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Automatisations de l’importation du répertoire des employés (EX)


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À propos des automatisations d’importation du répertoire des employés

Les utilisateurs souhaitent souvent synchroniser les enregistrements de leurs employés (SIRH) avec Qualtrics à l’aide d’automatisations qui transfèrent régulièrement ces données dans Qualtrics. Par exemple, vous pouvez souhaiter importer du contenu à partir d’un dépôt de fichier quotidien hébergé, le tout sous les méthodes de transfert les plus sécurisées et les plus sécurisées.

Avec les automatisations d’importation de personnes (également appelées automatisations d’importation du répertoire des employés), vous pouvez créer, configurer, mettre à jour, tester et vérifier vos propres tâches d’automatisation, ce qui rationalise vos chargements dans le répertoire des employés. Lorsque l’exécution de l’automatisation est planifiée, elle traite tous les fichiers désignés qui n’ont pas encore été traités par l’automatisation, y compris les fichiers nouvellement téléchargés.

Longlet Automatisations dans le répertoire ex

Vous pouvez les configurer dans l’onglet Automatisations de votre répertoire des employés.

Astuce Qualtrics : chaque utilisateur peut créer jusqu’à 100 automatisations et vous pouvez exécuter chaque automatisation un nombre illimité de fois. Il n’y a pas de limite à la quantité totale d’automatisations que votre organisation peut avoir. La taille maximale des fichiers traités dans les automatisations est de 250 Mo.
Attention : les personnes EX importent des fichiers CSV de support avec encodage UTF-8 et fichiers TSV.

Étape 1 : lancement et planification de l’automatisation

  1. Nommez votre automatisation.
    en donnant un nom à lautomatisation et en la créant

    Astuce Qualtrics : si vous avez déjà créé une automatisation, cliquez sur Nouvelle automatisation pour commencer.
    cliquer sur la nouvelle automatisation dans lécran dautomatisation
  2. Cliquez sur Créer une automatisation.
  3. Déterminez si votre automatisation doit se produire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à la demande. (En d’autres termes, choisissez à quel moment les fichiers de vos employés seront vérifiés pour rechercher les mises à jour, puis téléchargés sur Qualtrics.) Si vous sélectionnez À la demande, l’automatisation vérifiera les fichiers toutes les 15 minutes et traitera ceux qui sont admissibles.
    choisir quand lautomatisation doit sexécuter
  4. Déterminer l’heure du jour/le jour de la semaine à laquelle/auquel elle doit avoir lieu. Vous pouvez exécuter à l’heure, ou 15, 30 ou 45 minutes après l’heure.
  5. Cliquez sur Ajouter une autre heure pour ajouter une autre heure du jour / semaine / mois que cette mise à jour doit avoir lieu.
    Astuce Qualtrics : la limite est de 8 fois par jour, 10 fois par semaine ou 6 fois par mois. Bien que vous puissiez techniquement ajouter la même heure plusieurs fois, cela aura pour conséquence que l’automatisation ne sera exécutée qu’une fois sur cette période.
  6. Utilisez le signe moins () pour supprimer des temps.
  7. Déterminez la date à laquelle vous souhaitez que la première automatisation ait lieu.
    déterminer la première fois que lautomatisation doit être exécutée et quand elle doit se terminer

    Astuce Qualtrics : si la date est définie sur aujourd’hui ou dans le passé, l’automatisation sera exécutée à partir de maintenant.
  8. Déterminez quand vous voulez que l’automatisation arrête d’importer des contacts. Vous pouvez toujours modifier cela plus tard.
  9. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante, Configurer une source d’importation.

Étape 2 : Configuration d’une source d’importation

Lorsque vous accédez à Configurer la source d’importation dans l’automatisation d’importation des personnes, vous indiquez à Qualtrics l’emplacement des données des collaborateurs que vous souhaitez importer. Vous avez quelques options.

sélection dune source dimportation

  • Service de fichiers Qualtrics : Configurez un service de fichiers avec Qualtrics. Cela élimine la tâche de configuration d’un serveur SFTP de votre propre côté. Lorsque vous sélectionnez cette option, des instructions vous seront présentées sur la façon de configurer cette option.
  • Serveur SFTP (mot de passe ou clé SSH) : Vous avez votre propre serveur où ces fichiers seront hébergés. Vous devez fournir le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’URL hôte et le port du serveur SFTP pour que l’automatisation puisse importer les fichiers. Vous pouvez également configurer en indiquant la clé SSH.

    Astuce Qualtrics : lors de la configuration d’une connexion SFTP, nous recommandons à votre équipe informatique d’autoriser les plages d’adresses IP Qualtrics. Voir Liste d’autorisation des serveurs Qualtrics.

    Astuce Qualtrics : si votre compte se trouve dans notre environnement FedRAMP, les adresses IP pour la mise sur liste d’autorisation diffèrent de celles de cette page. Pour accéder en toute sécurité à vos informations d’adresse IP, connectez-vous à votre Customer Success Hub FedRAMP.
  • Google Drive ou Dropbox : Vous avez accès à un stockage de fichiers Open Authorization (OAuth), tel que Google Drive ou Dropbox, où vos fichiers d’importation seront hébergés. Vous devez vous connecter et donner à Qualtrics l’autorisation de gérer vos fichiers sur le stockage de fichiers OAuth. L’automatisation gère uniquement les fichiers dans un dossier désigné configuré à l’étape suivante.
Astuce Qualtrics : le service de fichiers Qualtrics et les options SFTP nécessiteront probablement que vous collaboriez avec l’équipe informatique de votre organisation pour la configurer correctement.

Étape 3 : chiffrement PGP

Le cryptage PGP est une étape facultative permettant aux personnes d’importer des automatisations afin de chiffrer les données que vous envoyez à Qualtrics. Voir Chiffrement PGP pour plus d’informations sur cette fonctionnalité.

  1. Sélectionnez si vous souhaitez que le fichier soit crypté à l’aide du logiciel PGP.
    choisir oui pour lutilisation du chiffrement

    Astuce Qualtrics : ce cryptage PGP est disponible pour les automatisations utilisant à la fois les serveurs SFTP et le service de fichiers Qualtrics. Si vous n’avez pas crypté une automatisation passée mais que vous le souhaitez, vous pouvez toujours modifier l’automatisation pour ajouter le cryptage.
  2. Cliquez sur Continuer.
  3. Cliquez sur Télécharger notre clépublique. Votre équipe informatique devra utiliser cette clé publique pour crypter les fichiers d’importation avant de les télécharger vers le serveur SFTP ou le service de fichiers Qualtrics.
    en cliquant sur Télécharger notre clé publique dans lécran de configuration de lautomatisation

    Astuce Qualtrics : si une automatisation est configurée pour utiliser le chiffrement PGP mais reçoit un fichier non chiffré, elle échoue et notifie les destinataires des e-mails, conformément aux préférences de notification dans l’automatisation.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Vous allez maintenant définir vos chemins d’accès aux dossiers SFTP ou accéder directement au mappage des champs de données.
Astuce Qualtrics : la clé publique et l’empreinte PGP tourneront tous les quelques mois. Cependant, toutes les clés publiques précédentes peuvent être utilisées pour les automatisations existantes et nouvelles tant que la clé n’est pas compromise.

Étape 4 : sélection des chemins d’accès au dossier

Astuce Qualtrics : vous ne réaliserez ces étapes que si vous avez sélectionné SFTP, Google Drive ou Dropbox comme source d’importation. Si vous avez sélectionné le Service de fichiers Qualtrics, vous n’aurez pas à effectuer cette étape.

Après avoir choisi la source de vos fichiers d’employés, vous devez spécifier les dossiers dans lesquels ces fichiers sont enregistrés afin que l’automatisation sache où les récupérer.

  1. Saisissez le nom du dossier sur le serveur SFTP, Google Drive ou Dropbox où se trouve le fichier que vous souhaitez importer.
    en saisissant le chemin daccès au dossier

    Astuce Qualtrics : ce nom de dossier est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin du dossier doit également être relatif au répertoire par défaut de l’utilisateur SFTP, Google Drive ou Dropbox fourni à l’automatisation.
  2. Cliquez sur Continuer.
  3. Sélectionnez les fichiers qui doivent être importés à partir de ce dossier.
    sélection des fichiers à importer Vos options sont les suivantes :

    • Tous les fichiers : tous les fichiers du dossier.
    • Fichiers dont le nom contient un préfixe spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez spécifier le préfixe.
    • Fichiers dont le nom contient un suffixe spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez indiquer le suffixe. L’extension de fichier est incluse ici.
      Exemple : le nom du fichier est 1234 exemples et il est au format CSV. Vous souhaitez tous les fichiers qui se terminent par -échantillon et qui sont des CSV. Votre suffixe serait -échantillon.csv
    • Fichiers dont le nom contient un texte spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez indiquer la phrase que les noms doivent contenir. Cette expression peut être n’importe où dans le nom du fichier.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Les fichiers traités seront stockés sur Qualtrics et pourront être affichés lors de la gestion des automatisations passées. Cliquez sur Continuer.
    Cliquer sur Continuer

&nbsp ;

Étape 5 : Mappage des champs de données

C’est ici que vous décidez quels champs seront importés dans Qualtrics à partir de vos fichiers et comment ils sont formatés.

Attention : vous devez inclure une colonne Prénom, Nom, ID unique et E-mail. Ceux-ci doivent correspondre aux types de zones suivants :

  • Champ Prénom – Personne
  • Nom de famille – Champ de la personne
  • E-mail – Champ de personne
  • Identifiant unique – Champ d’identifiant unique de la personne
  1. Cliquez sur Télécharger un exemple de fichier. Cela téléchargera un fichier CSV sur votre ordinateur qui fournit un exemple de fichier modèle correct. Vous pouvez également utiliser votre propre fichier modèle, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV valide. Tous les fichiers importés par cette automatisation devront correspondre aux en-têtes de colonne de l’exemple de fichier.
    en téléchargeant le fichier exemple, puis en téléchargeant notre propre
  2. Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et téléchargez votre exemple de fichier.
    Astuce Qualtrics : les exemples de fichiers ne peuvent pas dépasser 100 Mo pour chaque automatisation.
  3. Sélectionnez un délimiteur.
    Sélection du séparateur de fichiers
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Des suggestions d’en-têtes de colonne seront fournies pour les mappages de champs Qualtrics. Cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes dans la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne après un champ Données de métadonnées, elle doit généralement être sensible à la casse.
    vérifier les champs d’importation avant d’importer le fichier
  6. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de personne (e-mail, prénom, nom de famille), un champ d’identifiant unique de personne, un champ de métadonnées ou s’il doit être exclu de l’importation.

    Astuce Qualtrics : les en-têtes de colonne suggérés pour les mappages de champs Qualtrics seront fournis. Vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ Métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes de la ligne Importer en tant que Type de champ.  Notez que si vous nommez une colonne après un champ Métadonnées, elle doit être sensible à la casse.

    Astuce Qualtrics : si vous souhaitez remplacer le fichier que vous avez téléchargé, cliquez sur Télécharger un nouvel exemple de fichier sur le serveur.
  7. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Étape 6 : Envoi de rapports d’exécution et activation de l’automatisation

Les étapes finales d’une automatisation d’importation de personnes incluent la détermination des destinataires des e-mails lors de l’exécution d’une automatisation, puis l’activation de l’automatisation. Cela inclut les parties Destinataires de la synthèse de l’exécution et Vérification de l’automatisation.

  1. Déterminez qui sera alerté par e-mail lors de l’exécution de l’automatisation en saisissant son adresse e-mail dans la zone.
  2. Utilisez le signe plus (+ ) ou le bouton Ajouter un e-mail de destinataire pour ajouter des destinataires supplémentaires. Utilisez le signe moins ( ) pour supprimer des destinataires.
    ajout de-mails pour recevoir le-mail du rapport
  3. Si vous le souhaitez, cochez la case Ne pas envoyer de rapport par e-mail si aucun travail n’a été effectué. Cela empêchera l’envoi du rapport si aucun employé de votre répertoire n’a été mis à jour.
  4. Cliquez sur Continuer.
  5. Cliquez sur Modifier en regard de pour revenir à n’importe quelle section et apporter des modifications.
    Cliquez sur Modifier dans nimporte quelle partie de lautomatisation. Cliquez sur Activer lautomatisation en haut à gauche.
  6. Cliquez sur Activer l’automatisation pour lancer votre automatisation ou cliquez sur Terminer sans activer pour sauvegarder l’automatisation mais pas la lancer.

Modification des champs de données inclus dans l’automatisation

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier les champs inclus dans l’automatisation d’importation de personnes. Par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que vous avez oublié d’inclure une colonne d’adresse du patient dans vos importations de personnes et que vous voulez maintenant sauvegarder les informations d’adresse du patient dans les futures importations de personnes.

L’exemple de fichier que vous téléchargez dans la section Mapper les champs d’importation détermine les champs de métadonnées qui seront téléchargés dans Qualtrics. Cela signifie que vous pouvez exclure les en-têtes de colonne pour les ignorer, ou que vous pouvez utiliser le nom exact et l’orthographe d’un champ pour l’inclure dans les importations futures.

Pour modifier les champs inclus dans une importation :

  1. Accédez à l’automatisation souhaitée et cliquez sur la liste déroulante.
    cliquer sur le menu des options dautomatisation, puis modifier lautomatisation
  2. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
  3. Cliquez sur Modifier en regard de l’option Mapper les champs de données.
    Cliquer sur Modifier sur les champs de données de carte de notre automatisation
  4.  Cliquez sur Télécharger un nouvel exemple de fichier sur le serveur.
    en cliquant sur Télécharger un nouvel exemple de fichier en haut de la fenêtre des champs de données de carte ;
  5. Cliquez sur Télécharger un exemple de fichier.la fenêtre de chargement pour télécharger lexemple de fichier et télécharger votre propre fichier ;
  6. Modifiez le fichier afin qu’il comprenne les en-têtes souhaités. Assurez-vous que l’orthographe et la capitalisation sont identiques.
    Exemple : les fichiers que vous conservez dans votre dossier source ont un champ appelé Adresse. Dans le fichier exemple, ajoutez un en-tête appelé Adresse. L’utilisation d’un « a » en minuscule ne fonctionnera pas.
  7. Cliquez sur Sélectionner un fichier. Téléchargez votre nouveau fichier.
  8. Cliquez sur Continuer.
  9. Des suggestions d’en-têtes de colonne seront fournies pour les mappages de champs Qualtrics. Cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes dans la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne après une zone Métadonnées existante, elle doit généralement être sensible à la casse.
    Le contenu du fichier est prévisualisé avec des colonnes de données. Les deuxième et troisième lignes de données sont en fait des listes déroulantes et des zones dans lesquelles vous pouvez effectuer des ajustements comme décrit dans ces étapes.
  10. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de personne, un identifiant unique, des métadonnées ou s’il doit être exclu de l’importation.
  11. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Création d’automatisations supplémentaires

Une fois que vous avez créé des automatisations, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur Nouvelle automatisation en haut à droite.

cliquer sur la nouvelle automatisation dans lécran dautomatisation

Modifier les automatisations existantes

Astuce : vous ne verrez que les automatisations que vous avez créées, et non toutes les automatisations de la marque.

Vous pouvez modifier la configuration de n’importe laquelle de vos automatisations en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Modifier l’automatisation.

en sélectionnant Modifier lautomatisation dans la liste déroulante des options dautomatisation ;

Astuce Qualtrics : pour ce faire, vous pouvez également cliquer sur l’automatisation, puis sur le bouton bleu Modifier l’automatisation.

le bouton Modifier lautomatisation qui apparaît lors de laffichage dun historique dautomatisation ;

En cliquant sur Modifier l’automatisation, vous revenez à une page dans laquelle vous pouvez modifier les différentes étapes de l’automatisation, telles que les serveurs référencés, les dossiers, etc.

Renommer l’automatisation

En cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Renommer l’automatisation, vous pouvez renommer votre automatisation.

loption Renommer lautomatisation dans la liste déroulante des options dautomatisation ;

Supprimer l’automatisation

En cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Supprimer l’automatisation, vous pouvez supprimer votre automatisation.

en sélectionnant Supprimer lautomatisation dans la liste déroulante des options dautomatisation ;

Avertissement : une fois que vous avez supprimé une automatisation, elle disparaît définitivement ! Ne supprimez pas les automatisations, sauf si vous êtes absolument sûr de vouloir vous en débarrasser !
Astuce Qualtrics : la désactivation temporaire d’une automatisation est-elle en cours ? Essayez plutôt de la suspendre en cliquant sur l’automatisation, en cliquant sur la liste déroulante Options d’exécution et en sélectionnant Suspendre l’automatisation.

Gestion des plannings d’automatisation & Notifications

Pour voir quand l’automatisation a été exécutée dans le passé, vous pouvez cliquer sur son nom ou sur la liste déroulante, puis sur Afficher l’historique d’exécution.

cliquer sur Afficher lhistorique dexécution dans le menu des options dautomatisation

Automatisations passées

Une fois que les automatisations ont été tentées, elles sont répertoriées ici avec des informations sur leur heure de début et de fin, le nombre d’employés importés, la durée et le statut.

Astuce Qualtrics : vous pouvez cliquer sur une exécution automatique dans la table pour obtenir plus de détails sur le résultat de l’exécution.

Le statut peut être Réussite ou Échec. Les échecs sont généralement dus à des paramètres incorrects, tels que le mauvais serveur SFTP référencé, un nom d’utilisateur et un mot de passe incorrects, etc.

cliquer sur loption Trier par pour trier lhistorique dexécution

Vous pouvez modifier l’ordre de vos automatisations passées à l’aide de la liste déroulante Trier par en haut à gauche.

Fichiers traités

Lorsque vous cliquez sur une automatisation effectuée dans le passé, vous pouvez cliquer sur Afficher le fichier pour afficher les fichiers qui ont été importés pendant cette automatisation.

Automatisation sélectionnée. Un lien de fichier d’affichage bleu se trouve à droite du menu en bas

Suspendre/Reprendre l’automatisation

Vous pouvez suspendre ou reprendre une automatisation en cliquant sur Options d’exécution dans l’automatisation ou en cliquant sur la liste déroulante à côté d’une automatisation.

loption Suspendre lautomatisation dans les options dexécution

loption Suspendre lautomatisation dans la liste déroulante des options dautomatisation ;

Suspendre l’automatisation vous permet de suspendre temporairement l’automatisation. Vous pouvez ensuite reprendre l’automatisation chaque fois que vous le souhaitez en sélectionnant Reprendre l’automatisation.

Exécutions manuelles

Vous pouvez exécuter une automatisation supplémentaire en dehors de la planification actuelle en effectuant une exécution manuelle. Vous pouvez lancer une exécution manuelle en cliquant sur Options d’exécution dans l’automatisation, ou en cliquant sur la liste déroulante en regard d’une automatisation.

loption Lancer lexécution manuelle dans les options dexécution ;

loption Lancer lexécution manuelle dans la liste déroulante des options dautomatisation ;

Exemple : supposons que l’automatisation d’importation de personnes s’exécute à 9 h comme prévu, mais vous avez oublié de charger votre fichier de données d’employé dans le dossier affecté avant cette date. Vous pouvez charger votre fichier et sélectionner Lancer l’exécution manuelle pour exécuter à nouveau l’automatisation et obtenir le fichier importé.

Revenir aux automatisations

Cliquez sur le X en haut à droite pour revenir à la page principale de l’onglet Automatisations.

le bouton X en haut à droite pour quitter votre automatisation

Astuce Qualtrics : vous pouvez également cliquer sur l’onglet Automatisations pour revenir à sa page principale.

FAQ

De nombreuses pages de ce site ont été traduites de l'anglais en traduction automatique. Chez Qualtrics, nous avons accompli notre devoir de diligence pour trouver les meilleures traductions automatiques possibles. Toutefois, le résultat ne peut pas être constamment parfait. Le texte original en anglais est considéré comme la version officielle, et toute discordance entre l'original et les traductions automatiques ne pourra être considérée comme juridiquement contraignante.