E-mails du cycle de vie

À propos des e-mails de cycle de vie

Dans la section E-mails de l’onglet Messages d’un projet de cycle de vie, vous invitez les participants à participer à votre enquête sur le cycle de vie et les invitez à afficher les tableaux de bord que vous avez partagés avec eux. Vous pouvez automatiser votre invitation à l’enquête afin que les nouveaux participants ajoutés reçoivent automatiquement un e-mail d’invitation. Après avoir envoyé des e-mails, vous pouvez consulter l’historique de vos envois.

Envoi d’une invitation à une enquête sur le cycle de vie

Avant d’envoyer une invitation à votre enquête, assurez-vous d’avoir ajouté des participants à votre projet.

1. Dans la section E-mails de l’onglet Messages, cliquez sur Envoyer un message.
2. Sélectionnez Invitation à une enquête.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Choisissez qui vous souhaitez recevoir l’invitation :
   • Tous les participants qui n’ont pas encore reçu l’invitation à l’enquête par e-mail : si vous sélectionnez cette option, l’e-mail sera envoyé à tous les participants du projet qui n’ont pas encore été invités à l’enquête.
   • Participants personnalisés : définissez un sous-ensemble de participants devant recevoir l’e-mail. Voir Filtrage des participants pour l’envoi d’e-mails pour plus d’informations.
5. Choisissez l’adresse e-mail à laquelle l’e-mail doit être envoyé :
   • E-mail professionnel : envoyez l’e-mail à l’adresse e-mail professionnelle du participant.
     Astuce Qualtrics : il s’agit de l’e-mail qui s’affiche pour les participants dans la fenêtre d’informations sur les participants.
   • E-mail personnel : envoyez l’e-mail à l’adresse e-mail personnelle du participant.
     Astuce Qualtrics : pour distribuer à un e-mail personnel, assurez-vous d’avoir ajouté un champ de métadonnées appelé E-mail personnel.
6. Après avoir choisi vos critères d’envoi, vous pouvez vérifier quels participants répondent à vos critères et recevront votre invitation.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Saisissez le nom de l’expéditeur, l’adresse e-mail de l’expéditeur, le domaine de l’expéditeur et l’e-mail de réponse.
9. Sélectionnez l’objet de votre message. Vous pouvez saisir un objet directement dans la zone de texte ou cliquer sur l’icône Bibliothèque pour sélectionner un message de bibliothèque comme ligne d’objet. Si vous prévoyez d’envoyer un e-mail contenant des traductions, vous devez utiliser un message de la bibliothèque.
10. Personnalisez votre e-mail en fonction de vos besoins. Voir Personnalisation des e-mails pour obtenir une synthèse des fonctionnalités clés.
11. Pour envoyer votre e-mail dans plusieurs langues, cliquez sur Ajouter des langues.
    Astuce Qualtrics : après avoir choisi vos langues, vous pouvez modifier chaque message traduit. Vos messages localisés apparaîtront à droite de votre message d’origine. Utilisez la liste déroulante en haut du message pour basculer entre les langues.
    Astuce Qualtrics : assurez-vous que vos participants disposent des métadonnées et du code de langue corrects pour qu’ils reçoivent le bon message.
12. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un message test pour envoyer un e-mail test avant d’envoyer votre e-mail réel. Vous pouvez indiquer l’e-mail de réception lors de l’envoi d’un e-mail de test.
13. Cliquez sur Suivant.
14. Indiquez quand vous souhaitez envoyer votre e-mail :
    • Envoyer maintenant : l’e-mail sera envoyé une fois que vous aurez terminé les étapes de cette section.
    • Planifier pour plus tard : l’e-mail sera envoyé à une date et à une heure ultérieures.
    • Configurer une invitation récurrente : l’e-mail sera envoyé à une date et à une heure ultérieures, selon un calendrier répétitif. Cela vous permet d’automatiser l’envoi d’invitations aux nouveaux participants ajoutés. Voir E-mails automatisés pour plus d’informations.
15. Cliquez sur Suivant.
16. Vérifiez les détails de votre e-mail. Cliquez sur Modifier en regard de n’importe quelle section dans laquelle vous souhaitez apporter des modifications.
17. Cliquez sur Planifier.

Envoi d’un rappel autonome

Les rappels autonomes vous permettent de programmer un rappel pour participer à votre enquête sans avoir d’invitation initiale à l’enquête. Ceci est particulièrement utile si vous envoyez votre invitation initiale par l’intermédiaire d’un client de messagerie tiers.

1. Dans la section E-mails de l’onglet Messages, cliquez sur Envoyer un message.
2. Sélectionnez Rappel autonome.
   
3. Cliquez sur Suivant.
4. Les étapes restantes correspondent à l’envoi d’une invitation à une enquête. Pour plus d’informations, voir Envoi d’une invitation à une enquête sur le cycle de vie.
   Astuce Qualtrics : vous ne pouvez pas créer de rappels récurrents basés sur un rappel autonome.

Envoi d’une invitation au tableau de bord du cycle de vie

Avant d’envoyer une invitation au tableau de bord, assurez-vous que vos participants sont autorisés à accéder au tableau de bord que vous souhaitez partager avec eux.

1. Dans la section E-mails de l’onglet Messages, cliquez sur Envoyer un message.
2. Sélectionnez Invitation au tableau de bord.
   
3. Cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez inviter les participants à afficher.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Choisissez qui vous souhaitez recevoir l’invitation :
   • Tous les participants qui atteignent le seuil d’anonymat : si vous sélectionnez cette option, l’e-mail sera envoyé à tous les participants du projet qui atteignent le seuil d’anonymat.
   • Participants personnalisés : définissez un sous-ensemble de participants devant recevoir l’e-mail. Voir Filtrage des participants pour l’envoi d’e-mails pour plus d’informations.
7. Après avoir choisi vos critères d’envoi, vous pouvez vérifier quels participants répondent à vos critères et recevront votre invitation.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Saisissez le nom de l’expéditeur, l’adresse e-mail de l’expéditeur, le domaine de l’expéditeur et l’e-mail de réponse.
10. Sélectionnez l’objet de votre message. Vous pouvez saisir un objet directement dans la zone de texte ou cliquer sur l’icône Bibliothèque pour sélectionner un message de bibliothèque comme ligne d’objet. Si vous prévoyez d’envoyer un e-mail contenant des traductions, vous devez utiliser un message de la bibliothèque.
11. Personnalisez votre e-mail en fonction de vos besoins. Voir Personnalisation des e-mails pour obtenir une synthèse des fonctionnalités clés.
12. Pour envoyer votre e-mail dans plusieurs langues, cliquez sur Ajouter des langues.
    Astuce Qualtrics : après avoir choisi vos langues, vous pouvez modifier chaque message traduit. Vos messages localisés apparaîtront à droite de votre message d’origine. Utilisez la liste déroulante en haut du message pour basculer entre les langues.
13. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un message test pour envoyer un e-mail test avant d’envoyer votre e-mail réel. Vous pouvez indiquer l’e-mail de réception lors de l’envoi d’un e-mail de test.
14. Cliquez sur Suivant.
15. Indiquez quand vous souhaitez envoyer votre e-mail :
    • Envoyer maintenant : l’e-mail sera envoyé une fois que vous aurez terminé les étapes de cette section.
    • Planifier pour plus tard : l’e-mail sera envoyé à une date et à une heure ultérieures.
    • Configurer une invitation récurrente : l’e-mail sera envoyé à une date et à une heure ultérieures, selon un calendrier répétitif. Cela vous permet d’automatiser l’envoi d’invitations aux nouveaux participants ajoutés. Voir E-mails automatisés pour plus d’informations.
16. Cliquez sur Suivant.
17. Vérifiez les détails de votre e-mail. Cliquez sur Modifier en regard de n’importe quelle section dans laquelle vous souhaitez apporter des modifications.
18. Cliquez sur Planifier.

Envoi de rappels d’enquête

Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel d’enquête à tous les participants qui n’ont pas encore participé à l’enquête. Si vous avez une invitation automatique à une enquête, vos rappels planifiés seront automatiquement créés après chaque invitation planifiée. Vous ne devez créer le calendrier des rappels qu’une seule fois.

Vous pouvez planifier votre rappel de deux façons différentes :

1. Cliquez sur le menu à trois points en regard d’une invitation à une enquête, puis sélectionnez Envoyer un rappel.
2. Après avoir sélectionné une invitation à une enquête, cliquez sur Envoyer un rappel dans le panneau latéral qui apparaît.

Pour configurer l’e-mail de rappel :

1. Saisissez le nom de l’expéditeur, l’adresse e-mail de l’expéditeur, le domaine de l’expéditeur et l’e-mail de réponse. Ces champs seront pré-remplis avec les mêmes valeurs que l’invitation initiale à l’enquête.
   
2. Sélectionnez l’objet de votre message. Vous pouvez saisir un objet directement dans la zone de texte ou cliquer sur l’icône Bibliothèque pour sélectionner un message de bibliothèque comme ligne d’objet. Si vous prévoyez d’envoyer un e-mail contenant des traductions, vous devez utiliser un message de la bibliothèque.
3. Personnalisez votre e-mail en fonction de vos besoins. Voir Personnalisation des e-mails pour obtenir une synthèse des fonctionnalités clés.
4. Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un message test pour envoyer un e-mail test avant d’envoyer votre e-mail réel. Vous pouvez indiquer l’e-mail de réception lors de l’envoi d’un e-mail de test.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Choisissez si vous souhaitez envoyer l’e-mail immédiatement après avoir terminé ces étapes ou si vous souhaitez planifier avec retard l’envoi de l’e-mail après un nombre de jours spécifié.
   
   Astuce Qualtrics : si vous planifiez le rappel d’un retard, le délai spécifié correspond au nombre de jours après l’invitation initiale. Vérifiez la date d’envoi réelle, qui apparaîtra en dessous de l’endroit où vous indiquez le retard.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Vérifiez les détails de votre e-mail. Cliquez sur Modifier en regard de n’importe quelle section dans laquelle vous souhaitez apporter des modifications.
9. Cliquez sur Planifier.

Filtrage des participants pour l’envoi d’e-mails

Vous pouvez envoyer vos e-mails à un sous-ensemble spécifique de participants à l’aide de conditions de filtre. Utilisez le menu déroulant pour choisir ce que vous souhaitez filtrer. Vous avez le choix :

• Qui n’a pas encore reçu l’invitation à l’enquête par e-mail : envoyez l’invitation à l’enquête uniquement aux participants qui n’ont pas encore reçu l’invitation par e-mail. Vous ne pouvez utiliser ce filtre qu’une seule fois dans vos conditions de filtre. Cette condition est disponible uniquement pour les invitations à des enquêtes.
• Qui atteint le seuil d’anonymat : envoyez l’invitation du tableau de bord uniquement aux participants qui atteignent le seuil d’anonymat du tableau de bord. Vous ne pouvez utiliser ce filtre qu’une seule fois dans vos conditions de filtre. Cette condition est disponible uniquement pour les invitations au tableau de bord.
• Nom ou e-mail : envoyez l’e-mail aux participants dont le nom ou l’e-mail correspond aux critères que vous avez spécifiés. Vous ne pouvez utiliser ce filtre qu’une seule fois dans vos conditions de filtre.
• E-mail : envoyez l’e-mail aux participants dont l’adresse e-mail correspond aux critères que vous avez spécifiés. Vous ne pouvez utiliser ce filtre qu’une seule fois dans vos conditions de filtre.
• Nom : envoyez l’e-mail aux participants dont le nom de famille correspond aux critères que vous avez spécifiés. Vous ne pouvez utiliser ce filtre qu’une seule fois dans vos conditions de filtre.
• Prénom : envoyez l’e-mail aux participants dont le prénom correspond aux critères que vous avez spécifiés. Vous ne pouvez utiliser ce filtre qu’une seule fois dans vos conditions de filtre.
• Métadonnées : envoyez l’e-mail aux participants qui ont une certaine valeur pour une métadonnée donnée. Vous pouvez utiliser ce filtre plusieurs fois dans vos conditions de filtre.
• Rôle : envoyez l’e-mail aux participants qui ont un rôle donné. Vous pouvez utiliser ce filtre plusieurs fois dans vos conditions de filtre.

La création de règles de filtre à l’aide de ces champs fonctionne de la même manière que les autres zones de la plateforme Qualtrics. Reportez-vous à la section Utilisation de la logique pour obtenir un guide sur la création de conditions et de règles de logique.

Vous pouvez ajouter plusieurs conditions à votre filtre en cliquant sur le menu à trois points, puis sur Ajouter une condition ci-dessous.

Lorsque vous ajoutez plusieurs conditions de filtre, gardez à l’esprit les points suivants :

• Certaines conditions de filtre ne peuvent être utilisées qu’une seule fois. Pour plus d’informations, voir la liste ci-dessus.
• Si les critères sont différents (par exemple, nom et e-mail), ils sont joints par un « et » implicite afin que les deux critères soient vrais pour qu’un participant reçoive l’e-mail.
• Si les critères sont identiques (par exemple, 2 conditions basées sur le champ de métadonnées “Âge”), ils sont joints par un “ou” implicite afin que les destinataires puissent se trouver dans un groupe d’âge ou dans l’autre.
• Il existe une limite de 10 valeurs par condition de filtrage lors de l’utilisation de l’opérateur “égal” (par exemple, “Ville” est “Seattle”).
• Vous pouvez utiliser jusqu’à 5 conditions de filtre différentes (par exemple, le filtrage par métadonnées, prénom, nom, etc.). L’exception concerne les conditions basées sur les rôles, qui n’ont pas de limite.
  Exemple : par exemple, supposons que vous créiez un filtre à l’aide de l’e-mail et du prénom. Vous pouvez toujours ajouter jusqu’à 3 filtres de métadonnées supplémentaires. Vous pouvez également ajouter un nombre illimité de filtres de rôles.

E-mails automatisés

Lorsque vous créez une invitation à une enquête ou à un tableau de bord, vous avez la possibilité de configurer un e-mail récurrent selon un calendrier que vous avez défini. Cela vous permet d’automatiser les invitations pour votre projet en envoyant automatiquement une invitation aux nouveaux participants ajoutés.

1. Suivez les instructions pour créer une distribution d’invitations à une enquête ou à un tableau de bord.
2. Lorsque vous choisissez quand l’e-mail doit être envoyé, sélectionnez Configurer une invitation récurrente.
3. Sélectionnez la date de début, l‘ heure et le fuseau horaire de l’invitation initiale.
4. Utilisez le menu déroulant Répétitions pour choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez que l’invitation soit envoyée aux nouveaux participants. Vous pouvez envoyer des e-mails tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou annuellement.
5. Si vous envoyez des e-mails toutes les semaines, choisissez les jours de la semaine où vous souhaitez envoyer des e-mails.
6. Sélectionnez puis l’automatisation Se termine. Vous disposez de trois options différentes :
   • Jamais : l’automatisation continuera à envoyer des e-mails jusqu’à ce que vous l’arrêtiez manuellement.
   • Activé : sélectionnez une date spécifique à laquelle l’automatisation doit s’arrêter.
   • Après X occurrences : indiquez le nombre de fois que l’automatisation doit être exécutée avant de s’arrêter.
7. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des adresses e-mail qui recevront un e-mail de confirmation à chaque exécution de l’automatisation. Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 adresses e-mail. Ajoutez chaque adresse e-mail individuellement en saisissant l’adresse dans la zone, puis en cliquant sur le signe plus (+ ).
8. Le document que vous avez choisi apparaîtra en bas de la fenêtre. Vérifiez à nouveau l’échéancier et apportez les modifications nécessaires.
9. Terminez la configuration de votre invitation à une enquête ou de votre invitation au tableau de bord en suivant les instructions fournies dans les sections liées.
10. Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer des rappels pour vos invitations en suivant les instructions de la section liée. Notez que pour les invitations récurrentes, vous ne devez créer le calendrier de rappel qu’une seule fois. Tous les rappels ultérieurs seront automatiquement créés après chaque invitation suivante.

Arrêt des e-mails automatiques

Pour empêcher l’envoi automatique d’un e-mail :

1. Cliquez sur la répartition dans la table.
2. Cliquez sur Modifier la distribution.
3. Dans la section qui s’affiche à quel moment la distribution sera envoyée, cliquez sur Modifier.
4. Modifiez la liste déroulante Répétitions en Ne se répète pas.
5. Veillez à sauvegarder vos modifications en terminant la configuration de la répartition.

Personnalisation des e-mails

Cette section couvre les fonctionnalités clés de l’éditeur de contenu enrichi disponible lors de la création de vos e-mails de cycle de vie. Consultez Éditeur de contenu riche pour obtenir un guide général sur l’utilisation de l’éditeur de texte. Cette section couvrira les fonctionnalités propres à l’éditeur de contenu riche en cycle de vie.

1. Cliquez sur l’icône Bibliothèque pour charger un message de bibliothèque comme contenu d’e-mail.
2. Si vous envoyez une invitation de tableau de bord, cliquez sur l’icône du tableau de bord pour insérer le lien vers votre tableau de bord. Si vous envoyez une invitation à une enquête, cette icône sera plutôt une icône de presse-papiers pour insérer le lien vers votre enquête.
3. Cliquez sur l’icône {a} pour accéder au menu de texte inséré. Ce menu vous permet d’insérer des informations sur un participant ainsi que des liens d’enquête et les métadonnées des participants disponibles dans le projet.
4. Cliquez sur [?] pour insérer une question intégrée à l’e-mail.

Ajouter des liens d’enquête aux messages

Utilisez le menu de texte inséré ({a}) pour insérer des liens d’enquête dans les messages de cycle de vie. Vous pouvez insérer un lien d’enquête anonyme ou le lien personnel de l’enquête des participants.

Astuce Qualtrics : vous verrez un avertissement si un lien vers une enquête est manquant dans votre message. Cependant, vous pouvez envoyer le message sans le lien.

Gérer les distributions par e-mail

Vous pouvez afficher vos distributions d’e-mails passées et télécharger les historiques de distribution à partir de l’onglet E-mails.

La table affiche les informations suivantes sur vos distributions :

• Type : type d’e-mail. Les valeurs incluent l’invitation à une enquête, l’invitation hebdomadaire à une enquête, les invitations au tableau de bord et le rappel d’enquête.
• Envoyer à : groupe de participants auquel l’e-mail a été envoyé.
• Heure d’envoi : date et heure d’envoi de l’e-mail. Elle est affichée dans le fuseau horaire de votre compte.
• Statut : statut de la distribution d’e-mails. Les valeurs comprennent :
  • En cours : la distribution est en cours d’envoi.
  • Envoyé(e) : la distribution d’e-mails a été envoyée.
    Astuce Qualtrics : si votre distribution contient des problèmes, une info-bulle s’affiche à côté de votre statut. Cliquez sur cette info-bulle pour afficher plus d’informations sur votre distribution.
    
  • Planifié : l’envoi de l’e-mail est planifié mais n’a pas encore été envoyé.
  • Échec : la distribution d’e-mails n’a pas été envoyée.

Cliquez sur le menu à trois points, puis sur Afficher les informations du message pour afficher un panneau latéral contenant des informations supplémentaires sur votre distribution. Vous pouvez également remonter ce panneau latéral en cliquant sur une distribution dans la table.

Ce panneau latéral affiche :

• Détails de distribution :Type de distribution, Envoyer à, Heure d’envoi et Statut. Cliquez sur Vérifier pour vérifier ces détails et apporter des modifications. Vous pouvez uniquement modifier les distributions qui n’ont pas encore été envoyées.
• Métriques : inclut des mesures clés pour votre distribution. Les mesures sont les suivantes :
  • Taille du public : nombre de participants qui ont envoyé l’e-mail.
  • Envoyé : nombre d’e-mails envoyés.
  • Échec : nombre d’e-mails qui n’ont pas pu être envoyés.
  • Doublons: nombre d’e-mails dupliquer qui n’ont pas pu être envoyés. Les e-mails Dupliquer sont des e-mails avec exactement le même message (type de distribution, ligne personne évaluée, corps de l’e-mail et pièces jointes) et destinataire qu’un autre e-mail envoyé.
    Astuce Qualtrics : Les e-mails Dupliquer sont exclus s’ils sont envoyés dans les 12 heures qui suivent l’envoi l’un de l’autre. Tout e-mail identique envoyé au même destinataire dans les 12 heures (même via différentes distributions) sera marqué comme doublon et bloqué.
  Astuce Qualtrics : utilisez l’option Afficher les descriptions des mesures pour masquer ou afficher des explications sur ces mesures.
• Distributions associées : si cette distribution est liée à une autre distribution, les distributions associées seront répertoriées dans cette section. Lors de l’affichage des invitations, vous aurez également la possibilité de programmer un rappel à partir de cette section.

Téléchargement de l’historique de distribution

Vous pouvez télécharger un fichier contenant des informations sur chaque destinataire de votre distribution. Cela est utile pour savoir quels e-mails ont échoué afin que vous puissiez les envoyer à nouveau.

Pour télécharger l’historique d’une distribution :

1. Cliquez sur les trois points en regard de la distribution, puis sur Télécharger l’historique.
2. Vous pouvez également lancer le téléchargement en cliquant sur le bouton Historique de téléchargement qui apparaît dans le panneau latéral lors de l’affichage d’une distribution.
3. Sélectionnez le format de fichier pour votre fichier de téléchargement.
4. Sélectionnez l’encadré Champ, qui est le caractère qui encadre les champs afin qu’ils puissent être analysés lorsque vous ouvrez le fichier.
5. Cliquez sur Télécharger l’historique.
6. Ouvrez le fichier dans un tableur sur votre ordinateur.

L’historique de distribution que vous avez téléchargé contiendra les champs suivants :

• PersonID : ID unique pour le participant généré par Qualtrics. Cela peut être utilisé pour rechercher la personne dans l’onglet Participants. Collez simplement PersonID dans la barre de recherche.
• Prénom : Prénom du participant.
• Nom : nom de famille du participant.
• E-mail : e-mail du participant tel que spécifié dans l’onglet Participants.
• Nom d’utilisateur : nom d’utilisateur du participant tel que spécifié dans l’onglet Participants.

• Statut : la colonne Statut vous aide à contrôler si le destinataire a reçu le message. Vous trouverez ci-dessous une liste descriptive des statuts possibles.
  • Envoyé : l’e-mail a quitté avec succès les serveurs de messagerie Qualtrics.
  • Bloqué : l’e-mail a été bloqué en raison d’un rebond à plusieurs reprises.
  • Rejeté : l’e-mail n’a pas atteint la boîte de réception du destinataire. Un e-mail peut être renvoyé pour différentes raisons : l’adresse e-mail n’existe pas, le serveur du destinataire a un pare-feu de haute sécurité, la boîte de réception du destinataire est pleine, le serveur du destinataire est hors ligne, etc.
  • Échec : échec de l’envoi de l’e-mail. En règle générale, cela est dû au fait que l’adresse de l’expéditeur de l’e-mail utilise un domaine d’e-mail non valide. Pour utiliser un domaine de messagerie personnalisé dans l’adresse d’expéditeur, il doit être configuré pour être utilisé dans Qualtrics. Pour plus d‘informations, voir Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée.

Modèles de message

Vous pouvez créer des modèles de message qui vous permettent de réutiliser rapidement le contenu des e-mails pour les distributions dans votre projet de cycle de vie.

1. Accédez à l’onglet Modèles de message.
2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier : Invitation à une enquête, Rappel d’invitation à une enquête ou Invitation au tableau de bord.
3. Modifiez votre modèle comme vous le souhaitez. Vous pouvez modifier le nom de l’expéditeur, l’adresse e-mail de l’expéditeur, le domaine de l’expéditeur et l’e-mail de réponse. Vous pouvez également personnaliser le contenu de votre e-mail.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

La prochaine fois que vous enverrez un e-mail, votre modèle sera pré-rempli dans l’éditeur d’e-mail pour vous. Vous pouvez ensuite apporter les modifications nécessaires à votre e-mail avant son envoi.