Exportation de données à partir de tableaux de bord EX

Mise à disposition des tableaux de bord pour exportation

Vous pouvez mettre vos pages de tableau de bord à la disposition de vos utilisateurs et de vous permettre de les exporter au format PDF, JPG, PPTX ou DOCX. Il vous suffit d’accéder à la section Général des paramètres de votre tableau de bord et d’activer Autoriser l’exportation du tableau de bord et Autoriser l’exportation de widgets.

Exporter des pages de tableaux de bord

Une fois ces options activées, un bouton Exporter le tableau de bord apparaît dans le coin supérieur droit de chaque page du tableau de bord. Cliquez sur ce bouton et sélectionnez Télécharger le tableau de bord pour exporter la page actuelle du tableau de bord.

Après avoir cliqué sur Télécharger le tableau de bord, les utilisateurs peuvent configurer les paramètres du fichier avant de le télécharger.

• Type de fichier : PDF, JPG, PPTX ou DOCX.
  Astuce Qualtrics : les seules options pour les fichiers JPG sont Masquer les filtres, Masquer l’en-tête et Masquer la liste de pages.
  Astuce Qualtrics : la seule option pour les fichiers PPTX est Paysage.
• Aucun saut de page : éliminez les sauts de page dans votre PDF. Cela supprime les paramètres de taille et d’orientation du papier.
• Format du papier : en pouces. Les formats de papier pour imprimante standard sont inclus.
• Orientation : Portrait ou paysage.
• Marge : En pouces.
• Sélectionner les pages : sélectionnez les pages du tableau de bord à inclure dans l’exportation. Vous pouvez sélectionner plusieurs pages à la fois si nécessaire. Par défaut, seule la page que vous êtes en train de visiter est sélectionnée.
• Zoom : peut effectuer une sélection dans une liste d’options prédéfinies, ou Personnalisé pour définir un pourcentage personnalisé. Le zoom minimum que vous pouvez définir est de 50 % et le maximum de 150 %.
• Masquer les filtres : sélectionnez cette option pour masquer les filtres de l’export. Le filtre n’est pas supprimé des données de l’export, mais les filtres utilisés sont masqués en haut de la page exportée.
• Masquer l’en-tête : si cette option est désélectionnée, le nom du tableau de bord s’affiche en haut.
• Masquer la liste de pages : lorsque cette option est sélectionnée, exporte la page du tableau de bord sans le nom de la page. Lorsque cette option est désélectionnée, affiche le nom de la page du tableau de bord dans l’orientation sélectionnée (à gauche ou en haut).
• Inclure tout le contenu du widget : lorsque cette option est activée, tout le contenu du tableau d’enregistrements, des indicateurs de réponse, de la carte d’évaluation, de la liste de questions et des widgets de tableau sera inclus dans l’exportation.

L’export n’inclut pas automatiquement toutes les lignes dans les widgets, mais exporte ce qui est spécifiquement affiché dans le tableau de bord. De même, les exportations de tableaux de bord reflètent les plans d’action qui sont spécifiquement développés/non développés.

Vous pouvez continuer à utiliser le tableau de bord pendant que vous attendez votre exportation. Une fois terminé, il sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.

Filtres dans les exportations de pages de tableau de bord

Les exportations
du tableau de bord respectent généralement les filtres par défaut définis pour le tableau de bord, sauf si vous avez ajusté les filtres. La page que vous exportez respectera les filtres que vous avez actuellement appliqués au lieu des filtres définis comme filtres par défaut. Si vous exportez plusieurs pages du tableau de bord, seule la page sur laquelle vous vous trouvez respectera les filtres que vous avez actuellement appliqués. Sinon, les pages supplémentaires de l’export rétabliront les filtres par défaut pour la page.

Exporter les scores par entité organisationnelle

Vous pouvez exporter une feuille de calcul CSV contenant toutes les unités hiérarchiques, ainsi que leur nombre de réponses, leurs scores de questions et de catégories, leurs comparaisons et leurs points de référence. Ces données peuvent être utiles à des fins d’audit, d’analyse et d’assurance qualité.

Le fichier appliquera les autorisations utilisateur, les filtres actuels, l’anonymat de base et les paramètres d’anonymat améliorés pour déterminer les données à inclure.

Activer l’exportation des scores de la hiérarchie d’organisation

• Cette fonctionnalité est uniquement compatible avec les tableaux de bord d’engagement (pas les tableaux de bord Cycle de vie, 360, CX ou tout autre type de tableau de bord).
• Vous devez être Administrateur de la Marque ou Administrateur EX avec un accès en modification au tableau de bord.
• L’option « Autoriser l’exportation du tableau de bord » doit être activée.
• Le tableau de bord doit être à de nouvelles échelles.
• Le tableau de bord doit avoir un filtre de hiérarchie.

Les temps d’exportation varient en fonction du nombre d’unités exportées, ainsi que du nombre d’énoncés, de catégories, de comparaisons et de points de référence dans le tableau de bord. Les temps d’exportation peuvent également être influencés par des facteurs tels que la charge du système et la planification des jobs.

Tailles de fichier maximales

• Au maximum une tâche par organisation à la fois.
  Astuce Qualtrics : assurez-vous de vous coordonner avec les autres administrateurs avant d’exporter ce fichier.
• 30 000 unités de hiérarchie maximum dans une hiérarchie.
• 150 questions maximum dans un tableau de bord.
• 30 catégories maximum dans un tableau de bord.
• Maximum de 20 comparaisons dans un tableau de bord.
• Maximum de 20 points de référence dans un tableau de bord.

Exportation des scores par entité organisationnelle

L’export inclura les données de toutes les sources de données par défaut, sauf si vous filtrez une source de données spécifique. Les données des sources de données précédentes devront être mappées pour être incluses. Si des réponses partielles sont exclues du tableau de bord, elles seront également exclues de l’exportation.

Ce fichier exporte uniquement les questions en tant que questions de préférence dans les zones supérieures. Ce fichier n’inclut pas les points de référence dynamiques.

1. Ajustez votre filtre de hiérarchie d’organisation pour qu’il corresponde aux données que vous souhaitez exporter. Vous pouvez même sélectionner plusieurs unités, si vous le souhaitez.
   
2. Cliquez sur le bouton Exporter le tableau de bord.
3. Sélectionnez Exporter les scores par entité organisationnelle.
4. Sélectionnez un format de fichier.
   
   • CSV (valeurs séparées par des virgules)
   • TSV (Valeurs séparées par des tabulations)
5. Sélectionnez un nombre de décimales.
6. Cliquez sur Exporter.

Compréhension du fichier des scores de l’entité organisationnelle

Une fois que vous avez exporté votre feuille de calcul, voici comment les informations seront organisées :

• Chaque ligne est une unité distincte.
• Les colonnes d’informations sur l’unité sont les suivantes :
  • Nom
  • Réponses dans cette unité
  • ID du manager de l’unité
  • Lien vers l’unité
• Dès lors, les colonnes sont organisées en groupes par catégories. Pour chaque catégorie, vous disposez d’une colonne pour les éléments suivants :
  • Notations % favorable, Pourcentage neutre et Pourcentage défavorable. (La catégorie dans laquelle se situe chaque unité est basée sur les barèmes.)
  • Chaque comparaison que vous avez créée dans le tableau de bord. (Ces groupes sont comparés à l’unité de la ligne.)
• Vous verrez également comment chaque unité a noté chaque point de référence que vous avez ajouté au tableau de bord.
• Chaque question d’une catégorie est également divisée par scores favorables, neutres et défavorables par unité.

Résolution des problèmes

• Veillez à prendre en compte les limites de taille de fichier.
• L’exportation peut échouer si vous avez des échelles non valides ou des erreurs avec vos échelles. Veuillez consulter la page Échelles pour en savoir plus. (Les questions à texte ouvert n’entraîneront pas l’échec de l’exportation.)
  
• L’exportation peut échouer ou contenir des résultats inattendus si vous tentez d’effectuer les actions suivantes en même temps : mettre à jour les réponses avec de nouvelles métadonnées, importer des participants ou une autre action qui modifie les réponses, les métadonnées ou la structure hiérarchique. Évitez d’exporter les scores par entité organisationnelle pendant que d’autres tâches sont en cours d’exécution.
• L’exportation peut échouer si le tableau de bord rencontre des problèmes dans des catégories, des champs ou des échelles. Vérifiez le Outil de mappage des données, Catégories, Barèmes, et Comparaisons pages pour les erreurs ou les avertissements. Veillez à résoudre les avertissements ou à supprimer les éléments comportant des avertissements avant d’exécuter l’exportation. Pour résoudre le problème, vous pouvez également essayer de créer un nouveau tableau de bord dans le même projet (pas une copie) et d’exporter à partir de ce tableau de bord.
• Les éléments suivants ne doivent pas entraîner l’échec de l’exportation :
  • Autoriser plusieurs réponses par question
  • Utiliser des types de questions avancées
  • Aucune valeur recodée n’est appliquée
  • Différents types de champs (Valeur numérique, Ensemble de chiffres, Date, Valeur de texte, Ensemble de texte, Ensemble de texte à réponses multiples ou Texte libre)
• Si vous commencez une exportation avec subordonnés uniquement activés dans le filtre de hiérarchie d’organisation et que l’entité n’a pas de résultats de rapport direct, l’exportation ignorera le filtre Uniquement les subordonnés.
  
• Si vous sélectionnez plusieurs unités à la fois, l’exportation ignorera le filtre Uniquement subordonnés.
• Toutes les catégories et questions s’affichent dans l’exportation. Si une unité n’a pas été posée à une question spécifique ou n’a pas de données pour cette question, la cellule n’aura pas de données.

Autoriser l’exportation de widget

Lorsque l’option Autoriser l’exportation de widget est activée, vous pourrez également exporter des widgets individuels. Consultez la page d’assistance Paramètres du tableau de bord pour plus de détails sur ce tableau de bord et d’autres paramètres.