Messages par e-mail (360)

À propos des e-mails

Après avoir téléchargé tous vos évalués et évaluateurs, il est temps de leur envoyer votre enquête 360.

360 comporte plusieurs types de messages que vous pouvez envoyer. Par exemple, toute personne qui est une personne évaluée reçoit une invitation différente de celle des évaluateurs externes. Il existe également des rappels qui permettent de s’assurer de n’aller qu’à ceux qui n’ont pas répondu à leurs enquêtes.

Pour commencer à écrire vos messages, accédez à l’onglet Messages, puis à la section E-mails. Les types de messages que vous pouvez modifier et envoyer sont répertoriés à gauche dans le volet des types de messages.

Invitations de la personne évaluée et de l’évaluateur

Les invitations sont destinées à inviter vos participants à l’enquête. Ils peuvent contenir un message de bienvenue, une explication de l’objectif de l’enquête ou tout autre élément que vous pensez utile à vos participants pour démarrer.

Invitation de la personne évaluée

Les invitations de la personne évaluée concernent tous vos sujets. Cela inclut également les personnes qui peuvent être des évaluateurs. Tant qu’une personne se trouve dans la section Sujets de votre section Participants, elle recevra l’invitation de la personne évaluée.

Par défaut, les Invitations de la personne évaluée sont envoyées à tous les membres de votre liste d’évalués. Peu importe qu’un sujet ait déjà reçu une invitation ; il continuera à recevoir toutes les invitations que vous enverrez à l’avenir.

Invitation de l’évaluateur

Par défaut, les invitations de l’évaluateur sont envoyées aux évaluateurs ajoutés/chargés dans la sous-section Évaluateur, qui n’ont pas d’évaluations 0/0 à faire. Peu importe qu’un évaluateur ait déjà reçu une invitation ; il continuera à recevoir toutes les invitations que vous enverrez à l’avenir.

Lien vers l’enquête et informations de connexion

Par défaut, vos invitations 360 incluent du Texte inséré pour le lien vers l’enquête et les informations de connexion, qui se transforment en lien et en informations personnalisées lorsqu’elles sont envoyées au participant.

Les invitations des personnes évaluées et des évaluateurs doivent inclure à la fois un lien d’évaluation et des informations de connexion. Les évaluateurs externes verront uniquement un lien direct sans informations de connexion, sauf si vous activez la dernière option de message.

Si vous supprimez accidentellement ces informations, cliquez sur le bouton {a} et sélectionnez le contenu que vous souhaitez insérer.

• Informations de connexion : choisissez d’insérer séparément le nom d’utilisateur et le mot de passe, ou sélectionnez simplement Paragraphe d’informations de connexion pour vous assurer que les deux sont inclus automatiquement.
• Liens de l’évaluation : l’option Lien de l’évaluation vous donnera un texte cliquable qui mène à l’enquête. Il dit « Joignez-vous à l’évaluation ». L’option URL d’évaluation fournit l’URL complet de l’évaluation.

Tableau de bord

L’invitation au tableau de bord permet aux utilisateurs du tableau de bord de savoir que leurs tableaux de bord peuvent être affichés. Étant donné que les participants doivent se connecter à un tableau de bord pour y accéder, les informations de connexion doivent être incluses dans ce message. Il est également important d’indiquer à quel tableau de bord ce message doit être lié.

Ajout d’informations de connexion et d’un lien vers un tableau de bord

Les informations de connexion et un lien vers le tableau de bord sont inclus par défaut.

1. Accédez à l’onglet Messages et sélectionnez le message Tableau de bord.
   
2. Cliquez sur {a}.
3. Sélectionnez Informations de connexion.
4. Si vous souhaitez que toutes les informations de connexion soient affichées pour le participant sans avoir à les formater, sélectionnez Paragraphe d’informations de connexion.
5. Si vous souhaitez insérer le nom d’utilisateur et le mot de passe séparément, sélectionnez Nom d’utilisateur et Mot de passe initial.
6. Si vous souhaitez insérer le lien pour vous connecter au tableau de bord, sélectionnez Lien vers le tableau de bord.

Planification d’une invitation à un tableau de bord

La planification d’une invitation à un tableau de bord diffère de la planification d’autres messages car son paramètre de tableau de bord est supplémentaire.

Ce paramètre vous permet de sélectionner le tableau de bord auquel cette invitation est destinée. Vous ne pouvez joindre qu’un seul tableau de bord à la fois, mais si les utilisateurs ont accès à plusieurs tableaux de bord, ils peuvent basculer de l’un à l’autre après s’être connectés. Cette option détermine le tableau de bord auquel le système accède automatiquement lors de la connexion à partir de l’invitation.

Rappels aux évalués et aux évaluateurs

Pour vous aider à augmenter les taux de réponse, vous pouvez suivre les participants qui n’ont pas terminé leur enquête en envoyant un rappel à l’évalué ou à l’évaluateur. Les rappels sont envoyés uniquement aux participants qui n’ont pas encore terminé leur enquête et ils incluent le même lien individualisé que celui envoyé initialement au participant pour participer à l’enquête. Si les participants ont déjà commencé l’enquête, ils continueront là où ils se sont arrêtés lorsqu’ils cliqueront sur le lien.

Rappels aux personnes évaluées

Les rappels aux évalués sont envoyés à tous les sujets qui ne sont pas marqués comme terminés ou terminés. Toute tâche en suspens entraînera l’envoi de rappels lorsque l’objet n’est pas marqué comme Terminé. Les tâches comprennent les auto-évaluations, d’autres évaluations, les nominations des évaluateurs et l’affichage des rapports.

Les personnes évaluées peuvent être marquées comme Terminées individuellement dans la fenêtre d’information sur les participants ou en masse dans la section Participants.

Rappels aux évaluateurs

Les rappels de l’évaluateur sont envoyés à tous les évaluateurs jusqu’à ce qu’ils aient terminé toutes les évaluations.

Spécification de règles

Vous avez besoin de planifier manuellement un grand nombre d’e-mails ? Vous pouvez configurer des rappels pour qu’ils sortent automatiquement sur un ordonnancement sélectionné.

1. Accédez à votre Rappel de l’évalué ou de l’évaluateur.
   
2. Accédez au bas de la page et basculez le commutateur sur Activé.
3. Indiquez le nombre de jours entre les rappels.
   
4. Indiquez le nombre de fois où cette règle doit être répétée.
   Exemple : si la règle dit 3 jours, répétés 5 fois, le rappel sera envoyé tous les 3 jours, et ce 5 fois.

Ces options sont sauvegardées automatiquement. Retournez le commutateur sur Désactivé pour désactiver vos rappels.

Interactions entre plusieurs règles de rappel

Le comportement décrit ici s’applique aux e-mails de rappel 360 lorsqu’il existe plusieurs règles de rappel configurées. Lorsque vous avez plusieurs règles dans ce scénario, les règles sont évaluées indépendamment les unes des autres.

Il est préférable de décrire ce comportement avec un exemple spécifique. Supposons que vous configuriez deux règles de rappel :

• Règle 1 : 2 jours, répété 1 fois
• Règle 2 : 5 jours, répétés 1 fois

Vos participants non terminés recevront deux rappels. Le premier rappel sera envoyé 2 jours après l’invitation initiale. Le deuxième rappel sera envoyé 5 jours après l’invitation initiale. Cela signifie que le deuxième rappel enverra 3 jours après le premier rappel. Si vous n’êtes pas sûr du moment où l’envoi de vos rappels est planifié, consultez votre historique des e-mails et vos rappels y seront répertoriés.

Rapport de la personne évaluée prêt

L’e-mail sous forme de rapport d’évalué prêt est envoyé aux évalués pour les informer que leurs rapports sont prêts à être consultés. Cet e-mail ne sera envoyé à chaque objet qu’une seule fois.

Cet e-mail ne peut pas être planifié. Il est automatiquement envoyé aux personnes évaluées lorsque les options de rapport suivantes sont activées :

• L’évalué peut accéder au rapport : cette option permet de s’assurer que l’évalué peut éventuellement voir son rapport.
• Envoyer un e-mail à l’objet lorsque la note de frais devient disponible : lorsque les critères ci-dessus sont remplis, l’e-mail de l’évalué, Prêt pour le rapport, est envoyé.

Et l’une des options suivantes est activée :

• Rendre le rapport disponible pour la personne évaluée quand : cette option permet aux évalués de ne voir leur rapport que lorsque certains critères ont été remplis.
• Le responsable approuve les rapports : les évalués ne peuvent pas afficher leurs rapports tant qu’un responsable ne les a pas approuvés.
• L’administrateur approuve les rapports : les évalués ne peuvent pas afficher leurs rapports tant qu’un administrateur ne les a pas approuvés.

Si vous avez oublié d’activer ces options à l’avance

Si vous avez oublié d’activer ces paramètres et raté une vague de participants, ou si vous préférez que ces publipostages ne sortent pas automatiquement, mais dans des phases distinctes, envisagez d’utiliser la fonctionnalité Messages personnalisés.

Vous pouvez copier le contenu de votre e-mail de rapport prêt pour la personne évaluée et l’insérer dans un message personnalisé à la place. À l’aide des critères de participant, vous pouvez également vous assurer que l’envoi ne s’adresse qu’aux personnes qui remplissent les conditions spécifiées.

Rapport du manager prêt

L’e-mail « Rapport du responsable prêt » est envoyé aux managers des évalués pour les informer que les subordonnés de leurs subordonnés sont prêts à être accessibles. Cet e-mail ne sera envoyé qu’une seule fois à chaque responsable.

Cet e-mail ne peut pas être planifié. Il est automatiquement envoyé aux responsables lorsque les options de rapport suivantes sont activées :

• Le responsable peut accéder aux rapports de la personne évaluée : cette option permet de s’assurer que le responsable de la personne évaluée peut éventuellement voir son rapport.
• Envoyer un e-mail au responsable de l’évalué lorsque le rapport devient disponible : lorsque les critères ci-dessus sont remplis, l’e-mail « Note de frais du responsable prête » est envoyé.

Et l’une des options suivantes est activée :

• Rendre le rapport disponible pour la personne évaluée quand : cette option permet aux évalués de ne voir leur rapport que lorsque certains critères ont été remplis.
• L’administrateur approuve les rapports : les évalués ne peuvent pas afficher leurs rapports tant qu’un administrateur ne les a pas approuvés.

Approuver le rapport

Le message Approuver la note de frais est envoyé au manager d’un évalué pour l’informer que les notes de frais de l’évalué sont prêtes à être approuvées.

Cet e-mail ne peut pas être planifié. Il est automatiquement envoyé aux responsables lorsque vous activez les options de rapport suivantes :

• Le responsable approuve les rapports. Lorsque cette option est activée, les responsables doivent approuver les rapports de leurs subordonnés directs avant qu’un évalué puisse les afficher.
• Envoyer un e-mail au responsable lorsque la note de frais est prête pour approbation : Lorsque cette option est sélectionnée, le responsable reçoit un e-mail dès qu’il est autorisé à vérifier une note de frais pour approbation.

Approuver la nomination

Ce message est envoyé à un responsable lorsque l’un de ses subordonnés nomme quelqu’un pour l’évaluer. Le responsable peut approuver ou refuser cette nomination.

Cet e-mail ne peut pas être planifié. Il est automatiquement envoyé aux responsables lorsque vous activez les options de participant suivantes :

• Subject Nomine des évaluateurs : permet aux évalués de choisir qui seront leurs évaluateurs.
• Responsables approuvant les nominations : n’autorisez pas les évaluateurs nommés à évaluer les évalués tant que le responsable de la personne évaluée n’a pas approuvé leur nomination.
• Envoyer un e-mail aux managers lorsque les nominations d’un évalué sont prêtes pour approbation : S’il n’existe aucune exigence pour chaque type de nomination qu’un évalué doit ajouter, les responsables seront envoyés par e-mail chaque fois qu’une personne est nommée. S’il existe des besoins, le système attend que le sujet ait effectué tous ses nominations pour alerter le responsable.

Nomination refusée

Ce message est envoyé à un évalué lorsqu’il nomme quelqu’un pour l’évaluer, mais que son responsable refuse cette nomination.

Cet e-mail ne peut pas être planifié. Il est automatiquement envoyé aux personnes évaluées lorsque vous activez les options de participant suivantes :

• Subject Nomine des évaluateurs : permet aux évalués de choisir qui seront leurs évaluateurs.
• Responsables approuvant les nominations : n’autorisez pas les évaluateurs nommés à évaluer les évalués tant que le responsable de la personne évaluée n’a pas approuvé leur nomination.
• Objet de l’e-mail lorsqu’une nomination est refusée : lorsque cette option est sélectionnée, les évalués seront envoyés par e-mail lorsque leur responsable aura refusé leur nomination.

Demande d’autorisation

Si les responsables doivent approuver les évaluateurs que leurs subordonnés directs ont nommés, la personne évaluée peut parfois envoyer un message de recherche d’approbation.

Cet e-mail ne peut pas être planifié. Il est envoyé par les évalués depuis leur portail du participant. Cette option est disponible uniquement si les options de participant suivantes sont activées :

• Subject Nomine des évaluateurs : permet aux évalués de choisir qui seront leurs évaluateurs.
• Responsables approuvant les nominations : n’autorisez pas les évaluateurs nommés à évaluer les évalués tant que le responsable de la personne évaluée n’a pas approuvé leur nomination.
• Permettre aux évalués d’envoyer un e-mail aux managers lorsque leurs nominations sont prêtes pour approbation : cela permet à l’évalué d’envoyer un e-mail au manager chaque fois qu’il lui demande d’approuver ses nominations.

Traitement des messages

Dans chaque message, vous aurez accès à un éditeur de contenu riche qui vous permettra de modifier les couleurs de police, de formater le texte du message, d’insérer des images, etc.

L’icône des options de l’éditeur de message en haut à droite de l’éditeur de contenu riche vous permet de charger un message existant ou de traduire vos messages.

À partir de cet éditeur de contenu riche, vous pouvez également accéder au bouton Texte inséré, {a}. À partir de là, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires telles que le nom complet ou les métadonnées du participant en sélectionnant le menu Informations sur le destinataire.

Toutes les modifications apportées à ces messages sont enregistrées automatiquement dans la section E-mails. Ils conserveront toutes les modifications que vous apportez à chaque connexion. Cependant, vous pouvez également enregistrer des messages pour les réutiliser dans des projets 360 ultérieurs.

Enregistrement des messages dans votre bibliothèque

Lorsque vous travaillez dans la section Messages par e-mail, vous pouvez enregistrer les messages sur lesquels vous travaillez dans votre bibliothèque pour les utiliser dans de futurs projets 360.

1. Accédez à la section Messages par e-mail dans l’onglet Messages.
   
2. Sélectionnez un type de message.
3. Cliquez sur l’icône des options de l’éditeur de message tout à droite.
4. Cliquez sur Enregistrer sous.
5. Sélectionnez une bibliothèque dans laquelle enregistrer votre message.
   
6. Affectez un Nom à votre message.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Chargement des messages depuis votre bibliothèque

Si vous avez enregistré un message dans votre bibliothèque, vous pouvez l’intégrer à n’importe quel projet 360 de votre choix.

1. Accédez à la section Messages par e-mail dans l’onglet Messages.
2. Sélectionnez un type de message.
3. Cliquez sur l’icône des options de l’éditeur de message tout à droite.
4. Sélectionnez Charger un message sauvegardé.
5. Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous avez enregistré le message.
6. Sélectionnez votre message.

Planification des e-mails

Lorsque vos messages d’invitation ou de rappel sont prêts, vous pouvez les programmer en cliquant sur le bouton Planifier un e-mail. Si vous cliquez sur le menu déroulant à droite, vous aurez deux options.

• Planifier un e-mail : programmez un message à envoyer à vos participants.
• Envoyer un e-mail de test : sélectionnez une adresse e-mail pour recevoir un e-mail de test. C’est un bon moyen de prévisualiser le formatage de votre message avant d’envoyer votre invitation officielle. Notez que le texte inséré ne fonctionne pas dans les e-mails de test. Il s’affichera vide pour les informations personnelles, car il n’y a aucun participant à partir duquel extraire les informations et le lien ne fonctionnera pas pour des raisons similaires.
  Astuce Qualtrics : Envoyer un e-mail de test consiste principalement à vérifier la mise en forme de l’e-mail. Pour effectuer un test plus approfondi du lien, essayez de vous ajouter en tant que participant.

Une fois que vous avez cliqué sur Planifier un e-mail, une nouvelle fenêtre s’ouvre.

1. Type de message : sélectionnez le type de message que vous envoyez. Cette action charge tout message que vous avez déjà écrit.
2. À : Choisissez d’envoyer à tous les participants qualifiés ou limitez vos destinataires en fonction de certains critères. Nous vous encourageons vivement à définir les critères des participants.
3. Date d’envoi : sélectionnez l’heure de sortie du message. Cliquer sur la flèche déroulante vous permet de choisir parmi une liste d’heures à envoyer. En cliquant directement sur la date et l’heure, vous accédez à un calendrier qui vous permet d’obtenir des informations plus spécifiques.
4.  De : Choisissez un nom à afficher pour que vos participants sachent qui envoie le message.
5. E-mail de réponse : si vos participants ont des questions, ils peuvent répondre directement au message. L’e-mail de réponse reçoit ces réponses.
   Astuce Qualtrics : Vous souhaitez également modifier l’adresse d’expéditeur ? Cette valeur ne peut être modifiée qu’au niveau de l’organisation. Consultez la page d’assistance Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée pour plus de détails. Une configuration par votre équipe informatique interne peut être requise.
6. Objet : Créez une ligne d’objet pour votre message. La flèche déroulante bleue à l’extrême droite vous permet de charger une ligne d’objet pré-enregistrée à partir de votre bibliothèque.
   Astuce Qualtrics : l’enregistrement d’une ligne d’objet dans votre bibliothèque vous permet de la traduire plus facilement. Consultez notre page d’assistance sur la traduction des messages de la bibliothèque.
7. Corps du message : N’hésitez pas à apporter les modifications de dernière minute que vous souhaitez inclure.
8. Planifier : lorsque vous êtes prêt à envoyer l’e-mail, cliquez sur ce bouton. Vous ne pouvez pas recevoir l’e-mail une fois qu’il a été envoyé.

Participants par critères

Chaque e-mail que vous envoyez sortira à tout le monde par défaut – si vous ne souhaitez pas que vos mailings soient distribués à tout le monde, vous devrez préciser les critères que les participants doivent respecter pour recevoir votre e-mail. Vous pouvez affiner ces critères en cliquant sur la liste déroulante en regard de À et en sélectionnant Participants par critères.

À partir de là, vous pouvez cliquer à nouveau sur le menu déroulant et choisir de restreindre les destinataires par informations de contact, métadonnées, relation, ou s’ils ont nommé suffisamment d’évaluateurs. Si vous cliquez sur le bouton Afficher le(s) participant(s), vous pouvez vérifier que vous avez isolé les participants appropriés.

Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter d’autres conditions. Cependant, vous ne pouvez pas indiquer si ces conditions sont liées par “et” ou “ou”. Différents critères, tels que l’âge et l’e-mail, sont considérés comme joints par « et », de sorte que les deux conditions doivent être remplies pour qu’un participant reçoive un e-mail. L’indication de deux groupes d’âge différents génère une instruction “ou”, de sorte que les destinataires peuvent être soit l’âge spécifié, soit l’autre. De même, si vous spécifiez plusieurs adresses e-mail, le message sera envoyé à chacun de ces e-mails.

Messages personnalisés

Aucun des types de messages ne correspond au type d’e-mail que vous voulez envoyer ? Vous souhaitez peut-être écrire un remerciement ou envoyer une invitation personnalisée à un participant qui a été ajouté en retard. Dans ce cas, vous pouvez envoyer un message personnalisé.

Vous pouvez envoyer un message personnalisé en accédant à la fenêtre Planifier un e-mail et en sélectionnant Message personnalisé à partir du type de message.

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