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À propos de la section des participants

Vous pouvez gérer les personnes qui participent à votre enquête sur l’Employee Experience en accédant à la section Participants de l’onglet Participants. Outre l’accès à un certain nombre d’outils, vous pouvez rechercher et modifier des participants dans cette section.

Recherche avancée

Vous pouvez rechercher un participant en tapant son nom ou son adresse électronique dans la barre de recherche, ou utiliser la fonction de recherche avancée.

1. Accédez à l’onglet Participants.
   
2. Sélectionnez la section Participants.
3. Cliquez sur Recherche avancée.
4. Choisissez parmi une liste de critères pour filtrer.
   
5. Remplissez les champs restants.
6. Cliquez sur les points et sélectionnez Insérer une condition ci-dessous si vous souhaitez ajouter d’autres critères à votre recherche, ou Supprimer pour retirer des critères.

Une fois que vous avez trouvé les participants qui vous intéressent, cliquez sur leur nom pour ouvrir la fenêtre d’information sur les participants. Vous pouvez y gérer leurs métadonnées, leurs autorisations et d’autres actions.

Critères de recherche

Les critères disponibles sont les suivants :

• Nom ou courriel, prénom, nom de famille et courriel : Effectuer une recherche à partir du nom ou de l’adresse électronique d’un participant.
• Statut du projet : Filtrez les participants selon qu’ils ont terminé l’enquête ou non.
• Répondant : Rechercher les participants selon qu’ils sont ou non répondants. Un répondant est un participant censé répondre à l’enquête ; tous les participants sont des répondants par défaut. Lorsque vous téléchargez vos participants, vous pouvez inclure une colonne intitulée Participant et spécifier un 0 pour les participants que vous ne souhaitez pas voir répondre à l’enquête, mais qui pourraient tout de même être en charge des tableaux de bord ou de la validation de la hiérarchie de l’organisation.
  Attention : Si vous téléchargez des participants avec un 0 dans la colonne “Participant”, ils seront considérés comme non-répondants.
• Métadonnées: Recherche par champs de métadonnées que vous avez téléchargés avec vos participants.
• Hiérarchie d’organisation Métadonnées : Recherche à l’aide des métadonnées spécifiquement utilisées pour construire la hiérarchie. Par exemple, l’identifiant unique et l’identifiant du manager, ou les niveaux.
• Niveaux hiérarchiques d’organisation: Recherche par les unités de votre hiérarchie d’organisation dans un projet d’Engagement.
• Rôle: Recherche par rôle.

Options de la liste déroulante des participants

Un menu déroulant se trouve à l’extrême droite de chaque participant. Lorsque vous cliquez sur ce menu déroulant, les options suivantes vous sont proposées :

• Connexion au tableau de bord : Connexion par procuration au tableau de bord du participant. Si le participant n’est pas configuré en tant qu’utilisateur du tableau de bord (ce que vous pouvez apprendre sur notre page Rôles ), il n’y aura rien à quoi se connecter.
• Supprimer le participant : Retirer ce participant du projet.
  Attention : Le retrait du participant du projet supprime toutes les réponses qu’il a fournies. Si vous voulez que le participant refasse sa réponse, envoyez-lui un lien Resoumettre l’enquête au lieu de le supprimer et de le réinsérer.
• Mettez à jour les réponses avec les métadonnées actuelles : Si vous avez récemment apporté des modifications aux métadonnées, assurez-vous que les réponses que vous avez collectées sont mises à jour pour refléter ces changements de métadonnées. Cette option n’apparaît pas si le participant n’a pas encore répondu.
• Manager l’utilisateur : Ouvrir la fenêtre d’information sur le participant.

Actions en bloc

Outre les fonctions décrites ci-dessus, il existe des actions de masse que vous pouvez effectuer sur plusieurs participants à la fois.

Une fois que vous avez sélectionné les participants, cliquez sur Actions en bloc pour afficher les options suivantes :

• Supprimer les participants sélectionnés : Supprime tous les participants sélectionnés du projet. Voir Suppression de participants pour connaître toutes les façons de supprimer des participants d’un projet.
  Attention : Le retrait des participants du projet supprime toutes les réponses qu’ils ont fournies. Si vous souhaitez que les participants révisent leurs réponses, envoyez-leur un lien Resoumettre l’enquête au lieu de les supprimer et de les réintroduire.
• Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles : Si vous avez mis à jour les métadonnées de vos participants dans la fenêtre d’information sur les participants, cette option permet de refléter ce changement dans votre tableau de bord.
  Astuce : Les projets de type “Pulses” et “Lifecycle” ne disposent pas de cette option. Voir les types de projets relatifs à l’expérience employé.
• Exporter les participants sélectionnés : Exporter un CSV contenant le prénom, le nom, l’identifiant unique et les métadonnées pour les participants sélectionnés uniquement. Voir la section suivante pour plus de détails sur les différentes options d’exportation.

Un clic sur la case la plus en haut à gauche permet de sélectionner tous les participants d’une page.

Exportation de participants

Vous pouvez télécharger les participants au projet dans un fichier CSV, avec des colonnes de métadonnées. Ce fichier peut servir d’échantillon que vous pouvez réimporter lorsque vous souhaitez mettre à jour vos métadonnées, ou si vous souhaitez réaliser une enquête avec exactement les mêmes participants l’année suivante.

Ce fichier est accompagné d’une colonne personnalisée intitulée ” Statut” qui indique si un participant a répondu ou si vous attendez toujours qu’il réponde.

Exporter tous les participants

Assurez-vous qu’aucun participant n’est sélectionné. Cliquez ensuite sur Actions en bloc et choisissez Liste d’exportation.

Exporter les participants sélectionnés

Sélectionnez les participants que vous souhaitez exporter, sélectionnez Actions en bloc, puis choisissez Exporter les participants sélectionnés.

Exporter une liste filtrée des participants

Au lieu d’exporter tous les participants à votre projet en une seule fois, vous pouvez limiter le nombre de personnes à inclure dans l’exportation en fonction des métadonnées. Cela vous permet d’effectuer une recherche rapide dans votre liste de participants. L’exportation comprend les champs d’information de base et toutes les métadonnées des participants.

1. Assurez-vous qu’aucun participant n’est sélectionné.
   
2. Voir les actions de Bullk.
3. Sélectionnez Exporter les participants filtrés.
4. Sélectionnez les métadonnées par lesquelles vous souhaitez filtrer votre exportation.
   
5. Sélectionnez les valeurs que vous souhaitez inclure. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs.
6. Cliquez sur les points pour insérer une autre condition en dessous ou supprimer la condition que vous avez ajoutée.
7. Cliquez sur Exporter.

Réimportation de listes de participants exportées

Vous pouvez importer des listes de participants qui ont été exportées, ce qui permet de mettre à jour rapidement et facilement de nombreux participants. Lors de la réimportation d’une liste de participants exportée, veillez à supprimer les colonnes énumérées ci-dessous. Ces colonnes représentent des champs internes de Qualtrics. Si ces colonnes sont incluses dans l’importation d’un participant, ces champs seront enregistrés en tant que métadonnées du participant. En général, ces champs ne sont pas utiles pour l’établissement de rapports. Nous vous recommandons donc de supprimer ces colonnes de votre importation. Les colonnes à supprimer sont les suivantes

• Statut: Indique si le participant a répondu à l’enquête.
• Type d’utilisateur: Indique le type d’utilisateur de l’utilisateur.
• Dernière connexion: Indique la date de la dernière connexion de l’utilisateur à Qualtrics

En plus de ces champs, votre fichier d’exportation contiendra le champ Répondant . Elle permet de déterminer si les participants sont tenus de participer à l’enquête. Vous pouvez modifier la valeur d’un participant en changeant sa valeur dans votre fichier de participants. Les participants dont la valeur est VRAIE sont marqués comme répondants, tandis que les participants dont la valeur est FAUSSE ne le sont pas.

Mise à jour des identifiants uniques

Si aucun participant n’est sélectionné et que vous cliquez surActions en bloc, vous verrez une option appelée Mise à jour des identifiants uniques. Cette option vous permet de mettre à jour les identifiants uniques de tous les participants à votre projet.

Pour plus de détails, voir Mise à jour des identifiants uniques de plusieurs employés.

Ajustement des colonnes

Utilisez le menu déroulant de l’en-tête pour afficher ou masquer des colonnes, telles que le nom, l’adresse électronique, le statut et le fait qu’une personne soit ou non un répondant.

Bannière de mise à jour des réponses

Parfois, une bannière apparaît en haut de l’onglet Participants et indique : “Les réponses sont en cours d’actualisation. Certaines fonctions ne seront pas disponibles tant que cette étape n’aura pas été franchie” Ce message vous informe que vous ne pourrez temporairement pas effectuer certaines modifications, car le système travaille sur les mises à jour que vous venez de demander et ne veut pas que vous fassiez des modifications contradictoires. Les modifications susceptibles de faire apparaître cette bannière sont notamment les modifications apportées aux participants ou aux hiérarchies auxquelles ils appartiennent.

En cliquant sur Afficher la progression, vous verrez combien de temps il vous reste avant que les mises à jour ne soient terminées et que vous puissiez à nouveau utiliser toutes les fonctionnalités d’édition des participants.