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Ajouter et supprimer des participants (EX)

Astuce : Cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets Engagement, Cycle de vie, Pulse et Recherche ad hoc sur les employés. Cependant, seuls les projets d’Engage ont des hiérarchies. Pour plus de détails sur chaque projet, voir Types de projets d’expérience collaborateur.

A propos de l’ajout et de la suppression de participants

Vous pouvez ajouter des participants à votre projet d’engagement ou de cycle de vie des employés dans la section Participants de l’onglet Participants. Vous pouvez ajouter ces participants en grands lots avec un fichier CSV/TSV créé dans Excel, ou vous pouvez saisir manuellement des informations pour seulement certains d’entre eux à la fois. Au cours de ce processus, vous pouvez également inclure des informations supplémentaires appelées métadonnées pour vos participants, qui vous aideront plus tard à construire des hiérarchies (EE) et à organiser les données sur vos tableaux de bord.

Astuce : Deux autres options peuvent apparaître sous le bouton Ajouter des participants, en fonction du type de projet que vous avez créé.

Si vous modifiez un projet d’Engagement des employés, vous avez également la possibilité d’importer des participants à partir du répertoire général.
Si vous éditez un projet Lifecycle, vous avez également la possibilité de mettre en place une automatisation de l’importation des participants.

Il existe un bouton de fonction qui permet d’importer des utilisateurs en tant que non SSO même si vous avez mis en œuvre le SSO. Cette option sera activée par défaut, ce qui signifie que les participants seront ajoutés ou importés en tant qu’utilisateurs SSO. Vous pouvez désactiver cette fonction pour importer des participants en tant qu’utilisateurs non SSO, même si votre licence est activée par SSO. Ceci s’applique aux participants ajoutés via l’importation et manuellement.

Astuce : Les Administrateurs Employee Insights et les Administrateurs EX peuvent importer des Administrateurs Organisation en tant que participants au projet. Toutefois, ils ne peuvent pas modifier les données des utilisateurs de l’Organisation, qui ne peuvent être modifiées que par d’autres administrateurs de l’Organisation. Le Niveau a pour but d’empêcher que les informations relatives à l’administration du compte de l’utilisateur ne soient modifiées par des administrateurs de niveau inférieur. Si vous souhaitez modifier ce comportement, les administrateurs de l’Organisation peuvent contacter les XM Success Managers et demander à ce que l’autorisation Limit EX Admin Update Person soit désactivée pour l’organisation.

Ajouter manuellement des participants

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
Sélectionnez Ajouter manuellement des participants.
Utilisez la barre de recherche pour trouver les utilisateurs déjà téléchargés dans votre répertoire des employés. Sélectionnez l’utilisateur pour l’ajouter à la liste.

Astuce : Si votre licence est dotée d’un SSO, veillez à télécharger vos participants dans le répertoire avec leurs noms d’utilisateur avant de télécharger les participants ! Une fois qu’ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure leurs noms d’utilisateur, tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.
Saisissez les informations relatives aux participants que vous souhaitez télécharger dans le champ Identifiant unique, Champs Email, Nomde famille et Prénom .
Cliquez sur Ajouter des métadonnées pour chaque champ de métadonnées supplémentaire que vous souhaitez ajouter au participant. Par exemple, cela peut être utile pour ajouter la langue du participant ou son lieu de travail.
Astuce : vous pouvez ajouter autant de métadonnées que vous le souhaitez et vous pouvez donner aux titres ce que vous voulez. Notez qu’un champ linguistique ne peut s’appeler que “Langue”
Cliquez sur Ajouter un participant lorsque vous avez terminé d’ajouter des détails.
Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque participant que vous souhaitez ajouter.
Lorsque vous avez terminé de saisir les participants, cliquez sur Enregistrer.

Astuce : les métadonnées modifiées dans le répertoire des employés ne s’appliquent qu’au répertoire ; les métadonnées modifiées dans le projet ne s’appliquent qu’au projet. La seule exception est que si des modifications sont apportées au UserName (NomDutilisateur) ou à l’identifiant unique, elles seront mises à jour sur toute la plateforme.

Astuce: si vous ajoutez des caractères spéciaux, vous devez placer l’ensemble du champ entre guillemets.

Importation de participants à partir d’un fichier

Astuce : Si votre licence est dotée d’un SSO, assurez-vous de télécharger vos participants dans le répertoire avec leur nom d’utilisateur avant de télécharger les participants ! Une fois qu’ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure la colonne UserName (NomDutilisateur), tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
Sélectionnez Importer des participants.
Téléchargez l’exemple de fichier CSV ou TSV. Ce sont à la fois des feuilles de calcul qui peuvent être ouvertes dans Excel et d’autres programmes similaires.

Astuce : Nous recommandons le fichier TSV si l’un de vos champs, tel que le nom des participants, contient des caractères autres que des chiffres ou l’alphabet anglais.

Attention : Si vous utilisez des délimiteurs à virgule pour séparer plusieurs valeurs dans un champ de métadonnées, vous ne pourrez pas utiliser les Widgets de résumé des participants qui filtrent par ce champ.
Ajoutez les participants à votre feuille de calcul, avec une ligne pour chaque participant (chaque participant doit avoir une entrée dans la rubrique Identifiant unique(les colonnes Email, FirstName et LastName, bien que d’autres colonnes puissent comporter des cellules vides). Consultez notre page d’aide Préparer votre fichier Participant pour l’importation pour plus d’informations sur les informations à inclure afin de construire des hiérarchies.

Astuce : Le nom d’utilisateur du participant sera par défaut la même valeur dans la colonne Email. Si vous souhaitez spécifier un nom d’utilisateur différent pour vos participants, ajoutez une colonne intitulée Nom d’utilisateur et spécifiez un nom d’utilisateur. Ce nom d’utilisateur est celui que vos participants utiliseront pour se connecter et afficher leurs tableaux de bord.
Enregistrez ce fichier en tant que fichier UTF-8 encodé en CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TSV (valeurs séparées par des tabulations).
Astuce : La taille maximale d’un fichier pour le téléchargement d’une liste de contacts est de 100 Mo.
Cliquez sur Sélectionner un fichier pour parcourir vos fichiers.
Si l’importateur détecte des problèmes initiaux, il ne vous laissera pas continuer et répertoriera les problèmes en rouge. Lisez ces descriptions et apportez des corrections à votre fichier. Après avoir enregistré les modifications, cliquez sur Sélectionner un autre fichier et téléchargez à nouveau le fichier.
Si aucun problème n’est détecté, cliquez sur Vérifier les erreurs.
Pendant le chargement de l’importateur, vous pouvez revenir à votre liste de participants.
Une fois chargé, l’importateur résume les participants qui seront mis à jour ou ajoutés au projet, ainsi que l’impact que cela aura sur votre répertoire. L’importateur vous avertira aussi s’il y a des erreurs dans vos lignes.
Si ces modifications vous conviennent, cliquez sur Finaliser l’importation.
Le statut de vos importations/exportations récentes vous sera affiché.

Erreurs détectées

Si vous autorisez l’importateur à vérifier les erreurs et que certaines sont détectées, vous recevrez un rapport d’erreurs que vous pourrez télécharger au format CSV, au cas où vous auriez un fichier volumineux nécessitant un rapport volumineux.

Cliquez sur Télécharger le rapport d’erreur pour le consulter.

Le rapport donnera la ligne exacte du fichier pour laquelle il signale l’erreur, le champ qui rencontre le problème et l’identifiant unique du participant avec une erreur.

Exemple : Nous avons accidentellement téléchargé deux fois notre utilisateur avec l’identifiant unique “bp3835453”. L’identifiant unique et l’adresse e-mail sont exactement les mêmes sur chacune des deux lignes. Si nous effaçons l’une des lignes, le problème sera résolu lorsque nous reviendrons pour télécharger le fichier.

Astuce : L’importateur de personnes ne détecte pas les problèmes liés à la hiérarchie.

Erreurs courantes à surveiller

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques conseils généraux pour créer votre fichier afin d’éviter les problèmes de téléchargement des participants :

Assurez-vous que la première ligne du fichier contient IdentifiantUnique, Prénom, Nom, et E-mail.
Vos en-têtes de fichier ne doivent pas contenir de caractères spéciaux, c’est-à-dire des caractères qui ne sont pas des chiffres ou issus de l’alphabet anglais.
Astuce : cette règle ne s’applique qu’aux en-têtes, pas aux valeurs des colonnes.
Les en-têtes ne peuvent pas dépasser 100 caractères.
Les en-têtes de vos fichiers ne doivent pas utiliser des termes des champs Qualtrics :
- SID (signification : identifiant de l’enquête)
- RID (signification : éliminer)
- Auditable (signification : vérifiable)
- EndDate (signification : date de fin)
- RecordedDate (signification : date d’enregistrement)
- StartDate (signification : date de début)
- Statut
- Points
Veillez à ne pas inclure de doublons de la même ligne – deux participants ne doivent pas avoir le même identifiant unique ou le même e-mail.
Le fichier ne doit pas contenir plus de 200 champs d’en-tête.
Le fichier ne doit pas avoir plus d’en-têtes que de colonnes.
Assurez-vous que les valeurs des colonnes ne dépassent pas 1 000 caractères.

Importation de participants à partir du répertoire

Une façon courante d’équilibrer la fréquence d’envoi d’une enquête et la “lassitude” que peuvent ressentir les personnes interrogées lorsqu’on leur demande de répondre encore et encore à l’enquête consiste à n’interroger qu’un sous-ensemble filtré. Vous pouvez, par exemple, mener une enquête auprès d’une région ou d’une unité opérationnelle à la fois, ou encore auprès d’un échantillon aléatoire de salariés. Cela peut permettre aux niveaux supérieurs de l’organisation d’obtenir un retour d’information représentatif sur l’Engagement sans avoir à enquêter aussi souvent auprès des mêmes employés.

Lorsque vous ajoutez des participants à un projet à partir du Répertoire des employés, vous pouvez choisir d’ajouter un échantillon généralisé randomisé, avec ou sans critères de filtre.

Cette fonction est particulièrement pertinente si vous utilisez une automatisation de l’importation de personnes pour mettre à jour régulièrement votre répertoire des employés.

Astuce : Envoyez-vous des enquêtes d’Engage- ment dans le style d’un programme “pulse” ? Cette fonctionnalité est parfaite pour vous !

Allez dans l’onglet Participants de votre projet.
Cliquez sur Ajouter des participants.
Sélectionnez Importer à partir du Répertoire général.
Décidez d’importer tous les participants du répertoire ou les participants qui répondent uniquement aux critères suivants.

Astuce : si vous choisissez d’importer tous les participants, ignorez les étapes 5 à 7.
Choisissez une valeur de métadonnées par laquelle vous souhaitez filtrer le répertoire.
Choisissez la valeur de ces métadonnées sur laquelle vous souhaitez filtrer le répertoire. Vous pouvez choisir plusieurs valeurs.
Astuce : Ces valeurs seront reliées par “ou” ; par exemple, en choisissant France et Allemagne comme pays, vous rechercherez les salariés dont le pays est la France ou l’ Allemagne.

Astuce : S’il n’y a pas d’options, cela signifie que personne dans le répertoire n’a de valeur pour ce champ. N’oubliez pas que vous pouvez supprimer des champs de métadonnées de votre répertoire, mais vous ne devez le faire que si vous êtes totalement sûr de ne pas utiliser ces champs ou de ne pas avoir l’intention de les utiliser.
Pour ajouter d’autres critères, cliquez sur les points et sélectionnez Ajouter une condition ci-dessous.
Astuce : Les critères multiples sont reliés par une clause “Et”. Par exemple, si vous indiquez que le pays doit être la France et que le département doit être la finance, vous n’importerez que les membres du département de la finance situés en France.
Choisissez le pourcentage de participants que vous souhaitez échantillonner dans le répertoire.
Astuce : Lorsqu’il est associé à un filtre, il s’agit du pourcentage de participants qui répondent aux critères du filtre. Lorsqu’il n’est pas associé à un filtre, il s’agit du pourcentage de l’ensemble du répertoire général.
Cliquez sur Importer.

Mettre à jour des participants

Imaginons que vous avez déjà téléchargé vos participants, mais réalisez que vous avez oublié d’inclure certaines métadonnées. Vous avez peut-être accidentellement téléchargé les mauvaises valeurs pour votre hiérarchie ou vous souhaitez simplement ajouter l’emplacement de chaque participant pour ajouter l’option permettant à vos participants de filtrer leur tableau de bord en fonction du pays dans lequel se trouve leur bureau. vous pouvez télécharger un autre fichier CSV/TSV pour mettre à jour ces métadonnées, à condition de suivre les étapes ci-dessous.

Importation d’un fichier mis à jour

Suivez les instructions de la section Importation de participants de cette page pour savoir où obtenir un fichier d’exemple, puis téléchargez-le dans votre projet d’employé. N’oubliez pas de toujours inclure une colonne Identifiant unique afin que Qualtrics sache quels participants mettre à jour. Vous pouvez exclure les participants et les colonnes de métadonnées que vous ne souhaitez pas modifier.

Astuce : Cette méthode peut être utilisée pour modifier, ajouter et supprimer des valeurs de métadonnées. Le téléchargement d’un fichier contenant des valeurs vides pour un champ de métadonnées effacera les valeurs actuelles des métadonnées des participants. (Niveau, cela peut être utile dans les cas où vous avez accidentellement attribué trop de colonnes de hiérarchie de niveau à un participant et que vous devez en supprimer quelques-unes. En incluant ces colonnes mais en laissant des valeurs vides, vous indiquez que ces niveaux sont vides) L’importateur n’ignorera aucune des colonnes que vous incluez dans l’importation, même si tous les participants ont une valeur vide pour celle-ci.

Attention : La hiérarchie ne sera mise à jour que si vous importez un fichier contenant toutes les métadonnées de votre hiérarchie. Par exemple, si vous avez utilisé l’identifiant unique, l’ID du responsable, l’ID de l’unité organisationnelle et la description de l’unité organisationnelle pour créer votre hiérarchie, ces 4 colonnes devront être présentes dans une importation pour générer un changement dans votre hiérarchie. Vous n’aurez pas besoin de métadonnées sans rapport avec la hiérarchie, telles que l’âge ou l’ancienneté.

Astuce : Si un participant est mis à jour avec une nouvelle valeur pour l’adresse électronique, son nom d’utilisateur sera également mis à jour pour correspondre à la nouvelle adresse électronique. Cela se fera automatiquement sauf si :

Le nom d’utilisateur du participant a été précisé dans une autre colonne intitulée UserName (NomDutilisateur).
Le nom d’utilisateur du participant a été modifié manuellement dans la fenêtre d’information du participant, dans le répertoire des employés ou dans l’onglet Admin, de sorte qu’il ne correspond plus à l’adresse électronique.

Pousser les mises à jour des métadonnées vers les réponses et les tableaux de bord

Astuce : Ces méthodes ne fonctionnent que pour les projets Ad Hoc de recherche et d’Engagement des employés. Les participants au cycle de vie ne disposent pas de ces options. En savoir plus sur les types de projets EX.

Si vous avez apporté des modifications aux informations sur vos participants en important de nouvelles métadonnées ou par le biais de la fenêtre d’information sur les participants, vous voudrez vous assurer que ces mises à jour se reflètent dans vos tableaux de bord et dans vos réponses. Il existe plusieurs façons de mettre à jour les métadonnées des participants, en fonction du niveau de modification que vous avez effectué :

Vous pouvez mettre à jour les participants un par un dans l’onglet Participants, en utilisant le menu déroulant situé à droite de leur nom.

Si vous n’avez mis à jour que quelques participants, vous pouvez actualiser les métadonnées en sélectionnant les personnes à mettre à jour, en cliquant sur Actions en bloc, puis en sélectionnant Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles.

Si vous avez apporté de nombreuses modifications à de nombreux participants, vous pouvez mettre à jour toutes les métadonnées sous Outils.

Attention: Les modifications apportées aux métadonnées d’un participant dans un projet n’apparaîtront pas dans le répertoire des employés et ne modifieront pas non plus les métadonnées du participant dans les projets historiques. Les modifications des métadonnées sont spécifiques au projet dans lequel la modification est effectuée.

Métadonnées

Attention : Les noms et les valeurs des métadonnées ne peuvent pas prendre en charge certains caractères, et d’autres conventions de dénomination doivent être prises en compte. Veuillez consulter la rubrique Caractères maximums et pris en charge pour obtenir des informations.

Lors de l’ajout de participants, votre fichier doit contenir des métadonnées. Les métadonnées sont des variables contenant des informations sur vos participants, telles que le numéro d’identification de l’employé, le rôle dans l’entreprise ou la date de début de contrat. Les métadonnées peuvent être utilisées pour créer votre hiérarchie dans Engagement des employés ou pour filtrer les données de vos tableaux de bord dans Engagement ou Cycle de vie des employés

Astuce : Vous avez oublié de télécharger certaines métadonnées avant la collecte des données ? Consultez notre section sur la mise à jour des participants.

Dans un fichier importé, les métadonnées sont représentées sous la forme d’une colonne de données. L’en-tête devient le nom de la variable dans Qualtrics.

Exemple : L’ID de l’employé et l’ID du Manager sont des métadonnées utilisées dans la construction des hiérarchies parent-enfant (EE). Disons que dans mon entreprise, mon numéro d’employé est le 831 et le numéro d’employé de mon manager est le 909. Lors de mon ajout en tant que participant, ma colonne d’ID d’employé indiquera 831 et celle de mon manager indiquera 909.

Exemple : Dans votre tableau de bord Engagement des employés ou Cycle de vie, vous souhaitez fournir des comparaisons de données provenant de tous les différents départements par rapport à une performance de référence en matière d’engagement. Lorsque vous ajoutez vos participants, vous devez inclure une colonne Département avec les informations du département de chacun de vos employés afin que ces informations soient enregistrées dans le projet et que vous puissiez générer ces comparaisons dans votre tableau de bord une fois les données d’engagement collectées.

Supprimer des participants

Il existe différentes manières de supprimer des participants. Avec l’approche manuelle, vous sélectionnez les participants et les supprimez par pages de l’onglet Participants. Avec le processus d’importation pratique, vous pouvez télécharger une liste d’identifiants uniques pour les participants que vous souhaitez supprimer.

Attention : Lorsque vous retirez un participant d’un projet, vous supprimez ses réponses du projet. Cela signifie qu’il ne sera plus disponible sur les tableaux de bord correspondants. Ne supprimez un participant que si vous êtes sûr de supprimer définitivement ces données ou si vous avez confirmé qu’aucune réponse n’a été collectée.

Suppression manuelle

Si vous le souhaitez, effectuez une recherche pour réduire le nombre de participants que vous voyez.
Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le menu déroulant Actions en bloc .
Sélectionnez Supprimer les participants sélectionnés.
Tapez « Supprimer ».
Cliquez sur Supprimer le(s) participant(s).

Astuce : Vous ne pouvez supprimer des utilisateurs ensemble que s’ils se trouvent sur la même page de l’onglet Participants. Si vous passez à la page suivante, toutes les sélections que vous avez effectuées sur la page précédente seront désélectionnées.

Suppression en bloc grâce à l’importation

Assurez-vous qu’aucun participant n’est sélectionné.
Allez dans Actions en bloc.
Sélectionnez Supprimer les participants.
Cliquez sur Télécharger pour exporter un modèle CSV à des fins d’importation.
Saisissez les identifiants correspondants dans la colonne Identifiant unique. Enregistrez votre fichier.
Astuce : Si vous ne connaissez pas les identifiants uniques de vos participants, vous pouvez exporter votre liste de participants.
Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier.
Cliquez sur Supprimer les participants.

Vous pouvez supprimer jusqu’à 25 000 participants à la fois avec cette méthode. Si vous devez supprimer plus de 25 000 participants, vous devrez effectuer plusieurs suppressions.

FAQ

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