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À propos des automatismes d’importation du répertoire des employés

Les utilisateurs souhaitent souvent synchroniser les enregistrements de leurs employés (SIRH) avec Qualtrics à l’aide d’automatismes qui amènent ces données dans Qualtrics à intervalles réguliers. Par exemple, vous pouvez souhaiter importer du contenu à partir d’un dépôt de fichiers quotidien hébergé, tout en utilisant les méthodes de transfert les plus sûres et les plus sécurisées.

Avec les automatismes d’importation de personnes (également appelés automatismes d’importation du Répertoire des employés), vous pouvez créer, configurer, mettre à jour, tester et évaluer vos propres tâches d’automatisation, ce qui rationalise vos téléchargements vers le répertoire des employés. Lorsque l’exécution de l’automatisation est planifiée, elle traite tous les fichiers désignés qui n’ont pas encore été traités par l’automatisation, y compris les fichiers nouvellement téléchargés.

Vous pouvez les configurer dans l’onglet Automations de votre Répertoire des employés.

Étape 1 : Démarrage et programmation de l’automatisation

1. Nommez votre automatisation.
   
   Astuce : si vous avez déjà créé une automatisation, cliquez sur Nouvelle automatisation pour commencer.
   
2. Cliquez sur Créer une automatisation.
3. Déterminez si votre automatisation doit se produire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à la demande. (En d’autres termes, choisissez le moment où les dossiers de vos employés seront vérifiés pour les mises à jour et ensuite téléchargés vers Qualtrics) Si vous sélectionnez On-Demand, l’automatisation vérifiera les fichiers toutes les 15 minutes et traitera ceux qui sont éligibles.
   
4. Déterminer l’heure du jour/le jour de la semaine à laquelle/auquel elle doit avoir lieu. Vous pouvez exécuter à l’heure, ou 15, 30 ou 45 minutes après l’heure.
5. Cliquez sur Ajouter une autre heure pour ajouter une autre heure du jour / de la semaine / du mois à laquelle cette mise à jour doit avoir lieu.
   Astuce : Il existe une limite de 8 fois par jour, 10 fois par semaine ou 6 fois par mois. Bien que vous puissiez techniquement ajouter la même heure plusieurs fois, cela aura pour conséquence que l’automatisation ne sera exécutée qu’une fois sur cette période.
6. Utilisez le signe moins(-) pour supprimer des chronomètres.
7. Déterminez la date à laquelle vous souhaitez que la première automatisation ait lieu.
   
   Astuce : Si la date est fixée à aujourd’hui ou dans le passé, l’automatisation s’effectuera à partir de maintenant.
8. Déterminez quand vous voulez que l’automatisation arrête d’importer des contacts. Vous pouvez toujours modifier cela plus tard.
9. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante, Configuration d’une source d’importation.

Étape 2 : Configuration d’une source d’importation

Lorsque vous arrivez à Configurer la source d’importation dans l’automatisation de l’importation de personnes, vous indiquez à Qualtrics l’emplacement des données de l’employé que vous souhaitez importer. Vous avez quelques options.

• Service de fichiers Qualtrics: Configurez un service de fichiers avec Qualtrics. Cela élimine la tâche de configuration d’un serveur SFTP de votre propre côté. Lorsque vous sélectionnez cette option, des instructions vous seront présentées sur la façon de configurer cette option.
• Serveur SFTP (mot de passe ou clé SSH): Vous avez votre propre serveur où ces fichiers seront hébergés. Vous devez fournir le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’URL hôte et le port du serveur SFTP pour que l’automatisation puisse importer les fichiers. Vous pouvez également procéder à la configuration en fournissant la clé SSH.

  Astuce : Lors de l’établissement d’une connexion SFTP, nous recommandons à votre équipe de technologie de l’information d’autoriser les plages IP de Qualtrics. Voir la liste des serveurs Qualtrics autorisés.

  Astuce : Si votre compte se trouve dans notre environnement FedRAMP, les adresses IP pour l’inscription sur la liste d’autorisation diffèrent de celles trouvées sur cette page. Pour accéder en toute sécurité aux informations relatives à votre adresse IP, veuillez vous connecter à votre Hub Customer Success de FedRAMP.
• Google Drive ou Dropbox: Vous avez accès à un stockage de fichiers Open Authorization (OAuth), tel que Google Drive ou Dropbox, où vos fichiers d’importation seront hébergés. Vous devez vous connecter et donner à Qualtrics l’autorisation de gérer vos fichiers sur le stockage de fichiers OAuth. L’automatisation gère uniquement les fichiers dans un dossier désigné configuré à l’étape suivante.

Étape 3 : Cryptage PGP

Le cryptage PGP est une étape facultative pour les automates d’importation de personnes afin de crypter les données que vous envoyez à Qualtrics. Voir Cryptage PGP pour plus d’informations sur cette fonction.

1. Sélectionnez si vous souhaitez que le fichier soit crypté à l’aide du logiciel PGP.
   
   Astuce : Ce cryptage PGP est disponible pour les automatismes utilisant à la fois des serveurs SFTP et le Qualtrics File Service. Si vous n’avez pas crypté une automatisation passée mais que vous le souhaitez, vous pouvez toujours modifier l’automatisation pour ajouter le cryptage.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Télécharger notre clépublique. Votre équipe informatique devra utiliser cette clé publique pour crypter les fichiers d’importation avant de les télécharger vers le serveur SFTP ou le service de fichiers Qualtrics.
   
   Astuce : Si un automatisme est configuré pour utiliser le cryptage PGP mais qu’il reçoit un fichier non crypté, il échouera et avertira les destinataires du courrier électronique, conformément aux préférences de notification de l’automatisme.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Vous pouvez maintenant soit définir les chemins d’accès à vos dossiers SFTP, soit passer directement au mappage des champs de données.

Étape 4 : Sélection des chemins d’accès aux dossiers

Une fois que vous avez déterminé la source des fichiers de vos employés, vous devez spécifier les dossiers dans lesquels ces fichiers sont enregistrés afin que l’automate sache où les récupérer.

1. Saisissez le nom du dossier sur le serveur SFTP, Google Drive ou Dropbox où se trouve le fichier que vous souhaitez importer.
   
   Astuce : le nom de ce dossier est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin du dossier doit également être relatif au répertoire par défaut de l’utilisateur SFTP, Google Drive ou Dropbox fourni à l’automatisation.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez les fichiers qui doivent être importés à partir de ce dossier.
   
   Vos options sont les suivantes :
   • Tous les fichiers : Tous les fichiers du dossier.
   • Fichiers dont le nom contient un préfixe spécifique : Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez spécifier le préfixe.
   • Fichiers dont le nom contient un suffixe spécifique : Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez spécifier le suffixe. L’extension de fichier est incluse ici.
     Exemple : Le nom du fichier est 1234-échantillon et il s’agit d’une technologie de l’information (CSV). Vous souhaitez tous les fichiers qui se terminent par -échantillon et qui sont des CSV. Votre suffixe serait -échantillon.csv
   • Fichiers dont le nom contient un texte spécifique : Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez spécifier la phrase que les noms doivent contenir. Cette expression peut être n’importe où dans le nom du fichier.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Le fichier traité sera stocké sur Qualtrics et pourra être consulté lors de la gestion des automatisations passées. Cliquez sur Continuer.
   

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Étape 5 : Cartographie des champs de données

C’est ici que vous décidez quels champs seront importés dans Qualtrics à partir de vos fichiers et comment ils seront formatés.

1. Cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple. Cela téléchargera un fichier CSV sur votre ordinateur qui fournit un exemple de fichier modèle correct. Vous pouvez également utiliser votre propre fichier modèle, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV valide. Tous les fichiers importés par cette automatisation devront correspondre aux en-têtes des colonnes de l’exemple.
   
2. Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et téléchargez votre fichier d’exemple.
   Astuce: les fichiers d’exemple ne peuvent pas dépasser 100 Mo pour chaque automatisation.
3. Choisissez un délimiteur.
   
4. Cliquez sur Continuer.
5. Des suggestions d’en-têtes de colonnes pour les correspondances de champs Qualtrics seront fournies ; cependant, vous pouvez renommer n’importe quel champ ou faire correspondre une colonne à un champ Métadonnées existant en modifiant les menus déroulants de la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne d’après un champ de données Métadonnées, vous devez généralement respecter la distinction entre les majuscules et les minuscules.
   
6. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de personne (Email, prénom, nom de famille), un champ d’identification unique de personne, un champ de métadonnées, ou s’il doit être exclu de l’importation.
   Astuce

   : Des suggestions de correspondance entre les en-têtes de colonnes et les champs Qualtrics seront fournies. Vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou faire correspondre une colonne à un champ de Métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes de la ligne Importer en tant que type de champ. Notez que si vous nommez une colonne d’après un champ de Métadonnées, vous devez respecter la casse.

   Astuce : si vous souhaitez remplacer le fichier que vous avez téléchargé, cliquez sur Télécharger un nouveau fichier d’exemple.
7. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Étape 6 : Envoi des Rapports d’exécution et activation de l’automatisation

Les dernières étapes d’une automatisation de l’importation de personnes consistent à déterminer qui reçoit un courrier électronique lorsqu’une automatisation est lancée, puis à activer l’automatisation. Cela englobe les parties de l’automatisation relatives à l’exécution du résumé des destinataires et à l’évaluateur.

1. Déterminez qui sera alerté par un courrier électronique lorsque l’automatisation est lancée en saisissant son adresse électronique dans la case prévue à cet effet.
2. Utilisez les signes plus ( + ) ou le bouton Ajouter un destinataire pour ajouter des destinataires supplémentaires. Utilisez le signe moins ( – ) pour supprimer des destinataires.
   
3. Si vous le souhaitez, cochez la case Ne pas envoyer de rapport par courrier électronique si aucun travail n’a été effectué. Cela empêchera l’envoi du rapport si aucun employé de votre répertoire n’a été mis à jour.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Cliquez sur Modifier suivant pour revenir à n’importe quelle section et y apporter des modifications.
   
6. Cliquez sur Activer l’automatisation pour démarrer votre automatisation, ou cliquez sur Terminer sans activer pour enregistrer l’automatisation mais ne pas la démarrer.

Modification des champs de données inclus dans l’automatisation

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier les champs inclus dans l’automatisation de l’importation de personnes. Par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que vous aviez oublié d’inclure une colonne “adresse du patient” dans vos importations de personnes, et vous souhaitez maintenant enregistrer les informations relatives à l’adresse du patient dans vos futures importations de personnes.

Le fichier d’exemple que vous téléchargez dans la section Champs d’importation de la carte détermine les champs de métadonnées qui seront téléchargés vers Qualtrics. Cela signifie que vous pouvez exclure les en-têtes de colonne pour les ignorer, ou que vous pouvez utiliser le nom exact et l’orthographe d’un champ pour l’inclure dans les importations futures.

Pour modifier les champs inclus dans une importation :

1. Accédez à l’automatisation souhaitée et cliquez sur la liste déroulante.
   
2. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
3. Cliquez sur ” Modifier” à côté de l’endroit où il est indiqué ” Champs de données de la carte”.
   
4. Cliquez sur Télécharger un nouveau fichier d’exemple.
   
5. Cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple.
6. Modifiez le fichier afin qu’il comprenne les en-têtes souhaités. Assurez-vous que l’orthographe et la capitalisation sont identiques.
   Exemple : Les fichiers que vous conservez dans votre dossier source comportent un champ intitulé Adresse. Dans le fichier exemple, ajoutez un en-tête intitulé Adresse. L’utilisation d’un « a » en minuscule ne fonctionnera pas.
7. Cliquez sur Sélectionner un fichier. Téléchargez votre nouveau fichier.
8. Cliquez sur Continuer.
9. Des suggestions d’en-têtes de colonnes pour les correspondances de champs Qualtrics seront fournies ; cependant, vous pouvez renommer n’importe quel champ ou faire correspondre une colonne à un champ Métadonnées existant en modifiant les menus déroulants de la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne d’après un champ de Métadonnées existant, vous devez généralement respecter la casse.
   
10. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de personne, un identifiant unique, des métadonnées ou s’il doit être exclu de l’importation.
11. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Création d’automatisations supplémentaires

Une fois que vous avez créé des automatismes, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur Nouvelle automatisation en haut à droite.

Modifier les automatismes existants

Vous pouvez modifier la configuration de n’importe lequel de vos automatismes en cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant Modifier l’automatisation.

En cliquant sur Modifier l’automatisation, vous retournerez sur une page où vous pourrez modifier les différentes étapes de l’automatisation, telles que les serveurs référencés, les dossiers, etc.

Renommer l’automatisation

En cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant Renommer l’automatisation, vous pouvez renommer votre automatisation.

Supprimer l’automatisation

En cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant Supprimer l’automatisation, vous pouvez supprimer votre automatisation.

Manager les programmes d’automatisation et les notifications

Pour savoir quand l’automatisation a été exécutée dans le passé, vous pouvez cliquer sur son nom ou sur le menu déroulant, puis sur Afficher l’historique des exécutions.

Automatisations passées

Une fois que des automatisations ont été tentées, elles sont listées ici avec des informations sur l’heure de début et de fin, le nombre d’employés importés, la durée et le statut.

L’état peut être soit un succès, soit un échec. Les échecs sont généralement dus à des paramètres incorrects, tels que le mauvais serveur SFTP référencé, un nom d’utilisateur et un mot de passe incorrects, etc.

Vous pouvez modifier l’ordre de vos automatisations passées en utilisant le menu déroulant ” Trier par” en haut à gauche.

Fichiers traités

Lorsque vous cliquez sur une automatisation réalisée dans le passé, vous pouvez cliquer sur Voir le fichier pour voir les fichiers qui ont été importés lors de cette automatisation.

Pause/reprise de l’automatisation

Vous pouvez mettre en pause ou reprendre un automatisme en cliquant sur Run Options à l’intérieur de l’automatisme, ou en cliquant sur la liste déroulante située à côté d’un automatisme.

Pause Automation permet de mettre temporairement l’automation en pause. Vous pouvez ensuite reprendre l’automatisation quand vous le souhaitez en sélectionnant Reprendre l’automatisation.

Courses manuelles

Vous pouvez exécuter une automatisation supplémentaire en dehors de la programmation actuelle en effectuant une exécution manuelle. Vous pouvez lancer une exécution manuelle en cliquant sur Exécuter les options à l’intérieur de l’automatisation, ou en cliquant sur le menu déroulant situé à côté d’une automatisation.

Retour à Automations

Cliquez sur le X en haut à droite pour revenir à la page principale de l’onglet Automations.

FAQ