Messages par e-mail (EX)

À propos de la section E-mails

Après avoir téléchargé tous vos participants et les avoir placés dans une hiérarchie d’organisation, il est temps de leur envoyer votre enquête d’engagement. Les projets Employee Experience comportent plusieurs types de messages que vous pouvez envoyer. Par exemple, vous pouvez inviter les participants à l’enquête, leur rappeler de terminer l’enquête, les inviter à afficher un tableau de bord et les informer qu’ils sont autorisés à valider la hiérarchie d’organisation.

Pour commencer à écrire vos messages, accédez à l’onglet Messages, puis à la section E-mails. Les types de messages que vous pouvez modifier et envoyer sont répertoriés à gauche dans le volet des types de messages.

Invitation aux participants

Les invitations des participants sont destinées à inviter vos participants à l’enquête. Ils peuvent contenir un message de bienvenue, une explication de l’objectif de l’enquête ou tout autre élément que vous pensez utile à vos participants pour démarrer.

Ajouter un lien vers une enquête à l’invitation de votre participant

Par défaut, l’invitation du participant inclut du texte inséré pour le lien de l’enquête.

Ce texte inséré devient un lien unique lorsqu’il est envoyé à l’utilisateur via Qualtrics. Ce lien vers l’enquête reconnaîtra le participant et enregistrera son nom et ses métadonnées avec sa réponse.

1. Accédez à l’onglet Messages et sélectionnez Invitation d’un participant.
   
   
2. Cliquez sur le bouton {a}.
3. Sélectionnez Project Links.
4. Si vous souhaitez insérer un texte cliquable indiquant « Participer à l’enquête », cliquez sur Lien du projet.
   Astuce Qualtrics : vous pouvez surligner « Participer à l’enquête » pour modifier le texte du lien. Veillez à ne pas effacer le reste du texte inséré.
5. Si vous souhaitez insérer l’URL complète, cliquez sur URL du projet.

Texte inséré

Vous pouvez personnaliser les champs inclus dans votre message à l’aide de texte inséré supplémentaire. Le texte inséré est une ligne de code qui vous permet d’insérer des informations sur le participant. Cliquez sur le bouton Texte inséré ( {a}) pour extraire les différentes options.

L’un des champs les plus couramment insérés dans le message est le nom du participant. Par défaut, nous incluons le nom complet, $e{://Field/Name}, mais vous pouvez le remplacer par le nom ou le prénom uniquement à l’aide des options du menu de texte inséré.

Rappel au participant

Pour aider à augmenter les taux de réponse, vous pouvez suivre les participants qui n’ont pas terminé leur enquête en envoyant un Rappel aux participants. Les rappels sont envoyés uniquement aux participants qui n’ont pas encore terminé leur enquête et ils incluent le même lien individualisé que celui envoyé initialement au participant pour participer à l’enquête. Si les participants ont déjà commencé l’enquête, ils continueront là où ils se sont arrêtés lorsqu’ils cliqueront sur le lien. Ceux qui n’ont pas commencé l’enquête reçoivent également des rappels.

Spécification de règles

Vous avez besoin de planifier manuellement un grand nombre d’e-mails ? Vous pouvez configurer les rappels des participants pour qu’ils sortent automatiquement selon un calendrier sélectionné.

1. Accédez à votre Rappel au participant.
   
2. Accédez au bas de la page et basculez le commutateur sur Activé.
3. Indiquez le nombre de jours entre les rappels.
   
4. Indiquez le nombre de fois où cette règle doit être répétée.
   Exemple : si la règle dit 3 jours, répétés 5 fois, le rappel sera envoyé tous les 3 jours, et ce 5 fois.
   Astuce : cliquez sur le symbole + pour ajouter des règles et sur le symbole – pour supprimer des règles.
   Attention : si vous avez défini votre règle de rappel pour qu’elle se répète 0 fois, votre rappel ne sera pas envoyé.

Ces options sont sauvegardées automatiquement. Retournez le commutateur sur Désactivé pour désactiver vos rappels.

Interactions entre plusieurs règles de rappel

Le comportement décrit ici s’applique uniquement lorsque vos invitations initiales de participants sont planifiées manuellement. Cela s’applique à tous les types de projets Employee Experience. Lorsque vous avez plusieurs règles dans ce scénario, les règles sont empilées. Cela signifie que chaque règle n’est pas évaluée tant que la précédente n’est pas terminée.

Il est préférable de décrire ce comportement avec un exemple spécifique. Supposons que vous configuriez deux règles de rappel :

• Règle 1 : 3 jours, répété 1 fois
• Règle 2 : 7 jours, répétés 1 fois

Vos participants non terminés recevront deux rappels. Le premier e-mail de rappel sera envoyé 3 jours après l’invitation initiale. Le deuxième e-mail de rappel sera envoyé 7 jours après le premier rappel. Cela signifie que le deuxième rappel sera envoyé 10 jours après l’invitation initiale. Si vous n’êtes pas sûr du moment où l’envoi de vos rappels est planifié, consultez votre historique des e-mails et vos rappels y seront répertoriés.

Tableau de bord

L’invitation au tableau de bord permet aux utilisateurs du tableau de bord de savoir que leurs tableaux de bord peuvent être affichés. Étant donné que les participants doivent se connecter à un tableau de bord pour y accéder, les informations de connexion doivent être incluses dans ce message. Il est également important d’indiquer à quel tableau de bord ce message doit être lié.

Ajout d’informations de connexion et d’un lien vers un tableau de bord

Les informations de connexion et un lien vers le tableau de bord sont inclus par défaut.

1. Accédez à l’onglet Messages et sélectionnez le message Tableau de bord.
   
2. Cliquez sur {a}.
3. Sélectionnez Informations de connexion.
4. Si vous souhaitez que toutes les informations de connexion soient affichées pour le participant sans avoir à les formater, sélectionnez Paragraphe d’informations de connexion.
5. Si vous souhaitez insérer le nom d’utilisateur et le mot de passe séparément, sélectionnez Nom d’utilisateur et Mot de passe initial.
6. Si vous souhaitez insérer le lien pour vous connecter au tableau de bord, sélectionnez Lien vers le tableau de bord.

Planification d’une invitation à un tableau de bord

La planification d’une invitation de tableau de bord diffère de la planification d’autres messages, car elle comporte deux paramètres supplémentaires.

• Envoyer uniquement aux utilisateurs qui atteignent le seuil d’anonymat : le seuil d’anonymat est un paramètre du tableau de bord qui détermine le moment où les données s’affichent dans les widgets. Par exemple, si une seule personne a répondu à l’enquête, il se peut que vous ne souhaitiez pas que vos scores d’engagement affichent des données, car vous saurez alors de qui il s’agit. Lorsque vous activez ce paramètre d’anonymat, seuls les utilisateurs autorisés à afficher les données qui atteignent le seuil d’anonymat recevront l’invitation. Pour en savoir plus sur la restriction des données, consultez notre page d’assistance sur Autorisations de rôle.
  Exemple : votre seuil d’anonymat est de 10. L’un de vos responsables n’est autorisé à voir les données que dans son unité, mais seuls 5 de ses subordonnés directs ont répondu jusqu’à présent. Si l’option Envoyer uniquement aux utilisateurs qui atteignent le seuil d’anonymat est activée, ce responsable ne recevra pas d’invitation, car il n’aura aucune donnée à afficher dans son tableau de bord.
  Astuce Qualtrics : lors de l’estimation du nombre de destinataires, Qualtrics examine le nombre de participants autorisés à accéder au tableau de bord. Le nombre réel de destinataires peut être inférieur car la logique des seuils d’anonymat n’est pas évaluée tant que l’e-mail n’a pas été envoyé.
• Tableau de bord : sélectionnez le tableau de bord auquel cette invitation est destinée. Vous ne pouvez joindre qu’un seul tableau de bord à la fois, mais si les utilisateurs ont accès à plusieurs tableaux de bord, ils peuvent basculer de l’un à l’autre après s’être connectés. Cette option détermine le tableau de bord auquel le système accède automatiquement lors de la connexion à partir de l’invitation.

Valider la hiérarchie d’organisation

Si vous avez donné à un utilisateur l’autorisation de valider des hiérarchies d’organisation, cette invitation l’en informera. Étant donné que les participants doivent se connecter pour modifier la hiérarchie, ce message doit inclure un lien pour se connecter à, un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Traitement des messages

Dans chaque message, vous aurez accès à un éditeur de contenu riche qui vous permettra de modifier les couleurs de police, de formater le texte du message, d’insérer des images, etc.

L’icône des options de l’éditeur de message en haut à droite de l’éditeur de contenu riche vous permet de charger un message existant ou de traduire vos messages.

À partir de cet éditeur de contenu riche, vous pouvez également accéder au bouton Texte inséré, {a}. À partir de là, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires telles que le nom complet ou les métadonnées du participant en sélectionnant le menu Informations sur le destinataire.

Toutes les modifications apportées à ces messages sont enregistrées automatiquement dans la section E-mails. Ils conserveront toutes les modifications que vous apportez à chaque connexion. Cependant, vous pouvez également enregistrer des messages pour les réutiliser dans des projets d’engagement ultérieurs.

Enregistrement des messages dans votre bibliothèque

Lorsque vous travaillez dans la section Messages par e-mail, vous pouvez enregistrer les messages sur lesquels vous travaillez dans votre bibliothèque pour les utiliser dans de futurs projets d’engagement.

1. Accédez à la section Messages par e-mail dans l’onglet Messages.
   
2. Sélectionnez un type de message.
3. Cliquez sur l’icône des options de l’éditeur de message tout à droite.
4. Cliquez sur Enregistrer sous.
5. Sélectionnez une bibliothèque dans laquelle enregistrer votre message.
   
6. Affectez un Nom à votre message.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Chargement des messages depuis votre bibliothèque

Si vous avez enregistré un message dans votre bibliothèque, vous pouvez l’intégrer au projet employé de votre choix.

1. Accédez à la section Messages par e-mail dans l’onglet Messages.
   
2. Sélectionnez un type de message.
3. Cliquez sur l’icône des options de l’éditeur de message tout à droite.
4. Sélectionnez Charger un message sauvegardé.
5. Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous avez enregistré le message.
6. Sélectionnez votre message.

Planification des e-mails

Lorsque votre message est prêt, vous pouvez le programmer en cliquant sur le bouton Planifier un e-mail. Si vous cliquez sur le menu déroulant à droite, vous aurez deux options.

• Planifier un e-mail : programmez un message à envoyer à vos participants.
• Envoyer un e-mail de test : sélectionnez une adresse e-mail pour recevoir un e-mail de test. C’est un bon moyen de prévisualiser le formatage de votre message avant d’envoyer votre invitation officielle. Notez qu’à l’exception de « Adresse e-mail du destinataire », le texte inséré ne sera pas défini dans les e-mails de test, car aucun participant ne peut extraire les informations personnelles. Le lien de l’enquête figurant dans l’e-mail vous dirigera vers la page de connexion de Qualtrics.
  Attention : l’envoi d’un e-mail test activera votre projet d’enquête.

Une fois que vous avez cliqué sur Planifier un e-mail, une nouvelle fenêtre s’ouvre.

1. Type de message : sélectionnez le type de message que vous envoyez. Cette action charge tout message que vous avez déjà écrit.
2. À : Choisissez d’envoyer à tous les participants qualifiés ou limitez vos destinataires en fonction de certains critères.
3. Date d’envoi : sélectionnez l’heure de sortie du message. Cliquer sur la flèche déroulante vous permet de choisir parmi une liste d’heures à envoyer. En cliquant directement sur la date et l’heure, vous accédez à un calendrier qui vous permet d’obtenir des informations plus spécifiques.
4.  De : Choisissez un nom à afficher pour que vos participants sachent qui envoie le message.
5. E-mail de réponse : si vos participants ont des questions, ils peuvent répondre directement au message. L’e-mail de réponse reçoit ces réponses.
   Astuce Qualtrics : Vous souhaitez également modifier l’adresse d’expéditeur ? Cette valeur ne peut être modifiée qu’au niveau de l’organisation. Vous pourrez définir une adresse d’expéditeur personnalisée par défaut pour tous vos projets Employee Experience, et cette adresse sera automatiquement appliquée aux projets Employee Experience une fois qu’elle aura été configurée. Consultez la page d’assistance Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée pour plus de détails. Une configuration par votre équipe informatique interne peut être requise.
6. Objet : Créez une ligne d’objet pour votre message. La flèche déroulante bleue à l’extrême droite vous permet de charger une ligne d’objet pré-enregistrée à partir de votre bibliothèque.
   Astuce Qualtrics : l’enregistrement d’un sujet dans votre bibliothèque vous permet de le traduire plus facilement. Consultez notre page d’assistance sur la traduction des messages de la bibliothèque.
7. Corps du message : N’hésitez pas à apporter les modifications de dernière minute que vous souhaitez inclure.
8. Planifier : lorsque vous êtes prêt à envoyer l’e-mail, cliquez sur ce bouton. Vous ne pouvez pas recevoir l’e-mail une fois qu’il a été envoyé.

Participants par critères

Parfois, vous pouvez uniquement souhaiter envoyer un message à un certain sous-ensemble de vos participants. Vous ne souhaitez peut-être inviter qu’un seul service à la fois, ou vous devez identifier un seul destinataire qui a été ajouté en tant qu’utilisateur du tableau de bord longtemps après avoir invité les autres. Vous pouvez filtrer les destinataires en cliquant sur la liste déroulante en regard de À et en sélectionnant Participants par critère.

À partir de là, vous pouvez cliquer à nouveau sur le menu déroulant et choisir de restreindre les destinataires en fonction des informations de contact, des métadonnées, du rôle ou de la place du participant dans une hiérarchie. Si vous cliquez sur le bouton Afficher le(s) participant(s), vous pouvez vérifier que vous avez isolé les participants appropriés.

Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter d’autres conditions. Cependant, vous ne pouvez pas indiquer si ces conditions sont liées par “et” ou “ou”. Différents critères, tels que l’âge et l’e-mail, sont considérés comme joints par « et », de sorte que les deux conditions doivent être remplies pour qu’un participant reçoive un e-mail. L’indication de deux groupes d’âge différents génère une instruction “ou”, de sorte que les destinataires peuvent être soit l’âge spécifié, soit l’autre. De même, si vous spécifiez plusieurs adresses e-mail, le message sera envoyé à chacun de ces e-mails.

Messages personnalisés

Aucun des types de messages ne correspond au type d’e-mail que vous voulez envoyer ? Vous souhaitez peut-être écrire un remerciement ou envoyer une invitation personnalisée à un participant qui a été ajouté en retard. Dans ce cas, vous pouvez envoyer un message personnalisé.

Vous pouvez envoyer un message personnalisé en accédant à la fenêtre Planifier un e-mail et en sélectionnant Message personnalisé à partir du type de message.

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