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Préparation de votre fichier de participant pour l’importation (EX)


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Astuce Qualtrics : cette première section de cette page décrit les exigences en matière de fichiers pour télécharger les participants dans les projets Engagement, Cycle de vie, Enquête Pulse et Recherche sur les employés ad hoc. Cependant, gardez à l’esprit que le reste de cette page parle également des exigences de fichiers spécifiques à la hiérarchie, qui ne s’appliquent pas à Pulse, Cycle de vie ou Ad Hoc Employee Research. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

À propos de la préparation de votre fichier de participants

Lorsque vous importez des participants dans votre projet Employee Experience, gardez à l’esprit quelques points importants. Par exemple, chaque importation nécessitera les colonnes suivantes :

  • Prénom : Prénom du salarié.
  • Nom de famille : nom de famille de l’employé.
  • E-mail : Adresse e-mail de l’employé. Ce détail est le plus important. L’e-mail peut servir de nom d’utilisateur pour chaque participant ou de moyen de se souvenir des utilisateurs qui existent déjà dans le répertoire.
    Attention : si le champ E-mail de votre fichier des participants n’est pas renseigné, un e-mail artificiel sera généré en utilisant le format UniqueID@BrandID.fake comme espace réservé pour renseigner les informations sur la personne. Étant donné que l’e-mail généré est artificiel, les distributions EX ne seront pas envoyées au participant tant que l’e-mail n’aura pas été mis à jour à une adresse valide. Ce comportement ne s’applique pas si votre organisation dispose d’une authentification unique car vous devez inclure des adresses e-mail lors du téléchargement des participants sur le serveur.
  • UniqueIdentifier : Précisez les participants par n’importe quel identifiant que votre société préfère. Vous pouvez utiliser n’importe quel identifiant numérique interne en nom d’utilisateur, pour répéter la colonne IDEmployé (mais uniquement si cela est unique au sein de l’organisation et qu’il ne sera partagé avec personne dans un autre projet).
    Astuce Qualtrics : consultez la page d’assistance Identifiants uniques pour plus de détails.
Astuce Qualtrics : si votre organisation dispose de l’authentification unique, assurez-vous de télécharger les participants dans votre répertoire avec une colonne pour Nom d’utilisateur qui correspond à l’attribut de leur nom d’utilisateur SSO avant de télécharger les participants sur le serveur dans vos projets.

Si vous créez un projet d’engagement, vous devrez vous assurer d’avoir choisi la bonne hiérarchie pour votre projet car cela affecte les métadonnées, ou les colonnes personnalisées des données des participants, que vous allez inclure dans votre fichier CSV/TSV. Par exemple, le fichier de hiérarchie parent-enfant doit inclure des colonnes pour l’ID de l’employé et l’ID du responsable, tandis que le fichier de hiérarchie basé sur le niveau doit avoir des colonnes Niveau différentes. Nous passons en revue les métadonnées que vous devez inclure pour chaque hiérarchie sur cette page.

Astuce Qualtrics : vous pouvez avoir plusieurs hiérarchies dans votre projet, mais les champs de métadonnées ne peuvent être utilisés que pour générer une seule hiérarchie. Par exemple, si j’utilise “ManagerID” pour construire ma première hiérarchie, je ne peux pas utiliser ce champ pour construire ma deuxième hiérarchie.

Si vous oubliez d’inclure les métadonnées correctes pour commencer, c’est OK ! Vous pouvez toujours mettre à jour les métadonnées de vos participants après le fait en suivant les étapes de la section liée.

Astuce Qualtrics : prêt à télécharger le fichier sur le serveur, mais pas sûr de savoir comment faire ? Une fois que vous avez configuré votre fichier de hiérarchie conformément aux instructions de cette page, accédez à notre page d’assistance Ajouter des participants.
Astuce Qualtrics : vous ne savez pas quel type de hiérarchie correspond le mieux à vos données RH ? Découvrez une comparaison de base de vos options sur la page Vue d’ensemble de base des hiérarchies.

Importer des participants pour une hiérarchie parent-enfant

Les hiérarchies parent-enfant sont le type de hiérarchie le plus couramment utilisé. Il s’agit de la meilleure option si vos données RH sont formatées de sorte que vous disposez d’une liste d’ID de salariés et que les responsables de chaque salarié sont subordonnés jusqu’à.

Cliquez ici pour accéder au modèle de fichier de hiérarchie parent-enfant.

Métadonnées requises

Vous devez inclure deux colonnes de métadonnées pour créer une hiérarchie parent-enfant :

  • ID salarié : il s’agit de l’identification du salarié du participant. Il est préférable d’utiliser les identifiants attribués en interne par le service du personnel de votre entreprise, plutôt que d’essayer de constituer de nouveaux identifiants générés de manière aléatoire.
  • ManagerID : il s’agit de l’identification du responsable du participant.

Exemple : dans l’image ci-dessous, EmployeeID de John Doe est égal à 1, sa colonne EmployeeID indique donc 1. Jill Davis, Sammy External et Joseph Miller dépendent directement de John Doe, de sorte que leurs colonnes ManagerID indiquent 1.

CSV. La colonne IDEmployé de Jean Dupont indique 1. Les colonnes Jill Davis, Sammy External et Joseph Miller ManagerID indiquent également 1

Astuce Qualtrics : d’un point de vue technique, vous pouvez nommer l’IDEmployé et le ManagerID comme vous le souhaitez. Par exemple, si votre organisation préfère le terme “matricule du salarié” ou possède un terme spécial tel que “QID”, n’hésitez pas à donner ces noms à vos colonnes. Ce qui est important, c’est que vous incluiez ces concepts et que vous les saisissiez dans les champs appropriés lorsque vous générez votre hiérarchie parent-enfant.

Lors de l’ajout d’ID d’employé et de responsable, gardez à l’esprit certains éléments importants :

  • La colonne Identifiant unique de vos données peut être utilisée pour votre champ ID Collaborateur lors de la génération d’une hiérarchie parent-enfant. Voici comment se présenterait l’exemple précédent dans cette situation :
    Même fichier que précédemment, mais la colonne ID salarié est désormais appelée identifiant unique.
  • Chaque participant doit également avoir un ID de collaborateur unique. Plusieurs participants ne peuvent pas partager le même ID. Il peut être identique à l’identifiant unique.
  • Chaque participant doit avoir un responsable. La seule exception concerne les membres les plus élevés de l’entreprise que vous incluez dans votre hiérarchie (par exemple, les PDG). Laissez la colonne Responsable vide pour indiquer que cette personne ne dépend de personne.
  • Les colonnes ID Collaborateur et ID manager d’un collaborateur individuel ne doivent jamais être identiques. Les employés ne se rendent pas compte à eux-mêmes !
  • Chaque ID de manager doit renvoyer à un employé. Tout participant ayant un ID de responsable qui ne correspond pas à un ID de collaborateur existant sera affecté à un responsable inconnu. Notez qu’une fois qu’une personne est affectée à un responsable inconnu, les membres de la hiérarchie en dessous de cette personne seront également rompus. Pour résoudre ce problème, vous devez corriger manuellement les données et regénérer la hiérarchie.
  • Faites attention à la logique circulaire. Si John Doe est sous la responsabilité de Jane Smith et que Jane Smith est sous la responsabilité de Joseph Miller, Joseph Miller ne peut pas le signaler à John Doe. Vous ne pouvez pas gérer le responsable de votre responsable.

Métadonnées facultatives

Vous pouvez ajouter des métadonnées supplémentaires lorsque vous téléchargez votre liste de participants. Il est possible d’inclure tous les éléments, depuis l’anniversaire de chaque salarié jusqu’aux locaux de son bureau. Cependant, il existe deux métadonnées facultatives qui peuvent vous aider à mettre en forme votre hiérarchie parent-enfant.

  • ID entité organisationnelle : les ID d’entité organisationnelle vous aident à identifier la même équipe au fil du temps, même si le nom de l’équipe change. Il sert le même objectif qu’un matricule unique, mais pour une entité au lieu d’un salarié. L’ajout d’un ID d’entité organisationnelle stable signifie que vous n’avez pas besoin de mapper manuellement les données de hiérarchie ; le système reconnaît l’ID et le mappe de manière appropriée.
    Astuce Qualtrics : avez-vous des équipes différentes avec le même nom ? Ou disposez-vous d’ensembles d’équipes et de responsables distincts qui dépendent d’une même division ? Vous pouvez réutiliser la même description de l’entité organisationnelle en définissant des zones d’ID d’entité organisationnelle distinctes. Par exemple, un directeur commercial peut diriger une équipe appelée Ventes avec un ID d’entité organisationnelle 001 et un autre responsable peut diriger une équipe appelée Ventes avec un ID d’entité organisationnelle de 002.

    Les ID d’entité organisationnelle sont également utiles si un manager dépasse plusieurs équipes. Cela signifie que si mon responsable est John Doe, mais que John Doe est le manager de l’équipe A et de l’équipe B, je peux indiquer à quelle équipe j’appartiens dans la zone ID d’unité.

  • Description de l’entité organisationnelle : lors de la création de votre hiérarchie, les unités seront automatiquement nommées pour un responsable. L’option Description de l’entité organisationnelle vous permet de nommer vos entités en fonction des noms ou des descriptions des entités.

La description de l’entité organisationnelle est essentiellement le nom fourni pour l’ID d’entité organisationnelle fourni et apparaîtra comme étiquette de l’entité dans les tableaux de bord lors du filtrage ou du découpage par unité. Les colonnes ne doivent pas nécessairement contenir les mêmes valeurs exactes, mais si ID est numérique, Description est descriptif. Par exemple, la description de l’unité organisationnelle de l’ID org. 2 peut être Division européenne.

Exemple : Sur l’image ci-dessous, John Doe gère deux équipes différentes : la Division européenne et Lead Investigation. La colonne Description de l’entité organisationnelle indique à laquelle de ces équipes appartiennent ses 3 subordonnés directs. On voit que Jill Davis et Joseph Miller sont en division européenne, mais Sammy External est dans Lead Investigation.

Un fichier CSV dans lequel les subordonnés directs de John Doe ont différents éléments écrits dans leur Description de lentité organisationnelle pour indiquer quils font partie de différentes équipes du même responsable.

Astuce Qualtrics : techniquement, vous pouvez nommer la zone d’ID d’entité organisationnelle et la description de l’entité organisationnelle comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez nommer vos colonnes Nom de l’unité, Équipe ou Service au lieu de Description de l’entité organisationnelle. Ce qui est important, c’est que vous incluiez ces concepts et que vous les saisissiez dans les champs appropriés lorsque vous générez votre hiérarchie parent-enfant.

Importation de participants pour une hiérarchie basée sur les niveaux

Les hiérarchies basées sur les niveaux sont une bonne option si vos données du personnel incluent chaque niveau vers lequel le salarié dépend, du haut de la hiérarchie jusqu’à l’emplacement du salarié. Avec les hiérarchies basées sur les niveaux, vous n’avez pas nécessairement besoin de savoir qui est le responsable du salarié ; il vous suffit de connaître la chaîne de commande pour chaque salarié que vous incluez dans le projet. Ce format de données est souvent plus courant avec les sociétés qui organisent les données des employés selon des niveaux, des sites ou des découpages fonctionnels distincts.

Cliquez ici pour accéder au modèle de fichier de hiérarchie basée sur les niveaux.

Exemple : les hiérarchies peuvent gérer les données que chaque participant peut voir sur un tableau de bord. Supposons que vous ayez des magasins dans différents endroits en concurrence pour un prix de l’entreprise et que vous souhaitiez que les participants puissent voir leurs propres tableaux de bord d’engagement, mais pas les uns et les autres. La création d’une hiérarchie basée sur l’emplacement vous permet de limiter l’emplacement des données que chaque participant voit lorsque vous créez ultérieurement un rôle de tableau de bord ou définissez les autorisations de l’utilisateur du tableau de bord.

Métadonnées requises

Vous aurez besoin d’une colonne distincte pour chaque niveau de votre organisation que vous souhaitez définir. Le dernier niveau renseigné pour un participant indique sa place dans la hiérarchie. Pour les personnes plus haut, cela signifie généralement que la première colonne Niveau est renseignée, mais pas les autres.

Exemple : supposons que votre entreprise possède des sites à travers les États-Unis. Le niveau 1 peut inclure tous les états dans lesquels se trouvent vos bureaux. Ensuite, le niveau 2 pourrait être la ville dans laquelle se trouvent ces bureaux. Cela signifie qu’un participant à un bureau de Dallas, au Texas, aurait un niveau 1 du Texas et un niveau 2 de Dallas. Un autre participant avec un niveau 1 du Texas peut avoir un niveau 2 de Houston.
CSV avec les participants dont le niveau 1 est au Texas. Certains ont un niveau 2 de Dallas, dautres un niveau 2 de Houston.

Métadonnées du responsable

Si vous souhaitez affecter des responsables à des unités dans vos hiérarchies basées sur les niveaux, il existe deux façons de le faire.

  • Responsable : cette colonne indique si le participant est un responsable. Le participant sera désigné comme responsable du niveau le plus bas indiqué. La plupart des utilisateurs utilisent « oui » pour indiquer un responsable, mais vous pouvez également utiliser « 1 », « responsable » ou tout format que vous souhaitez, tant que vous avez une valeur dans la colonne qui indique que le participant est un responsable.
    Exemple : dans l’image ci-dessous, le niveau le plus bas défini pour Sammy Stanage est le niveau 1, où il occupe un rôle Customer Success. Le « oui » dans sa colonne Responsable indique qu’il est responsable de l’ensemble de Customer Success. Dans le même temps, le dernier niveau défini par Jeff Brown est l’expérience employé au sein de l’ingénierie. Cela signifie qu’au sein de l’ingénierie, il est responsable du niveau Employee Experience.
    Un fichier CSV dans lequel Jeff Brown a rempli ses niveaux 1 et 2, alors que le niveau 2 de Sammy External est vide.
  • Niveau responsable : le niveau responsable est un moyen d’identifier les responsables en indiquant le niveau spécifique qu’ils gèrent. Dans l’exemple précédent, la même valeur (“oui”) indique si un participant est un gestionnaire ou non ; pour le niveau de gestionnaire, cependant, il existe des valeurs distinctes pour chaque niveau.
    Exemple : dans l’image ci-dessous, le niveau de manager de Jeff Brown est 2 pour indiquer qu’il est responsable de son poste de niveau 2 dans Employee Experience, et non de son poste de niveau 1 dans l’ingénierie.
    Un fichier CSV dans lequel le niveau 2 de Jeff Brown a une valeur et le niveau de son gestionnaire est défini sur 2.

Métadonnées facultatives

ID entité organisationnelle : les ID d’entité organisationnelle vous aident à identifier la même équipe au fil du temps, même si le nom de l’équipe change. L’inclusion d’un ID d’entité organisationnelle stable signifie que vous n’avez pas besoin de mapper manuellement les données de hiérarchie ; le système reconnaît l’ID et le mappe de manière appropriée. Il sert le même objectif qu’un matricule unique, mais pour une entité au lieu d’un salarié. Vous devez inclure autant d’ID d’entité organisationnelle que de niveaux, afin de pouvoir fournir un ID pour chaque niveau.

Exemple : les entités du niveau 1 correspondent à la colonne ID entité organisationnelle 1. Finance est l’unité 101, l’ingénierie est 123, etc. Si nous téléchargions une hiérarchie l’année prochaine et que nous renommions Finance en The Penny Patrol, nous lui donnerons le même ID, 101, afin que nous n’ayons pas à mapper manuellement les données de hiérarchie afin de générer des rapports sur les données de plusieurs années d’engagement dans notre tableau de bord.
Le niveau 1 et lID dentité organisationnelle 1 sont mis en surbrillance.
Dans la capture d’écran ci-dessous, les entités du niveau 2 correspondent à la colonne ID entité organisationnelle 2. L’équipe d’ingénierie Employee Experience est l’unité 201 et l’équipe d’ingénierie Customer Experience 224.
Les colonnes Niveau 2 et ID entité organisationnelle 2 sont mises en surbrillance.
Astuce Qualtrics : techniquement, vous pouvez donner à ces colonnes de métadonnées les noms que vous souhaitez. Par exemple, si votre hiérarchie doit être basée sur le lieu, vous pouvez avoir des colonnes nommées Pays, État/Région et Ville au lieu de Niveau 1, Niveau 2 et Niveau 3. Ce qui est important, c’est que vous incluiez ces concepts et que vous les saisissiez dans les zones appropriées lorsque vous générez votre hiérarchie basée sur les niveaux.

Importation de participants pour une hiérarchie de squelettes

Les hiérarchies de squelettes sont utilisées lorsque vous connaissez l’identité de vos responsables, mais pas leurs subordonnés directs. Au lieu d’organiser une hiérarchie autour d’une liste de subordonnés directs et de la chaîne de commande au-dessus d’eux, vous créez une liste de responsables et d’unités auxquelles ils sont rattachés.

Voici un exemple de hiérarchie de squelettes pour vous aider à démarrer. Créez un fichier CSV/TSV et créez une ligne avec chaque gestionnaire associé. Vous devez au moins disposer d’informations sur le responsable pour créer une hiérarchie Skeleton.

Pour chaque responsable, ajoutez une colonne pour le prénom, le nom, l’e-mail, du responsable et les métadonnées supplémentaires que vous souhaitez inclure. Vous devez ensuite ajouter les métadonnées suivantes :

  • ID entité organisationnelle : ID de l’entité gérée par le salarié.
  • ID d’entité parent : ID de l’entité directement au-dessus de cette unité. Il s’agit de l’unité à laquelle le salarié est rattaché.
  • Description de l’organisation : ces métadonnées sont facultatives. Elle vous permet de créer un nom pour l’unité gérée par le salarié. Il peut s’agir du nom de l’équipe, ou même du nom du manager.

Exemple : dans l’exemple ci-dessous, le service informatique est un service plus important sous lequel l’ingénierie est imbriquée. Jean Dupont est le responsable informatique, sa colonne ID entité organisationnelle indique donc 1 pour indiquer que l’ID d’unité IT est 1. Geoff Brown et Jill Davis sont les responsables de l’ingénierie, ils ont donc tous deux un ID d’organisation parent de 1 pour indiquer que le service informatique est l’unité parente de l’ingénierie.

Un fichier CSV où la colonne ID dentité organisationnelle de Jean Dupont indique 1. Geoff Brown et Jill Davis ont un ID dorganisation parent de 1.

Astuce Qualtrics : votre fichier de participants est-il déjà importé ? Rendez-vous sur la page d’assistance Génération d’une hiérarchie parent-enfant pour obtenir des instructions supplémentaires sur la génération de la hiérarchie.

Répondants vs. Non-répondants

Un répondant est un participant qui peut répondre à votre enquête. Un non-répondant est un participant qui ne peut pas accéder à l’enquête. Il peut être utile de désigner certains participants comme non-répondants si vous souhaitez qu’ils puissent afficher les résultats du tableau de bord ou valider des hiérarchies d’organisation, mais que vous ne voulez pas qu’ils remplissent une enquête.

Astuce Qualtrics : seuls les répondants sont comptabilisés dans les widgets de résumé de la participation et de taux de réponse.

Vous pouvez déterminer si le participant que vous ajoutez est un répondant au projet en incluant un en-tête appelé Répondant, puis en utilisant l’une des valeurs suivantes :

  • 0 – Non-répondant
  • 1 – Répondant

Si vous n’incluez pas la colonne Répondant dans votre fichier, tous vos participants seront définis comme répondants par défaut.

Astuce Qualtrics : vous pouvez trouver les répondants de votre projet à l’aide de la recherche dans la section Participants.
Astuce Qualtrics : vous pouvez indiquer si un participant individuel est un répondant dans la fenêtre d’informations sur le participant.

Caractères maximum et pris en charge

Avertissement : tous les champs de métadonnées reconnaissaient auparavant l’espacement dans les noms de champs. Pour une grande majorité d’utilisateurs, les noms de champs de métadonnées ignorent désormais les espaces, ce qui signifie que « ID du gestionnaire » et « IDGestionnaire » sont traités comme le même champ lors de l’importation d’un fichier de participants.
Avertissement : ne nommez aucun de vos champs de métadonnées du même nom qu’un champ de données intégrées réservé. Ces champs ne sont pas sensibles à la casse.

Nombre maximal de caractères pour chaque champ

  • Prénom : 50 caractères pour chaque prénom.
  • Nom : 50 caractères pour chaque nom de famille.
  • E-mail : 100 caractères pour chaque e-mail.
  • UniqueIdentifier : 100 caractères pour chaque identifiant unique.
  • Toutes les autres métadonnées : les noms de métadonnées sont limités à 90 caractères chacun, tandis que les valeurs sont limitées à 1 000 caractères chacune.

Caractères non pris en charge

Les caractères suivants ne peuvent être utilisés dans aucun de vos noms ou valeurs de métadonnées :

|
 &
 ;
 $
 %
< >
 ( de 
 { }
 *
 +
,, 
 `

Vous pouvez utiliser une barre oblique (/ ) dans les valeurs des zones telles que les dates, mais vous ne pouvez pas l’utiliser dans le nom de zone de métadonnées.

FAQ

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