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À propos de la section Messages électroniques

Après avoir téléchargé tous vos participants et les avoir placés dans une hiérarchie d’organisation, il est temps de leur envoyer votre enquête d’engagement. Les projets d’Employee Experience comportent plusieurs types de messages que vous pouvez envoyer. Par exemple, vous pouvez inviter les participants à l’enquête, leur rappeler de terminer l’enquête, les inviter à consulter un tableau de bord et leur faire savoir qu’ils sont autorisés à valider la hiérarchie de l’organisation.

Pour commencer à rédiger vos messages, accédez à l’onglet Messages, puis à la section Messages électroniques. Les types de messages que vous pouvez modifier et envoyer sont listés à gauche dans le volet des types de messages.

Invitation aux participants

Les invitations aux participants sont destinées à inviter vos participants à l’enquête. Elles peuvent contenir un message d’accueil, une explication de l’objectif de l’Enquête ou tout autre élément que vous jugez utile pour aider vos participants à démarrer.

Ajout d’un lien vers l’enquête à votre Invitation aux participants

Par défaut, l’Invitation aux participants comprend un Texte inséré pour le lien de l’enquête.

Cette technologie de texte inséré devient un lien unique lorsqu’elle est envoyée à l’utilisateur par l’intermédiaire de Qualtrics. Ce lien d’enquête reconnaîtra le participant et enregistrera son nom et ses métadonnées avec sa réponse.

1. Naviguez vers l’onglet Messages et sélectionnez Invitation aux participants.
   
   
2. Cliquez sur le bouton {a}.
3. Sélectionnez Liens de projets.
4. Si vous souhaitez insérer un texte cliquable indiquant “Participez à l’enquête”, cliquez sur Lien vers l’enquête.
   Astuce : vous pouvez surligner “Participez à l’enquête” pour modifier le texte du lien. Veillez à ne pas effacer le reste du Texte inséré.
5. Si vous souhaitez insérer l’URL complète, cliquez sur URL du projet.

Texte inséré

Vous pouvez personnaliser les champs inclus dans votre message en utilisant du Texte inséré supplémentaire. Le Texte inséré est une ligne de code qui permet d’insérer des informations sur le participant. Cliquez sur le bouton Texte inséré ( {a} ) pour découvrir les différentes options.

L’un des champs les plus courants dans le message est le nom du participant. Par défaut, nous incluons le nom complet, $e{://Field/Name}, mais vous pouvez le remplacer par le prénom ou le nom de famille à l’aide des options du menu Texte inséré.

Rappel au participant

Pour augmenter les taux de réponse, vous pouvez suivre les participants qui n’ont pas répondu à l’enquête en leur envoyant un rappel. Les rappels ne sont envoyés qu’aux participants qui n’ont pas encore répondu à l’Enquête, et ils contiennent le même lien individuel que celui envoyé initialement au participant pour répondre à l’Enquête. Si les participants ont déjà commencé l’enquête, ils reprendront là où ils se sont arrêtés lorsqu’ils cliqueront sur le lien. Les personnes qui n’ont pas encore commencé l’enquête reçoivent également des rappels.

Spécification des règles

Vous en avez assez de programmer manuellement un grand nombre d’e-mails ? Vous pouvez configurer les rappels des participants de manière à ce qu’ils soient envoyés automatiquement selon un calendrier choisi.

1. Accédez à votre Rappel Participant.
   
2. Naviguez jusqu’au bas de la page et basculez l’interrupteur sur On.
3. Spécifiez le nombre de jours entre les rappels.
   
4. Indiquez combien de fois vous souhaitez que cette règle soit répétée.
   Exemple : Si la règle indique 3 jours, répétés 5 fois, le rappel sera envoyé tous les 3 jours, et ce 5 fois.
   Astuce : cliquez sur le symbole + pour ajouter des règles et sur le symbole – pour en supprimer.
   Attention : Si vous réglez votre règle de rappel sur 0 répétition, votre rappel ne sera pas envoyé.

Ces paramètres sont sauvegardés automatiquement. Basculez l’interrupteur sur Arrêt pour désactiver vos rappels.

Interactions entre plusieurs règles de rappel

Le comportement décrit ici s’applique uniquement sur les invitations aux participants initiales programmées manuellement. Cela s’applique à tous les types de projets relatifs à l’Employee Experience. Lorsque vous avez plusieurs règles dans ce scénario, les règles sont empilées. Cela signifie que chaque règle n’est pas évaluée tant que la précédente n’est pas terminée.

Un exemple concret permet de mieux décrire ce comportement. Supposons que vous ayez mis en place 2 règles de rappel :

• Chronomètre 1 : 3 jours, répété 1 fois
• Règle 2: 7 jours, répétés 1 fois

Vos participants inachevés recevront deux rappels. Le premier courriel de rappel sera envoyé 3 jours après l’invitation initiale. Le deuxième courriel de rappel sera envoyé 7 jours après le premier rappel. Cela signifie que le deuxième rappel sera envoyé 10 jours après l’invitation initiale. Si vous n’êtes pas sûr de la date d’envoi de vos rappels, consultez l’historique de votre courrier et vos rappels y seront listés.

Tableau de bord

L’invitation au tableau de bord permet aux utilisateurs de tableaux de bord de savoir que leurs tableaux sont disponibles à la consultation. Comme les participants doivent se connecter à un tableau de bord pour y accéder, les informations de connexion doivent être incluses dans ce message. Il est également important de préciser à quel tableau de bord ce message doit renvoyer.

Ajout d’informations de connexion et d’un lien vers le tableau de bord

Les informations de connexion et un lien vers le tableau de bord sont inclus par défaut.

1. Naviguez vers l’onglet Messages et sélectionnez le message Tableau de bord.
   
2. Cliquez sur {a}.
3. Sélectionnez Login Info.
4. Si vous souhaitez que toutes les informations de connexion soient affichées au participant sans qu’il doive les mettre en forme, sélectionnez Paragraphe des informations de connexion.
5. Si vous souhaitez introduire séparément le nom d’utilisateur et le mot de passe, sélectionnez Nom d’utilisateur et Mot de passe initial.
6. Si vous souhaitez insérer le lien permettant de se connecter au tableau de bord, sélectionnez Lien du tableau de bord.

Programmation d’une invitation au Tableau de bord

La programmation d’une invitation au Tableau de bord diffère de celle des autres messages car elle comporte deux paramètres supplémentaires.

• N’envoyer qu’aux utilisateurs qui répondent au seuil d’anonymat: Le seuil d’anonymat est un paramètre du tableau de bord qui détermine quand les données s’affichent dans les widgets. Par exemple, si une seule personne a répondu à l’enquête, vous ne voudrez peut-être pas que vos notations d’engagement affichent des données, car vous saurez alors avec certitude de qui il s’agit. Lorsque vous activez ce paramètre d’anonymat , seuls les utilisateurs autorisés à consulter des données répondant au seuil d’anonymat recevront l’invitation. Pour plus d’informations sur la restriction des données, consultez notre page d’assistance sur les autorisations de rôle.
  Exemple : Votre seuil d’anonymat est de 10. L’un de vos Managers n’est autorisé à consulter que les données de sa propre unité, mais seuls 5 de ses rapports directs ont répondu jusqu’à présent. Si l’option Sur invitation uniquement aux utilisateurs qui atteignent le seuil d’anonymat est activée, ce manager ne recevra pas d’invitation, car il n’aura pas de données à consulter dans son tableau de bord.
  Astuce : Lors de l’estimation du nombre de destinataires, Qualtrics prend en compte le nombre de participants qui ont la permission d’accéder au tableau de bord. Le nombre réel de destinataires peut être inférieur puisque la logique des seuils d’anonymat n’est évaluée qu’au moment de l’envoi de l’e-mail.
• Tableau de bord : Sélectionnez le tableau de bord auquel s’adresse cette invitation. Vous ne pouvez en joindre qu’un à la fois, mais si les utilisateurs ont accès à plusieurs tableaux de bord, ils peuvent passer de l’un à l’autre après s’être connectés. Ce paramètre détermine le tableau de bord auquel on accède automatiquement lorsqu’on se connecte à partir de l’invitation.

Valider la hiérarchie d’organisation

Si vous avez donné à un utilisateur la permission de valider les hiérarchies d’organisation, cette invitation le lui fera savoir. Étant donné que les participants doivent se connecter pour modifier la hiérarchie, ce message doit inclure un lien pour se connecter, un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Modification des messages

Dans chaque message, vous aurez accès à un Éditeur de contenu riche qui vous permettra de modifier les couleurs de police, de mettre en forme le texte du message, d’insérer des images, etc.

L’icône des options de l’éditeur de contenu riche, en haut à droite, vous permet de charger un message existant ou de traduire vos messages.

À partir de cet Éditeur de contenu riche, vous pouvez également accéder au bouton Texte inséré, {a}. À partir de là, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires telles que le nom complet du participant ou des métadonnées en sélectionnant le menu Info Destinataire.

Toutes les modifications apportées à ces messages sont automatiquement enregistrées dans la section Messages électroniques. Ils conservent toutes les modifications que vous apportez à chaque fois que vous vous connectez. Cependant, vous pouvez également enregistrer des messages pour les réutiliser dans des projets d’engagement ultérieurs.

Sauvegarde des messages dans votre Bibliothèque

Lorsque vous travaillez dans la section Messages électroniques, vous pouvez enregistrer les messages sur lesquels vous travaillez dans votre bibliothèque pour les utiliser dans de futurs projets d’engagement.

1. Naviguez jusqu’à la section Messages électroniques dans l’onglet Messages.
   
2. Choisissez un type de message.
3. Cliquez sur l’icône des options de l’éditeur de messages à l’extrême droite.
4. Cliquez sur Enregistrer sous.
5. Sélectionnez une Bibliothèque dans laquelle vous souhaitez enregistrer votre message.
   
6. Attribuez un nom à votre message.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Chargement de messages à partir de votre Bibliothèque

Si vous avez enregistré un message dans votre bibliothèque, vous pouvez l’intégrer dans n’importe quel projet d’employé.

1. Naviguez jusqu’à la section Messages électroniques dans l’onglet Messages.
   
2. Choisissez un type de message.
3. Cliquez sur l’icône des options de l’éditeur de messages à l’extrême droite.
4. Sélectionnez Charger un message enregistré.
5. Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous avez enregistré le message.
6. Sélectionnez votre message.

Planification des courriels

Lorsque votre message est prêt, vous pouvez programmer son envoi en cliquant sur le bouton Programmer l’envoi. Si vous cliquez sur le menu déroulant à droite, deux options s’offrent à vous.

• Planifier l’envoi d’un courriel: Planifiez l’envoi d’un message à vos participants.
• Envoyer un courriel de test : Choisissez une adresse e-mail pour recevoir un e-mail de test. C’est un bon moyen de vérifier la mise en forme de votre message avant d’envoyer votre invitation officielle. Notez qu’à l’exception de l'”Adresse électronique du Destinataire”, le Texte inséré ne sera pas défini dans les courriels de test parce qu’il n’y a pas de participant à partir duquel il est possible d’obtenir des informations personnelles. Le lien enquête par e-mail vous dirigera vers la page de connexion Qualtrics.
  Attention : L’envoi d’un e-mail de test activera votre projet d’enquête.

Une fois que vous avez cliqué sur Schedule Email, une nouvelle fenêtre s’ouvre.

1. Type de message : Choisissez le type de message que vous envoyez. Cette opération permet de charger tout message déjà rédigé.
2. À : Choisissez d’envoyer à tous les participants qualifiés ou de restreindre vos destinataires en fonction de certains critères.
3. Date d’envoi : Choisissez une heure pour l’envoi du message. En cliquant sur la flèche du menu déroulant, vous pouvez choisir parmi une liste d’heures d’envoi. En cliquant directement sur la date et l’heure, on fait apparaître un calendrier qui permet d’être plus précis.
4. De : Choisissez un nom d’affichage pour que vos participants sachent qui envoie le message.
5. Répondre à l’e-mail : Si vos participants ont des questions, ils peuvent répondre directement au message. L’e-mail de réponse reçoit ces réponses.
   Astuce : Vous souhaitez également modifier l’adresse de provenance ? Cela ne peut être modifié qu’au niveau de l’organisation. Vous pourrez définir une adresse d’expéditeur personnalisée par défaut pour tous vos projets d’Employee Experience, et cette adresse sera automatiquement appliquée aux projets d’Employee Experience une fois qu’elle aura été configurée. Pour plus de détails, consultez la page d’assistance sur l ‘utilisation d’une adresse de provenance personnalisée. Une certaine configuration par votre équipe de technologie de l’information interne peut être nécessaire.
6. Objet : Créez une ligne d’objet pour votre message. La flèche bleue déroulante à l’extrême droite vous permet de charger une personne évaluée préenregistrée dans votre bibliothèque.
   Astuce : enregistrer une personne évaluée dans votre bibliothèque vous permet de la traduire plus facilement. Voir notre page d’aide sur la traduction des messages de la Bibliothèque.
7. Corps du message : N’hésitez pas à apporter des modifications de dernière minute.
8. Programme : Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’e-mail, cliquez sur ce bouton. Vous ne pouvez pas récupérer l’information une fois qu’elle a été envoyée.

Participants par critères

Il peut arriver que vous ne souhaitiez envoyer un message qu’à un certain sous-ensemble de vos participants. Peut-être souhaitez-vous inviter uniquement un service à la fois, ou bien avez-vous besoin d’identifier un destinataire qui a été ajouté en tant qu’utilisateur du tableau de bord bien après que vous ayez invité les autres. Vous pouvez filtrer les destinataires en cliquant sur la liste déroulante située à côté de À, et en sélectionnant Participants par critères.

À partir de là, vous pouvez cliquer à nouveau sur la liste déroulante et choisir de restreindre les destinataires en fonction des contacts, des métadonnées, du rôle ou de la place du participant dans la hiérarchie. Si vous cliquez sur le bouton Voir le(s) participant(s), vous pouvez vérifier que vous avez isolé les bons participants.

Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter d’autres conditions. Toutefois, vous ne pouvez pas préciser si ces conditions sont liées par “et” ou “ou” Différents critères, tels que l’âge et l’adresse électronique, sont considérés comme reliés par “et”, de sorte que les deux conditions doivent être remplies pour qu’un participant reçoive un courrier électronique. Si vous spécifiez deux groupes d’âge différents, vous obtiendrez une déclaration “ou”, de sorte que les destinataires peuvent avoir soit l’âge spécifié, soit l’autre. De même, si vous indiquez plusieurs adresses électroniques, le message sera envoyé à chacune d’entre elles.

Messages personnalisés

Aucun des types de messages ne correspond au type d’e-mail que vous souhaitez envoyer ? Vous souhaitez peut-être écrire un mot de remerciement ou envoyer une invitation personnalisée à un participant qui a été ajouté tardivement. Dans ce cas, vous pouvez envoyer un message personnalisé.

Vous pouvez envoyer un message personnalisé en accédant à la fenêtre Schedule Email et en sélectionnant Custom Message (Message personnalisé) dans Message Type (Type de message).

FAQ