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Ajouter et supprimer des participants (EX)

Astuce Qualtrics : cette page décrit les fonctionnalités disponibles pour les projets Engagement, Cycle de vie, Pulse et Recherche sur les employés ad hoc. Cependant, seuls les projets d’engagement ont des hiérarchies. Pour plus d’informations sur chacun d’entre eux, voir Types de projets Employee Experience.

À propos de l’ajout et de la suppression de participants

Vous pouvez ajouter des participants à votre projet d’engagement ou de cycle de vie des employés dans la section Participants de l’onglet Participants. Vous pouvez ajouter ces participants en grands lots avec un fichier CSV/TSV créé dans Excel, ou vous pouvez saisir manuellement des informations pour seulement certains d’entre eux à la fois. Au cours de ce processus, vous pouvez également inclure des informations supplémentaires appelées métadonnées pour vos participants qui vous aideront ultérieurement à créer des hiérarchies (EE) et à organiser les données sur vos tableaux de bord.

Astuce Qualtrics : deux autres options peuvent apparaître sous votre bouton Ajouter des participants, selon le type de projet que vous avez créé.

Si vous modifiez un projet Engagement des employés, vous avez également la possibilité d’importer les participants à partir du répertoire global.
Si vous modifiez un projet de cycle de vie, vous avez également la possibilité de configurer l’automatisation de l’importation d’un participant.

Un bouton de fonctionnalité permet d’importer les utilisateurs en tant qu’utilisateurs non SSO, même si la SSO est implémentée. Cette option sera activée par défaut, ce qui signifie que les participants seront ajoutés ou importés en tant qu’utilisateurs SSO. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité pour importer des participants en tant qu’utilisateurs non SSO, même si votre licence est activée pour SSO. Cela s’applique aux participants ajoutés via l’importation et manuellement.

Astuce : Administrateurs Employee Insights et EX peut importer des Administrateurs Organisation en tant que participants au projet. Cependant, ils ne peuvent pas modifier les données des utilisateurs administrateur de l’Organisation, qui ne peuvent être modifiées que par d’autres administrateurs de Organisation. Cela permet d’empêcher les informations d’administration du compte utilisateur d’être modifiées par les administrateurs de niveau inférieur. Si vous souhaitez modifier ce comportement, les administrateurs de l’organisation peuvent contacter les gestionnaires de réussite XM et demander à ce que l’autorisation Limiter la personne de mise à jour de l’administrateur EX soit désactivée pour l’organisation.

Ajouter manuellement des participants

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
Sélectionnez Ajouter manuellement des participants.
Utilisez la barre de recherche pour rechercher les utilisateurs déjà chargés dans votre répertoire des employés. Sélectionnez l’utilisateur pour l’ajouter à la liste.

Astuce Qualtrics : si votre licence dispose de l’authentification unique, assurez-vous de télécharger vos participants dans le répertoire avec leurs noms d’utilisateur avant de télécharger les participants sur le serveur ! Une fois qu’ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure leurs noms d’utilisateur, tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.
Saisissez les informations pour les participants que vous souhaitez télécharger dans le Identifiant unique, champs E-mail, Prénom et Nom.
Cliquez sur Ajouter des métadonnées pour chaque champ de métadonnées supplémentaires que vous souhaitez ajouter au participant. Par exemple, cela peut être utile pour ajouter la langue du participant ou son lieu de travail.
Astuce Qualtrics : vous êtes autorisé à ajouter autant de métadonnées que vous le souhaitez et vous pouvez définir les titres comme vous le souhaitez. Notez qu’une zone de langue peut uniquement être appelée “Langue”.
Cliquez sur Ajouter un participant lorsque vous avez terminé d’ajouter des détails.
Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque participant que vous souhaitez ajouter.
Lorsque vous avez terminé de saisir des participants, cliquez sur Enregistrer.

Astuce Qualtrics : les modifications de métadonnées effectuées dans le répertoire des employés s’appliquent uniquement au répertoire ; les modifications de métadonnées apportées au projet s’appliquent uniquement au projet. La seule exception est que si des modifications sont apportées au UserName (NomDutilisateur) ou à l’identifiant unique, elles seront mises à jour sur toute la plateforme.

Astuce Qualtrics : si vous ajoutez des caractères spéciaux, vous devez placer l’intégralité du champ entre guillemets.

Importer des participants avec un fichier

Astuce Qualtrics : si votre licence dispose de l’authentification unique, assurez-vous de télécharger vos participants dans le répertoire avec leur nom d’utilisateur avant de télécharger les participants sur le serveur ! Une fois qu’ils sont dans le répertoire, vous pouvez télécharger des participants et exclure la colonne UserName (NomDutilisateur), tant que vous disposez de leurs identifiants uniques.

Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
Cliquez sur Ajouter des participants en haut à droite.
Sélectionnez Importer les participants.
Téléchargez l’exemple de fichier CSV ou TSV. Ce sont à la fois des feuilles de calcul qui peuvent être ouvertes dans Excel et d’autres programmes similaires.

Astuce Qualtrics : nous recommandons le fichier TSV si l’un de vos champs, comme les noms des participants, contient des caractères autres que des chiffres ou l’alphabet anglais.

Attention : si vous utilisez des séparateurs virgules pour séparer plusieurs valeurs dans un champ de métadonnées, vous ne pourrez pas utiliser les widgets Récapitulatif de participation qui filtrent en fonction de ce champ.
Ajoutez des participants à votre feuille de calcul, avec une ligne pour chaque participant (chaque participant doit avoir une entrée dans le Identificateur unique, Courrier électronique, Prénom et Nom, bien que d’autres colonnes puissent avoir des cellules vides). Consultez notre page d’assistance Préparer votre fichier de participants pour l’importation pour plus d’informations à inclure afin de créer des hiérarchies.

Astuce Qualtrics : le nom d’utilisateur du participant sera par défaut la même valeur dans la colonne E-mail. Si vous souhaitez spécifier un autre nom d’utilisateur pour vos participants, ajoutez une colonne intitulée Nom d’utilisateur et indiquez un nom d’utilisateur. Ce nom d’utilisateur est celui que vos participants utiliseront pour se connecter et afficher leurs tableaux de bord.
Enregistrez ce fichier en tant que fichier UTF-8 encodé en CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TSV (valeurs séparées par des tabulations).
Astuce Qualtrics : la taille maximale d’un fichier à télécharger sur le serveur d’une liste de contacts est de 100 Mo.
Cliquez sur Sélectionner un fichier pour parcourir vos fichiers.
Si l’importateur détecte des problèmes initiaux, il ne vous laissera pas continuer et répertoriera les problèmes en rouge. Lisez ces descriptions et apportez des corrections à votre fichier. Après avoir sauvegardé les modifications, cliquez sur Sélectionner un autre fichier et téléchargez à nouveau le fichier sur le serveur.
Si aucun problème n’est détecté, cliquez sur Rechercher les erreurs.
Pendant le chargement de l’importateur, vous pouvez revenir à votre liste de participants.
Une fois chargé, l’importateur récapitule les participants qui seront mis à jour ou ajoutés au projet, ainsi que l’impact que cela aura sur votre répertoire. L’importateur vous avertira aussi s’il y a des erreurs dans vos lignes.
Si ces modifications vous conviennent, cliquez sur Finaliser l’importation.
Le statut de vos importations/exportations récentes vous sera affiché.

Erreurs détectées

Si vous autorisez l’importateur à vérifier les erreurs et que certaines sont détectées, vous recevrez un rapport d’erreurs que vous pourrez télécharger au format CSV, au cas où vous auriez un fichier volumineux nécessitant un rapport volumineux.

Cliquez sur Télécharger le rapport d’erreurs pour l’afficher.

Le rapport donnera la ligne exacte du fichier pour laquelle il signale l’erreur, le champ qui rencontre le problème et l’identifiant unique du participant avec une erreur.

Exemple : nous avons téléchargé par erreur notre utilisateur avec l’identifiant unique “bp3835453” deux fois. L’identifiant unique et l’adresse e-mail sont exactement les mêmes sur chacune des deux lignes. Si nous effaçons l’une des lignes, le problème sera résolu lorsque nous reviendrons pour télécharger le fichier.

Astuce Qualtrics : l’importateur de personnes ne détecte pas les problèmes spécifiques à la hiérarchie.

Erreurs courantes à surveiller

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques conseils généraux pour créer votre fichier afin d’éviter les problèmes de téléchargement des participants :

Assurez-vous que la première ligne du fichier contient IdentifiantUnique, Prénom, Nom, et E-mail.
Vos en-têtes de fichier ne doivent pas contenir de caractères spéciaux, c’est-à-dire des caractères qui ne sont pas des chiffres ou issus de l’alphabet anglais.
Astuce Qualtrics : cette règle s’applique uniquement aux en-têtes et non aux valeurs des colonnes.
Les en-têtes ne peuvent pas dépasser 100 caractères.
Les en-têtes de vos fichiers ne doivent pas utiliser des termes des champs Qualtrics :
- SID (signification : identifiant de l’enquête)
- RID (signification : éliminer)
- Auditable (signification : vérifiable)
- EndDate (signification : date de fin)
- RecordedDate (signification : date d’enregistrement)
- StartDate (signification : date de début)
- Statut
- Points
Veillez à ne pas inclure de doublons de la même ligne – deux participants ne doivent pas avoir le même identifiant unique ou le même e-mail.
Le fichier ne doit pas contenir plus de 200 champs d’en-tête.
Le fichier ne doit pas avoir plus d’en-têtes que de colonnes.
Assurez-vous que les valeurs des colonnes ne dépassent pas 1 000 caractères.

Importer des participants à partir du répertoire

Un moyen courant d’équilibrer la fréquence d’une enquête avec la « lassitude à l’enquête » que les répondants peuvent avoir l’impression d’être invités à répondre à l’enquête encore et encore, c’est de n’interroger qu’un sous-ensemble filtré. Par exemple, vous pouvez enquêter sur une région ou une unité commerciale à la fois, ou sonder un échantillon aléatoire d’employés. Cela peut permettre aux plus hauts niveaux de l’organisation d’obtenir des commentaires sur l’engagement des représentants sans interroger les mêmes employés que souvent.

Lorsque vous ajoutez des participants à un projet à partir du répertoire des employés, vous pouvez choisir d’ajouter un échantillon randomisé, avec ou sans critères de filtre.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous utilisez une automatisation d’importation de personnes pour organiser régulièrement le répertoire de vos employés.

Astuce Qualtrics : envoyez-vous des enquêtes sur l’engagement dans le style d’un programme « Pulse » ? Cette fonctionnalité est parfaite pour vous !

Accédez à l’onglet Participants de votre projet.
Cliquez sur Ajouter des participants.
Sélectionnez Importer à partir du répertoire global.
Choisissez entre l’importation de tous les participants à partir du répertoire ou les participants qui répondent uniquement aux critères suivants.

Astuce Qualtrics : si vous choisissez d’importer tous les participants, ignorez les étapes 5 à 7.
Sélectionnez une valeur de métadonnées sur laquelle vous souhaitez filtrer le répertoire.
Sélectionnez la valeur de ces métadonnées sur lesquelles vous souhaitez filtrer le répertoire. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs.
Astuce Qualtrics : ces valeurs seront jointes par « ou ; », par exemple, le choix de la France et de l’Allemagne pour le pays recherche les employés pour lesquels la France ou l’Allemagne est répertoriée comme leur pays.

Astuce : en l’absence d’options, cela signifie que personne dans le répertoire n’a de valeur pour ce champ. N’oubliez pas que vous pouvez supprimer des champs de métadonnées de votre répertoire, mais vous ne devez le faire que si vous êtes totalement sûr de ne pas utiliser ces champs ou si vous prévoyez de les utiliser.
Pour ajouter d’autres critères, cliquez sur les points et sélectionnez Ajouter une condition ci-dessous.
Astuce Qualtrics : plusieurs critères sont joints par une clause « Et ». Par exemple, le fait de dire que le pays doit être la France et que le service doit être Finance signifie que vous importerez uniquement les membres du service financier situés en France.
Sélectionnez le pourcentage de participants que vous souhaitez échantillonner dans le répertoire.
Astuce Qualtrics : lorsqu’il est combiné à un filtre, il s’agit du pourcentage de participants qui répondent aux critères du filtre. Lorsqu’il n’est pas associé à un filtre, il s’agit du pourcentage de l’ensemble du répertoire global.
Cliquez sur Importer.

Mettre à jour des participants

Imaginons que vous avez déjà téléchargé vos participants, mais réalisez que vous avez oublié d’inclure certaines métadonnées. Vous avez peut-être accidentellement téléchargé les mauvaises valeurs pour votre hiérarchie ou vous souhaitez simplement ajouter l’emplacement de chaque participant pour ajouter l’option permettant à vos participants de filtrer leur tableau de bord en fonction du pays dans lequel se trouve leur bureau. vous pouvez télécharger un autre fichier CSV/TSV pour mettre à jour ces métadonnées, à condition de suivre les étapes ci-dessous.

Importation d’un fichier mis à jour

Suivez les instructions de la section Importer des participants de cette page pour savoir où obtenir un exemple de fichier, puis téléchargez-le dans le projet de votre employé. N’oubliez pas de toujours inclure une colonne Identifiant unique pour que Qualtrics sache quels participants mettre à jour. Vous pouvez exclure les participants et les colonnes de métadonnées que vous ne souhaitez pas modifier.

Astuce Qualtrics : cette méthode peut être utilisée pour modifier, ajouter et supprimer des valeurs de métadonnées. Le chargement d’un fichier avec des valeurs vides pour un champ de métadonnées effacera les valeurs de métadonnées actuelles des participants. (Par exemple, cela peut être utile dans les cas où vous avez accidentellement affecté trop de colonnes de hiérarchie de niveaux à un participant et devez en supprimer quelques-unes. En incluant ces colonnes mais en laissant les valeurs vides, vous indiquez que ces niveaux sont vides.) L’importateur n’ignorera pas les colonnes que vous incluez dans l’importation, même si tous les participants ont une valeur vide pour celle-ci.

Attention : la hiérarchie ne sera mise à jour que lorsque vous importerez un fichier contenant toutes les métadonnées de votre hiérarchie. Par exemple, si vous avez utilisé l’identifiant unique, l’ID du responsable, l’ID de l’unité organisationnelle et la description de l’unité organisationnelle pour créer votre hiérarchie, ces 4 colonnes devront être présentes dans une importation pour générer un changement dans votre hiérarchie. Vous n’aurez pas besoin de métadonnées sans rapport avec la hiérarchie, telles que l’âge ou l’ancienneté.

Astuce Qualtrics : si un participant est mis à jour avec une nouvelle valeur pour E-mail, son nom d’utilisateur sera également mis à jour pour correspondre à la nouvelle adresse e-mail. Cela se fera automatiquement sauf si :

Le nom d’utilisateur du participant a été précisé dans une autre colonne intitulée UserName (NomDutilisateur).
Le nom d’utilisateur du participant a été modifié manuellement dans la fenêtre d’informations sur le participant, le répertoire des employés ou l’onglet Admin afin qu’il ne corresponde plus à l’adresse e-mail.

Pousser les mises à jour des métadonnées vers les réponses et les tableaux de bord

Astuce Qualtrics : ces méthodes fonctionnent uniquement pour les projets de recherche et d’engagement ad hoc sur les employés. Les participants au cycle de vie n’ont pas ces options. Pour en savoir plus sur les types de projets EX.

Si vous avez apporté des modifications aux informations de vos participants en important de nouvelles métadonnées ou via la fenêtre d’informations sur les participants, vous devrez vous assurer que ces mises à jour sont reflétées dans vos tableaux de bord et avec vos réponses. Il existe plusieurs façons de mettre à jour les métadonnées des participants, en fonction du niveau de modifications que vous avez apportées :

Vous pouvez mettre à jour les participants un par un dans l’onglet Participants, à l’aide du menu déroulant situé à droite de leur nom.

Si vous n’avez mis à jour que quelques participants, vous pouvez mettre à jour les métadonnées en sélectionnant les personnes que vous souhaitez mettre à jour, en cliquant sur Actions en masse, puis en sélectionnant Mettre à jour les réponses avec les métadonnées actuelles.

Si vous avez apporté de nombreuses modifications à de nombreux participants, vous pouvez mettre à jour toutes les métadonnées sous Outils.

Avertissement : les modifications apportées aux métadonnées d’un participant dans un projet n’apparaîtront pas dans le répertoire des collaborateurs et ne modifieront pas non plus les métadonnées du participant dans les projets historiques. Les modifications des métadonnées sont spécifiques au projet dans lequel la modification est effectuée.

Métadonnées

Avertissement : certains caractères ne peuvent pas être pris en charge par les noms et les valeurs de métadonnées, ainsi que d’autres conventions d’appellation à prendre en compte. Consultez la section Caractères maximum et pris en charge pour obtenir de l’aide.

Lors de l’ajout de participants, votre fichier doit contenir des métadonnées. Les métadonnées sont des variables contenant des informations sur vos participants, telles que le numéro d’identification de l’employé, le rôle dans l’entreprise ou la date de début de contrat. Les métadonnées peuvent être utilisées pour créer votre hiérarchie dans Engagement des employés ou pour filtrer les données de vos tableaux de bord dans Engagement ou Cycle de vie des employés

Astuce Qualtrics : Vous avez oublié de charger certaines métadonnées avant la collecte des données ? Consultez notre section sur la mise à jour des participants.

Dans un fichier importé, les métadonnées sont représentées sous la forme d’une colonne de données. L’en-tête devient le nom de la variable dans Qualtrics.

Exemple : l’ID du collaborateur et l’ID du responsable sont des métadonnées utilisées dans la création de hiérarchies parent-enfant (EE). Disons que dans mon entreprise, mon numéro d’employé est le 831 et le numéro d’employé de mon manager est le 909. Lors de mon ajout en tant que participant, ma colonne d’ID d’employé indiquera 831 et celle de mon manager indiquera 909.

Exemple : dans votre tableau de bord Employee Engagement ou Cycle de vie, vous souhaitez fournir des comparaisons des données de tous les services par rapport à une performance d’engagement de base. Lorsque vous ajoutez vos participants, vous devez inclure une colonne Département avec les informations du département de chacun de vos employés afin que ces informations soient enregistrées dans le projet et que vous puissiez générer ces comparaisons dans votre tableau de bord une fois les données d’engagement collectées.

Supprimer des participants

Il existe différentes manières de supprimer des participants. Avec l’approche manuelle, vous sélectionnez les participants et les supprimez par pages de l’onglet Participants. Avec le processus d’importation pratique, vous pouvez télécharger une liste d’identifiants uniques pour les participants que vous souhaitez supprimer.

Attention : lorsque vous retirez un participant d’un projet, vous supprimez ses données de réponse du projet. Cela signifie qu’il ne sera plus disponible sur les tableaux de bord correspondants. Ne supprimez un participant que si vous êtes sûr de supprimer définitivement ces données ou si vous avez confirmé qu’aucune réponse n’a été collectée.

Suppression manuelle

Si vous le souhaitez, effectuez une recherche pour limiter les participants que vous voyez.
Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le menu déroulant Actions en bloc.
Sélectionnez Supprimer les participants sélectionnés.
Tapez « Supprimer ».
Cliquez sur Supprimer le(s) participant(s).

Astuce Qualtrics : vous ne pouvez supprimer des utilisateurs ensemble que s’ils se trouvent sur la même page de l’onglet Participants. Si vous passez à la page suivante, toutes les sélections que vous avez effectuées sur la page précédente seront désélectionnées.

Suppression en bloc grâce à l’importation

Assurez-vous qu’aucun participant n’est sélectionné.
Accédez à Actions en masse.
Sélectionnez Supprimer les participants.
Cliquez sur Télécharger pour exporter un modèle CSV en vue de l’importer.
Saisissez les identifiants correspondants dans la colonne Identifiant unique. Enregistrez votre fichier.
Astuce Qualtrics : si vous ne connaissez pas les ID uniques de vos participants, vous pouvez exporter votre liste de participants.
Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier.
Cliquez sur Supprimer les participants.

Vous pouvez supprimer jusqu’à 25 000 participants à la fois avec cette méthode. Si vous devez supprimer plus de 25 000 participants, vous devrez effectuer plusieurs suppressions.

FAQ

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