Distributions Microsoft Teams (EX)

À propos des distributions Microsoft Teams

Vous pouvez envoyer une enquête EX personnalisée à vos collègues via Microsoft Teams directement depuis la plateforme Qualtrics.

Intégration à Microsoft Teams

Les étapes de cette section doivent être effectuées avec votre administrateur Microsoft Teams et votre équipe informatique. Vous devrez travailler avec eux pour vous assurer que vous disposez de la configuration appropriée dans Microsoft Teams pour utiliser cette fonctionnalité.

Installation de l’application Qualtrics dans Microsoft Teams

Pour que Qualtrics puisse distribuer à un destinataire Microsoft Teams, cet utilisateur doit avoir installé l’application Qualtrics pour son compte Microsoft Teams. Vous disposez de deux options pour installer l’application :

• Approche recommandée : l’application peut être installée automatiquement pour chaque utilisateur à l’aide des stratégies de configuration de l’application. cette méthode permet à l’administrateur de votre équipe d’installer automatiquement l’application Qualtrics pour chaque utilisateur de votre équipe. Vous trouverez de plus amples informations sur cette page de support Microsoft Teams.
  
• L’application peut être installée manuellement par chaque utilisateur directement depuis le magasin d’applications Microsoft Teams. Cette approche n’est généralement pas recommandée car elle n’est pas évolutive pour les organisations en croissance. Pour plus d’informations sur le téléchargement de l’application pour un compte utilisateur unique, voir Téléchargement de l’application Qualtrics pour Microsoft Teams.

Autorisations dans Microsoft Teams

Quelle que soit votre méthode d’intégration, un utilisateur aura besoin des autorisations Microsoft Teams suivantes pour utiliser cette fonctionnalité :

• offline_access
• Team.ReadBasic.All
• TeamsActivity.Send
• User.ReadBasic.All
• ChannelMessage.Send
• Chat.Create
• MessageChat.Envoyer

Configuration dans Qualtrics

Quelle que soit votre configuration dans Microsoft Teams, vous devez effectuer la configuration ci-dessous dans Qualtrics pour utiliser cette intégration. Les étapes de cette section doivent être effectuées par un Administrateur de la Marque.

1. Accédez à la page Admin.
   
2. Accédez à l’onglet Extensions.
3. Utilisez la barre de recherche pour rechercher Microsoft Teams.
   
4. Sélectionnez l’extension Microsoft Teams.
5. Cliquez sur Ajouter un compte.
   
6. Donnez un nom d’affichage à votre compte. Ce nom répond à vos besoins organisationnels.
7. Cliquez sur Connecter un compte.
8. Vous allez être redirigé vers la page de connexion de Microsoft Teams. Connectez-vous à votre compte Microsoft Teams.
9. Acceptez les conditions générales de connexion de Qualtrics et de Microsoft Teams.
   Astuce Qualtrics : en fonction de la configuration de vos autorisations, il se peut que vous ayez besoin d’une approbation pour votre administrateur Teams ou Azure avant que l’application Qualtrics puisse être entièrement activée.
10. Vous serez redirigé vers la page Extensions dans Qualtrics. Le compte Microsoft Teams que vous venez d’ajouter s’affichera sur cette page. Cliquez sur Gérer l’accès en regard de votre compte.
    
11. Accédez à l’onglet Utilisateurs.
    
12. Cliquez sur Donner accès à tous les utilisateurs.
13. Confirmez que vous souhaitez Accordez l’accès à tous les utilisateurs.

Téléchargement de l’application Qualtrics

1. Dans Microsoft Teams, accédez à Applications.
   
2. Recherchez Qualtrics.
3. Sélectionnez l’application Qualtrics.
4. Cliquez sur Ajouter.
   

Ajout de l’application Qualtrics à une équipe

Avant de pouvoir distribuer une enquête à une équipe, vous devez ajouter l’application à l’équipe à laquelle vous souhaitez répondre. Si vous n’avez ajouté l’application à aucune équipe, le message ci-dessous s’affichera dans votre application Qualtrics :

Pour obtenir un guide sur l’ajout d’une application à une équipe, consultez cette page de support Microsoft Teams. Vous pouvez également cliquer sur le lien Ajouter nouvelle équipe au-dessus de la liste déroulante de sélection de l’équipe pour ajouter l’application à une équipe.

Préparation des participants pour Microsoft Teams

Avant de pouvoir distribuer à Microsoft Teams, vous devez vous assurer que les participants de votre projet disposent de métadonnées qui les lient à un utilisateur dans Microsoft Teams. Les participants doivent disposer d’un champ de métadonnées de nom d’utilisateur Microsoft Teams contenant leur nom d’utilisateur Microsoft Teams. Ce nom de zone n’est pas sensible à la casse.

Pour mettre à jour les participants de votre projet avec leur nom d’utilisateur Microsoft Teams, voir Mettre à jour les participants. Nous vous recommandons de mettre à jour vos participants avec un téléchargement de fichier au lieu de les mettre à jour manuellement, sauf si vous n’en avez que quelques-uns à mettre à jour.

Envoyer des invitations à des enquêtes à Microsoft Teams

1. Dans l’onglet Messages de votre projet, accédez à Microsoft Teams.
   
2. Cliquez sur Envoyer un message.
3. Sélectionnez Invitation à une enquête.
   
4. Cliquez sur Suivant.
5. Choisissez si vous souhaitez envoyer l’enquête à Tous les participants de votre projet ou à un ensemble de participants personnalisés en fonction des critères que vous avez définis.
   
6. Si vous envoyez à un ensemble de participants, créez les critères qui déterminent si le participant doit recevoir l’invitation. Vous pouvez créer des critères en fonction du nom du participant, de l’e-mail, des métadonnées ou des rôles.
   Exemple : supposons que vous ayez un programme d’engagement global, mais que seuls vos employés aux États-Unis utilisent Microsoft Teams. Vous pouvez filtrer vos participants en fonction du champ de métadonnées « Pays » pour envoyer votre enquête uniquement aux employés basés aux États-Unis.
7. Vérifiez la liste des participants qui répondent à vos critères.
   Attention : Si un utilisateur n’a pas de nom d’utilisateur répertorié pour son nom d’utilisateur Microsoft Teams, il ne recevra pas votre distribution Microsoft Teams. Pour plus d’informations, voir Préparation des participants pour Microsoft Teams.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Si vous le souhaitez, utilisez la liste déroulante pour sélectionner un message de bibliothèque à utiliser dans votre invitation.
   Astuce Qualtrics : assurez-vous que votre message est enregistré en tant que plateforme d’enquêtes – type de message Invitations Microsoft Teams.
10. Apportez les modifications nécessaires à votre message.
    Astuce Qualtrics : cliquez sur l’icône de presse-papiers pour insérer le lien dans votre enquête. Cliquez sur l’icône de texte inséré, {a}, pour insérer des informations sur le participant, telles que son nom ou ses métadonnées.
11. Cliquez sur Suivant.
12. Choisissez quand vous souhaitez envoyer votre message. Vous pouvez envoyer votre message Immédiatement ou Planifier pour plus tard. Si vous planifiez pour plus tard, sélectionnez la date, l’heure et le fuseau horaire pour lesquels l’enquête doit être envoyée.
    
13. Cliquez sur Suivant.
14. Vérifiez les détails de votre distribution. Cliquez sur Modifier en regard d’une section pour modifier les détails de cette section.
    
15. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Planifier.

Envoyer des rappels à Microsoft Teams

1. Dans l’onglet Messages de votre projet, accédez à Microsoft Teams.
2. Cliquez sur Envoyer un message.
3. Sélectionnez Rappel d’enquête.
   
4. Cliquez sur Suivant.
5. Choisissez si vous souhaitez envoyer l’enquête à Tous les participants qui n’ont pas encore répondu à l’enquête, ou à un ensemble de participants personnalisés en fonction des critères que vous avez définis.
6. Si vous envoyez à un ensemble de participants, créez les critères qui déterminent si le participant doit recevoir le rappel. Vous pouvez créer des critères en fonction du nom du participant, de l’e-mail, des métadonnées ou des rôles.
   Exemple : supposons que vous ayez un programme d’engagement global, mais que seuls vos employés aux États-Unis utilisent Microsoft Teams. Vous pouvez filtrer vos participants en fonction du champ de métadonnées « Pays » pour envoyer votre enquête uniquement aux employés basés aux États-Unis.
7. Vérifiez la liste des participants qui répondent à vos critères.
   Attention : Si un utilisateur n’a pas de nom d’utilisateur répertorié pour son nom d’utilisateur Microsoft Teams, il ne recevra pas votre distribution Microsoft Teams.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Si vous le souhaitez, utilisez la liste déroulante pour sélectionner un message de bibliothèque à utiliser dans votre invitation.
   Astuce Qualtrics : si vous souhaitez utiliser un message de la bibliothèque, assurez-vous que votre message est enregistré en tant que type de message Plateforme d’enquête – Rappels Microsoft Teams.
10. Apportez les modifications nécessaires à votre message.
    Astuce Qualtrics : cliquez sur l’icône de presse-papiers pour insérer le lien dans votre enquête. Cliquez sur l’icône de texte inséré, {a}, pour insérer des informations sur le participant, telles que son nom ou ses métadonnées.
11. Cliquez sur Suivant.
12. Choisissez quand vous souhaitez envoyer votre message. Vous pouvez envoyer votre message Immédiatement ou Planifier pour plus tard. Si vous planifiez pour plus tard, sélectionnez la date, l’heure et le fuseau horaire pour lesquels le rappel doit être envoyé.
    
13. Cliquez sur Suivant.
14. Vérifiez les détails de votre distribution. Cliquez sur Modifier en regard d’une section pour modifier les détails de cette section.
15. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Planifier.

Planifier un rappel après une invitation

Si vous avez envoyé des invitations à des enquêtes via Microsoft Teams, vous pouvez planifier des rappels en fonction de l’invitation initiale. Un rappel planifié via cette méthode sera envoyé au même groupe de participants que l’invitation d’origine. Les participants qui ont déjà terminé l’enquête ne recevront pas de rappel.

1. Dans l’onglet Microsoft Teams, cliquez sur votre invitation d’origine.
   
2. Sélectionnez Envoyer un rappel.
3. Si vous le souhaitez, utilisez la liste déroulante pour sélectionner un message de bibliothèque à utiliser dans votre invitation.
   
   Astuce Qualtrics : assurez-vous que votre message est enregistré en tant que plateforme d’enquêtes – Type de message Rappels Microsoft Teams.
4. Apportez les modifications nécessaires à votre message.
   Astuce Qualtrics : cliquez sur l’icône de presse-papiers pour insérer le lien dans votre enquête. Cliquez sur l’icône de texte inséré, {a}, pour insérer des informations sur le participant, telles que son nom ou ses métadonnées.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez la période entre l’invitation initiale et le rappel planifié. La date et l’heure planifiées pour l’envoi du rappel vous seront affichées afin que vous puissiez apporter des modifications si nécessaire.
   
7. Cliquez sur Suivant.
8. Review your distribution details. Vous pouvez cliquer sur Modifier pour revenir sur une section et apporter des modifications. Notez que vous ne pouvez pas modifier le type de message ou le public du message pour un rappel basé sur une invitation.
   
9. Cliquez sur Planifier.

Notez que les rappels planifiés via cette méthode sont appelés « Rappels d’invitation à une enquête » pour les différencier des rappels qui ne sont pas liés à une invitation spécifique.

Gestion des distributions Microsoft Teams

La table de l’onglet Microsoft Teams affiche des informations clés sur vos distributions Microsoft Teams :

• Type : type de distribution : invitation à une enquête, rappel d’enquête ou rappel d’invitation à une enquête.
• Envoyer à : qui a reçu la distribution, soit tous les participants, soit un ensemble de participants personnalisés.
• Heure d’envoi : date/heure à laquelle la distribution a été envoyée ou dont l’envoi est planifié.
• Statut : statut de la distribution. Les valeurs possibles sont Planifié, En cours, Envoyé et Échec.

Options de distribution

Cliquez sur les trois points à droite d’une distribution pour afficher les options de cette distribution. Les options qui apparaissent dans ce menu dépendent à la fois du type de distribution et du statut de la distribution.

• Modifier : si l’envoi de la distribution est planifié, vous pouvez modifier les détails de la distribution.
• Envoyer un rappel : si la distribution est une invitation, vous pouvez envoyer un rappel aux participants qui ont reçu l’invitation mais qui n’ont pas répondu à l’enquête. Lorsque vous planifiez un rappel de cette manière, vous choisissez combien de temps après l’invitation initiale les participants doivent recevoir le rappel. Pour plus d’informations, voir Planification d’un rappel après une invitation.
• Annuler et supprimer : si l’envoi de la distribution est planifié, vous pouvez l’annuler et la supprimer de votre projet.
• Aperçu : si la distribution a déjà été envoyée, vous pouvez afficher les détails de la distribution.
• Télécharger l’historique de distribution : si la distribution a déjà été envoyée, vous pouvez télécharger un fichier contenant des informations sur chaque participant, y compris le statut de diffusion de chaque message individuel. Le téléchargement de l’historique de distribution peut être un outil de dépannage utile si les participants ont des difficultés à recevoir la distribution.

Affichage d’une distribution unique

Cliquez sur une distribution pour afficher des informations clés sur cette distribution :

1. Détails de distribution : cette section contient des informations sur la personne qui a reçu votre distribution, la date à laquelle elle a été envoyée et son statut :
   • Type : Type de distribution envoyé.
   • Envoyer à : description de la personne à qui la distribution a été envoyée.
   • Heure d’envoi : date et heure d’envoi de la distribution.
   • Statut : statut d’envoi de la distribution.
   • Lien Modifier ou Aperçu : si votre distribution n’a pas encore été envoyée, vous pouvez cliquer sur le lien Modifier la distribution pour apporter des modifications. Si la distribution a été envoyée, vous pouvez cliquer sur le lien Aperçu de la distribution pour afficher les détails de la distribution.
2. Métriques : cette section contient des statistiques sur votre distribution :
   • Taille du public : nombre de participants qui ont reçu des messages.
   • Messages envoyés : nombre de messages envoyés avec succès.
   • Échec des messages : nombre de messages qui n’ont pas pu être envoyés.
3. Distributions associées : répertorie toutes les distributions liées à la distribution que vous avez sélectionnée. Si vous avez planifié des rappels basés sur une invitation, ils seront répertoriés dans cette section. Vous pouvez cliquer sur Modifier en regard de toute distribution qui n’a pas encore été envoyée pour la modifier.
4. Annuler et supprimer / Télécharger l’historique : en bas du panneau se trouve un bouton bleu qui vous permet d’agir sur votre distribution. La fonction de ce bouton dépend de si la distribution a déjà été envoyée :
   • Annuler et supprimer : si l’envoi de la distribution est planifié, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour annuler et supprimer la distribution.
   • Historique des téléchargements : si la distribution a déjà été envoyée, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour télécharger un fichier contenant des informations sur chaque participant, y compris le statut de diffusion de chaque message individuel.

Expérience des répondants Microsoft Teams

Cette section traite de l’expérience de réception d’une enquête EX via Microsoft Teams.

1. Dans Microsoft Teams, vous recevrez un message direct d’un compte utilisateur Microsoft Teams contenant un lien personnalisé vers l’enquête. Cliquez sur ce lien pour ouvrir l’enquête dans un nouvel onglet.
   
   Astuce Qualtrics : ne partagez pas ce lien avec d’autres personnes.
2. L’enquête se chargera dans un nouvel onglet de votre navigateur pour que vous puissiez y participer. Reportez-vous à la section Informations pour les participants à l’enquête pour plus d’informations.