instructions détaillées sur la mise à jour des identifiants uniques.

Supprimer les personnes du répertoire

Supprimer plusieurs personnes du répertoire vous permet de supprimer plusieurs personnes de votre répertoire d’employés en masse. Cette fonctionnalité fonctionne en chargeant un fichier CSV contenant les identifiants uniques de chaque personne que vous souhaitez supprimer.

1. Accédez au Répertoire des employés sur la page Répertoires.
2. Cliquez sur Outils.
   
3. Sélectionnez Supprimer les personnes du répertoire.
4. Cliquez sur Exemple CSV pour télécharger un fichier CSV contenant la mise en forme correcte.
5. Ouvrez l’exemple de fichier dans un tableur de votre ordinateur.
6. Ajoutez les identifiants uniques des personnes que vous souhaitez supprimer dans la colonne Identifiant unique.
   
7. Sauvegardez votre fichier au format CSV avec l’encodage UTF-8.
8. Revenez à Qualtrics et cliquez sur Parcourir pour télécharger votre fichier.
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Supprimer les personnes et les données.

Exportation de participants

Vous pouvez exporter un fichier CSV de l’intégralité de votre répertoire à l’aide du menu Outils. Cette exportation contiendra les colonnes de chaque membre des répertoires Prénom, Nom, Identifiant unique, Nom d’utilisateur, Type d’utilisateur, Dernière connexion et toutes les colonnes de métadonnées jamais ajoutées à un participant de la marque.

1. Accédez au Répertoire des employés sur la page Répertoires.
2. Cliquez sur Outils en haut à droite.
   
3. Sélectionnez Exporter les participants.
4. Qualtrics préparera le fichier. Lorsque le fichier est prêt, cliquez sur Télécharger.
   
5. Sélectionnez le type de fichier sous lequel vous souhaitez exporter le fichier. Vous pouvez sélectionner CSV, TSV ou SSV.

Exporter une liste filtrée des participants

Vous pouvez exporter une liste filtrée des participants de votre répertoire vers un fichier CSV. Ce fichier d’exportation contiendra les données des participants suivantes : Prénom, Nom, Identifiant unique, Nom d’utilisateur, Type d’utilisateur, Dernière connexion et tous les champs de métadonnées pour le sous-ensemble de participants sélectionné.

1. Accédez au Répertoire des employés sur la page Répertoires.
2. Cliquez sur Outils.
   
3. Sélectionnez Exporter la liste de participants filtrée.
4. Cliquez sur Ajouter un critère.
   
5. Utilisez la liste déroulante Sélectionner un champ de métadonnées pour choisir un champ de métadonnées afin de filtrer les participants à exporter.
   
6. Utilisez la liste déroulante Sélectionner une valeur pour choisir la valeur que les participants doivent avoir pour que le champ de métadonnées que vous avez sélectionné soit inclus dans l’exportation. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs, qui seront traitées avec la logique « OU », ce qui signifie qu’un participant ne doit avoir qu’une seule des valeurs à inclure dans l’exportation.
   
   Exemple : la condition « Comptabilité du service » exportera tous les participants ayant la valeur « Comptabilité » pour le champ de métadonnées « Service ».
7. Vous pouvez ajouter plusieurs conditions en cliquant à nouveau sur le bouton Ajouter des critères et en répétant les étapes 5 et 6.
   Lorsque vous ajoutez plusieurs conditions, tenez compte des points suivants :
   • Vous pouvez uniquement utiliser une zone de métadonnées donnée dans une condition. Vous ne pouvez pas avoir plusieurs conditions qui utilisent la même zone de métadonnées, mais vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour la même zone de métadonnées.
   • Plusieurs conditions sont séparées par un « ET » implicite, ce qui signifie qu’un participant doit remplir toutes les conditions pour être exporté.
8. Pour supprimer une condition, cliquez sur le signe moins ( – ) à droite de la condition.
9. Lorsque vous avez terminé de configurer vos conditions, cliquez sur Exporter.

Activer le portail du participant 360 dans plusieurs langues

Vous pouvez rendre le portail du participant disponible dans plusieurs langues, ce qui permet aux participants d’afficher le portail dans leur langue maternelle. Pour activer votre portail dans d’autres langues, suivez les étapes ci-dessous.

1. Accédez à Répertoires.
   
2. Sélectionnez le répertoire des employés.
   
3. Cliquez sur Outils.
   
4. Sélectionnez Gérer zones de données utilisateur. 
5. Cliquez sur Ajouter un champ.
   
6. Saisissez Langue comme nom du champ.
   
7. Cliquez sur Modifier les choix.
8. Sélectionnez les langues que vous souhaitez rendre disponibles.
   
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer dans votre fenêtre de langue et vos données utilisateur.

Les participants verront automatiquement le portail dans la langue spécifiée par leur champ de métadonnées Langue, s’il est disponible. Les utilisateurs pourront passer d’une langue à l’autre en cliquant sur l’icône en forme de globe (“Sélecteur de langue”) en haut du portail.

FAQ