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Automatisation de l’importation des participants

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À propos de l’automatisation de l’importation des participants

Avec les projets Cycle de vie des employés et Pulse, vous pouvez ajouter automatiquement des participants ou des utilisateurs du tableau de bord au projet à partir du répertoire général des employés selon un calendrier. Cela est utile lorsque vous exécutez un programme en cours. Par exemple, lors de l’intégration, vous pouvez charger de nouveaux salariés dans le répertoire et vous attendre à ce qu’ils soient chargés immédiatement dans votre projet de cycle de vie d’intégration.

Ajouter automatiquement des participants dans un calendrier

Astuce Qualtrics : cette section décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets Cycle de vie et Pulse, mais pas les projets Engagement ou Recherche ad hoc sur les employés. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

Cette option vous permet d’ajouter automatiquement des participants du répertoire général des employés à votre projet selon un calendrier choisi. Limitez les participants ajoutés à votre projet par métadonnées.

Exemple : vous souhaitez interroger les employés lorsqu’ils quittent l’entreprise pour leur demander leur expérience. Tant qu’il existe des métadonnées telles que la Date de fin jointe à chaque employé dans le répertoire, vous pouvez filtrer votre automatisation des participants pour inclure uniquement les employés avec des dates de fin à venir.
  1. Accédez à l’onglet Participants.
    Onglet Participants du projet Cycle de vie et options qui saffichent sous la liste déroulante Ajouter des participants
  2. Cliquez sur Ajouter des participants.
  3. Sélectionnez Automatiquement dans un calendrier (participants).
  4. Si vous souhaitez que l’automatisation soit activée dès que vous sauvegardez vos modifications à la fin, sélectionnez Activé. Si vous ne voulez pas que votre automatisation démarre encore, sélectionnez Désactivé.
    fenêtre de création de lautomatisation
  5. Sélectionnez les jours récurrents de la semaine que vous souhaitez que cette automatisation s’exécute.
  6. Sélectionnez l’heure à laquelle vous souhaitez que l’automatisation s’exécute.
  7. Indiquez le fuseau horaire.
  8. Utilisez la liste déroulante pour définir les conditions dans lesquelles les participants sont ajoutés au projet. Vous allez d’abord sélectionner les métadonnées des participants, puis définir la ou les valeurs que ces métadonnées doivent ou non avoir pour inclure les participants.
    Astuce Qualtrics : vous devez ajouter au moins une condition.
    Astuce Qualtrics : voir la section Définir les conditions d’automatisation des participants ci-dessous pour plus d’informations.
  9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Ajout automatique d’utilisateurs au tableau de bord dans une planification

Astuce Qualtrics : cette section décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets de cycle de vie, mais pas les projets Engagement, Recherche ad hoc sur les employés ou Pulse. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

Cette option vous permet d’ajouter des utilisateurs du tableau de bord du répertoire général des employés à votre projet selon un calendrier choisi. Les utilisateurs des tableaux de bord ne participent pas à l’enquête sur le cycle de vie. Au lieu de cela, ils accèdent uniquement aux résultats dans le tableau de bord.

L’automatisation des utilisateurs du tableau de bord est particulièrement utile lorsqu’elle est associée à l’affectation automatique de rôles. L’utilisation des deux fonctionnalités à la fois vous permet d’accorder automatiquement des autorisations à vos tableaux de bord de cycle de vie en fonction des modifications apportées à votre organisation.

Exemple : tous les partenaires ressources humaines (HRBP) de votre organisation voient les tableaux de bord d’intégration. Vous pouvez configurer l’automatisation des participants au tableau de bord pour extraire les HRBP de votre répertoire d’employés en fonction d’un champ de métadonnées, tel que Rôle = HRBP.  Vous pouvez ensuite configurer une affectation de rôle automatique pour transférer tous les partenaires RH dans un rôle de tableau de bord, en fonction du rôle = HRBP.  Lorsque de nouveaux HRBP arrivent dans votre organisation, ils sont automatiquement intégrés au projet de cycle de vie et reçoivent un rôle de tableau de bord qui leur donne accès au tableau de bord d’intégration.
  1. Accédez à l’onglet Participants du cycle de vie des employés.
    Onglet Participants du projet Cycle de vie et options qui saffichent sous la liste déroulante Ajouter des participants
  2. Cliquez sur Ajouter des participants.
  3. Sélectionnez Automatiquement selon une planification (utilisateurs du tableau de bord).
  4. Si vous souhaitez que l’automatisation soit activée dès que vous sauvegardez vos modifications à la fin, sélectionnez Activé. Si vous ne voulez pas que votre automatisation démarre encore, sélectionnez Désactivé.
    fenêtre de création de lautomatisation
  5. Sélectionnez les jours récurrents de la semaine que vous souhaitez que cette automatisation s’exécute.
  6. Sélectionnez l’heure à laquelle vous souhaitez que l’automatisation s’exécute.
  7. Indiquez le fuseau horaire.
  8. Utilisez la liste déroulante pour définir les conditions dans lesquelles les participants sont ajoutés au projet. Vous allez d’abord sélectionner les métadonnées des participants, puis définir la ou les valeurs que ces métadonnées doivent ou non avoir pour inclure les participants.
    Astuce Qualtrics : vous devez ajouter au moins une condition.
    Astuce Qualtrics : voir la section Définir les conditions d’automatisation des participants ci-dessous pour plus d’informations.
  9. Décidez si vous voulez sélectionner Mettre à jour les métadonnées pour tous les non-répondants de la planification que vous avez sélectionnée, même s’ils ne remplissent pas ces conditions. En cochant cette case, l’automatisation extraira automatiquement les dernières métadonnées du répertoire global et mettra à jour toutes les métadonnées des participants non répondants, qu’elles répondent ou non aux critères.
    Astuce Qualtrics : cela s’applique à la fois aux participants qui ont été importés précédemment et à ceux qui ont été ajoutés manuellement en tant que participants non répondants.
  10. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
Astuce Qualtrics : si un participant est marqué comme répondant et qu’il répond aux critères d’automatisation de l’importation des utilisateurs du tableau de bord, il ne sera pas remplacé par un répondant qui n’est pas répondant. Une fois qu’un participant est désigné comme répondant, il reste ainsi, sauf s’il a été modifié manuellement pour devenir un non-répondant. Notez que le fait de mettre à jour un participant d’un répondant à un non-répondant aura un impact sur les nombres reflétés dans le taux de réponse dans le tableau de bord.

Définir les conditions d’importation des participants

Dans la section précédente, vous définissez les conditions dans lesquelles les participants sont ajoutés au projet à partir du répertoire. Selon le type de zone des métadonnées que vous utilisez dans vos conditions, vous pouvez définir des conditions basées sur différents opérateurs.

Vous pouvez ajouter plusieurs participants à la condition que doivent remplir en cliquant sur le signe plus (+ ) en regard d’une condition. Cliquez sur le signe moins ( – ) en regard d’une condition pour le supprimer. Ces conditions sont évaluées cumulativement, ce qui signifie qu’elles sont toujours reliées par un « et » implicite. (Par exemple, la condition 1 ET condition 2 doit être remplie pour qu’un membre du répertoire soit téléchargé dans la liste des participants.) Vous pouvez avoir jusqu’à 20 conditions pour une automatisation de participant.

Zones de date

Pour les champs de date, vous pouvez choisir d’importer les personnes dont la valeur des métadonnées de date est supérieure à, inférieure à ou exactement X jours avant ou après la date du jour. Pour importer des participants dans un intervalle de temps spécifique, vous devez utiliser deux ensembles de conditions pour “prendre en compte” la période que vous souhaitez importer. Nous allons vous guider tout au long de la configuration de ces conditions.

  1. Saisissez le nom de la zone de métadonnées et sélectionnez le format de zone. Assurez-vous que le format est la date.
    Image montrant lordre des éléments à sélectionner pour configurer limportation
  2. Sélectionnez le format de date. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
    • MM/JJ/AAAA
    • MM-JJ-AAAA
    • JJ/MM/AAAA
    • JJ-MM-AAAA
    • AAAA-MM-JJ
    • AAAA/MM/JJ
  3. Indiquez si la date doit être supérieure à, inférieure à ou exactement le nombre de jours indiqué.
  4. Saisissez la première limite de votre condition.
  5. Indiquez si la condition est liée au nombre de jours après la date du jour ou à des jours avant la date du jour.
  6. Cliquez sur les trois points, puis sur Insérer une condition ci-dessous pour ajouter une autre condition.
  7. Sélectionnez le même champ et le même format de champ que pour votre première condition.
    Image montrant lordre des étapes pour la deuxième condition
  8. Sélectionnez la condition inverse de celle que vous avez sélectionnée à l’étape 3.
    Exemple : comme nous avons utilisé Plus de dans notre première condition, nous utiliserons Inférieur à pour la deuxième condition.
  9. Saisissez la deuxième limite de votre condition.
  10. Indiquez si la condition est liée au nombre de jours après la date du jour ou à des jours avant la date du jour.

Exemple : supposons que vous souhaitiez importer tous les participants de votre répertoire d’employés qui ont commencé à travailler dans votre société au cours des deux dernières semaines (les 0 à 14 derniers jours). Pour votre automatisation, vous aurez deux conditions. La première condition est d’importer tous les participants dont la date de début est antérieure de moins de 14 jours à la date du jour. Cela capturera les employés qui ont commencé il y a 14 jours ou plus tôt. La seconde consiste à importer tous les participants dont la date de début est antérieure à 1 jour après la date du jour. Cela capturera les employés qui ont commencé aujourd’hui ou plus tôt. Ces deux conditions créent les limites supérieure et inférieure de nos conditions d’importation, ce qui signifie que seuls les employés dont la date de début est comprise dans les deux dernières semaines seront importés.

Zones numériques

Sélectionnez des valeurs dont le critère est Supérieur à ou Inférieur à.

Zones de texte

Sélectionnez les valeurs correspondant aux critères Égal à, Différent de, Dans et Pas dans.

“Égal à” inclut uniquement les participants avec une correspondance de valeur exacte. “Pas égal à” exclura tout ce qui a ce texte exact.

Exemple : vous souhaitez inclure uniquement les salariés dont le “Service” est égal à “Ingénierie”. Seuls les employés dont le service est égal à Ingénierie seront inclus. Non seulement les ventes et le marketing seraient exclus, mais si vous avez un service distinct nommé “Ingénierie des ventes”, qui serait également exclu, car il ne s’agit pas d’une correspondance exacte.
Astuce Qualtrics : si Différent de est utilisé comme critère, les participants qui n’ont pas de valeur pour le champ spécifié seront inclus. Par exemple, si les critères sont définis pour importer les participants en fonction du champ de métadonnées “Gestionnaire” n’est pas égal à “Oui”, les participants sans valeur pour le champ de métadonnées “Gestionnaire” ainsi que les participants pour lesquels “Responsable” n’est pas égal à “Oui” seront importés.

“Dans” et “Pas dans” peuvent être utiles lorsque vous souhaitez inclure plusieurs valeurs de métadonnées dans vos critères. Assurez-vous que ces valeurs sont séparées par des virgules, sans qu’aucune conjonction comme “et” ne les relie.

Exemple : disons que vous définissez des critères pour qu’ils correspondent au « texte Service dans Ventes, Marketing, Ingénierie ». Si le département de Barnaby est “Ventes”, il serait inclus dans cette automatisation. Il en irait de même pour toute personne du département “Marketing” ou “Ingénierie”. Ainsi, “In” vous permet de répertorier plusieurs termes, en diminuant le nombre de conditions que vous devez ajouter.une logique créée pour une zone de texte avec dans la logique

Gérer les automatisations existantes des participants

Les automatisations des participants existants seront répertoriées en haut de la section Participants de l’onglet Participants. Vous pouvez voir ici si l’automatisation est actuellement activée ou désactivée. Vous pouvez également cliquer sur le menu en regard de l’automatisation pour choisir parmi deux options.

Une liste déroulante développée apparaît en regard de lautomatisation.

  • Commencer maintenant : Exécuter l’automatisation.
  • Gérer : modifiez l’automatisation. Cela vous permet d’activer ou de désactiver l’automatisation, de modifier les conditions et de modifier la période.

De nombreuses pages de ce site ont été traduites de l'anglais en traduction automatique. Chez Qualtrics, nous avons accompli notre devoir de diligence pour trouver les meilleures traductions automatiques possibles. Toutefois, le résultat ne peut pas être constamment parfait. Le texte original en anglais est considéré comme la version officielle, et toute discordance entre l'original et les traductions automatiques ne pourra être considérée comme juridiquement contraignante.